Reuniões com Outlook e Teams, sala de reunião e lembrete ao convidado
Como cada pessoa conecta a própria conta do Microsoft 365 para as reuniões do CRM irem ao Outlook com sala do Teams, para qual agenda a reunião vai, de onde sai o link da sala, e como convidar, remarcar, cancelar e lembrar o convidado.
Quando usar
Use quando precisar executar a rotina de Configurações no ERP.
Antes de começar
- Conta de empresa do Microsoft 365 com caixa de correio, uma por pessoa que conduz reuniões
- Licença do Teams na conta, para a reunião sair com o link da sala
- Integração com o Microsoft 365 liberada na base (quem libera é o suporte da Hap)
- Cada pessoa entra no Hap com o próprio usuário para conectar a própria conta
Para que serve e quando usar
Com a conta do Microsoft 365 conectada, toda reunião marcada pelo CRM entra no Outlook de quem conduz, com link do Teams. O Outlook convida, atualiza e cancela por e-mail, sem ninguém repetir o aviso.
Este artigo cobre o Outlook e o Teams, a escolha da sala, o convite pelo negócio, a remarcação, o cancelamento e o lembrete ao convidado. Quem usa o Google encontra a conexão no artigo "Agenda com Google Calendar e importação de carteira no CRM", nos links. As regras de sala, convite e lembrete daqui valem para os dois.
Antes de começar
| O que | Por quê |
|---|---|
| Conta de empresa do Microsoft 365, com caixa de correio | Conta pessoal (Hotmail, Outlook.com) não funciona. Conta sem caixa de correio conecta, mas o evento falha ao ser criado |
| Licença do Teams na conta | Sem ela a reunião entra no Outlook sem o link da sala |
| Integração liberada na base | Sem ela o cartão Microsoft 365 nem aparece. Quem libera é o suporte da Hap |
| Aprovação do administrador do Microsoft 365 (em algumas empresas) | Quando a empresa não deixa o usuário aprovar aplicativos sozinho, o administrador aprova o Hap uma vez |
| Navegador com pop-up liberado para o Hap | A conexão abre uma janela da Microsoft |
A empresa não configura nada numa tela central. Cada pessoa conecta a própria conta.
1. Conecte a sua conta do Microsoft 365
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Entre no Hap com o seu usuário. Um administrador não conecta a conta de outra pessoa.
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Abra CRM > Painel de controle > grupo Configuração e integrações > cartão Usuários do CRM.
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Clique na sua linha e abra a aba Agenda.
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No cartão Microsoft 365, clique em Conectar Microsoft 365. Abre uma janela da Microsoft.
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Entre com a conta de empresa, a mesma do Outlook e do Teams, e aceite as permissões.
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Ao terminar, a tela do Hap mostra "Conta do Microsoft 365 conectada ao Hap." e o cartão passa a "Conectado", com o e-mail da conta.
Cartão Microsoft 365 conectado, com o e-mail da conta e os botões Reconectar, Desconectar e Link de aprovação do admin
Se a Microsoft recusar pedindo aprovação do administrador: um usuário administrador do ERP clica em Link de aprovação do admin, no mesmo cartão (o botão só aparece para administrador). O link é copiado. Ele envia ao administrador do Microsoft 365 da empresa, que abre uma vez e aprova o Hap. Depois disso cada pessoa conecta normalmente.
| Situação | O que fazer |
|---|---|
| Pendente | Ainda não conectou. Clique em Conectar Microsoft 365 |
| Conectado | Pronto. As reuniões que você conduz vão para o seu Outlook |
| Expirado | A Microsoft pediu novo login. Clique em Reconectar Microsoft 365 |
2. Entenda para qual agenda a reunião vai
Não existe campo para escolher a agenda. Quem decide é quem conduz a reunião: o usuário do campo "Responsável" do convite.
| O que quem conduz tem ligado | Para onde vai |
|---|---|
| Microsoft 365 conectado (com ou sem Google) | Outlook de quem conduz. O Google fica de fora naquela reunião |
| Só o Google, com "Sincronizar no Google Agenda" em "Sincronizando" | Calendário principal da conta Google de quem conduz |
| Nenhum dos dois | Só a Agenda do Hap. O convite sai pelo e-mail do Hap |
Em todos os casos a reunião aparece na Agenda do Hap.
Quando a pessoa tem Google e Microsoft conectados, vale o Microsoft. É um provedor por reunião: com os dois, o convidado receberia dois convites.
