Remessa: enviar equipamentos ao cliente com a NF-e de remessa
Como mandar equipamentos para um cliente - escolher o contrato, bipar as séries, ligar cada uma ao item do contrato e emitir a NF-e de remessa com as séries na nota. O equipamento fica reservado até a nota ser autorizada e só então passa a constar em campo.
Quando usar
Use em toda saída de equipamento para cliente com contrato ativo - a entrega inicial, um equipamento a mais no mesmo contrato, a reposição de um que voltou.
Antes de começar
- Contrato ATIVO do cliente no Gestor de Contratos.
- Equipamentos cadastrados no parque e disponíveis.
- Natureza de operação da remessa escolhida nas Configurações Gerais > Locação por série (para sair com NF-e).
A remessa é o documento que leva equipamentos do parque para o cliente, por conta de um contrato. Ela sai com NF-e de remessa própria - sem cobrança e sem baixa no estoque de venda - e as séries vão impressas no próprio item da nota.
Passo a passo
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Abra Serviços > Locação > Expedição de locação. A etiqueta Remessa já vem selecionada. Pelo contrato, o botão "Nova remessa" da aba Equipamentos abre esta tela com o contrato escolhido.
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Em Contrato, busque pelo nome do cliente ou pela descrição e tecle Enter. Para achar pelo número, digite só o número. Só aparecem contratos ativos.
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Em Equipamentos que saem, bipe a série no leitor ou digite e tecle Enter. Cada série entra como uma linha; se a mesma série existir em mais de um produto, a tela pede para escolher qual.
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Em cada linha, confira o Item do contrato (a tela sugere o item de locação do contrato). É ele que a aba Equipamentos usa para comparar séries no cliente com a quantidade faturada.
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Em Documento, deixe "NF-e de remessa". Se quiser, informe a Previsão de retorno e uma Observação (ela vai para as informações complementares da nota).
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Confira o resumo à direita (contrato, cliente, quantidade e valor dos bens) e clique em "Gravar e emitir a NF-e".
O que acontece depois de gravar
| Resultado da NF-e | Documento | Equipamentos |
|---|---|---|
| Autorizada | Confirmado | Em campo, no contrato e no cliente, com a data de saída |
| Recusada ou não emitida | Sem NF-e, com a mensagem da SEFAZ | Continuam reservados; ninguém consegue usá-los em outra remessa |
| Sem resposta da SEFAZ ainda | Aguardando NF-e | Continuam reservados até o sistema confirmar a autorização |
A tela mostra o resultado na hora, com o botão "Abrir documento". Pelo documento dá para emitir de novo, atualizar a situação da NF-e, ver a DANFE ou cancelar a remessa (os equipamentos voltam a ficar disponíveis).
Remessa sem nota
"Sem nota (regularização)" existe para o equipamento que já está com o cliente e não passou pelo sistema (inventário, carga inicial). Ela exige a permissão "Pode ajustar o parque de locação" e uma justificativa de pelo menos 10 caracteres, que fica no documento e no histórico de cada equipamento. Sem nota, os equipamentos já passam a constar em campo na hora.
Problemas comuns
- "A remessa só sai para contrato ativo": o contrato está em rascunho, suspenso, encerrado ou cancelado. Ative o contrato antes (contrato suspenso aceita troca, mas não remessa nova).
- A série é recusada com "está em campo (contrato 187 - Cliente X)": ela já está com outro cliente. Um equipamento só está em um lugar por vez; se ele voltou e não foi registrado, faça o retorno antes.
- A série é recusada com "pertence a outra empresa": o equipamento é de uma empresa e o contrato é de outra. A remessa sai pela empresa dona do equipamento.
- A NF-e foi recusada pela SEFAZ e o documento ficou "Sem NF-e" com a mensagem: corrija o que a SEFAZ apontou (cadastro do cliente, tributação da natureza) e clique em Emitir NF-e no documento. Os equipamentos continuam reservados enquanto isso.
- A NF-e ficou "Aguardando NF-e": a SEFAZ ainda não respondeu. O sistema confere sozinho de 10 em 10 minutos; no documento, "Atualizar a situação da NF-e" confere na hora.
- A opção "Sem nota" está bloqueada: é regularização e exige a permissão "Pode ajustar o parque de locação".
- "Informe o valor do bem da série X": o equipamento não tem valor do bem e o produto não tem custo nem preço. Informe o valor na ficha do equipamento e emita de novo.