Invoice internacional com link de pagamento e o Registrar recebimento do ciclo
Para o cliente do exterior, cada cobrança do contrato vira uma invoice em dólar ou euro, com PDF, e-mail e o link de pagamento daquela cobrança, no idioma do contrato, com lembretes automáticos antes e depois do vencimento. E o Registrar recebimento do ciclo dá a baixa de um ciclo pago por fora na conta certa, inclusive de outra empresa do grupo.
Quando usar
Use quando você fatura contratos para clientes do exterior e manda a cobrança em inglês ou espanhol com um link de pagamento, ou quando precisa baixar à mão um ciclo que o cliente já pagou.
Antes de começar
- Gestor de Contratos ligado.
- Para configurar a invoice - usuário administrador ou principal.
- Para mandar a invoice por e-mail - conta de e-mail de envio no cadastro da empresa.
Visão geral
Contrato com cliente do exterior não fecha com boleto. A cobrança vai como invoice: um documento em inglês ou espanhol, em dólar ou euro, com numeração própria, que o Hap gera a partir do ciclo faturado do contrato e manda por e-mail com o PDF anexado.
Cada cobrança pode levar o seu próprio link de pagamento (a fatura do PayPal daquele mês, o link do Stripe daquele valor). E quando o cliente paga por fora, o Registrar recebimento do ciclo dá a baixa no Contas a Receber na conta em que o dinheiro entrou de verdade.
Configurar a invoice da empresa
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Abra Configurações > Configurações Gerais > Invoice internacional.
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Escolha a empresa. A invoice é configurada por empresa do cadastro, e cada contrato usa a configuração da empresa do contrato.
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Preencha Emitir invoice para, a Moeda da empresa e o Idioma da invoice e do e-mail.
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Em Dados impressos na invoice, informe o nome da empresa como deve sair no cabeçalho e os dados da conta para pagamento (uma linha por item, no formato "Rótulo: valor").
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Em Link de pagamento, escolha se a invoice leva link e, se quiser, um Link de pagamento fixo (opcional), como o seu PayPal.me.
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Clique em Ver exemplo em PDF para ver como a invoice vai sair, sem emitir nada, e depois em Salvar configuração.
A configuração da invoice: dados impressos, link de pagamento e o botão da prévia
A invoice sai no layout novo: o valor devido e o vencimento em destaque no topo, os itens da cobrança, o botão de pagamento quando houver link e as instruções de pagamento no fim.
O link de pagamento de cada cobrança
O link entra em três lugares:
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No Faturar agora do contrato: cada cobrança mostra o campo Link de pagamento da invoice. Cole o link daquela cobrança e fature. Ele sai no PDF e no e-mail da invoice.
O Faturar agora com o campo Link de pagamento da invoice em cada cobrança - 2
Na invoice do ciclo, depois de emitida: abra o ciclo na aba Faturamento do contrato e, no quadro Invoice internacional, clique em Trocar link (ou Pôr link de pagamento, quando ela saiu sem). Cole o link novo e marque Reenviar o e-mail ao cliente com o link novo para ele receber de novo. Sem marcar, só o PDF anexado é refeito. O número da invoice não muda.
O quadro Invoice internacional do ciclo, com o link e o botão Trocar link - 3
No Emitir invoice do ciclo, quando o ciclo ainda não tem invoice (ex.: contrato de cliente que não é do exterior, mas pediu invoice): o diálogo tem o mesmo campo Link de pagamento desta invoice.
| Situação | O que sai |
|---|---|
| A cobrança tem link próprio | O link da cobrança |
| Sem link próprio, com link fixo na configuração | O link fixo da empresa |
| Nenhum dos dois | Só as instruções de pagamento |
Para pegar o link de novo depois (o cliente pediu, ou você vai mandar por WhatsApp), não precisa abrir o ciclo: na aba Faturamento do contrato, a lista Todos os ciclos mostra, na coluna do documento, o número da invoice e os ícones de copiar e de abrir o link de pagamento.
