Agenda com Google Calendar e importação de carteira no CRM
Duas coisas de quem está começando ou organizando o time: conectar a agenda do vendedor ao Google, para o convite de reunião chegar no calendário do cliente e a resposta voltar para o Hap; e trazer a carteira de fora - uma planilha de prospects ou os negócios em aberto do PipeRun.
Quando usar
Use quando precisar executar a rotina de Configurações no ERP.
Antes de começar
- Módulo CRM liberado
- Para o Google - conta Google do vendedor (ou do e-mail corporativo)
- Para a importação - a planilha em mãos ou o token do PipeRun
Visão geral
Este artigo cobre dois assuntos que não se parecem, mas caem na mesma semana de quem está montando o CRM: a agenda (para a reunião marcada no CRM chegar no calendário do cliente) e a importação da carteira (para o time não começar com o funil vazio).
Agenda e Google Calendar
Quando você cria uma reunião no CRM, o Hap manda o convite por e-mail. Com a agenda conectada ao Google, três coisas passam a acontecer: o evento entra no calendário do vendedor, o cliente recebe o convite que o calendário dele entende, e a resposta (Aceito ou Recusou) volta para o Hap.
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Abra CRM > Configurações > Agenda & Google Calendar.
A tela explica o caminho do convite e o que o cliente recebe - 2
Conecte a conta Google do vendedor.
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Se a comunicação com o cliente precisa sair pelo endereço corporativo - e não pelo Gmail pessoal de quem conectou -, marque Enviar convite pelo e-mail da empresa.
- 4
Crie uma reunião de teste com o seu próprio e-mail como participante e confira o que chega.
| Sem conectar | Conectado ao Google |
|---|---|
| O convite sai por e-mail comum | O convite entra no calendário do cliente, com o botão de aceitar |
| A reunião fica só no CRM | O evento aparece também no calendário do vendedor |
| Você não sabe se o cliente confirmou | A resposta Aceito / Recusou volta para o card |
Importar uma planilha de prospects
Serve para começar com a carteira dentro do CRM: cada linha da planilha vira um card no funil e na etapa que você escolher.
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Abra Configurações do CRM > Importar prospects (grupo Captação e comunicação).
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Escolha o Funil de destino e a Etapa - por padrão, a primeira coluna do funil.
- 3
Se quiser, escolha a Origem do lote, a Campanha e o Criativo. Eles valem para as linhas que não trazem essa informação numa coluna do arquivo.
- 4
Envie a planilha (.xlsx, .xls ou .csv, até 2.000 linhas). Para partir do formato certo, use Baixar planilha modelo.
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Confira Colunas do arquivo: para cada coluna da planilha, o Hap mostra o campo que reconheceu. Corrija o que estiver errado (ou escolha Não importar) e a prévia é refeita.
- 6
Leia a prévia: cada linha aparece como Pronta, Duplicada ou Com erro, com o motivo, antes de gravar qualquer coisa.
A prévia mostra o que vai entrar e quem já existe - nada é gravado até você confirmar - 7
Clique em Importar (o botão diz quantos prospects vão entrar). No fim, a tela mostra o número do lote e quantas linhas entraram, foram ignoradas ou tiveram erro.
| Situação | O que quer dizer |
|---|---|
| Pronta | Vai virar card. Se o contato já está em outro funil, a linha avisa, mas entra |
| Duplicada | O telefone, o WhatsApp, o e-mail ou o CNPJ/CPF já está num card deste funil, ou repete outra linha do arquivo. Fica de fora, a menos que você marque Importar duplicados mesmo assim |
| Com erro | Sem nome e sem contato, ou sem telefone, WhatsApp ou e-mail válido. Não entra |
Importar negócios do PipeRun
Para quem está vindo do PipeRun, esta tela traz os negócios em aberto de um funil dele como cards do CRM.
| No PipeRun | Vira no CRM | Regra |
|---|---|---|
| Etapa do funil | Etapa do funil do CRM | Casada pelo NOME |
| Cliente | Pessoa do cadastro | Achada pelo CNPJ; criada quando não existe |
| Dono do negócio | Responsável do card | Achado pelo e-mail |
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Abra CRM > Importar do PipeRun.
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Informe o acesso e escolha o funil.
- 3
Rode a simulação primeiro: ela conta tudo sem gravar nada.
A simulação diz quantos entram, quantos são pulados e o que não casou - 4
Ajuste o que a simulação apontou - normalmente o nome de uma etapa que não casou.
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Rode a importação de verdade.
Problemas comuns
- O cliente não recebeu o convite - confira se a agenda está conectada e se o e-mail do participante está certo no card.
- O convite saiu do Gmail pessoal do vendedor - marque "Enviar convite pelo e-mail da empresa" quando a comunicação com o cliente precisa sair pelo endereço corporativo.
- O cliente aceitou e o Hap não mostrou - a resposta volta pelo Google; se a agenda foi desconectada depois do envio, a resposta não chega.
- Uma linha ficou como Duplicada - o telefone, o WhatsApp, o e-mail ou o CNPJ/CPF dela já está num card do funil de destino, ou repete outra linha do arquivo. Ela fica de fora, a menos que você marque Importar duplicados mesmo assim.
- Uma linha ficou Com erro - ela não tem nome nem contato, ou não tem telefone, WhatsApp ou e-mail válido. Corrija a planilha ou confira em Colunas do arquivo se a coluna certa foi reconhecida.
- Os cards importados ficaram sem representante - é o esperado. A importação não escolhe representante; nos funis de captação de leads, abra o card e clique em Direcionar lead.
- A origem da planilha não foi usada - o texto da coluna não bate com nenhuma fonte cadastrada, e a linha ficou com a Origem do lote. O mesmo vale para campanha e criativo.
- Importei do PipeRun e faltaram negócios - só vêm os negócios EM ABERTO do funil escolhido, e os já importados antes são pulados.
- A etapa do PipeRun não casou - o casamento é pelo NOME da etapa. Renomeie a etapa no CRM para bater com a do PipeRun antes de importar, ou ajuste depois no quadro.