Retorno: receber os equipamentos de volta do cliente
Como registrar a volta de equipamentos - bipar as séries, marcar quem voltou com defeito (abre a OS de manutenção) e escolher o documento - NF-e de entrada emitida pela empresa, nota de devolução do cliente pela chave ou, na regularização, sem nota. O equipamento volta ao parque na hora.
Quando usar
Use quando o equipamento chega de volta do cliente - fim do contrato, redução da quantidade, equipamento parado que o cliente devolveu. Para devolver um e mandar outro no lugar, use a Troca.
Antes de começar
- Equipamentos em campo no parque.
- Para a NF-e de entrada própria, a natureza de retorno escolhida nas Configurações Gerais > Locação por série.
O retorno registra a volta de equipamentos do cliente. Diferente da remessa, a volta física vale NA HORA: o equipamento que chegou volta ao parque assim que o retorno é gravado. O documento fiscal acompanha depois - e é ele que fica pendente enquanto a NF-e não é autorizada.
Passo a passo
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Abra Serviços > Locação > Expedição de locação e clique na etiqueta Retorno. Pela ficha do equipamento, "Registrar retorno" abre esta tela com a série já buscada.
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Bipe (ou digite e tecle Enter) cada série que chegou. A tela mostra o equipamento, o contrato e há quantos dias estava fora.
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Em "Como voltou", deixe OK ou marque Defeito. No defeito, descreva o problema: o texto vai para a OS de manutenção e para o histórico do equipamento.
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Em Documento, escolha como o retorno é documentado (tabela abaixo). A tela já vem com o padrão da empresa. Com a nota do cliente, informe a chave e a Data de emissão da NF-e do cliente.
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Se a volta foi em outro dia, informe a Data do retorno (em branco é hoje).
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Em Motivo da devolução, escolha Devolução, Devolução temporária (volta depois), Devolução parcial ou Encerramento da obra. O motivo aparece no documento e no extrato; a cobrança é a mesma.
Retorno com a nota do cliente: a chave, a data de emissão e o motivo da devolução - 7
Deixe marcado "Abrir OS de manutenção para cada equipamento com defeito" para a oficina receber a OS pronta.
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Clique em Gravar retorno (ou "Gravar e emitir a NF-e de entrada").
| Opção | Quando usar | Como fica |
|---|---|---|
| NF-e de entrada (própria) | O cliente não emite nota (pessoa física, não contribuinte) | A empresa emite a NF-e de entrada; o documento se confirma quando ela é autorizada |
| Nota do cliente | O cliente é contribuinte e emitiu a NF-e de devolução | Informe a chave de acesso de 44 dígitos e a data de emissão da nota; o documento já nasce confirmado |
| Sem nota (regularização) | Inventário, carga inicial, equipamento que voltou sem passar pelo sistema | Exige a permissão de ajuste do parque e justificativa; já nasce confirmado |
Para onde vai cada equipamento
| Como voltou | Situação no parque |
|---|---|
| OK | Disponível - pronto para sair de novo |
| Defeito | Em manutenção, com a OS de manutenção aberta (se a opção estiver marcada) |
O equipamento sai do contrato na hora: some da aba Equipamentos do contrato e do Cliente 360, e o histórico do contrato registra quais séries voltaram.
Problemas comuns
- "Um retorno é de um cliente só": a série bipada está com outro cliente. Grave o retorno deste cliente e comece outro para o próximo.
- "está disponível" ou "está em manutenção" ao bipar: o equipamento já consta no parque. Confira a série; se ele voltou sem registro antes, não há o que fazer aqui.
- "Chave inválida": a chave da nota do cliente tem 44 dígitos, é de NF-e (modelo 55) e tem dígito verificador. Copie a chave do XML ou do DANFE do cliente.
- "A data de emissão não bate com a chave da NF-e do cliente": a chave traz o mês e o ano da emissão. Confira a data no DANFE do cliente.
- "Informe a data de emissão da NF-e do cliente": com a nota do cliente, a data de emissão é obrigatória - é ela que conta na cobrança por equipamento.
- A NF-e de entrada foi recusada e o documento ficou "Sem NF-e": os equipamentos JÁ voltaram ao parque; só o documento está pendente. Corrija o que a SEFAZ apontou e use Emitir NF-e no documento - ou, se o cliente emitiu a nota de devolução, use "Nota do cliente / sem nota".
- Quero cancelar um retorno: retorno não é cancelado, porque os equipamentos já voltaram ao parque. Se foi engano, faça uma nova remessa do equipamento para o cliente.
- A OS de manutenção não foi aberta: o resultado da gravação lista o motivo em Atenção. Abra a OS pelo Serviços e informe o equipamento na aba Equipamento.