Observação de uma invoice
Quando uma invoice precisa de um aviso só dela (o número do pedido de compra do cliente, uma combinação de pagamento, uma referência), use a observação. Ela sai no PDF num bloco próprio, Notes (ou Notas, na invoice em espanhol), logo abaixo dos itens, como os dados adicionais de uma nota fiscal. Só a invoice daquela cobrança leva; as próximas saem sem.
A observação entra nos mesmos três lugares do link:
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No Faturar agora do contrato: o campo Observação da invoice, embaixo do link. A Prévia da invoice já mostra com ela, e a confirmação repete o texto antes de faturar.
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Na invoice do ciclo, depois de emitida: no quadro Invoice internacional, clique em Editar observação (ou Pôr observação, quando ela saiu sem). Marque Reenviar o e-mail ao cliente com a observação nova para ele receber de novo; sem marcar, só o PDF anexado é refeito. Deixar o campo vazio tira a observação.
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No Emitir invoice do ciclo: o campo Observação desta invoice.
Faturar sem mandar a invoice, e a invoice parcelada
No Faturar agora de um cliente do exterior aparece a caixa Emitir e enviar a invoice ao cliente, marcada. Desmarque quando não quiser que o sistema mande a invoice daquele faturamento (por exemplo, porque ela já foi enviada à mão): o faturamento sai normalmente, só sem invoice.
Quando as parcelas de um serviço são faturadas juntas, sai uma invoice só, com o total e a tabela das parcelas (número, vencimento e valor). Ela vence na data da última parcela.
Idioma e e-mail de cada contrato
A empresa tem um idioma e um texto de e-mail para a invoice, mas a mesma empresa pode atender cliente da América Latina (espanhol) e dos Estados Unidos (inglês). Cada contrato pode ter os seus:
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Abra o contrato, clique em Editar e vá à aba Dados.
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No quadro Invoice internacional, escolha o Idioma da invoice (Igual à empresa, English ou Español).
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Se quiser, escreva o Assunto do e-mail e o Texto do e-mail deste contrato. Os campos aceitam os mesmos marcadores da configuração da empresa, como {cliente}, {numero}, {valor}, {vencimento} e {links}.
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Salve o contrato.
| No contrato | O que sai |
|---|---|
| Idioma igual à empresa, sem texto próprio | O texto da empresa, ou o padrão do idioma |
| Outro idioma, sem texto próprio | O texto padrão do idioma do contrato |
| Com assunto ou texto próprio | O do contrato |
Régua de cobrança
A régua manda lembretes por e-mail antes e depois do vencimento da invoice, sem ninguém precisar lembrar de cobrar. Cada lembrete vai no idioma do contrato, com o PDF da invoice e o link de pagamento atual, para os mesmos e-mails da invoice.
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Abra Configurações > Configurações Gerais > Invoice internacional e escolha a empresa.
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No quadro Régua de cobrança, ligue Enviar lembretes.
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Em Dias dos lembretes, informe os dias em relação ao vencimento, separados por vírgula: negativo é antes, 0 é no dia, positivo é depois. O padrão -3, 0, 3, 7, 15 manda 3 dias antes, no dia e 3, 7 e 15 dias depois do vencimento.
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Clique em Salvar configuração.
| Situação | O que acontece |
|---|---|
| Invoice paga pelo link do Stripe ou PayPal | A régua para |
| Título baixado em Contas a Receber | A régua para |
| Cliente pagou só uma parte (título parcial) | A régua para |
| Invoice cancelada, ou faturamento do ciclo estornado | A régua para |
| Pagamento chegou em outra moeda (alerta na invoice) | A régua para até alguém conferir |
| Vencimento do título prorrogado em Contas a Receber | A régua segue o vencimento novo |
| A invoice saiu (ou foi reenviada) depois do dia de um lembrete | Esse lembrete não sai |
| Um lembrete atrasou (fim de semana, feriado) | Sai em até 3 dias; depois disso, fica só o próximo |
| Os dias da régua mudaram | Lembrete que já saiu não se repete, e nunca sai mais de um por dia |
Registrar recebimento do ciclo
Use quando o cliente pagou um ciclo que ainda não tem título no Contas a Receber: o ciclo ainda previsto, ou faturado por fora (OS ou venda) sem título. Vale para transferência, cartão na maquininha, dinheiro. Ciclo que já tem título se baixa no próprio título, em Contas a Receber.
