Automações do funil e sequências do CRM

Visão geral

Automação do funil é uma regra do tipo "quando isso acontecer no negócio, faça aquilo". Ela tem três partes e sempre nessa ordem:

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   Quando (o gatilho) - o que acontece no CRM: o negócio entrou numa etapa, o lead respondeu, alguém preencheu um formulário, um campo mudou, o negócio foi ganho.

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   Só continua se (as condições) - os filtros que precisam ser todos verdadeiros para seguir: é este funil? o contato tem WhatsApp? está no segmento?

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   Então (as ações) - o que o sistema faz, na ordem: manda mensagem, cria atividade, move de etapa, atribui responsável, chama outro sistema.

Uma automação sem gatilho não roda, e uma sem ação não faz nada. Condição é opcional - sem nenhuma, a automação vale para todo negócio que passar pelo gatilho.

Automação do funil, fluxo de automação ou sequência? A automação do funil é um disparo: acontece uma coisa no negócio, o sistema responde na hora. O fluxo de automação do marketing é um caminho que o contato percorre ao longo do tempo - e-mails, esperas, "abriu?" - a partir de um segmento ou de uma conversão, sem evento no negócio (artigo próprio, nos links). A sequência é um calendário de toques por etapa. Use automação para reagir; fluxo para nutrir; sequência para insistir.

A lista das automações

Abra CRM > Painel de controle > grupo Automação > cartão Automações do funil.

- A busca é por nome ou descrição; os filtros Funil, Situação e Gatilho viram chips acima da grade. Clique no título da coluna para ordenar.

- Os cartões do topo: Ativas (de quantas), Execuções (7 dias) com as concluídas, Falhas (7 dias) com o atalho "ver nos logs", e Na fila agora (pendentes ou rodando; rodam em até 1 minuto).

- Os botões Fluxos de automação (marketing) e Logs de execução levam às outras telas; Atualizar recarrega.

- O menu "..." de cada linha: Abrir, Logs desta automação (a tela de Logs já filtrada por ela), Duplicar (cria "Cópia de ..." em rascunho e abre), Pausar ou Retomar e Excluir (apaga também os logs dela; não dá para desfazer). O menu da linha: Abrir, Logs desta automação, Duplicar, Pausar e Excluir

- Marque várias linhas e a barra de lote pausa as ativas, retoma as pausadas ou exclui as marcadas de uma vez. Duas automações marcadas: a barra de lote com Pausar, Retomar e Excluir

Montando a primeira automação no editor

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   Clique em Nova automação.

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   Dê um nome que explique o efeito, não o meio: "Avisa o vendedor quando entra em Negociação" é melhor que "Automação 3". O nome é o que aparece na lista e no histórico do card.

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   Escolha o Funil base. Ele agrupa a automação na lista; o gatilho e as condições é que decidem em quais negócios ela roda. Vazio = todos os funis.

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   O canvas já nasce com o cartão Quando. Clique nele e escolha o evento e, se o gatilho pedir, o funil e as etapas.

   

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   Acrescente as condições que precisar pelo (+) logo depois do gatilho ou pelo botão Ações (grupo Só continua se). Todas precisam ser verdadeiras ao mesmo tempo; se uma falha, a automação para ali.

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   Acrescente as ações pelo (+) no fim da linha ou pelo botão Ações (grupos Então: comunicação, Então: negócio e Então: integração). Elas rodam na ordem em que estão, numeradas no cartão (Então 1, Então 2...).

   

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   Clique num cartão para preencher o passo no painel da direita. As mudanças já valem no rascunho; Aplicar só fecha o painel, Remover passo tira o passo (o gatilho fica).

   

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   Salvar grava mantendo a situação (rascunho continua rascunho). Confira o quadro "Antes de ativar, falta" no topo - cada item leva ao passo.

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   Salvar e ativar põe a automação para rodar. É o último passo.

A posição dos cartões é gravada sozinha um instante depois de você soltar um cartão ou clicar em Organizar; isso não muda a situação da automação.

Os gatilhos disponíveis

Na lista, o filtro Gatilho traz só os gatilhos que existem nas suas automações.

As condições disponíveis

As ações disponíveis

As mensagens saem pelos templates que você já cadastrou em Templates de e-mail e Templates de WhatsApp / HSM - a automação não tem texto próprio. Assim, corrigir uma frase é corrigir o template, e todas as automações que o usam passam a mandar o texto novo.

