Relatórios e metas do CRM - o que cada um responde
Um mapa dos relatórios do CRM - a pergunta que cada um responde, de onde sai o número e as regras que mudam o resultado - e o passo a passo das Metas, por vendedor, equipe ou funil, com a leitura de meta x realizado.
Quando usar
Use quando precisar executar a rotina de Configurações no ERP.
Antes de começar
- A área de cada relatório liberada para o usuário em Usuários do CRM (áreas do Painel de controle)
- Para definir ou apagar metas - ser quem gerencia o CRM
- Para meta de equipe e para o filtro Equipe - pelo menos uma equipe ativa em Equipes comerciais
- Para o relatório Ganhos com SDR e Closer separar os papéis - o papel de cada funil definido em Comercial B2B
Para que serve e quando usar
Os relatórios do CRM respondem perguntas de gestão: quem trabalhou e o que resultou, quem fechou cada venda, se a meta vai ser batida, quanto há de receita por produto, o que está parado e quanto cada anúncio devolveu.
Este artigo é um mapa. Para cada relatório ele diz a pergunta que responde, de onde sai o número e as regras que mudam o resultado. Depois detalha as Metas, que são a única parte que precisa ser configurada.
Use na reunião semanal do comercial, no fechamento do mês e sempre que dois números do CRM parecerem não bater.
Antes de começar
| Para usar | O que precisa | Quem faz |
|---|---|---|
| Qualquer relatório | A área do relatório liberada para o usuário | Quem gerencia o CRM, em Usuários do CRM |
| Ganhos com SDR e Closer | O papel de cada funil (SDR, Closer) | Quem gerencia o CRM, em Comercial B2B |
| Filtro Equipe e meta de equipe | Uma equipe ativa em Equipes comerciais | O administrador do ERP ou o super usuário |
| Negócios parados | O Prazo da etapa preenchido nas etapas dos funis de venda | Quem configura os funis |
| Receita por produto | Negócios com proposta que tenha itens | O time comercial |
| Investimento e retorno e Criativos | Fontes de lead e campanhas com orçamento cadastradas | Quem cuida do tráfego pago |
| Definir metas | Ser quem gerencia o CRM | - |
Onde ficam os relatórios
Abra CRM > Painel de controle. Os relatórios ficam no grupo Relatórios, um cartão para cada.
Cada pessoa só vê os cartões das áreas liberadas para ela.
O mapa: a pergunta de cada relatório
| Relatório | Pergunta que responde | De onde tira o número |
|---|---|---|
| Produtividade do time | O que cada pessoa fez no mês e o que isso rendeu? | Atividades registradas nos negócios, tarefas concluídas, negócios criados, propostas enviadas, ganhos, perdas e descartes |
| Ganhos com SDR e Closer | Quem qualificou e quem fechou cada negócio ganho? | Negócios ganhos no período, com o SDR e o Closer gravados em cada um. É a base da bonificação |
| Metas | A meta do mês, do trimestre ou do ano vai ser batida? | A meta definida pelo gestor contra os negócios ganhos no período |
| Receita por produto | Quanto de mensalidade e de valor único há em cada produto? | Os itens da proposta de cada negócio: o que está em aberto hoje e o que foi ganho no período |
| Negócios parados | Quais negócios passaram do prazo da etapa? | Os dias de cada negócio na etapa, comparados com o Prazo da etapa |
| Investimento e retorno | Quanto cada fonte custou e quanto devolveu em vendas? | O orçamento das campanhas no período e os negócios que vieram de cada fonte |
| Criativos semana a semana | Qual peça de anúncio traz lead que vira venda, e quanto custa cada venda? | Os leads pela semana em que entraram e a verba de cada peça |
| Aging de inadimplência | Quais clientes têm títulos em aberto, e há quanto tempo? | Os títulos a receber em aberto no financeiro do ERP, por cliente e por faixa de atraso |
O painel de cada funil (conversão, perdas e motivos, no próprio quadro) está no artigo "Dashboard do funil".
Três regras que mudam todos os números
Para quem conta o ganho
O ganho conta para quem fechou o negócio: o Closer gravado nele. Sem Closer, conta para o responsável. A regra é a mesma em Produtividade do time, Ganhos com SDR e Closer e Metas.
O SDR e o Closer são gravados pelo papel do funil: SDR é quem era o responsável enquanto o negócio estava aberto num funil de SDR; Closer é quem era o responsável no ganho, num funil de Closer. Passar o negócio para outra pessoa depois do ganho não tira o ganho de quem fechou.
