Ações em massa, exportação e avisos a outros sistemas
Como selecionar vários negócios no quadro ou na lista para mover, atribuir, etiquetar e encerrar de uma vez, como exportar o funil e a base inteira do CRM para planilha, e como avisar outro sistema a cada negócio criado ou alterado, com assinatura, novas tentativas e a lista do que foi entregue.
Quando usar
Use quando precisar executar a rotina de Configurações no ERP.
Antes de começar
- Para ligar as ações em massa e gerar o Exportar tudo - ser quem gerencia o CRM
- Para usar a seleção no quadro - a chave ligada e as permissões normais do usuário no funil
- Para avisar outro sistema - ser quem gerencia o CRM e ter o endereço (URL) do sistema que vai receber os avisos
- Do lado do outro sistema - alguém que configure o recebimento e, se houver segredo, a conferência da assinatura
Para que serve e quando usar
Este artigo junta três recursos que tiram trabalho manual do time e levam os dados do CRM para fora.
As ações em massa mexem em vários negócios de uma vez: mover de etapa, trocar o responsável, pôr tag e encerrar. A exportação leva o funil, ou a base inteira do CRM, para planilha. Os avisos a outros sistemas (webhooks) contam a um sistema seu, na hora, que um negócio foi criado ou mudou.
Use as ações em massa para redistribuir carteira e limpar funil. Use a exportação para análise fora do Hap. Use os avisos para alimentar um BI, um ERP paralelo ou um fluxo no N8N ou no Zapier.
Antes de começar
| Recurso | Quem liga ou configura | Quem usa depois |
|---|---|---|
| Seleção e ações em massa | Quem gerencia o CRM | Todo usuário, dentro das permissões que ele já tem no funil |
| Exportar o funil | Quem gerencia o CRM liga a chave | Quem tem a ação Exportar dados liberada |
| Exportar tudo | Quem gerencia o CRM | Só quem gerencia o CRM |
| Avisos a outros sistemas | Quem gerencia o CRM cadastra o endereço e marca os eventos | O sistema de destino recebe sozinho |
Para os avisos, tenha em mãos o endereço (URL) do sistema que vai receber. Se for usar a assinatura, combine o segredo com quem cuida desse sistema: é ele que confere a assinatura do lado de lá.
Parte 1 - Ações em massa
Ligar a seleção
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Abra CRM > Painel de controle > grupo Configuração e integrações > cartão Ações em massa e exportação.
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Ligue a chave Seleção e exportação no quadro e na lista. O rótulo vira Ligado.
Tela Ações em massa e exportação: a chave ligada e a seção Exportar tudo com os botões de Excel e CSV
Ligada, o quadro e a lista de todos os funis ganham os botões Selecionar e Exportar funil, e as tags passam a aparecer também fora do Suporte. Desligada, nada muda no CRM.
Selecionar e agir
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Abra o funil, no quadro ou na lista, e filtre até ficar só com os negócios que quer mexer.
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Na barra de filtros, clique em Selecionar. Cada negócio ganha uma caixa de marcar. Enquanto a seleção está ligada, clicar no card marca em vez de abrir, e não dá para arrastar.
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Marque os negócios, ou clique em Selecionar todos para marcar tudo o que está na tela.
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Na barra que aparece com a quantidade de negócios selecionados, escolha a ação.
Quadro do funil com a seleção ligada: cards marcados e a barra com Mover de etapa, Trocar responsável, Perder ou descartar, Tag e Exportar - 5
Confirme na janela da ação. A tela diz quantos negócios foram alterados e quantos foram recusados.
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Clique em Sair da seleção quando terminar.
| Ação | O que você informa | O que acontece |
|---|---|---|
| Mover de etapa | A Etapa de destino | Os negócios mudam de etapa. Para a etapa de ganho, a tela pede confirmação |
| Trocar responsável | O Novo responsável | O responsável muda. Nos funis com papel de SDR, o SDR do negócio também é gravado |
| Perder ou descartar | O motivo, na mesma janela usada no card | Os negócios são encerrados com o mesmo motivo |
| Tag | Pôr tag ou Tirar tag, e a tag. Dá para criar uma tag nova ali mesmo | A tag entra ou sai dos negócios. O card mostra até 3 tags |
| Exportar | Selecionados em Excel ou Selecionados em CSV | Baixa a planilha só com os marcados |
Parte 2 - Exportar
Exportar o funil
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No quadro ou na lista do funil, clique em Exportar funil.
