Primeiros passos: o CRM já vem pronto
O CRM do Hap já começa com funis, origens de lead, motivos de perda, respostas rápidas, mensagens de WhatsApp e de e-mail, automações ligadas, cadência de follow-up, proposta com a marca da sua empresa e avisos de aniversariantes e de clientes para reativar. Veja o que vem pronto, como aplicar numa base que já usa o CRM, o que personalizar primeiro e como desligar o que fala com o cliente sozinho.
Quando usar
No primeiro dia de CRM, para saber o que já está pronto e o que ajustar antes de o time começar. E em qualquer base que já usa o CRM e quer receber o que o kit traz sem perder o que já foi configurado.
Antes de começar
- Módulo CRM liberado
- Para aplicar o kit - ser quem gerencia o CRM (administrador, usuário principal ou gestor do CRM)
- Para as mensagens ao cliente saírem - um número de WhatsApp conectado em CRM > Painel de controle > Canais
Para que serve
O CRM do Hap não começa vazio. Ele já vem com o que um time comercial usa no dia a dia: funis com as etapas, de onde vem cada lead, por que um negócio foi perdido, mensagens prontas para o WhatsApp e para o e-mail, automações que criam as tarefas certas, uma cadência de follow-up da proposta, uma proposta bonita com a marca da sua empresa e dois avisos diários (aniversariantes e clientes para reativar).
Esse conjunto se chama Kit inicial do CRM. Ele é o ponto de partida: você ajusta o que quiser depois, e o kit nunca mexe no que você já configurou.
Checklist da implantação
Na ordem, o que fazer para o CRM sair do kit e entrar no dia a dia do time. Cada item tem um artigo com o detalhe, nos links.
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Aplicar o kit: CRM > Painel de controle > Kit inicial do CRM > Aplicar o que falta. Só quem gerencia o CRM aplica. Na base nova, o kit já vem aplicado.
- 2
Dar acesso ao CRM a quem vai usar: no ERP, em Configurações > Usuário > Acessos, marque os itens do CRM no menu de cada pessoa. Depois, em CRM > Painel de controle > Usuários do CRM, abra a ficha da pessoa (aba Acessos) para escolher os funis que ela vê e quem é gestor. Detalhe no artigo dos Usuários do CRM.
- 3
Parear o WhatsApp: CRM > Painel de controle > Canais, botão Parear (QR) no cartão do número. Detalhe no artigo dos Canais.
- 4
Editar o canal: no mesmo cartão, clique em Editar, escolha o Tipo de atendimento "Comercial (vendas)" e, em Funil de captação de leads, o funil Vendas. Salve. Assim a conversa nova vira negócio no funil de Vendas.
- 5
Cadastrar o logo da empresa: Configurações > Empresa(s), Alterar imagem. É o logo da proposta premium. Se quiser, troque também a cor da proposta (veja "O que personalizar primeiro", mais abaixo).
- 6
Ligar os Disparos de WhatsApp: CRM > Painel de controle > Disparos de WhatsApp > Ligar os disparos. O recurso nasce desligado, e nada é enviado ao ligar. Detalhe no artigo do Disparo de WhatsApp.
- 7
Marcar o número para as notificações: Configurações > Integrações > WhatsApp, botão Configurar envios do número, caixa Notificação (e a caixa CRM, se ainda não estiver marcada). Sem isso o parabéns de aniversário não sai.
- 8
Preencher a Data Nascimento: no cadastro de cada cliente pessoa física, em Cadastros > Cliente ou Cadastros > Pessoa. É por ela que o cliente recebe os parabéns. Detalhe no artigo dos aniversariantes.
O que vem pronto
| Grupo | O que vem |
|---|---|
| Funis | Vendas, Pós-venda, Financeiro e Implantação, cada um com as etapas padrão, e o funil Reativação (contato, relacionamento, orçamento e cliente reativado) |
| Origens de lead | Anúncio Instagram, Anúncio Facebook, Anúncio Google, Orgânico redes sociais, Contato pelo site, Telefone e Prospecção ativa |
| Motivos de perda | Preço, Prazo, Sem retorno, Comprou do concorrente e Sem orçamento |
| Respostas rápidas | 10 textos que o atendente chama com a barra no chat: /ola, /dados, /orcamento, /pagamento, /prazo, /followup, /posvenda, /avaliacao, /forahorario e /obrigado |
| Mensagens de WhatsApp | Boas-vindas do lead, Proposta enviada, Follow-up da proposta, Pós-venda - agradecimento, Parabéns pelo aniversário e Reativação de cliente |
| Modelos de e-mail | Os mesmos seis assuntos, em e-mail |
| Automações | 8 automações já publicadas e ligadas (a lista está mais abaixo) |
| Cadências | Follow-up de proposta: WhatsApp no dia seguinte, ligação no 3º dia e novo WhatsApp no 7º dia |
| Proposta | Os modelos de pacote de proposta de cada funil e a proposta premium do funil de Vendas, com capa, quem somos, itens, condições e aceite pelo link |
| Notificações | Aniversariantes do dia e Clientes para reativar hoje |
Onde ver o que foi criado
- 1
Abra CRM > Painel de controle. No grupo Configuração e integrações, o primeiro cartão é Kit inicial do CRM.