Receitas que resolvem a maioria dos casos

As automações que já vêm prontas (kit inicial)

O kit inicial do CRM cria oito automações no funil de Vendas. Elas já nascem ativas: não precisa montar nada para o CRM começar a trabalhar sozinho. A base nova recebe o kit no cadastro; a base que já usava o CRM aplica em CRM > Painel de controle > Kit inicial do CRM.

- Só a automação do negócio ganho fala com o cliente, e a mensagem só sai com um número de WhatsApp conectado (confira em Canais e no número do funil).

- Para desligar uma automação do kit, use Pausar no menu da linha (fica Pausada). Pausar é melhor que apagar: o kit não recria o que está pausado, mas recria o que foi apagado se for aplicado de novo.

- Nada é retroativo. O negócio parado há 3 dias só conta a partir do dia em que a automação foi ativada; o que já estava parado antes não dispara.

- Mudou o texto do agradecimento? Edite o template "Pós-venda - agradecimento" em Templates de WhatsApp; a automação passa a mandar o texto novo.

Mover o card quando a mensagem contém uma frase

Quando o vendedor fecha a venda pelo WhatsApp, ele costuma mandar sempre a mesma frase. Com este gatilho, o CRM lê a conversa do negócio e, quando a frase aparece, move o card sozinho para a etapa de ganho - sem ninguém precisar arrastar.

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   Em Automações do funil, crie a automação e, no cartão Quando, escolha Mensagem do WhatsApp contém frase.

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   Em Frases (uma por linha), escreva as frases que o vendedor usa ao fechar, como "Parabéns pela sua compra". Vale com ou sem acento, maiúscula ou minúscula; a frase tem de aparecer inteira, palavra por palavra ("compra" não casa com "compras").

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   Em Mensagem, escolha Enviada pela empresa (o padrão), Recebida do cliente ou Qualquer uma.

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   Deixe desmarcado Considerar também as mensagens automáticas, para o robô e a primeira mensagem não moverem o card.

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   Se quiser, limite em Só quando o card estiver nestas etapas (opcional).

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   Pelo (+) no fim da linha (ou pelo botão Ações), ponha a ação Mover para outra etapa e escolha a etapa de ganho. Salvar e ativar.

   

Sequências: vários toques ao longo de dias

A sequência é uma lista de passos com prazo. Cada passo diz quantos dias depois da entrada ele acontece e o que faz - WhatsApp, e-mail ou atividade.

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   Abra CRM > Painel de controle > grupo Automação > Sequências e crie uma.

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   Acrescente os passos na ordem. Em cada um, informe o prazo em dias e escolha o template ou o tipo de atividade.

   

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   Salve e ative.

Para o cliente entrar sozinho, use Gatilhos de sequência: você liga uma etapa do funil a uma sequência, e todo card que chegar naquela etapa entra. É o que transforma "mover o card" em "começar a régua de contato".

A cadência pronta: Follow-up de proposta

O kit inicial cria a cadência Follow-up de proposta, ligada à etapa de proposta enviada do funil de Vendas (por exemplo "Proposta enviada" ou "Aguardando retorno"). Todo negócio que entra nessa etapa recebe:

Ela já vem com "Parar quando o lead responder", "Parar quando o negócio for ganho, perdido ou concluído" e "Enviar só em horário comercial" (segunda a sexta, das 8h às 18h) marcados. E para sozinha quando o negócio sai da etapa de proposta enviada (volta para o orçamento ou vai para a negociação, por exemplo): o follow-up daquela proposta deixa de fazer sentido. Essa parada não tem caixa na tela; é do jeito que a cadência do kit nasce.

Como testar antes de soltar para o time

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   Crie a automação, Salve e deixe em rascunho.

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   Crie um card de teste no funil, com o SEU WhatsApp e o SEU e-mail no contato.

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   Clique em Salvar e ativar.

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   Faça acontecer o gatilho (mova o card, mude o campo, envie o formulário).

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   Abra a aba Logs da automação: cada disparo vira uma execução, com a situação (Concluída, Falhou, Cancelada), a tentativa e o resumo do erro. No histórico do card a ação também fica registrada, com o resultado.

   

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   Só então mude o contato de teste pelo do cliente e deixe rodando.

O que não pode ser automatizado (e por quê)