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Escolha Funil inteiro em Excel ou Funil inteiro em CSV.
Menu Exportar funil aberto, com as opções Funil inteiro em Excel e Funil inteiro em CSV
A planilha traz os negócios do funil que você vê, respeitando o responsável escolhido na barra de filtros. Para levar só alguns, use a seleção e a ação Exportar da barra.
Cada linha da planilha é um negócio, com funil, etapa, situação, cliente, CNPJ/CPF, grupo econômico, contato, valor na moeda do negócio e em reais, responsável, SDR, Closer, origem, tags, próximo passo, datas de criação, ganho e perda e o motivo da perda.
Exportar tudo
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Abra CRM > Painel de controle > grupo Configuração e integrações > cartão Ações em massa e exportação.
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Na seção Exportar tudo, clique em Excel (uma aba por assunto) ou em CSV (um arquivo por assunto).
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Aguarde o aviso "Exportação gerada.". Abaixo dos botões fica o horário da geração e a quantidade de linhas de cada aba.
| Aba | O que traz | Teto de linhas |
|---|---|---|
| Pessoas | Empresas e pessoas com pelo menos um negócio nos funis que você vê, com o grupo econômico | 20.000 |
| Contatos | Os contatos do cadastro dessas pessoas | 30.000 |
| Negócios | Os mesmos dados da exportação do funil, de todos os funis | 20.000 |
| Atividades | Ligações, reuniões, notas e tarefas dos negócios, com o texto sem formatação | 50.000 |
| Propostas | Situação, resposta do cliente, valor e validade | 20.000 |
Parte 3 - Avisos a outros sistemas
O aviso (webhook) é uma mensagem que o Hap manda a um endereço seu sempre que algo acontece no CRM. Há dois jeitos de usar o mesmo cadastro: pela ação Chamar webhook de uma automação, explicada no artigo "Logs das automações e webhooks do CRM", ou por evento, sem montar automação. Esta parte trata do aviso por evento.
Cadastrar o endereço e marcar os eventos
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Abra CRM > Painel de controle > grupo Configuração e integrações > cartão Integrações. A tela abre com o título Webhooks.
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Clique em Novo webhook.
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Preencha Nome, mantenha o Método em POST e cole o endereço em URL.
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Em Segredo HMAC (assinatura), digite uma frase longa. Guarde essa frase: ela não aparece de novo, e é ela que o outro sistema usa para conferir a assinatura.
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Em Eventos que este webhook recebe, marque os eventos.
Painel do webhook: nome, URL, segredo e os quatro eventos, com dois marcados - 6
Deixe Ativo ligado e clique em Salvar.
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Na lista, clique em Testar na linha do webhook. A tela responde "Teste OK" ou "Teste falhou", com a resposta do endereço.
Lista de webhooks: as colunas Eventos, Assinado, Ok / falha e Último envio / teste, e os botões Testar, Entregas dos eventos e Editar em cada linha
| Evento | Quando o aviso sai | Nome do evento no aviso |
|---|---|---|
| Negócio criado | Um negócio novo entrou em qualquer funil | deal.created |
| Negócio atualizado | Mudou etapa, valor, moeda, responsável, cliente, ganho, perda ou exclusão | deal.updated |
| Tarefa atualizada | Uma atividade com prazo foi editada, reagendada ou concluída | task.updated |
| Empresa atualizada | O cadastro de uma empresa que tem negócio no CRM foi alterado | company.updated |
Em Ver o formato do aviso, no próprio cadastro, há um exemplo do conteúdo de cada evento para passar a quem vai programar o recebimento.
A assinatura
| Cabeçalho | Para que serve |
|---|---|
| X-Hap-Event-Id | Identificador do aviso. É o mesmo em todas as tentativas, para o destino não processar duas vezes |
| X-Hap-Timestamp | O momento do envio |
| X-Hap-Signature | Só com segredo no cadastro. É "sha256=" seguido do HMAC do texto "timestamp.corpo" com o segredo. Quem recebe refaz a conta e compara |
| X-Hap-Event | O nome do evento |
| X-Hap-Delivery-Attempt | O número da tentativa |
Sem segredo, o envio sai sem assinatura. O segredo é guardado cifrado: em branco ao salvar, o atual é mantido; a opção Remover o segredo apaga.
