Permissões no CRM - funis, etapas, ações, equipes e quem vê qual negócio

Para que serve e quando usar

A ficha do usuário do CRM decide, pessoa por pessoa, o que ela vê e o que ela faz: quais funis, quais etapas, quais negócios e quais ações. As equipes comerciais dizem quem trabalha com quem.

Nada disso é obrigatório. Restrinja quando o time crescer: cada vendedor com a sua carteira, equipes separadas ou perfis que não devem exportar a base.

Todas as restrições deste artigo são do servidor, não filtro de tela. Valem no quadro, na lista, na busca e ao abrir o negócio pelo endereço.

Antes de começar

- Quem mexe na ficha dos outros é quem gerencia o CRM: administrador do ERP, super usuário e gestor do CRM. Os demais só salvam a própria ficha, e dela só a agenda do Google e os canais individuais.

- A tela não cria usuário. Ela lista os usuários que já existem no ERP e guarda só o que é do CRM. Usuário novo se cria em Configurações > Usuário.

- A entrada no CRM é liberada pelo acesso de menu do ERP, em Configurações > Usuário > Acessos: os itens do CRM, como Painel de funis, Painel de controle, os funis e Atendimento. Sem o item de menu, a pessoa não chega à tela.

- Para usar "Da minha equipe", monte antes as equipes comerciais. Só o administrador do ERP e o super usuário criam e alteram equipes.

O que cada restrição decide

As restrições somam. Primeiro os funis. Dentro deles, as etapas e os negócios. Sobre o que ela vê, as ações.

Abrindo a ficha do usuário

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   No Painel de controle, grupo Configuração e integrações, clique no cartão Usuários do CRM.

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   A seção "Usuários liberados no CRM" traz a tabela com as colunas Usuário, E-mail, Celular, Acesso, Funis e Agenda e canais. Para achar alguém, digite em "Pesquisar usuário do ERP" e clique em Atualizar.

   

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   Clique na linha da pessoa. A ficha abre em tela cheia, na aba Acessos.

   

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   Mude o que precisar nas abas. Enquanto houver mudança sem salvar, o topo mostra "Alterações pendentes".

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   Clique em Salvar alterações. Aparece o aviso "Usuário salvo.". Nada do que foi mudado vale antes disso.

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   Clique em Fechar. Com mudança sem salvar, a tela avisa "As alterações deste usuário serão descartadas." e oferece "Descartar e fechar" ou "Continuar editando".

O botão "Zerar verificação e login Microsoft", no alto da ficha, aparece só para o administrador e o super usuário, na ficha de outra pessoa. Serve para quem perdeu o celular da verificação em duas etapas ou trocou de conta.

Funis permitidos

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   Na aba Acessos, veja a seção Funis permitidos. Há um cartão por funil, com o nome, a quantidade de etapas e a situação Liberado ou Não liberado.

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   Clique nos cartões dos funis que a pessoa deve ver. Os botões Selecionar todos e Limpar marcam e desmarcam tudo de uma vez.

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   Clique em Salvar alterações. Na tabela, a coluna Funis passa a mostrar "1 funil liberado" ou "N funis liberados".

Como se comporta:

- Sem nenhum funil marcado, a pessoa vê todos os funis a que já tinha acesso. A coluna Funis mostra "Todos os funis".

- Com funis marcados, ela vê só esses: no quadro, na lista, na busca, no card, nos relatórios, na exportação e nos cartões de funil do Painel de controle. Ela também não cria nem move negócio em funil fora da lista.

- A lista só estreita. Marcar um funil para quem não tinha acesso a ele não libera nada.

- Quem abre pelo endereço um funil fora da lista vê o aviso "Você não tem acesso a esse funil." e volta ao Painel de funis.

- Relatório com "todos os funis" soma só os funis que a pessoa vê.

- Funil criado depois não entra sozinho na lista de quem já tem funis marcados. Marque-o na ficha.

- Limpar os funis também desfaz as etapas específicas daquela pessoa.

Etapas específicas

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   Marque o funil em Funis permitidos, na aba Acessos. As etapas só aparecem para os funis marcados.

