Viagens e acerto do motorista

Para que serve

A viagem é a pasta de uma saída do caminhão. Ela junta os CT-e da ida e dos fretes de retorno, o MDF-e, as despesas (combustível, pedágio, diária) e os adiantamentos do motorista, e mostra o resultado da viagem inteira. Olhando CT-e por CT-e, a subida quase sempre parece negativa, porque o diesel e o pedágio são do trecho inteiro; na viagem, a receita dos retornos entra na mesma conta.

É também na viagem que se fecha o acerto do motorista: comissão sobre o frete total, reembolso do que ele pagou do próprio bolso, desconto dos adiantamentos e, para agregado ou terceiro, retenção de INSS, SEST/SENAT e IRRF.

Situações da viagem

A lista abre com todas as viagens que não estão canceladas; os filtros do topo separam Abertas, Em rota e Fechadas, e a busca aceita número da viagem, placa ou motorista.

Abrindo uma viagem

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   Abra Gestão de Transporte > Viagens e clique em Nova viagem.

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   Escolha o Veículo (tração) pela placa ou pelo código na frota. Com mais de uma empresa, escolha também a Empresa.

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   Escolha o Motorista e informe a data de Saída.

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   Confira o Km inicial: ele vem preenchido com o odômetro do veículo e não muda depois que a viagem é aberta.

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   Clique em Abrir viagem. A viagem abre direto, pronta para montar as pernas.

Montando as pernas

Cada perna é um trecho da viagem: a ida e cada frete de retorno. As pernas separam a receita de cada trecho e servem de base para dividir as despesas da viagem.

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   Na aba Pernas, clique em Adicionar perna. A primeira nasce como Ida e as seguintes como Retorno; o Tipo pode ser trocado.

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   Preencha Origem e Destino como Cidade/UF (por exemplo, Londrina/PR) e, se souber, o Km de cada trecho.

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   Clique em Salvar pernas. Nada é gravado antes disso.

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   Para o Hap calcular a quilometragem, clique em Calcular km pela rota: cada perna com Km em branco recebe a distância rodoviária entre as duas cidades. Perna com km já digitado não é alterada.

   

Ao lado de cada perna, em Receita, aparece o valor dos CT-e anexados a ela. Uma perna do tipo Vazio (caminhão voltando sem carga) fica fora do rateio das despesas e da receita. Para tirar uma perna, use a lixeira da linha e salve as pernas de novo.

Anexando CT-e e MDF-e

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   Na aba Documentos, clique em Anexar documento.

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   Em Perna de destino, escolha o trecho do documento. A opção "Viagem inteira (sem perna)" é para o MDF-e que cobre todos os trechos.

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   Busque pelo número, pela chave de acesso ou pelo tomador e tecle Enter.

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   Clique em Anexar no documento.

A lista mostra só CT-e e MDF-e da empresa da viagem que ainda não estão em nenhuma viagem; documento cancelado não aparece. Documento ainda provisório pode ser anexado, porque a viagem costuma ser montada antes da transmissão. Para tirar um documento, use Remover na linha dele.

Lançando despesas

Na aba Despesas, preencha o bloco Lançar despesa e clique em Lançar.

Toda despesa entra no custo da viagem, não importa quem pagou. A paga pelo motorista também volta para ele no acerto, como reembolso. Despesa lançada em "Viagem" é dividida entre as pernas na proporção da receita de cada uma; se nenhuma perna tem receita, a divisão é por igual. Para tirar uma despesa lançada à mão, use a lixeira da linha.

Despesas que entram sozinhas: abastecimento e pedágio

Os abastecimentos do veículo viram despesa da viagem quando caem no período dela: mesma placa, de 12 horas antes da saída até o retorno. Eles entram sozinhos ao importar os abastecimentos da Gasola, e o botão Buscar abastecimentos, na aba Despesas, refaz essa busca na hora. O vínculo escolhido à mão no abastecimento é respeitado.