As tentativas
| Resposta do destino | Situação da entrega | Repete sozinho? |
|---|---|---|
| Sucesso (HTTP 2xx) | Entregue | - |
| Erro do pedido (HTTP 4xx), ou webhook inativo | Recusado | Não |
| HTTP 408, 429 ou 5xx, ou não conseguiu conectar em 10 segundos | Falhou | Sim |
| HTTP 504, ou sem resposta em 30 segundos | Sem confirmação | Não, para não duplicar |
Quando falha, o Hap tenta de novo sozinho depois de 1 minuto, 5 minutos, 30 minutos e 2 horas. São 5 tentativas no total, todas com o mesmo conteúdo e o mesmo X-Hap-Event-Id.
Onde ver o que foi entregue
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Na lista de webhooks, clique no ícone Entregas dos eventos da linha.
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Leia a lista: cada linha é uma tentativa, com Quando, Evento, Objeto, Situação e Tentativa.
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Clique numa linha para ver o detalhe: o X-Hap-Event-Id, a tentativa, o horário, a resposta do destino e o corpo enviado.
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Para mandar de novo, clique em Reenviar na linha. O reenvio leva o mesmo identificador e o mesmo conteúdo.
O envio sai sozinho, em segundos. O botão Enviar agora, no topo do painel de entregas, processa a fila na hora, sem esperar.
Na lista de webhooks, as colunas Ok / falha e Último envio / teste dão o resumo de cada endereço. As chamadas feitas por automação (ação Chamar webhook) aparecem em Logs e histórico, dentro da execução da automação.
Como se comporta
| Assunto | Regra |
|---|---|
| Limite das ações em massa | Até 200 negócios por vez. Acima disso os botões de ação ficam apagados; a exportação continua liberada |
| Regras de cada negócio | Cada negócio da seleção passa pelas mesmas regras do card: funil permitido, visibilidade, etapa liberada, campo obrigatório da etapa e motivo de perda. O que é recusado volta com o motivo e continua selecionado |
| Permissões por ação | Mover em massa pede a ação Mover etapas. Trocar responsável, Tag e Perder ou descartar pedem Editar registros; em funil com coluna de perda, perder também pede Mover etapas. Exportar pede Exportar dados |
| Mover para o ganho | Pede confirmação e não abre o Fechar negócio guiado. Pedido e contrato são gerados pelo card |
| Perder em massa | Segue o funil: com perda na etapa, marca a perda no lugar; com coluna de perda, move para ela e registra o motivo; sem nenhuma das duas, recusa |
| Tags | São o mesmo catálogo de tags do Suporte. A tag nova criada na ação entra no catálogo e pode ser usada no filtro do quadro |
| O que limpa a seleção | Trocar de funil ou alternar entre quadro e lista. O filtro que tira o card da tela tira o card da seleção |
| Exportar a seleção | Até 5.000 negócios marcados. Acima disso, exporte o funil inteiro |
| Exportar o funil | Até 20.000 negócios por arquivo, os mais recentes. A tela avisa quando corta |
| O que a exportação respeita | Os funis que a pessoa vê e a visibilidade dos negócios dela. Negócio excluído não sai |
| Quando o aviso sai | 5 segundos depois da última gravação do negócio e no máximo 30 segundos depois da primeira. Várias mudanças seguidas no mesmo negócio saem em um aviso só, com o estado daquele momento |
| Criado e alterado em seguida | Sai como Negócio criado. Quem só marcou Negócio atualizado não recebe esse aviso |
| Gravação sem mudança | Não avisa. É o que faz parar o sistema de fora que escreve de volta o que recebeu |
| Trava contra laço | No máximo 30 avisos do mesmo negócio, tarefa ou empresa por hora. Passou disso, o próximo é adiado; nada se perde |
| Exclusão do negócio | Não tem evento próprio. Sai como Negócio atualizado, marcado como excluído |
| O que não existe | Aviso de tarefa criada e de empresa criada, filtro por funil (o aviso vale para todos os funis e leva o funil no conteúdo, para o destino filtrar) e reenvio em lote |