O que é descarte
Descarte é o lead que não tinha perfil. Ele é encerrado, mas não é uma venda perdida. Por isso tem coluna própria (Descartes), não soma em Perdas e não entra na Conversão.
O que cada pessoa enxerga
| Situação da pessoa | O que ela vê nos relatórios |
|---|---|
| Vê todos os funis e todos os negócios | Os números da empresa inteira |
| Tem funis permitidos | Só os negócios dos funis que ela vê. O resumo avisa "(só entram os funis que você vê)" |
| Tem a visibilidade dos negócios em Só os meus | Só os negócios em que ela é a responsável, o SDR ou o Closer |
| Tem a visibilidade dos negócios em Da minha equipe | Os negócios dela e os das pessoas da equipe |
| Não tem a área do relatório | A tela "Sem acesso a esta área" |
O filtro Equipe é diferente: ele não restringe ninguém. É só um recorte por cima do que a pessoa já vê.
Nos relatórios de negócios, negócio excluído não entra, e os valores são em reais: negócio em outra moeda entra pela cotação dele. O Aging de inadimplência é a exceção ao recorte por pessoa, explicada na seção dele.
Os relatórios, um por um
Produtividade do time
Escolha o mês, o funil e, se houver, a equipe. O botão Excel baixa a tabela.
| Coluna | Para quem conta |
|---|---|
| Ligações, Reuniões, Visitas, E-mails, WhatsApp, Notas e Tarefas | Quem registrou a atividade no negócio. O que o sistema faz sozinho (mudar de etapa, automação) não conta |
| Tarefas concluídas | Quem recebeu a tarefa. A coluna Atividades não soma as tarefas concluídas |
| Negócios criados | Quem criou o negócio |
| Propostas enviadas | Quem criou a proposta, pela data do envio. Sem data de envio, pela data da resposta do cliente |
| Ganhos, Valor ganho, Perdas e Descartes | O Closer do negócio. Sem Closer, o responsável. Sem nenhum dos dois, a linha Sem responsável |
| Conversão | Ganhos sobre ganhos mais perdas. O descarte não entra |
Ganhos com SDR e Closer
No topo ficam Negócios ganhos, Valor ganho e Com SDR (os ganhos que foram qualificados por um SDR). Abaixo, as tabelas Por SDR e Por Closer e a lista Negócios ganhos, uma linha por negócio.
O botão Papel dos funis abre a tela Comercial B2B, onde se diz qual funil é de SDR e qual é de Closer. O relatório sai também em PDF e em Excel, com as mesmas contas da tela.
Receita por produto
Mostra, por produto ou serviço, quantos negócios e quanto de valor único e de MRR (receita por mês) há em aberto e ganhos no período. Os itens vêm da proposta que vale para o negócio: a aceita; sem aceita, a última enviada; sem enviada, o rascunho mais recente.
O grupo Em aberto (hoje) é o quadro de agora, qualquer que seja o mês escolhido. Só o grupo Ganhos no período muda com o mês. O relatório conta até 5.000 negócios, os mais recentes; acima disso, a tela avisa e pede para escolher um funil.
A chave que mostra o MRR no quadro e na lista, e o cálculo da mensalidade, estão no artigo "Valor mensal (MRR), moeda do negócio e negócio parado".
Negócios parados
Parado é o negócio em aberto que está na etapa há mais dias que o prazo dela. No último dia do prazo ele ainda está no prazo. O relatório não tem período: mostra a situação de agora, por etapa, por responsável e negócio a negócio, com o último contato.
Só entram etapas com prazo, de funis de venda. O relatório conta até 3.000 negócios, os que estão há mais tempo na etapa. Como definir o prazo e como o quadro acusa o negócio parado está no artigo "Valor mensal (MRR), moeda do negócio e negócio parado".
Investimento e retorno e Criativos semana a semana
Investimento e retorno compara as fontes: o investimento do período (o orçamento de cada campanha, dividido pelos dias em que ela rodou dentro do período), os leads, os ganhos, a conversão, o valor ganho e o custo por lead. Abrir a linha mostra as campanhas e as peças.
Criativos semana a semana desce para a peça de anúncio: leads, ganhos, verba, retorno sobre a verba (ROAS), custo por lead e custo por venda de cada peça, com o lead contado na semana em que entrou.
O cadastro de fontes, campanhas e peças está nos artigos "Tráfego pago no CRM" e "Criativos semana a semana".