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   Abra a aba Permissões e role até Etapas específicas. Cada funil marcado aparece com um cartão por etapa, todos em Liberada, e a frase "Todas as etapas deste funil estão liberadas.".

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   Clique na etapa que a pessoa não deve ver. Ela passa a Restrita, as demais continuam em Liberada e a frase muda para "N etapa(s) específica(s) liberada(s).".

   

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   Para desfazer no funil inteiro, clique em Todas as etapas.

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   Clique em Salvar alterações.

Como se comporta:

- Em funil com etapa restrita, a pessoa só vê os negócios das etapas liberadas: no quadro (só as colunas liberadas), na lista, na busca e no card.

- Ela só move ou cria negócio em etapa liberada. Negócio criado sem escolher a etapa cai na primeira etapa liberada.

- Ganhar é mover o negócio para a etapa de ganho. Se a pessoa fecha negócios, deixe a etapa de ganho liberada. O mesmo vale para a etapa de perda, nos funis em que perder é mover para ela.

- Etapa criada depois no funil nasce restrita para quem já tem etapas marcadas nele. Revise as fichas ao criar uma etapa.

- Quem tem etapa restrita vê, na barra de filtros do quadro, a etiqueta "Você vê só os negócios das etapas liberadas para o seu usuário neste funil.".

- Relatórios e painéis continuam somando o funil inteiro.

- Não filtram por etapa: o Atendimento, a LavinIA, o aplicativo Hap 360, a busca geral do ERP, as sequências e a fila de atividades. O negócio criado pelo Atendimento nasce na etapa de entrada do funil, mesmo que ela esteja restrita para quem criou.

Permissões por ação

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   Na aba Permissões, veja a seção Permissões por ação. São sete cartões, cada um em Liberado ou Restrito.

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   Clique no cartão da ação para trocar a situação.

   

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   Clique em Salvar alterações.

Como se comporta:

- Na tentativa, o sistema recusa e diz qual permissão falta: "Seu usuário não tem a permissão ... no CRM. Peça ao gestor do CRM para liberar em Configurações > Usuários > Permissões.".

- A tela também esconde o que a pessoa não pode. Sem Criar negócios, somem o botão de novo negócio ("+ Negócio" no funil de venda) e o "+" da coluna. Sem Mover etapas, o card não arrasta. Sem Exportar dados, some o Exportar funil.

- Sem Editar registros, o Salvar do negócio não grava os campos alterados e avisa que as alterações não foram salvas. Se só a etapa mudou e a pessoa tem Mover etapas, a etapa é trocada.

- Envio que nasce de outra tela não depende destas ações: convite de reunião, disparo em massa, cadência, automação, marketing e pesquisa de satisfação.

- Modelos de proposta, de contrato, respostas rápidas e pesquisas de satisfação não dependem de Gerir templates.

- Excluir e restaurar negócio não têm ação própria: seguem as regras do funil.

Visibilidade dos negócios

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   Na aba Acessos, logo abaixo de Funis permitidos, veja a seção Visibilidade dos negócios. São três opções: Todos, Da minha equipe e Só os meus.

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   Clique na opção. A etiqueta passa de "Sem restrição" para "Com restrição", e a frase abaixo diz o que a escolha significa para aquela pessoa, com as equipes dela.

   

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   Confira a linha "Equipes desta pessoa". O link Equipes comerciais leva à tela das equipes.

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   Clique em Salvar alterações.

Como se comporta:

- O negócio é "dela" quando ela é a responsável, o SDR ou o Closer. O SDR que passou o negócio ao Closer continua vendo o que qualificou.

- Negócio sem responsável só aparece para quem vê tudo. Não use "Só os meus" em quem pega lead ou chamado de uma fila sem dono, como o funil de Suporte ou uma pré-venda sem responsável.

- Vale em todo tipo de funil e em todo lugar que lista negócio: quadro, lista, busca, negócio aberto pelo endereço, painel do funil, relatórios, metas, pasta da empresa, listas Empresas e Propostas, ações em massa e exportação.

- A contagem e a soma de cada coluna do quadro passam a ser só dos negócios que ela enxerga.

- Quem tem restrição vê uma etiqueta na barra de filtros do quadro: "Você vê só os seus negócios.", "Você vê os negócios da sua equipe." ou "Você vê os seus negócios e os das equipes que gerencia.".

