Gestor de Contratos: a carteira de contratos recorrentes num lugar só
O Gestor de Contratos (antes chamado Contratos 360) gerencia contratos com implantação, serviços pontuais e mensalidade (MRR) numa tela só: o contrato materializa as cobranças no Financeiro e reusa boleto, pix, cartão e nota fiscal do ERP. Vem com painel da operação (MRR, aging, renovação, churn), kits de serviço, mensalidade com frequência por item, renovação e aditivo com prévia do impacto, um robô de faturamento com limites e registro auditável de cada passada, e uma permissão para ver contratos sem enxergar valores.
Quando usar
Empresas de serviço recorrente — TI, software, sustentação, manutenção por contrato — que querem saber quais serviços vendem, qual a previsão de receita e como estão os pagamentos, e faturar tudo dali mesmo.
Antes de começar
- Ligar o módulo em Configurações > Configurações Gerais > Financeiro & Fiscal > Gestor de Contratos, chave "Usar o Gestor de Contratos" — é ela que faz o item aparecer no menu Serviços.
- Serviços cadastrados como produto do tipo serviço ajudam nos relatórios ("quais serviços vendi"), mas o item do contrato também aceita descrição livre.
- Para cobrar por cartão, configurar o gateway em Configurações Gerais > Gateways de pagamento (cartão).
Quem vive de contrato conhece o formato: uma implantação cobrada uma vez, serviços pontuais pelo caminho e uma mensalidade que se repete. O Gestor de Contratos organiza esses três trilhos no mesmo contrato e conecta tudo ao resto do ERP — cada ciclo vira uma previsão no Contas a Receber, o faturamento emite a nota e a cobrança (boleto, pix ou cartão), e o painel responde as perguntas de gestão: quanto é o MRR, o que vence, quem cancelou, quais serviços vendem mais.
1. Ligar e criar o primeiro contrato
O módulo liga em Configurações > Configurações Gerais > Financeiro & Fiscal > Gestor de Contratos ("Usar o Gestor de Contratos") e aparece no menu como Serviços > Gestor de Contratos. O grid mostra a carteira com os indicadores no topo — MRR ativo, Implantação em aberto, Serviço avulso, Vencido e Próximos 30 dias — e o botão "Novo contrato" abre o formulário em tela cheia: cliente, vigência, dia de faturamento, como a nota de serviço sai (não emitir, gerar e transmitir, ou apenas gerar provisória) e os itens.
2. Itens: kit de serviço e mensalidade flexível
Cada item do contrato é de um tipo — Implantação (única), Serviço ou Recorrente (MRR) — e o recorrente tem frequência própria: mensal, bimestral, trimestral, quadrimestral, semestral ou anual, com a quantidade de ciclos. O cronograma de cobrança é a união das datas de todos os itens: suporte mensal mais hospedagem trimestral geram um título por data, somando o que vence nela — e o MRR do painel é sempre a taxa mensal equivalente, não o valor do ciclo. Itens também podem virar um kit ("Juntar N em um kit"): o kit é quem cobra, os componentes ficam como composição informativa, e o percentual de cada componente — sempre sobre o preço do kit — distribui a receita nos relatórios de serviços vendidos.
3. O ciclo de vida: go-live, renovação e aditivo
| Ação | O que faz | O que nunca muda |
|---|---|---|
| Marcar implantação como concluída (go-live) | Libera a mensalidade: com o MRR represado, a cobrança recorrente só começa a partir do go-live. Marcou o represamento sem querer? Num contrato ativo que ainda espera a implantação, desligue a marca e salve: a mensalidade nasce como na ativação. | A implantação já cobrada. |
| Renovar | Estende a vigência no MESMO contrato e cria as próximas cobranças, mantendo o valor, reajustando por % ou definindo valor novo — com prévia do impacto antes de confirmar. | O histórico e as cobranças já faturadas. A data de início não muda e o contrato nunca é duplicado. |
| Fazer aditivo | Reabre os itens do contrato ativo e, depois de "Revisar impacto", reescreve apenas as previsões futuras (a prévia mostra as preservadas, substituídas e novas). | Previsões já faturadas ou conciliadas. |
| Suspender / Encerrar / Cancelar | Interrompe a cobrança: cancela as previsões abertas e retira as prévias do Contas a Receber. | Os ciclos já faturados. |
4. Faturar: na tela ou com o robô
Dá para faturar contrato a contrato (ícone Faturamento do grid: faturar o ciclo atual, adiantar cobranças ou mudar a próxima data) ou em lote, pela aba Faturar. Nos dois casos o wizard pergunta o que gerar (Contas a Receber ou Nota Fiscal) e deixa você sobrepor a conta financeira, o vencimento, a forma de recebimento e a observação daquela cobrança — campo em branco herda o que está no contrato. E dá para deixar com o robô: em Configurações Gerais > Gestor de Contratos, a chave "Faturar as assinaturas automaticamente" liga o faturamento recorrente automático. Já o contrato cobrado por assinatura nativa do gateway (Stripe, Pagar.me) segue outra regra: o gateway cobra e o ERP concilia — o faturamento manual fica bloqueado nesses contratos de propósito, porque faturar à mão duplicaria a cobrança do cliente.