Aging de inadimplência
Soma os títulos a receber em aberto por cliente e por faixa de atraso: Em dia, 1-3 dias, 4-15 dias, 16-30 dias, 31-60 dias e 60+ dias. Serve para priorizar a cobrança e para ver um cliente em risco antes de vender mais para ele.
É a fotografia de agora, sem filtro de funil nem de período. O campo de busca filtra pelo nome do cliente. A tela mostra os 100 clientes com maior valor em aberto.
Metas
Criar uma meta
- 1
Abra CRM > Painel de controle > grupo Relatórios > cartão Metas.
- 2
Clique em Nova meta.
- 3
Em Meta de, escolha o alvo: Vendedor, Equipe ou Funil inteiro. Para vendedor e equipe, escolha a pessoa ou a equipe.
- 4
Em Funil, escolha um funil. Para vendedor e equipe existe também a opção Todos os funis. Para Funil inteiro, o funil é obrigatório.
- 5
Em O que conta, escolha Valor ganho (R$) ou Negócios ganhos, e preencha a meta em reais ou em quantidade de negócios.
- 6
Em Período, escolha Mensal, Trimestral ou Anual e, ao lado, o mês, o trimestre ou o ano.
Painel Nova meta: alvo, funil, o que conta, o valor da meta e o período - 7
Clique em Salvar meta. A linha aparece em Meta x realizado.
| Campo | Opções | O que muda |
|---|---|---|
| Meta de | Vendedor | O realizado é o que a pessoa fechou |
| Meta de | Equipe | O realizado soma os ganhos de todas as pessoas da equipe, gestores e membros |
| Meta de | Funil inteiro | O realizado soma todos os negócios ganhos do funil |
| O que conta | Valor ganho (R$) | Soma do valor dos negócios ganhos, em reais |
| O que conta | Negócios ganhos | Quantidade de negócios ganhos |
| Período | Mensal, Trimestral ou Anual | O intervalo em que a data do ganho precisa cair |
Para corrigir uma meta, use Editar meta na linha. Para apagar, Excluir meta: a exclusão é definitiva, e os negócios não mudam.
Ler meta x realizado
- 1
No topo, escolha o tipo de período (Mensal, Trimestral ou Anual) e o período.
- 2
Se quiser, troque Todos os funis que você vê por um funil.
- 3
Leia os quatro números: Metas no período, Batidas, Abaixo do ritmo e Ganho no período.
- 4
Leia cada linha de Meta x realizado: de quem é a meta, o funil, a meta, o realizado, o percentual atingido e a situação.
Tela Metas: os quatro números do topo e a tabela Meta x realizado com a barra de atingido e a situação de cada linha - 5
Pare o mouse sobre No ritmo ou Abaixo do ritmo para ver quanto seria o esperado para hoje.
| Situação | Quando aparece |
|---|---|
| Batida | O realizado já chegou na meta, com o período em andamento ou encerrado |
| No ritmo | Período em andamento, e o realizado acompanha o esperado para hoje |
| Abaixo do ritmo | Período em andamento, e o realizado está atrás do esperado para hoje |
| Não batida | O período encerrou sem chegar na meta |
| Ainda não começou | O período da meta é futuro |
O esperado para hoje é a meta vezes a parte do período que já passou, em linha reta. Na metade do mês, espera-se metade da meta. Não há ajuste por sazonalidade nem por dia útil.