Para mandar a reunião a outra agenda, troque o "Responsável" por alguém que tenha a agenda desejada, ou desconecte o Microsoft 365 do usuário para ele voltar ao Google.
3. Cadastre a sala fixa da empresa
A sala fixa é o link usado quando ninguém digitou um link e a agenda de quem conduz não gerou a sala.
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Abra Configurações Gerais > seção Operação > Sala de reunião.
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No quadro Sala fixa, cole o link completo em "Link da sala", começando com https://. Pode ser uma sala do Teams, do Google Meet ou do Zoom que fique sempre aberta.
Configurações Gerais, Sala de reunião: o quadro Sala fixa com o campo Link da sala - 3
Clique em Salvar. Aparece "Sala de reunião salva.".
| Ordem | Sala | Quando vale |
|---|---|---|
| 1 | O link digitado em "Link da sala" | Sempre que o campo estiver preenchido. Com link digitado, a sala não é gerada |
| 2 | A sala da agenda de quem conduz | Com "Gerar a sala da reunião" marcada: Teams no Outlook, Google Meet no Google |
| 3 | A sala fixa da empresa | Quando a agenda não gerou a sala (conta sem Teams, sem agenda conectada) |
| 4 | Nenhuma | Sem sala fixa cadastrada, a reunião sai sem link e a tela avisa |
4. Convide pelo negócio
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Abra o negócio, vá à aba Atividades e clique em Convidar para reunião.
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Preencha "Tag ou assunto". Ele vira o título do evento. Vazio, o título é o "Resumo".
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Preencha o "Resumo". É obrigatório.
- 4
Escolha o "Responsável": é quem conduz, e a agenda dele recebe a reunião.
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Preencha "Data" e "Início". O "Término" vem 30 minutos depois e pode ser mudado. Se ainda não combinou o horário com o cliente, veja a próxima seção.
- 6
Em "Participantes", inclua os colegas e os contatos do cliente.
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Deixe "Gerar evento no calendário" marcado. Sem ele não há evento nem convite: a reunião fica só como atividade do negócio.
- 8
Deixe "Link da sala" vazio e "Gerar a sala da reunião" marcada, ou cole o link que quiser usar.
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Confira as caixas "Convidar o contato do card por e-mail" e "Enviar também por WhatsApp para (número)".
Janela Convidar para reunião preenchida: responsável, participantes, a sala e as caixas de convite - 10
Clique em Registrar atividade. Aparece "Reunião agendada e convite enviado.".
A reunião entra na lista Próximas da aba Atividades, com a etiqueta "Agendada", o link da sala e o botão de copiar o link.
Proponha horários livres ao cliente
Dentro da janela "Convidar para reunião" fica o quadro Horários livres (LavinIA). Ele lê a agenda de quem conduz e monta a mensagem com os horários, para você mandar ao cliente antes de marcar.
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Escolha o "Responsável" da reunião.
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No quadro Horários livres (LavinIA), escolha o idioma ("Português", "Espanhol" ou "Inglês") e o fuso do contato.
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Clique em Sugerir horários. Aparecem os horários, a linha "Agenda lida:" com as agendas consultadas (Hap, Outlook, Google) e a mensagem pronta.
Quadro Horários livres: os horários sugeridos, a linha Agenda lida e a mensagem pronta para enviar - 4
Ajuste a mensagem, se quiser, e clique em Copiar ou em Enviar por WhatsApp.
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Quando o cliente escolher, clique no horário: "Data", "Início" e "Término" são preenchidos.
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Termine o convite e clique em Registrar atividade.
5. Edite participantes e remarque
- 1
No negócio, aba Atividades, lista Próximas, clique no lápis (Editar) da reunião. Abre a janela "Editar reunião".
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Troque a "Data" ou o "Início". O "Término" anda junto, mantendo a duração.
- 3
Em "Participantes", inclua quem entra e tire quem sai. A lista é a completa: quem sai dela sai também do evento.
- 4
Para trocar a sala, cole o novo link em "Link da sala". Vazio mantém a sala atual.
- 5
Confira a caixa "Avisar o contato por WhatsApp (número) se o horário ou a sala mudar".
- 6
Clique em Salvar alterações. Aparece "Reunião atualizada.".
| O que mudou | Quem recebe |
|---|---|
| Entrou um participante | Só quem entrou recebe o convite |
| Mudou o horário ou a sala | Todos os convidados |
| Mudou só o resumo | Ninguém |
Com o Outlook, mudar o assunto (o título do evento) também faz a Microsoft enviar a atualização a todos os convidados.