| O que vai no aviso | Nomes, documento do cliente, títulos, etapa, valor, responsável e o motivo da perda |
| O que não vai no aviso | Telefone, e-mail, o texto das observações e das atividades, campos adicionais, link público e qualquer senha ou chave |
| Ordem dos avisos | Não é garantida. O destino deve usar a data que vem dentro do aviso |
| Aviso antigo depois do novo | Se o destino já recebeu um aviso mais novo do mesmo negócio, a tentativa antiga é encerrada como Recusado, com o motivo "Substituído por um aviso mais novo já entregue" |
| Cargas de migração | A carga de outro CRM (RD Station, PipeRun) não dispara avisos |
| Lista de entregas | Mostra as 200 tentativas mais recentes. O Reenviar é linha a linha, a partir da última tentativa do aviso |
| Quem mexe nos webhooks | Marcar eventos, ver entregas e excluir é de quem gerencia o CRM. Webhook em uso por uma automação não pode ser excluído |
| URL na lista | Aparece só até o caminho. A parte depois do "?" costuma levar chave e fica escondida |
Problemas comuns
- Não aparece o botão Selecionar no quadro - a chave Seleção e exportação no quadro e na lista está desligada. Quem gerencia o CRM liga em Ações em massa e exportação.
- Aparece Selecionar, mas não aparece Exportar funil - o usuário está sem a ação Exportar dados. Quem gerencia o CRM libera em Usuários do CRM, nas permissões por ação.
- Os botões da barra ficaram apagados e apareceu "Até 200 por vez nas ações" - há mais de 200 negócios marcados. Desmarque até ficar com 200 ou menos. A exportação aceita mais.
- Movi em massa e alguns negócios continuaram selecionados - foram recusados. A mensagem diz o motivo, por exemplo campo obrigatório da etapa em branco ou falta de permissão. Corrija e repita só neles.
- Mandei perder em massa e o funil recusou - o funil não tem perda na etapa nem coluna de perda. Configure uma das duas em Funis e etapas.
- Movi para a etapa de ganho e não abriu o Fechar negócio - na ação em massa ele não abre. Gere o pedido ou o contrato pelo card de cada negócio.
- A exportação avisou que a planilha saiu com os negócios mais recentes - o funil passou do teto de 20.000 negócios por arquivo. Filtre por responsável e exporte em partes.
- O Exportar tudo avisou "Algumas abas chegaram no teto" - a mensagem diz quais abas foram cortadas. Para ter tudo, exporte funil a funil.
- Os botões do Exportar tudo estão apagados - a chave Seleção e exportação no quadro e na lista está desligada. Ligue a chave na mesma tela.
- O Exportar tudo foi recusado - só quem gerencia o CRM gera essa exportação.
- O botão Testar do webhook respondeu "Teste falhou" - a mensagem traz a resposta do endereço. Confira a URL, se o sistema de destino está no ar e se ele aceita o método escolhido.
- Marquei os eventos e o outro sistema não recebe nada - abra Entregas dos eventos na linha do webhook. A situação de cada tentativa diz se foi entregue, recusado ou falhou, e o detalhe mostra a resposta.
- A entrega ficou como Recusado - o destino respondeu com erro de pedido (HTTP 4xx) ou o webhook estava inativo. Não repete sozinho. Corrija do lado do destino e clique em Reenviar.
- A entrega ficou como Sem confirmação - o destino não respondeu a tempo. Pode ter chegado, por isso não repete sozinho. Confira no destino e, se faltou, clique em Reenviar.
- O outro sistema recebeu o mesmo aviso duas vezes - toda tentativa do mesmo aviso leva o mesmo X-Hap-Event-Id. O destino deve guardar esse identificador e descartar a cópia.
- Salvei o negócio e não saiu aviso - gravação que não muda o conteúdo não avisa. Só sai aviso quando muda etapa, valor, moeda, responsável, cliente, ganho, perda ou exclusão.
- Não consigo excluir o webhook - ele está em uso por uma automação. A mensagem diz qual. Tire a ação da automação e exclua de novo.
- Perdi o segredo do webhook - ele não aparece de novo em lugar nenhum. Preencha um segredo novo no cadastro e troque no sistema de destino.