Como se comporta
| Assunto | Regra |
|---|---|
| Período dos relatórios | Produtividade do time e Receita por produto aceitam um período de até 366 dias |
| Filtro Equipe na Produtividade | Entram só as pessoas da equipe (gestores e membros), o total é refeito para elas e a linha Sem responsável sai |
| Filtro Equipe nos Ganhos | Entra o negócio em que o Closer ou o SDR é da equipe |
| Empresa sem equipe ativa | O filtro Equipe não aparece e as telas ficam como eram |
| Realizado da meta | Negócios ganhos com a data do ganho dentro do período. Negócio excluído não entra |
| Meta e Closer | A meta conta para quem fechou. Equipe só de SDR fica com realizado zero; não existe meta de SDR |
| Equipe da meta | É a equipe de hoje. Trocar alguém de equipe refaz o realizado das duas equipes, inclusive de período já encerrado, e quem entra traz os ganhos de antes da entrada |
| Equipe é a mesma das Tarefas | Equipe criada no CRM aparece no módulo de Tarefas, e o contrário também. Apagada por lá, a meta mostra "Equipe removida" e realizado zero |
| Meta repetida | Não entra outra meta com o mesmo funil, o mesmo alvo e o mesmo tipo no mesmo período |
| Meta de valor no começo do período | Quem abre o período zerado aparece Abaixo do ritmo já no primeiro dia |
| Meta de quantidade | O esperado é em negócios inteiros, então a meta não nasce abaixo na primeira hora do período |
| Percentual atingido | Só mostra 100 para quem bateu. 99,96% aparece como 99,9 |
| Editar meta de quem saiu | Sem trocar o alvo, a tela aceita vendedor desativado e equipe inativada. Trocar o alvo exige um ativo |
| Metas e funis permitidos | Meta de funil que a pessoa não vê não aparece. Em Todos os funis, o realizado soma só os funis que ela vê |
| Metas e visibilidade restrita | Quem está em Só os meus ou Da minha equipe vê a própria meta e a da equipe que enxerga inteira. A meta do funil inteiro não aparece para essa pessoa |
| O que não existe em metas | Meta por etapa ou por atividade (reunião marcada, lead qualificado), divisão da meta da equipe entre os membros e histórico de alteração |
| Exportar | Produtividade, Ganhos com SDR e Closer, Receita por produto e Negócios parados têm o botão Excel, que baixa o que está na tela. Ganhos com SDR e Closer sai também em PDF |
Problemas comuns
- Abri o relatório e apareceu "Sem acesso a esta área" - a área daquele relatório não está liberada para você. Quem gerencia o CRM libera em Usuários do CRM, nas áreas do Painel de controle.
- O número do relatório é menor que o do meu gestor - você só soma os funis e os negócios que enxerga. O resumo do relatório avisa "(só entram os funis que você vê)".
- O vendedor ganhou o negócio e o ganho apareceu para outra pessoa - o ganho conta para quem fechou (o Closer gravado no negócio). Sem Closer, conta para o responsável atual.
- Transferi os negócios ganhos de um vendedor e o realizado dele foi junto - a empresa não usa papel de Closer nos funis, então o ganho segue o responsável de hoje. Defina o papel dos funis em Comercial B2B para o ganho ficar com quem fechou.
- A conversão da Produtividade não bate com a minha conta - o descarte não entra na conversão. Descarte é lead desqualificado, não venda perdida.
- Não aparece o filtro Equipe - a empresa não tem equipe ativa. Crie em Equipes comerciais.
- O relatório Ganhos com SDR e Closer mostra a mesma pessoa como SDR e Closer - o funil não tem papel definido, e o relatório usa o responsável atual. Clique em Papel dos funis e defina.
- Somei os ganhos de duas equipes e passou do total - no Ganhos com SDR e Closer, o mesmo negócio entra nas duas equipes quando o SDR é de uma e o Closer é da outra. Não some recortes de equipe.
- A meta da equipe não fecha com o Ganhos com SDR e Closer da mesma equipe - é esperado. A meta soma só quem fechou; o relatório filtrado por equipe soma o negócio em que o Closer ou o SDR é da equipe.
- Não aparece o botão Nova meta - só quem gerencia o CRM define e apaga meta. Os outros só leem.
- Tentei salvar a meta e o sistema recusou - já existe uma meta igual no mesmo período (mesmo funil, mesmo alvo e mesmo tipo). Edite a que existe.
- A meta nasceu "Abaixo do ritmo" no dia 1 - em meta de valor, o esperado cresce um pouco a cada dia, e quem abre o mês zerado já está atrás. Em meta de quantidade isso não acontece.
- A equipe de pré-vendas está com realizado zero - a meta conta para quem fechou. Não existe meta de SDR.
- A linha da meta mostra "Equipe removida" - a equipe foi apagada pelo módulo de Tarefas. Edite a meta e troque o alvo, ou exclua a meta.
- O relatório Negócios parados mostra "Nenhum negócio em etapa com prazo" - nenhuma etapa dos funis de venda tem prazo. Defina em Funis e etapas, no campo Prazo da etapa.
- O relatório Receita por produto avisa que negócios ficaram fora das linhas - esses negócios não têm item na proposta nem produto importado. Gere a proposta com os itens.
- Um vendedor com visão restrita vê a inadimplência de todos os clientes no Aging - o Aging lê os títulos do financeiro e não segue funis nem a visibilidade dos negócios. Tire a área Aging de inadimplência de quem não deve ver.