O "Responsável" vem travado: ele não muda depois de marcada, porque o evento mora na agenda dele.
6. Cancele pela Agenda
No negócio não há botão de cancelar. O cancelamento é feito na Agenda e aparece no negócio.
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Abra CRM > Painel de controle > grupo Vendas > cartão Agenda e vá até a data da reunião.
- 2
Clique no evento da reunião.
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Na área "Excluir agendamento", clique em Excluir evento.
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Na pergunta "Tem certeza que deseja remover?", clique em Confirmar. Aparece "Agendamento removido!".
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Volte ao negócio, aba Atividades. A reunião saiu de Próximas e está em Canceladas, com a etiqueta "Cancelada", a data em que ia acontecer e a linha "Reunião cancelada pela Agenda por (nome) em (data e hora).".
O evento sai também do Outlook (ou do Google) de quem conduz, e o convidado recebe o cancelamento. Nada é apagado do negócio: a reunião fica registrada como cancelada.
Reunião cancelada não se edita. Para remarcar, convide para uma nova reunião.
7. Ligue o lembrete ao convidado
Os usuários do Hap já recebem o lembrete antes do evento. Esta chave manda o lembrete também ao cliente convidado.
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Abra Configurações Gerais > seção Notificações WhatsApp > Agenda. A tela abre como "WhatsApp da Agenda".
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No quadro Quando enviar, confira a "Antecedência da notificação". O lembrete ao convidado usa o mesmo tempo.
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No quadro Lembrete ao convidado de fora, marque "Lembrar também o convidado".
WhatsApp da Agenda: o quadro Lembrete ao convidado de fora com a caixa Lembrar também o convidado - 4
Clique em Salvar. Aparece "Lembrete ao convidado ligado.".
Como se comporta
Conexão:
- Só o próprio usuário, logado no Hap, conecta e desconecta a conta dele. O administrador vê a situação dos outros, mas não conecta por eles.
- Desconectar não apaga do Outlook as reuniões já marcadas. Elas só deixam de ser atualizadas por lá: dali em diante o Hap avisa os convidados pelo e-mail dele.
- Antes de inativar um usuário no Hap, peça a ele que clique em Desconectar no cartão.
Quem conduz:
- É o usuário do campo "Responsável" do convite. Campo vazio: vale o responsável do negócio. Negócio sem responsável: quem está registrando.
- Os outros participantes não mudam o destino: eles entram como convidados e veem o compromisso na Agenda do Hap.
- Reunião marcada pela Agenda, com o negócio vinculado, segue as mesmas regras. Ali quem conduz é sempre quem está logado.
- Evento comum da Agenda, sem negócio vinculado, não vai para o Outlook.
Sala:
- "Gerar a sala da reunião" só tem efeito com "Gerar evento no calendário" marcado.
- Conta do Microsoft 365 sem Teams: o Outlook cria o evento sem sala. Com sala fixa cadastrada, a reunião sai com ela; sem sala fixa, sai sem link e a tela avisa.
- A sala fixa aceita só link completo (http ou https), de até 500 caracteres. Ela entra só em reunião, nunca em ligação ou tarefa agendada.
Horários livres:
- Não há chamada de IA: os horários são fato da agenda e a mensagem é um texto pronto. Não gasta crédito.
- A agenda lida é a do responsável no Hap (compromissos em que ele é dono ou participante; evento de dia inteiro bloqueia o dia) mais o Outlook e o Google que ele tiver conectados.
- Se uma agenda conectada não responde, a tela não sugere nenhum horário, para não marcar por cima de um compromisso.
- As sugestões ficam dentro do horário de atendimento (o do Painel de atendimento; sem ele, segunda a sexta, das 8h às 18h), nos próximos 5 dias úteis, em blocos de 30 minutos, com pelo menos 2 horas de antecedência.
- São no máximo 2 horários por dia, o segundo a pelo menos 3 horas do primeiro, e 6 no total.
- O contato lê os horários no fuso dele. A agenda grava no horário de Brasília.
- Enviar a proposta é sempre um clique do vendedor.
O que chega para o convidado:
- Um convite por reunião. Quando o Outlook ou o Google convidam, o e-mail do Hap não sai, nem no cancelamento. O WhatsApp sai nos dois casos.
