Campanhas de WhatsApp, e-mail marketing e comunicação - envio em massa para uma lista

Para que serve

O menu Marketing tem três telas para mandar a mesma mensagem para uma lista de pessoas. As três funcionam igual: você monta a lista, escreve a mensagem, escolhe quando disparar e acompanha o resultado.

O nome de cada destinatário entra sozinho na mensagem, com as variáveis. A campanha pode sair na hora ou numa data e hora marcadas, e o Painel mostra, contato por contato, o que foi enviado e o que falhou.

As abas da tela

No topo ficam os números dos últimos 30 dias: Campanhas ativas, Envios (30 dias), Falhas recentes e Taxa de sucesso. Quando há falha, a aba Painel ganha um número vermelho.

Antes da primeira campanha: a aba Configuração

Preencha uma vez e toda campanha nova já nasce com estes dados.

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   Abra Marketing > Campanhas (ou E-mail Marketing) e clique na aba Configuração.

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   Em Conta SMTP padrão (E-mail Marketing), clique em Configurar SMTP.

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   Preencha E-mail de envio, Nome do usuário, Senha, Servidor SMTP e Porta, e marque SSL (geralmente porta 465) ou TLS (geralmente porta 587), conforme o seu provedor de e-mail.

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   Clique em Testar conexão. Deu certo, clique em Salvar.

   

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   Em Instância WhatsApp padrão (Campanhas WhatsApp), escolha o número que vai mandar as campanhas.

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   Em Disparo, informe o Delay entre envios (segundos) padrão. Veja quanto usar na seção do WhatsApp, abaixo.

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   Clique em Salvar configuração, no alto da aba.

   

Criando uma campanha

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   Na aba Campanhas, clique em Nova campanha (na tela Comunicação, Nova comunicação).

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   Na aba Geral, preencha o Nome da campanha - é só para você reconhecer depois, o cliente não vê.

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   Ainda na aba Geral, escolha a Instância WhatsApp (campanhas de WhatsApp e Comunicação) e escreva o Assunto do e-mail (E-mail Marketing e Comunicação).

   

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   Monte a lista na aba Destinatários.

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   Escreva a mensagem na aba Mensagem.

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   Na aba Agendamento, decida se a campanha sai na hora ou numa data marcada.

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   Clique em Salvar (fica guardada ou agendada) ou em Salvar e disparar (sai agora).

Destinatários: de onde vem a lista

Para importar os clientes ativos:

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   Na aba Destinatários, clique em Importar clientes ativos.

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   Em Período (dias), informe quantos dias para trás olhar (de 1 a 365) e use Buscar para achar alguém pelo nome, e-mail ou celular.

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   Marque o cliente para usar o contato principal dele. Se ele tem outros contatos cadastrados, clique em "N contato(s)" para abrir a lista e marcar os que quiser.

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   Use Selecionar todos para marcar a lista inteira, ou Limpar seleção para recomeçar.

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   Confira o resumo do topo (pessoas, celulares ou e-mails, e quantos são novos) e clique em Importar selecionados.

   

O cliente sem o contato do canal aparece com "sem celular" ou "sem e-mail" em vermelho. Ele pode ficar na lista, mas no Painel o envio dele aparece como falha, com o motivo. Contato que já está na lista não entra de novo.

A mensagem e as variáveis

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   Na aba Mensagem, escolha um Template da biblioteca ou deixe "Sem template (edição inline)" para escrever ali mesmo.

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   Escreva o texto. No WhatsApp é a Mensagem (texto puro); no e-mail é o Corpo HTML, com formatação e imagens.

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   Para pôr o nome do cliente ou os dados da empresa, clique em Variáveis, escolha a categoria e clique na variável. Ela vai para o fim do texto - recorte e cole onde quiser.

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   Confira a Pré-visualização, que mostra a mensagem com dados de exemplo no lugar das variáveis.

   

Na tela Comunicação, a aba Mensagem tem as duas mensagens: o Corpo HTML do e-mail e a Mensagem do WhatsApp (texto puro), cada uma com a sua pré-visualização. O botão Variáveis põe a variável no e-mail; na mensagem do WhatsApp, digite a variável como está na tabela, com as chaves.

Agendar ou disparar agora

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   Na aba Agendamento, ligue Agendar disparo se a campanha deve sair mais tarde.

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   Em Data e hora do disparo, escolha quando.

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   Em Delay entre envios (segundos), informe a pausa entre uma mensagem de WhatsApp e a seguinte (de 0 a 120). No e-mail a pausa não se aplica.

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   Clique em Salvar. A campanha fica Agendada e sai sozinha na hora marcada.

   

Sem agendamento, a campanha fica salva até você clicar em Disparar, no cartão dela, ou em Salvar e disparar. O Hap avisa "Disparo enfileirado. Acompanhe pela aba Painel." e envia em segundo plano: você pode fechar a tela.

