Extrato da locação: o que cada cobrança leva, série por série, e o PDF
O extrato mostra, para cada cobrança do contrato, quais séries ficaram com o cliente, as notas de envio e devolução, os dias e o valor - a prévia antes de faturar e a apuração congelada depois. Sai em PDF para o cliente conferir, por obra ou com todas as obras do cliente num documento só.
Quando usar
Use antes de faturar, para conferir o que a próxima cobrança vai levar, e depois, quando o cliente pergunta por que pagou aquele valor. Mande o PDF junto com a nota ou o boleto.
Antes de começar
- Locação por série ligada.
- Perfil que vê os valores do contrato.
Onde fica
Abra o contrato, clique na aba Equipamentos e desça até Extrato da locação. Ele abre na próxima cobrança do contrato.
| Controle | O que faz |
|---|---|
| Seletor da cobrança | Escolhe a cobrança (data e período) - as faturadas e as próximas -, o "Período em andamento" ou "Outro período…" com datas livres. |
| Todos / Em campo / Devolvidos | Recorta as linhas da tabela. Os totais continuam sendo do período inteiro. |
| Atualizar | Recalcula com os documentos de agora. |
| Abre o extrato desta cobrança em PDF, com o cabeçalho da empresa. | |
| Todas as obras do cliente | Abre um PDF com as obras do cliente cobradas por equipamento. |
Prévia, apuração faturada e simulação
| Situação | O que significa |
|---|---|
| Prévia | A cobrança ainda não foi faturada: é o que ela vai levar com os documentos de hoje. Muda se entrar remessa, retorno ou correção de data. |
| Apuração faturada | A cobrança já foi faturada: o extrato mostra exatamente o que foi cobrado, congelado. Documento lançado depois entra na cobrança seguinte. |
| Simulação | O contrato cobra o valor fixo: a tabela mostra como seria por equipamento, só para conferência. |
Cada linha traz a série e o patrimônio, o item do contrato com o mensal, a nota e a data de envio, a nota e a data de devolução (ou "Em campo"), o pedaço do período em que ela ficou com o cliente, os dias e o valor. Na troca, a série nova mostra de qual série ela veio.
Acerto do antecipado
No período antecipado, a cobrança leva o mensal cheio de quem está em campo e a seguinte acerta o anterior. O extrato mostra as duas partes:
- Os cartões do topo separam o mensal cheio do período e o acerto do período anterior.
- A tabela "Acerto do período anterior" mostra, por série, os dias cobrados, os dias reais, o que já foi cobrado e a diferença: débito de quem chegou depois da emissão, crédito de quem voltou antes do fim.
O PDF
O PDF traz o mesmo extrato da tela, com o cabeçalho da empresa, os itens e o total do período. Mande junto com a nota ou o boleto, para o cliente conferir equipamento por equipamento.
O botão "Todas as obras do cliente" monta um PDF só com as obras do cliente cobradas por equipamento: um resumo com o período, a situação e o valor de cada obra e o total, seguido do extrato de cada uma.
Problemas comuns
- O extrato aparece como "Simulação": o contrato cobra o valor fixo (ou aquela cobrança foi faturada no valor fixo). A tabela mostra como ficaria por equipamento, mas não é o valor cobrado.
- "Período em andamento": o período ainda não acabou. Os equipamentos em campo estão contados até o fim do período; o valor fecha quando ele terminar.
- O valor da prévia mudou depois de um retorno ou de uma remessa: é esperado. A prévia recalcula com os documentos do momento; só a apuração faturada fica congelada.
- O PDF não abre: o navegador bloqueou a nova aba. Libere pop-ups para o endereço do sistema e clique em PDF de novo.
- "Todas as obras do cliente" não lista uma obra: entram só os contratos do cliente ativos e cobrados por equipamento. Obra no valor fixo fica de fora.