OS para faturar - a OS do técnico chega ao Gestor de Contratos com aviso
Quando o técnico lança uma ordem de serviço e ela chega na etapa que você escolheu, ela entra na aba "OS a classificar" do Gestor de Contratos e os responsáveis pelo faturamento recebem o aviso no sino e no WhatsApp. Ali você decide se o robô fatura numa data, se o faturamento é manual ou se a OS é dispensada. O técnico também pode criar a OS direto pela tarefa do atendimento.
Quando usar
Use quando a sua equipe técnica lança ordens de serviço fora de contrato (visita, hora técnica, instalação) e o faturamento precisa saber de cada uma sem depender de alguém importar a carteira ou avisar por fora.
Antes de começar
- Gestor de Contratos ligado (Configurações > Configurações Gerais > Gestor de Contratos).
- Etapas do quadro de ordens de serviço cadastradas, com uma etapa que signifique "serviço pronto para cobrar" (ex.: Executada, Finalizado).
- Para o robô faturar sozinho - "Faturar as assinaturas automaticamente" ligado na mesma tela do Gestor.
- Para o aviso no WhatsApp - celular preenchido no cadastro de usuário de cada responsável e um número de WhatsApp de notificações configurado na empresa.
A ordem de serviço que o técnico lança fora de contrato - uma visita, uma hora técnica, uma instalação - precisa chegar a quem fatura. Com a "OS para faturar" ligada, isso acontece sozinho: quando a OS chega na etapa que você escolheu, ela entra na aba "OS a classificar" do Gestor de Contratos e os responsáveis pelo faturamento recebem o aviso no sino do sistema e no WhatsApp. Na aba, o responsável decide como a OS será faturada.
Configurar e ativar
- 1
Abra Configurações > Configurações Gerais e clique no card Gestor de Contratos.
- 2
Desça até o card "OS para faturar".
- 3
Em "Etapa da OS que envia ao faturamento", escolha a etapa em que o serviço está pronto para cobrar - por exemplo "Executada" ou "Finalizado". "Desligado" desliga o recurso.
- 4
Em "Responsáveis pelo faturamento", marque quem recebe o aviso. Cada um aparece com "Sino e WhatsApp" ou "Só o sino (sem celular no cadastro de usuário)".
- 5
Clique em Salvar. A mudança vale em até um minuto.
O que acontece quando a OS chega na etapa
Quando a OS é movida para a etapa escolhida - pelo formulário da OS, pelo "Mover etapa" da lista ou já criada nela -, três coisas acontecem:
- 1
A OS entra na aba "OS a classificar" do Gestor de Contratos, uma vez só (se voltar e passar de novo pela etapa, não entra outra vez).
- 2
Em até um minuto, cada responsável recebe o aviso no sino: "OS nº 1234 para faturar - Cliente - R$ 850,00".
- 3
No WhatsApp chega a mesma OS, com quem lançou e o link que abre direto a aba "OS a classificar". Se várias OS chegam juntas (movidas em lote, por exemplo), vem uma mensagem só: "N OS prontas para faturar", com a lista.
Não entram na fila: a OS gerada pelo faturamento de um contrato (o Gestor já a cobra), a OS cancelada e a OS já faturada.
Classificar a OS
Abra Serviços > Gestor de Contratos e clique no chip "OS a classificar" (o número no chip é quantas OS esperam decisão). Cada linha mostra a OS, o cliente, de onde ela veio (a etapa ou a tarefa), quem lançou, a situação do aviso e o valor. Clique em Classificar:
| Opção | O que acontece |
|---|---|
| Robô fatura em [data] | A OS entra no Gestor como contrato de OS com o robô ligado. Na data escolhida, o robô fatura a OS inteira (nota e título) e encerra o contrato. |
| Faturamento manual | A OS entra no Gestor com o robô em "Nunca". Você fatura quando quiser, pela tela da OS ou pelo "Faturar agora" do contrato, como sempre. |
| Dispensar | Para OS que não será cobrada (garantia, cortesia, lançada por engano). Pede o motivo, tira a OS da fila e não cria contrato. |
No modal você também escolhe:
- 1
O vencimento do título - "Mesmo dia do faturamento", "Dia fixo do mês" (ex.: todo dia 21) ou "Dias após faturar" (ex.: 30 dias). Fim de semana e feriado passam para o próximo dia útil. Se a OS já está no Gestor, a opção "Manter o do contrato" deixa o vencimento como está.