Na tela Comunicação, o Hap manda primeiro todos os e-mails e depois as mensagens de WhatsApp.

Acompanhando no Painel

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   Clique na aba Painel.

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   Escolha o Período (Hoje, Últimos 7, 30 ou 90 dias) e, se quiser, o Status (Sucesso, Falha...).

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   Confira os Indicadores: Total enviado, Sucessos, Falhas, Taxa de sucesso e Pulados.

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   Na lista de envios, cada linha mostra a data, a campanha, o destinatário, o canal, o destino e o status. Clique no ícone do olho para ver a mensagem que foi de fato enviada e, nas falhas, o Erro.

   

Disparar de novo, desativar e excluir

WhatsApp: como não ter o número bloqueado

As campanhas saem pelo número de WhatsApp comum, conectado ao Hap pelo QR code. O WhatsApp não foi feito para envio em massa por número comum: quando muita gente que não conhece o número recebe mensagem, denuncia ou bloqueia, o próprio WhatsApp bane o número - às vezes de vez, e junto vai o atendimento que acontecia nele. Não há como o Hap desfazer um banimento.

O que mais protege o número:

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   Mande só para quem é cliente e conhece a empresa. Nunca para lista comprada ou contato que nunca falou com você.

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   Comece pequeno: listas de até 100 contatos, uma por dia, e veja o Painel antes da próxima.

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   Use o Delay entre envios de 30 segundos ou mais. A tela sugere 5 a 10 segundos, mas acima de 100 contatos esse ritmo encosta no limite por hora.

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   Personalize com {{cliente.primeiro_nome}} e escreva como uma pessoa escreveria. Mensagem idêntica para centenas de números chama atenção.

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   Evite link encurtado e muitos links na mesma mensagem.

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   Diga como sair: termine com algo como "Se não quiser receber estes avisos, é só responder SAIR" - e respeite quem pedir.

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   Se der, use um número só para campanhas, separado do número do atendimento.

O Hap tem travas que seguram o ritmo. O que passa delas não é enviado e aparece no Painel como falha, com o motivo:

Promoção pelo WhatsApp: use os Disparos do CRM

Para mandar uma promoção pelo WhatsApp, o caminho é o Disparo de WhatsApp do CRM (CRM > Painel de controle > grupo Captação e marketing > Disparos de WhatsApp). Ele envia uma mensagem por vez, dentro dos limites da proteção do número, espalha o envio em vários dias quando o número é novo e mostra antes quem vai receber e quem fica de fora.

O melhor público para a promoção está nas suas vendas: quem já comprou conhece a empresa, espera a mensagem e quase nunca denuncia o número.

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   Monte a lista a partir das vendas: os clientes que compraram nos últimos meses, com nome e celular. Quem comprava com frequência e sumiu aparece todo dia útil na notificação Clientes para reativar hoje (veja o artigo dos aniversariantes e clientes para reativar, nos links).

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   Deixe uma pessoa por linha, com o nome e o telefone separados por ponto e vírgula (Maria Souza;(51) 99999-0000). Só o telefone também vale. O celular precisa do DDD.

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   Em Disparos de WhatsApp, clique em Novo disparo, escreva a mensagem e escolha o número de envio.

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   Na aba Público, escolha Lista de telefones e cole a lista no campo, ou clique em Importar arquivo (.csv ou .txt) para trazer a planilha salva em CSV.

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   Clique em Conferir quem recebe e leia quem vai receber e quem fica de fora.

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   Na aba Envio, leia o Tempo de envio e a Proteção do número agora antes de enviar ou agendar.

O passo a passo completo do disparo, pelo número não oficial e pelo oficial, está nos artigos dos Disparos de WhatsApp, nos links.

Templates: mensagens prontas

Na aba Templates fica a biblioteca de mensagens para reaproveitar: "crie uma vez, use em várias campanhas".

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   Clique em Novo template.

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   Preencha Nome e Canal (E-mail ou WhatsApp). No e-mail, preencha o Assunto e escreva no Modo Visual ou HTML; no WhatsApp, a Mensagem (texto puro).

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   Clique em Salvar. Duplicar faz uma cópia; Desativar tira o template da lista.

   

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   Na campanha, aba Mensagem, escolha o template em Template. O texto dele vem para a campanha, e lá você ainda pode mudar.

E-mail: o que saber

O e-mail sai pela conta que você configurou, como se você mesmo tivesse mandado. Provedores como Gmail e Outlook limitam quantos e-mails uma conta pode mandar por dia e jogam no spam mensagem em massa de conta pessoal. Para listas grandes, use uma conta do domínio da empresa ou um serviço de envio de e-mail marketing, com SPF e DKIM configurados por quem cuida do seu e-mail.