5. O painel do robô: por que aquele contrato não cobrou
O botão "Robô de faturamento", no painel da operação, abre o registro das passadas. Cada linha é uma execução: quando começou, quanto durou, se foi o robô ou alguém pela tela, o status e o resumo (faturados, pulados, falhas, represados). Clicar na linha abre o detalhe, com um item por ciclo de contrato e o motivo em português — "Falta a conta financeira", "Teto da passada atingido", "O contrato está marcado para nunca faturar automático" — e o atalho para abrir o contrato. É por aqui que se responde a pergunta do dia 5: "por que o contrato do fulano não cobrou?".
5. O painel da operação
O botão "Painel" abre o painel da operação, com widgets que cobrem a gestão inteira: Indicadores de receita (MRR ativo, implantação em aberto, serviço avulso, contratado em 12 meses), Do previsto ao recebido, Previsão de recebimento (mês a mês, separando o que ainda depende de faturar do que já está emitido), Receita por tipo mês a mês, Onde está cada contrato, Maiores clientes por mensalidade, Aging do que há para receber, Renovação nos próximos 90 dias, Mensalidade encerrada (o churn), Implantações em andamento por risco, Serviços vendidos (com drill-down para os clientes de cada serviço), Cobrança e Cobrança por gateway. O Cliente 360 também ganha uma aba com os contratos e ciclos daquele cliente.
Por fim, quem pode ver os valores: no cadastro do usuário existe a chave "Vê os contratos sem valores?". Ligada, a pessoa opera a carteira — vê contratos, situações, datas e implantações — mas todos os valores são cortados no servidor, e as ações de cobrança (faturar, renovar, aditivar, cancelar) ficam recusadas. Útil para a equipe de entrega, que precisa acompanhar a implantação sem enxergar a mensalidade. Marcar a implantação como concluída continua liberado: é o trabalho de quem entrega.
Problemas comuns
- "Gestor de Contratos" não aparece no menu Serviços: o módulo está desligado. Ligue em Configurações Gerais > Financeiro & Fiscal > Gestor de Contratos ("Usar o Gestor de Contratos").
- O painel e o grid aparecem sem nenhum valor, tudo em branco: seu usuário está com "Vê os contratos sem valores?" ligado no cadastro. Não é erro — é o perfil restrito; os valores são cortados no servidor.
- O contrato tem assinatura no gateway (Stripe/Pagar.me) e o sistema não deixa faturar manualmente: proposital. Nesses contratos quem cobra é o gateway, e faturar à mão duplicaria a cobrança — o recebimento entra por conciliação.
- O robô não faturou um contrato vencido: abra Serviços > Gestor de Contratos > Robô de faturamento e procure o contrato na última passada — a coluna Motivo diz exatamente por que ele não cobrou. As causas mais comuns são o próprio contrato estar como "Nunca faturar automático", o teto da passada ter sido atingido ou faltar a conta financeira.
- O contrato cobrou tudo e sumiu da fila de faturar, mas continua ativo: a série de cobranças acabou. Use "Renovar" para estender a vigência e gerar o próximo bloco de cobranças — o aditivo não serve para isso, ele só mexe em previsões ainda abertas.
- Contrato em moeda estrangeira recusou o faturamento: falta a "Cotação contratada" no cabeçalho. O sistema nunca assume cotação 1 — e título em moeda estrangeira não emite boleto, a cobrança sai por gateway.
- Marquei "Só cobrar a mensalidade após a implantação concluir (go-live)" sem querer e o contrato já está ativo: enquanto a implantação não foi concluída e a mensalidade ainda não nasceu, desligue a marca e salve. A mensalidade é criada como na ativação. A primeira cobrança é a próxima que ainda não venceu; para cobrar desde o início da vigência, use "Recalcular a partir de…".
- O contrato não ativa com "Escolha a forma de recebimento do contrato" ou com aviso de conta de recebimento: defina a forma (e, com boleto, a conta) em Dados > Cobrança. Detalhes no artigo Faturar contratos.