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No contrato, abra a aba Faturamento e clique no ciclo.
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Clique em Registrar recebimento.
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Confira a Data do recebimento e o Valor recebido.
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Em Conta bancária (meio), escolha onde o dinheiro entrou. Aparecem as contas de todas as empresas do grupo, com o nome da empresa ao lado - vale receber numa conta de outra empresa.
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Em Forma de recebimento, a forma da cobrança no contrato já vem marcada. Troque se o cliente pagou de outro jeito.
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Confirme.
O Registrar recebimento do ciclo: conta com o nome da empresa e a forma do contrato já marcada
Problemas comuns
- O campo "Link de pagamento da invoice" não aparece no Faturar agora - a invoice da empresa do contrato está desligada, ou o cliente não é do exterior (tipo de pessoa Exterior ou marcado como do exterior no cadastro).
- "O link de pagamento precisa ser um endereço completo, começando com https://" - cole o link inteiro, como o provedor entrega (ex.: https://www.paypal.com/invoice/p/#...).
- A invoice saiu sem link - a cobrança não tinha link próprio e a empresa não tem link fixo. Use "Pôr link de pagamento" na invoice do ciclo e marque o reenvio.
- O cliente pagou pelo link e o título continua em aberto - o link colado à mão não avisa o Hap do pagamento. Dê a baixa no próprio título, em Contas a Receber.
- O botão Registrar recebimento não aparece no ciclo - ele só aparece em ciclo que ainda não tem título (previsto, ou faturado por fora sem título). Ciclo com invoice emitida já tem título: a baixa é nele, em Contas a Receber.
- Não acho a conta onde o dinheiro entrou - no Registrar recebimento aparecem as contas de todas as empresas do grupo, com o nome da empresa ao lado. Sem conta marcada, a baixa sai sem movimento bancário.
- A forma de recebimento veio diferente do que o cliente usou - ela vem marcada com a forma da cobrança do contrato. Troque no próprio Registrar recebimento antes de confirmar.
- A invoice de um cliente da América Latina saiu em inglês - o idioma vem da empresa. No contrato, aba Dados, em Invoice internacional, escolha Español. Vale para as próximas invoices; a que já saiu continua em inglês, inclusive no reenvio. Para mandar essa em espanhol, cancele a invoice no ciclo e emita de novo.
- O texto do e-mail da empresa não saiu no contrato em espanhol - o texto próprio da empresa é escrito no idioma dela. Para o contrato em outro idioma, sai o texto padrão desse idioma, ou o assunto e o texto que você escrever no próprio contrato.
- O cliente não recebeu lembrete - confira se a Régua de cobrança está ligada na configuração da invoice da empresa, se a invoice foi enviada e se o título ainda está em aberto. Lembrete só sai em dia útil, das 9h às 18h, e o dia do lembrete precisa ser depois do envio da invoice.
- O cliente recebeu lembrete de uma invoice já paga - o pagamento ainda não estava baixado no título quando o lembrete saiu. Baixe o título em Contas a Receber assim que o dinheiro entrar: a régua para na hora.
- O cliente pagou só uma parte e não recebeu mais lembrete - com o título parcial, a régua para, porque o lembrete cobraria o valor cheio. Cobre a diferença à mão.
- Faturei e não quero mandar a invoice do sistema (já mandei uma à mão) - no Faturar agora, desmarque **Emitir e enviar a invoice ao cliente** antes de faturar.
- A observação não saiu na invoice - faturamento em lote e o robô não levam observação, e a invoice que já tinha sido enviada não recebe a digitada no Faturar agora. Use Editar observação no quadro da invoice do ciclo e marque o reenvio.
- A invoice antiga continuou valendo depois do estorno - o estorno passou a cancelar a invoice não paga do ciclo. Invoice de estorno feito antes dessa mudança: cancele no ciclo antes de faturar de novo.