Locação por série: o parque de equipamentos alugados ligado ao contrato
Para quem aluga equipamento identificado por número de série (rádio, máquina, aparelho) em contrato mensal. Cada equipamento é uma linha do parque, e o sistema sabe onde ele está - no depósito, com qual cliente e por qual contrato -, com remessa, retorno e troca por NF-e e alertas quando algo sai do combinado.
Quando usar
Use quando a empresa aluga equipamentos com número de série e precisa responder, a qualquer momento, quais estão com cada cliente, desde quando, por qual contrato - e quais deveriam ter voltado.
Antes de começar
- Gestor de Contratos ligado (Configurações > Configurações Gerais > Gestor de Contratos).
- Locação por série ligada por um administrador (Configurações > Configurações Gerais > Locação por série).
- Menus Serviços > Locação > Parque de locação e Expedição de locação liberados no acesso de quem vai usar.
Para que serve
O Gestor de Contratos cobra a mensalidade de quem aluga equipamento, mas sozinho ele só sabe a QUANTIDADE: "12 rádios". A locação por série diz QUAIS 12: cada equipamento é cadastrado pelo número de série e passa a ter endereço - no depósito, com o cliente X pelo contrato 187, em manutenção, baixado.
Com isso a empresa para de depender de planilha para responder perguntas do dia a dia: o que está com este cliente, desde quando, qual rádio voltou com defeito, o que ficou para trás num contrato encerrado. E toda saída e toda volta de equipamento passa a ter documento, com a NF-e de remessa ou de retorno emitida pelo próprio ERP.
As peças
| Parte | O que é |
|---|---|
| Parque de locação | A lista de todos os equipamentos, um por série, com a situação, o cliente, o contrato, a data de saída e os alertas. É onde se cadastra, corrige, manda para manutenção e baixa. |
| Expedição de locação | Onde o equipamento sai e volta. Cada movimento é um documento: Remessa (sai para o cliente), Retorno (volta do cliente) ou Troca (um volta, outro sai no lugar). |
| Aba Equipamentos do contrato | Dentro do contrato: quais séries estão com o cliente por conta dele, em qual item, e os documentos de remessa e retorno. |
| Equipamento da OS | A ordem de serviço de manutenção guarda a série, o defeito relatado e o laudo técnico. |
| Alertas | Equipamento em contrato encerrado, em campo sem contrato, com devolução atrasada, em contrato suspenso há muito tempo, remessa parada e manutenção prolongada. Aparecem no painel e num aviso diário. |
Situações do equipamento
| Situação | O que significa |
|---|---|
| Disponível | No depósito, pronto para sair numa remessa. |
| Reservado | Separado numa remessa cuja NF-e ainda não foi autorizada. Não pode ir em outra remessa. |
| Em campo | Com o cliente, ligado a um contrato. Só sai dessa situação por retorno, troca ou baixa. |
| Em manutenção | Voltou com defeito (ou foi mandado para conserto). Volta a Disponível quando a manutenção termina. |
| Baixado | Saiu do parque: vendido ao cliente, extraviado ou sucata. Pode ser reativado por quem tem permissão. |
Duas formas de cobrar
| Forma | O que a cobrança leva |
|---|---|
| Valor fixo do contrato (padrão) | Quantidade × valor de cada item, todo mês. Bipar um rádio a mais ou a menos não muda a fatura: a diferença aparece como aviso e o valor se ajusta por aditivo. |
| Por equipamento (pró-rata) | Os dias em que cada série ficou com o cliente no período, contados pelas notas de envio e de devolução (mensal ÷ 30 × dias). O extrato mostra série por série o que entrou em cada cobrança. |
A cobrança por equipamento se liga em cada contrato, na aba Equipamentos. Veja "Cobrança por equipamento" e "Extrato da locação".
O que não muda
- O estoque de venda não é tocado. O parque de locação é separado do estoque: a NF-e de remessa e a de retorno não dão baixa nem entrada no estoque de produtos.
- A NF-e de remessa e a de retorno não geram título a receber nem a pagar.
Por onde começar
- 1
Um administrador liga o recurso e escolhe as naturezas de operação da remessa e do retorno. Veja "Ligar a locação por série".
- 2
Carregue o parque: equipamento por equipamento na tela do Parque, de uma vez pela importação de planilha (inclusive os que já estão com clientes) ou, contrato a contrato, pela ficha da obra com as datas das notas.
- 3
A partir daí, toda saída é uma Remessa e toda volta é um Retorno ou uma Troca, na Expedição de locação.
- 4
Acompanhe os alertas no Parque e na aba Equipamentos de cada contrato.
- 5
Para cobrar pelo que cada equipamento ficou com o cliente, ligue a cobrança por equipamento no contrato e feche o mês pela aba Faturar do Gestor de Contratos.
Problemas comuns
- O menu Serviços > Locação não aparece: o recurso precisa estar ligado nas Configurações Gerais e o menu liberado no acesso do usuário (Configurações > Usuários > Acessos). O menu é carregado no login - saia e entre de novo.
- A tela abre com a mensagem "Locação por série desligada": falta ligar o recurso ou o Gestor de Contratos. A própria tela diz qual das duas coisas está faltando.
- O contrato fatura um valor diferente da quantidade de equipamentos no cliente: no contrato de valor fixo é esperado - a cobrança segue a quantidade do item; a diferença aparece como aviso na aba Equipamentos e se corrige por aditivo. Para cobrar o que cada equipamento ficou com o cliente, ligue a cobrança por equipamento no contrato.