No Painel de controle, o cartão Kit inicial do CRM abre o grupo Configuração e integrações - 2
A tela mostra o kit agrupado em cartões (Funis, Origens de lead, Motivos de perda, Respostas rápidas, Mensagens de WhatsApp, Modelos de e-mail, Automações, Cadências, Proposta e Notificações). Cada item tem um selo dizendo o que vai acontecer com ele. No topo, o resumo conta quantos itens vão ser criados, quantos já existem e quantos estão indisponíveis.
A prévia do kit: o resumo no topo, o botão Aplicar o que falta e cada item com o seu selo
| Selo | O que quer dizer |
|---|---|
| Vai ser criado | O item ainda não existe no seu CRM e entra quando você clicar em Aplicar o que falta |
| Já existe | Você já tem um item com esse nome (ou esse atalho). O kit não mexe nele, nem se estiver desligado |
| Indisponível | Falta alguma coisa antes. O motivo aparece embaixo do item, em laranja |
| Criado | Apareceu agora, no resultado de uma aplicação |
Aplicar numa base que já usa o CRM
Quem já usava o CRM antes do kit também pode recebê-lo. O kit só cria o que falta.
- 1
Abra CRM > Painel de controle > Kit inicial do CRM e confira a prévia.
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Se algum item estiver Indisponível, resolva o motivo antes (por exemplo, crie a etapa que falta em Funis e etapas). Dá para aplicar mesmo assim e voltar depois: o que estava indisponível entra na próxima vez.
- 3
Clique em Aplicar o que falta. A confirmação diz quantos itens vão ser criados e lembra que as automações do kit já nascem ligadas.
A confirmação antes de aplicar: nada do que já existe é alterado ou apagado - 4
Clique em Aplicar o que falta de novo. O resultado aparece no alto da tela, e a lista passa a mostrar os itens como Já existe.
Depois de aplicar: o resultado no alto e os itens como Já existe
O que personalizar primeiro
O kit funciona sozinho, mas cinco ajustes deixam o CRM com a cara da sua empresa. Faça nesta ordem.
1. Conectar o WhatsApp
Sem um número conectado, nada do que fala com o cliente sai (agradecimento, follow-up, parabéns). Abra CRM > Painel de controle > Canais. No cartão do número, clique em Parear (QR) e leia o QR com o WhatsApp do celular. O passo a passo completo está no artigo dos Canais, nos links.
2. Colocar o logo da empresa
A proposta premium usa o logo do cadastro da empresa no ERP. Abra Configurações > Empresa(s), clique na empresa, use Alterar imagem no alto da ficha e salve. Sem logo, a proposta mostra o nome da empresa no lugar.
3. Ajustar a cor da proposta
A proposta premium vem em grafite e off-white com uma cor de destaque. Para usar a cor da sua marca:
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Abra CRM > Painel de controle > Desenho da proposta. O documento Proposta premium (padrão) é o do funil de Vendas.
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No código, procure a linha --cor-marca (fica logo no começo, embaixo de "COR DA MARCA: troque esta linha") e troque o código da cor pelo da sua marca, por exemplo #0b5394. Mexa só nessa linha.
- 3
Clique em Gerar preview (ou Atualizar preview) para conferir com uma proposta de verdade e depois em Salvar desenho.
O Desenho da proposta: a linha --cor-marca no código e o preview ao lado
Blocos sem informação somem sozinhos da proposta: sem logo, sem site, sem observações ou sem link de aceite, a parte correspondente simplesmente não aparece.
4. Revisar os textos das mensagens
As respostas rápidas e as mensagens de WhatsApp e de e-mail vêm com um texto genérico. Leia e ajuste ao jeito do seu time, principalmente:
- /prazo: troque "[informe o prazo]" pelo seu prazo de entrega.
- /pagamento: confira as formas de pagamento que você aceita.