- Sem Outlook nem Google, o convidado recebe o e-mail do Hap com data e hora (horário de Brasília), o botão "Entrar na reunião", o organizador, os participantes e o convite de calendário anexado. Remarcar e cancelar mexem no mesmo compromisso do calendário dele.
- O e-mail do Hap sai da caixa de quem conduz, se ele tem o e-mail de envio configurado em Usuários do CRM. Senão, sai da conta de e-mail da empresa.
- Com "Enviar também por WhatsApp" marcada, o convite ao número do negócio sai pelo WhatsApp do CRM e fica nas mensagens do negócio. A agenda não manda outro para o mesmo número.
- Os usuários do Hap (quem conduz e os participantes internos) recebem aviso no sino e no WhatsApp de notificação. Quem salvou a reunião não é avisado do que ele mesmo fez.
- A resposta que o convidado dá no Outlook ou no Google (aceitou, recusou) volta ao Hap por conferência automática.
- Ligação e tarefa agendadas também geram compromisso na agenda, mas nunca mandam convite ao cliente.
Lembrete ao convidado:
- Nasce desligado. Ligado, vale para o convidado de fora que não recusou o convite.
- Na reunião do CRM, vai por e-mail e por WhatsApp, pelo que o contato tiver.
- Sai uma vez por horário. Se a reunião for remarcada, sai de novo.
- Reunião marcada ou alterada já dentro do tempo de antecedência não gera lembrete: seria a segunda mensagem seguida.
- Reunião de negócio perdido ou excluído não gera lembrete.
- Reunião cancelada direto no Outlook ou no Google ainda gera o lembrete no horário antigo. Mais um motivo para cancelar pelo Hap.
Problemas comuns
- "O cartão Microsoft 365 não aparece na aba Agenda do usuário: a integração ainda não foi liberada nesta base. Peça ao suporte da Hap."
- "O cartão aparece sem botão, com o texto 'Só o próprio usuário conecta a conta dele do Microsoft 365, entrando no Hap com o login dele.': você abriu a ficha de outra pessoa. Cada um conecta a própria conta, logado com o próprio usuário."
- "Aparece 'O navegador bloqueou a janela da Microsoft. Libere pop-ups para o Hap e tente de novo.': libere pop-ups para o endereço do Hap no navegador e clique em Conectar Microsoft 365 outra vez."
- "A Microsoft recusa a conexão e pede aprovação do administrador: um usuário administrador do ERP clica em Link de aprovação do admin, no cartão Microsoft 365, e envia o link ao administrador do Microsoft 365 da empresa, que aprova uma vez. Depois cada pessoa conecta."
- "Tentei com Hotmail ou Outlook.com e não entrou: só conta de empresa do Microsoft 365 funciona."
- "Conectei, mas a reunião não chega ao Outlook: a conta não tem caixa de correio no Microsoft 365. Ela conecta, mas o evento falha ao ser criado. Use uma conta com caixa de correio."
- "Aparece 'Reunião agendada, mas a conta da agenda não gerou a sala.': a conta de quem conduz não tem Teams. Ponha a licença do Teams na conta, digite o link no convite ou cadastre a sala fixa em Configurações Gerais > Sala de reunião."
- "A reunião foi para o Outlook e eu queria no Google: quem conduz tem os dois conectados, e nesse caso vale o Microsoft 365. Troque o Responsável do convite ou desconecte o Microsoft 365 daquele usuário."
- "O cartão mostra 'Expirado': a Microsoft pediu novo login. Clique em Reconectar Microsoft 365."
- "Sugerir horários não traz nenhum horário: a agenda não tem vaga nos próximos dias, ou uma agenda conectada (Outlook ou Google) não respondeu. Tente de novo ou preencha a data à mão."
- "Cancelei a reunião direto no Outlook e ela continua em Próximas no negócio: o Hap não percebe o cancelamento feito fora dele. Cancele pela Agenda do Hap."
- "Quero trocar quem conduz a reunião: o responsável não muda depois de marcada. Cancele a reunião e convide para uma nova."
- "O convidado não recebeu o lembrete: a chave 'Lembrar também o convidado' está desligada, ele recusou o convite, ou a reunião foi marcada com menos tempo que a antecedência do lembrete."
- "O convidado recebeu o convite do Outlook, mas não o e-mail do Hap: é de propósito. Quando o Outlook ou o Google convidam, o Hap não manda outro e-mail."