Importar a ficha do cliente: os equipamentos de uma obra, com as notas de envio e devolução
Traz para o contrato a ficha de controle da obra (a planilha do cliente, uma aba por obra) - cada série com a nota e a data de envio e, se voltou, a de devolução. O sistema simula antes, mostra o que fica em campo, o que voltou e o que tem erro, e compara o mês cheio da ficha com o valor do contrato. Importar de novo não duplica.
Quando usar
Use na implantação da cobrança por equipamento, para trazer a história recente de cada obra que hoje é controlada em planilha. Depois da carga, toda saída e volta passa pela Expedição de locação.
Antes de começar
- Permissão "Pode ajustar o parque de locação" (Configurações > Usuários > Permissões).
- Produtos cadastrados para cada modelo de equipamento (o código da ficha é o código do produto).
- O contrato da obra no Gestor de Contratos, com os itens de locação.
A ficha
É a planilha de controle de cada obra: uma aba por obra, com o número do contrato no cabeçalho e uma linha por equipamento. O sistema acha as colunas pelo título; a ordem e as colunas a mais não importam.
| Coluna | O que é |
|---|---|
| Xkey (no cabeçalho) | O número do contrato da obra - a tela usa para escolher a aba certa |
| CR | O código do produto (o modelo do equipamento) |
| RÁDIOS / EQUIPAMENTO | A descrição do modelo |
| PATRIMONIO | O número de patrimônio |
| SERIAL | O número de série |
| NF envio | A nota e a data de envio, como "NFe 1201 - 05/08/2026" |
| NF devolução | A nota e a data de devolução, quando o equipamento voltou |
| OBSERVAÇÕES | O motivo da ida e o da volta (vão para o documento) |
Passo a passo
- 1
Abra o contrato e clique na aba Equipamentos. Clique em Importar ficha.
A aba Equipamentos do contrato antes da carga, com o botão Importar ficha - 2
Clique em "Escolher arquivo" e escolha a planilha. A tela lê as abas e já escolhe a que tem o número deste contrato.
- 3
Confira "Devolvidos a partir de": devoluções antes desta data ficam de fora, como histórico. O padrão é o primeiro dia do mês anterior.
Ficha escolhida: a aba da obra, o pedido e a data de corte - 4
Clique em Simular. Nada é gravado: a tela mostra o que vai acontecer com cada linha.
- 5
Confira o resumo e as linhas com erro. Corrija na planilha, escolha o arquivo de novo e simule até ficar como deve.
Simulação: em campo, devolvidos, histórico, erro e o mês cheio da ficha comparado com o contrato - 6
Clique em "Importar N linha(s)".
Importado: cada linha com a situação final
| Situação | Como entra |
|---|---|
| Em campo | Remessa de carga na data da nota de envio: o equipamento fica com o cliente, ligado ao item do contrato |
| Devolvido no período | Remessa e retorno de carga nas datas das notas: o equipamento conta os dias que ficou e volta ao parque disponível |
| Histórico (fora) | Devolvido antes do corte: não entra (não muda nenhuma cobrança futura) |
| Já importado | Entrou numa carga anterior: fica como está |
| Erro | Não entra; a mensagem diz o motivo |
Mês cheio pela ficha e o contrato
O cartão "Mês cheio pela ficha × contrato" soma o mensal de quem está em campo (mais os itens sem série) e compara com o valor do contrato. Quando os dois não batem, a ficha e o contrato divergem: falta um equipamento na ficha, sobra um no contrato ou um preço mudou. O cliente decide qual vale; ajuste a ficha ou faça o aditivo antes de ligar a cobrança por equipamento.
Problemas comuns
- O botão Importar ficha não aparece: falta a permissão "Pode ajustar o parque de locação". No contrato por equipamento, é preciso também ver os valores do contrato.
- "Não achei o título da ficha (colunas SERIAL e PATRIMONIO)": a aba não tem a linha de título da ficha. Confira se a aba escolhida é a da obra.
- "A aba é do pedido X e este contrato é o Y": o número da ficha (ao lado de Xkey) é de outro contrato. Escolha a aba certa ou confira o contrato.
- "A devolução é anterior ao envio": a data da nota de devolução é antes da de envio. Corrija a data na planilha (costuma ser erro de digitação).
- "O código X não está no cadastro de produtos: escolha o produto deste código": o código do equipamento na ficha não existe no cadastro. Escolha o produto no campo que aparece acima da tabela (vale para todas as linhas daquele código) e simule de novo.
- "Esta posse já foi importada" (Já importado): a linha já entrou numa carga anterior. Não é erro; ela não é gravada de novo.
- A data cai num período já faturado: a ficha não pode mudar o que já foi cobrado. Confira a data; se estiver certa, acerte com o cliente fora do sistema.