Cobrança por equipamento: o contrato cobra os dias de cada série
Com a cobrança por equipamento (pró-rata), cada cobrança do contrato leva o valor dos dias em que cada série ficou com o cliente, contados pelas notas de envio e de devolução, em vez do valor fixo de quantidade vezes preço. Você escolhe o período (vencido, antecipado ou eventual), o dia de início e a contagem dos dias.
Quando usar
Use quando o cliente paga pelo equipamento que ficou com ele no período - o rádio que chegou no dia 18 paga 13 dias, o que voltou no dia 20 paga 20 dias. Deixe no valor fixo o contrato que cobra sempre o mesmo valor, qualquer que seja a quantidade com o cliente.
Antes de começar
- Locação por série ligada e os equipamentos do contrato no parque, cada um ligado ao item do contrato.
- Contrato com mensalidade mensal (cobrança recorrente) que não seja cobrado por gateway de cartão.
- Perfil que vê os valores do contrato.
Como o valor é calculado
No valor fixo, o contrato cobra quantidade vezes preço, todo mês. Por equipamento, cada cobrança soma o que cada série ficou com o cliente no período:
- Valor da série = mensal da unidade ÷ 30 × dias com o cliente.
- Conta o dia da nota de envio e o dia da nota de devolução.
- Quem ficou o período inteiro paga o mensal exato, inclusive em fevereiro.
- Nenhum equipamento passa do mensal no período, mesmo que volte e saia de novo.
- Item sem série (bateria, kit, serviço) é cobrado cheio, como no valor fixo.
- O valor é arredondado por equipamento e somado.
| Situação | Dias | Valor |
|---|---|---|
| Ficou o mês inteiro | 30 | R$ 75,00 |
| Chegou no dia 18 (mês comercial) | 13 | R$ 32,50 |
| Chegou no dia 18 (dias corridos, mês de 31) | 14 | R$ 35,00 |
| Voltou no dia 20 | 20 | R$ 50,00 |
Ligar no contrato
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Abra o contrato em Serviços > Gestor de Contratos e clique na aba Equipamentos. O cartão Cobrança da locação mostra como o contrato cobra hoje.
Contrato no valor fixo: o cartão Cobrança da locação com as duas opções - 2
Clique em "Por equipamento (pró-rata)".
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Em Período, escolha Vencido (V), Antecipado (A) ou Eventual (E) - a tabela abaixo explica cada um.
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Em Dia de início do período, informe o dia em que o período começa: "V - 09 a 08" é 9; "01 a 30" é 1 (de 1 a 28).
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Em Contagem dos dias, escolha Mês comercial (30) ou Dias corridos.
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Confira a frase "A próxima cobrança (data) leva o período ..." e clique em Gravar cobrança.
Opções da cobrança por equipamento: período, dia de início, contagem e a próxima cobrança - 7
O aviso diz qual período a primeira cobrança por equipamento leva. Confira que a última cobrança no valor fixo cobrou o período anterior, para nenhum dia ficar de fora nem ser cobrado duas vezes.
Gravado: o contrato passa a cobrar por equipamento e o aviso da primeira cobrança
| Período | Como cobra |
|---|---|
| Vencido (V) | A cobrança leva o último período que já fechou, pelos dias reais. Com "V - 01 a 30", a cobrança de 10/11 leva outubro. Só pode ser faturada depois do fim do período. |
| Antecipado (A) | A cobrança leva o período que começa: o mensal cheio de cada série em campo no dia da emissão. A cobrança seguinte traz o acerto do período anterior - débito de quem chegou depois, crédito de quem voltou antes. Pode ser faturada antes do período. |
| Eventual (E) | Locação de evento ou teste, cobrada uma vez depois que todos os equipamentos voltam: do primeiro envio à última devolução, mensal ÷ 30 × dias, sem o teto do mensal. Com equipamento em campo, a cobrança espera. |
| Contagem | Como conta |
|---|---|
| Mês comercial (30) | Todo mês tem 30 dias: o dia 31 vale como 30 e quem fica até o último dia do mês completa 30 (fevereiro também). É o padrão. |
| Dias corridos | Conta os dias do calendário, com teto de 30 no mês. |
Que data conta
A data que vale é a do documento fiscal, não a do dia em que alguém registrou no sistema:
- Remessa com NF-e: a data de emissão da nota. Enquanto a NF-e não é autorizada, o equipamento não conta (a prévia avisa).
- Retorno com a nota do cliente: a "Data de emissão da NF-e do cliente", informada no retorno.
- Retorno com NF-e de entrada própria: a emissão dessa nota.
- Sem nota: a data informada no documento (ou o dia do registro).
- Carga pela ficha do cliente: a data da nota que está na ficha.
- Troca: a série nova continua a contagem da que voltou, sem dia em dobro.
- Baixa de equipamento em campo (indenização, venda): conta até a Data do encerramento informada na baixa.
O que mais muda
- A nota de serviço (ou o título) diz o período cobrado, e cada item do contrato sai com o valor exato do período.
- O reajuste vale pela data da cobrança, como no contrato de valor fixo: no período vencido, a cobrança de 10/11 (uso de outubro) já sai com o preço reajustado em novembro.
- Num período todo anterior ao início do contrato, o item sem série não é cobrado.
- Para voltar ao valor fixo, escolha "Valor fixo do contrato" e grave. Se houver acerto do antecipado pendente, o sistema avisa antes.
Problemas comuns
- "O período de locação desta cobrança termina em ...": no período vencido a cobrança só pode sair depois do fim do período (a devolução que ainda vai acontecer mudaria o valor). Fature a partir do dia seguinte ao fim do período.
- "Nenhum equipamento ficou com o cliente de ...": não há valor no período. Se a locação acabou, encerre o contrato; se só este ciclo não deve ser cobrado, cancele a cobrança dele na aba Faturamento.
- "O período desta cobrança (...) é anterior ao início do contrato": a primeira cobrança vencida de um contrato novo leva o mês anterior ao início. Cancele esta cobrança na aba Faturamento; a seguinte leva o primeiro período do contrato.
- O Gravar cobrança recusa por série sem item: há equipamento com o cliente sem o item do contrato. Escolha o item na tabela da aba Equipamentos (ou "Vincular os N") e grave de novo.
- A cobrança saiu diferente da planilha do cliente: abra o extrato da cobrança. Ele mostra cada série com as datas das notas, os dias e o valor; a diferença costuma ser uma data de nota ou uma série que a planilha não tinha.