Troca: o equipamento com defeito volta e outro sai no lugar
Como trocar um equipamento do cliente numa operação só - o que volta vai para manutenção com OS aberta, o substituto sai no mesmo contrato e no mesmo item, e o sistema gera o retorno e a remessa ligados entre si, cada um com o seu documento fiscal.
Quando usar
Use quando o equipamento do cliente quebra ou precisa ser substituído e outro vai no lugar. Vale com o contrato ativo ou suspenso - o rádio quebrou, o cliente continua precisando dele.
Antes de começar
- Equipamento em campo no contrato do cliente (o que volta).
- Equipamento disponível no parque, da mesma empresa do contrato (o que sai).
- Naturezas de remessa e de retorno escolhidas nas Configurações Gerais > Locação por série, para os dois lados saírem com NF-e.
A troca junta numa gravação só o que seriam dois documentos: o retorno do equipamento com defeito e a remessa do substituto. Os dois nascem ligados (um aponta para o outro), o substituto herda o item do contrato de quem voltou e a OS de manutenção já é aberta para a oficina. O contrato não muda de quantidade: sai um, entra um.
Passo a passo
- 1
Abra Serviços > Locação > Expedição de locação e clique na etiqueta Troca. Pela ficha de um equipamento em campo, o botão Trocar abre esta tela com a série já buscada.
- 2
No campo da esquerda, "Volta do cliente (em campo)", bipe a série do equipamento que voltou. O contrato da troca é o dele.
- 3
No campo da direita, "Sai no lugar (disponível)", bipe a série do substituto. Ele completa o primeiro par que estiver esperando.
- 4
Repita para cada equipamento trocado do mesmo contrato e descreva o defeito de cada um que voltou.
- 5
Em "Documento do que volta", escolha NF-e de entrada, nota do cliente (chave) ou sem nota. Em "Documento do que sai", NF-e de remessa ou sem nota.
- 6
Deixe marcado "Abrir OS de manutenção para cada equipamento que voltou" e grave a troca.
O que a troca faz
| Lado | Documento | Equipamento |
|---|---|---|
| O que volta | Retorno (troca) | Em manutenção, com a OS aberta e o defeito descrito |
| O que sai | Remessa (troca) | Com NF-e: reservado até a autorização, depois em campo. Sem nota: em campo na hora |
O histórico do contrato registra "Equipamento trocado" com as séries de cada par, e a ficha de cada equipamento mostra a troca e o número da OS.
Problemas comuns
- "Bipe primeiro o equipamento que VOLTA": o campo da direita só aceita o substituto depois que há um equipamento esperando par. Bipe o que voltou do cliente no campo da esquerda.
- "está em campo sem contrato": o equipamento que volta não tem contrato no parque (carga antiga sem o contrato). Faça o retorno dele e a remessa do substituto separados; para apenas acertar o contrato de quem continua no cliente, veja "Carga do parque por planilha".
- "é do contrato 190; esta troca é do contrato 187": todos os pares de uma troca são do mesmo contrato. Grave uma troca por contrato.
- O equipamento que voltou está em manutenção mas não tinha defeito (troca por atualização de modelo, por exemplo): na troca, o que volta sempre vai para manutenção. Conclua a manutenção na ficha do equipamento como "Consertado: disponível".
- A remessa da troca ficou "Sem NF-e": o substituto fica reservado até a NF-e ser autorizada; o que voltou já está no parque. Emita pelo documento da remessa (o botão "Abrir a remessa" no resultado).
- Quero cancelar a remessa da troca: não é possível cancelar só a metade que sai, porque o equipamento com defeito já voltou. Emita a NF-e da remessa ou registre o retorno do substituto.