- Pós-venda - agradecimento e Parabéns pelo aniversário: são as mensagens que saem sozinhas para o cliente.
Onde fica cada uma e como editar está no artigo dos Templates de mensagem, nos links.
5. Conferir as automações
As oito automações do kit já estão publicadas. Abra CRM > Painel de controle > Automações, leia o que cada uma faz e pause a que não servir para você (veja a próxima seção).
O que o kit faz sozinho
| Automação | Quando acontece | O que faz |
|---|---|---|
| Lead novo: responder hoje | Um negócio novo nasce no funil de Vendas | Cria a atividade de responder o lead |
| Proposta: follow-up em 2 dias | O negócio entra na etapa de proposta (ou orçamento) | Agenda o follow-up para 2 dias depois |
| Proposta visualizada: avisar o responsável | O cliente abre o link da proposta | Cria uma tarefa para o responsável falar com ele |
| Proposta aceita: marcar como ganho | O cliente aceita a proposta pelo link | Leva o negócio para a etapa de ganho |
| Negócio parado há 3 dias | O negócio fica 3 dias na mesma etapa | Cria uma atividade de retomada e uma nota |
| Negócio ganho: agradecer e agendar pós-venda | O negócio é ganho | Manda o agradecimento no WhatsApp ao cliente e agenda o pós-venda para 7 dias |
| Negócio perdido: registrar nota | O negócio é perdido | Deixa uma nota lembrando de retomar pelo funil de Reativação |
| Cliente pediu orçamento: criar atividade | O cliente escreve orçamento, preço, quanto custa ou quanto fica no WhatsApp | Cria a atividade de enviar o orçamento |
Quase tudo é tarefa e lembrete para o time. Três coisas, porém, falam direto com o cliente:
| O que | Quando sai | Como desligar |
|---|---|---|
| Agradecimento do negócio ganho (WhatsApp) | Na hora em que o negócio é ganho | Em Automações, desligue o interruptor da automação "Negócio ganho: agradecer e agendar pós-venda" (fica Pausada) |
| Cadência "Follow-up de proposta" (WhatsApp no dia seguinte e no 7º dia) | Depois que o negócio entra na etapa de proposta enviada, em dia útil, das 8h às 18h | Em Sequências, abra a cadência e mude o Status para "Pausada (não roda)" |
| Parabéns pelo aniversário (WhatsApp) | Todo dia às 9h, para o cliente pessoa física que faz aniversário | Em Configurações > Central de Notificações, aba Personalizadas, abra "Aniversariantes do dia" e apague o texto de "Mensagem para pessoas externas" (você continua recebendo a lista), ou exclua a notificação |
A cadência para sozinha quando o cliente responde, quando o negócio é ganho, perdido ou concluído, ou quando o negócio sai da etapa de proposta enviada. E respeita o horário comercial: fora dele, o passo espera a próxima abertura.
Problemas comuns
- Aparece "Apenas quem gerencia o CRM pode usar o kit inicial." - o seu usuário não gerencia o CRM. Peça a quem administra o CRM para aplicar o kit ou para marcar você como gestor em Usuários do CRM.
- Um item aparece como "Indisponível" - leia o motivo escrito embaixo dele. O mais comum é a cadência "Follow-up de proposta" sem uma etapa de proposta enviada no funil de Vendas (por exemplo "Proposta enviada" ou "Aguardando retorno"). Crie ou renomeie a etapa em Funis e etapas e clique em "Aplicar o que falta" de novo.
- O botão "Aplicar o que falta" está apagado - não há nada a criar. Tudo o que o kit traz já existe no seu CRM, ou o que falta depende de configuração antes (os itens "Indisponível").
- A proposta continua com o desenho antigo - o kit não troca o desenho de proposta que o funil de Vendas já tem. A proposta premium só é criada quando o funil ainda não tem um desenho completo.
- A proposta sai sem o logo - o logo vem do cadastro da empresa no ERP. Envie a imagem em Configurações > Empresa(s) (Alterar imagem) e gere a proposta de novo.
- O cliente não recebeu o agradecimento do negócio ganho (ou o follow-up) - a mensagem só sai com um número de WhatsApp conectado. Confira o canal em CRM > Painel de controle > Canais e o número escolhido no funil.
- Apaguei uma automação do kit e ela voltou - ao aplicar o kit de novo, o que foi apagado é criado outra vez. Para tirar uma automação do caminho, pause em vez de apagar: o kit não recria o que está pausado.
- A cadência não começou para os negócios que já estavam na etapa de proposta - a cadência vale para o negócio que entra na etapa depois que ela foi criada. Ela não volta no tempo.