- Negócio criado sem responsável por quem tem visão restrita nasce com a própria pessoa como responsável.

- Se ela passa o negócio a outra pessoa, o salvar vale e a tela avisa que o negócio saiu da lista dela.

- Ficam fora desta restrição: sequências e fila de atividades, notificações, agenda e tarefas do ERP, o Atendimento, a busca geral do ERP, a LavinIA e a carteira do aplicativo Hap 360, que tem regra própria por representante.

Equipes comerciais

A equipe serve a três coisas no CRM: a visibilidade "Da minha equipe", o filtro Equipe dos relatórios e a meta por equipe.

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   No Painel de controle, grupo Configuração e integrações, clique no cartão Equipes comerciais. A tela mostra quatro indicadores (Equipes ativas, Pessoas em equipes, Negócios em andamento e Equipes sem gestor) e a tabela Equipes.

   

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   Clique em Nova equipe.

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   Preencha o Nome, por exemplo "Pré-vendas" ou "Closers".

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   Em Gestores, escolha quem gerencia. Em Membros, escolha quem faz parte.

   

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   Clique em Salvar equipe. Aparece o aviso "Equipe salva." e a equipe entra na tabela como Ativa.

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   Para tirar uma equipe de uso, clique em Editar, desligue o interruptor (ele passa a "Inativa: não conta em lugar nenhum") e salve.

Como se comporta:

- As pessoas da equipe são os gestores mais os membros. Uma pessoa pode estar em mais de uma equipe. Só entra usuário da própria empresa.

- A equipe precisa de um nome que nenhuma outra tenha (acento e maiúscula não diferenciam), com até 120 caracteres, e de pelo menos uma pessoa.

- Equipe nova nasce ativa. O interruptor que desativa só aparece ao editar.

- O gestor da equipe vê os negócios de todas as pessoas dela, mesmo com "Só os meus".

- O filtro Equipe aparece em Produtividade do time, em Ganhos com SDR e Closer e no bloco "Por responsável" do painel do funil. É recorte, não restrição: só estreita o que a pessoa já vê. Empresa sem equipe ativa não vê o filtro.

- É a mesma equipe do módulo de Tarefas. O que mudar aqui muda lá, e o gestor passa a acompanhar as tarefas dos membros. Por isso só o administrador do ERP e o super usuário criam e alteram.

- A tela do CRM não exclui equipe: desativa. Equipe inativa não conta na visibilidade nem aparece no filtro dos relatórios.

- "Negócios em andamento" conta os negócios abertos com responsável na equipe, nos funis que você vê.

Gestor do CRM e quem nunca fica restrito

O gestor do CRM é a pessoa que administra o CRM sem ser administradora do ERP. Na tela, a marca se chama Gestor de atendimento.

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   Na aba Acessos da ficha, role até a seção Gestor de atendimento.

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   Clique no cartão "Gestor de atendimento (admin do workspace)". A situação passa de Desativado para Ativado.

   

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   Clique em Salvar alterações.

O gestor do CRM vê todos os funis e todos os negócios, abre todas as áreas do Painel de controle, vê a aba Todas do Atendimento e transfere conversa de qualquer atendente. Ele também gerencia o CRM: altera os usuários do CRM, liga recursos, define metas e gera o Exportar tudo. Ele não cria nem altera equipes.

Ninguém se faz gestor sozinho: quem não gerencia o CRM não consegue salvar essa marca, nem na própria ficha.

Como se comporta, em resumo

- Tudo o que se muda na ficha só vale depois de Salvar alterações. A pessoa alterada vê a mudança ao recarregar a página.

- Em Funis permitidos, Etapas específicas, Permissões por ação e Instâncias permitidas no Inbox, nada marcado quer dizer sem restrição. Em Áreas do Painel de controle, nada marcado quer dizer nenhuma área.

- As etapas específicas só valem em funil marcado em Funis permitidos.

- Negócio sem responsável some para quem tem "Da minha equipe" ou "Só os meus".

- Quem gerencia o CRM nunca fica restrito por etapa, ação, visibilidade ou área. Na lista de funis, só o administrador do ERP e o gestor do CRM passam por cima.