- 2
A conta financeira (opcional) - em branco, o título vai para a conta do contrato, da OS ou para a conta de venda de cada serviço. Preenchida, ela substitui a conta de todos os serviços.
- 3
A nota fiscal de serviço - "Gerar e transmitir", "Apenas gerar (provisória)" ou "Não emitir nota (só o título)".
- 4
A forma de recebimento, quando a OS ainda não tem (a OS criada pela tarefa nasce sem) - é ela que faz sair boleto ou pix. Se a OS já tem forma, o modal mostra qual é; para trocar, altere pela tela da ordem de serviço.
Acompanhar no contrato
Depois de classificada, a OS vira um contrato de OS no Gestor. No card do lado direito do contrato, "Próximo faturamento" mostra a data "Faturar em" e o que o robô vai fazer: faturar a OS nesse dia e encerrar o contrato.
Se o robô tentou faturar e não conseguiu (por exemplo, por falta de conta financeira), o mesmo card mostra em vermelho "Não faturou em [data e hora]" com o motivo. Corrija o que o motivo diz - a conta no contrato (Editar dados > Conta financeira única) ou no cadastro do serviço - e o robô tenta de novo na próxima passada.
Criar a OS pela tarefa do atendimento
Em empresa que usa o funil de suporte, o técnico que atendeu pode abrir a ordem de serviço direto da tarefa:
- 1
Abra a tarefa e, nas ações, clique em "Criar OS".
Botão "Criar OS" nas ações da tarefa - 2
Confira o cliente (é o da tarefa, ou o do chamado vinculado). Sem cliente, vincule um na tarefa antes.
- 3
Escolha a empresa (quando houver mais de uma), o serviço, a quantidade e o valor. O valor vem do cadastro do serviço e pode ser alterado; o total aparece logo abaixo.
Modal "Criar ordem de serviço" com o serviço, a quantidade, o valor e o total - 4
Se quiser, ajuste a descrição e escreva uma observação.
- 5
Clique em "Criar OS".
A OS nasce já na etapa de faturamento, com a mesma natureza de operação que as ordens de serviço da empresa já usam, entra na aba "OS a classificar" e os responsáveis são avisados. A tarefa ganha no histórico "OS nº ... criada e enviada ao faturamento".
Problemas comuns
- A OS chegou na etapa e não apareceu na fila - a OS de contrato não entra (o Gestor já a cobra pelo contrato), nem a OS cancelada ou já faturada. Confira também se a etapa escolhida na configuração é a mesma para onde a OS foi.
- A OS voltou para a etapa e não chegou aviso de novo - de propósito, cada OS entra na fila uma vez só.
- O responsável não recebeu o WhatsApp, só o sino - falta o celular no cadastro de usuário dele, ou a empresa não tem número de WhatsApp de notificações. Na aba "OS a classificar" a linha mostra "Aviso não saiu" com o motivo.
- O botão "Robô fatura" está apagado - o robô não fatura OS sem valor, sem serviço ou com produto (a parte de produto sai em NF-e e é faturada pela tela da OS). Escolha "Faturamento manual".
- Ao enviar ao robô aparece "Escolha a forma de recebimento" - a OS está sem forma (a OS criada pela tarefa nasce assim). Escolha a forma no próprio modal - sem ela o título sairia sem boleto nem pix.
- Ao enviar ao robô aparece "Escolha a conta financeira" - o serviço citado está sem conta financeira de venda no cadastro e a OS também não tem conta. Escolha a conta no próprio modal ou preencha a conta de venda no cadastro do serviço - sem nenhuma, o robô não consegue faturar.
- O título da OS venceu em outra data que eu esperava - o vencimento segue o que foi escolhido em "Vencimento do título" (ou o do contrato). Se o robô faturou depois da data combinada, a regra conta a partir do dia em que ele faturou.
- A OS que eu mandei para o robô voltou para a fila - alguém alterou o valor da OS depois da classificação. O robô não fatura um valor que ninguém aprovou: confira a OS e classifique de novo.
- Classifiquei para o robô e a OS não foi faturada na data - abra o contrato: se o robô tentou e não conseguiu, o card "Próximo faturamento" mostra "Não faturou em ..." com o motivo. Confira também se o faturamento automático do Gestor está ligado e fora do modo simulação, e se a data está dentro da janela de horário do robô.
- O botão "Criar OS" não aparece na tarefa - ele só aparece em empresa que usa o funil de suporte e para quem tem acesso às ordens de serviço.