Essas despesas aparecem com o selo Abastecimento e, no lugar da lixeira, o texto "pelo abastecimento": elas não se alteram na viagem. Para mudar valor, litros ou viagem, abra o abastecimento em Gestão de Transporte > Abastecimentos.

O pedágio também pode entrar sozinho. Quando o vale-pedágio é comprado pela Extratta no MDF-e e esse MDF-e já está anexado a uma viagem sem acerto fechado, o sistema lança uma despesa de Pedágio, paga pela Empresa, na viagem inteira. Se você já tinha lançado à mão uma despesa de pedágio paga pela empresa com o mesmo valor (diferença de até R$ 1,00), ela é aproveitada em vez de duplicada. Se a compra for cancelada, a despesa sai da viagem; a que tinha sido lançada à mão volta a ser uma despesa comum.

Adiantamentos

Na aba Adiantamentos, o bloco "Vale entregue antes de sair" registra o dinheiro que o motorista levou: Valor, Data, Forma (PIX, dinheiro, cartão) e Observação. Clique em Lançar adiantamento.

Tudo o que for lançado aqui é abatido do saldo do motorista no acerto. O lançamento registra o vale para o acerto; ele não cria título no financeiro.

Resumo: resultado e custo por km

A aba Resumo é recalculada toda vez que a viagem é aberta, enquanto o acerto não fecha.

O bloco Resultado por perna mostra, para cada trecho, a receita, a parte das despesas que coube a ele (rateio mais despesas lançadas direto na perna) e o resultado.

O bloco Consumo mostra o Km rodado, a Média em km por litro e o Custo por km (custo total da viagem dividido pelo km rodado). O ARLA fica fora da média de consumo, mas o valor dele continua no custo.

Fechando o acerto do motorista

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   Na aba Acerto, confira a Prévia do acerto. O campo % de comissão vazio usa o percentual do cadastro do motorista; digite outro valor só se este acerto for diferente. A Base da comissão é o frete total da viagem.

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   Motorista agregado ou terceiro: marque "Reter INSS, SEST/SENAT e IRRF deste acerto" quando a retenção se aplica. INSS e SEST/SENAT vêm preenchidos com 11% e 2,5% sobre 20% do frete, como ponto de partida; o IRRF é o valor em reais da tabela progressiva (vazio não retém IRRF).

   

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   Confira o Extrato que o motorista assina: receita por perna, despesas, rateios, comissão, adiantamentos e retenções.

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   Clique em Fechar acerto, no topo da janela.

Ao fechar, os números ficam congelados: o extrato é gravado como cópia, com o percentual de comissão usado, e um CT-e cancelado depois não muda mais o papel assinado. O sistema gera um título no financeiro em nome do motorista, com documento ACERTO e o número da viagem e vencimento na data do fechamento: contas a pagar quando a empresa paga, contas a receber quando o motorista devolve. Saldo zerado não gera título.

O centro de resultado do título é o da viagem; sem ele, o do veículo; e, para veículo de terceiro ou agregado sem centro, o centro padrão dos veículos de terceiro configurado em Gestão de Transporte > Documentação > Alertas da frota. Em empresas que exigem centro de resultado em todo título, sem um desses três o acerto não fecha.

O aviso "Nenhum CT-e desta viagem entra na receita" não impede o fechamento, mas quase sempre indica CT-e esquecido: confira a aba Documentos antes.

Reabrindo o acerto e cancelando a viagem

Reabrir acerto cancela o extrato fechado (ele não é apagado) e retira o título do saldo. A viagem volta a aceitar mudanças, e o próximo fechamento gera um extrato novo. A reabertura é recusada se o título já teve baixa: estorne a baixa no financeiro antes.

Cancelar viagem só aparece enquanto não há acerto fechado. Os CT-e continuam autorizados: cancelar a viagem fecha a pasta do transporte, não desfaz documento fiscal. Ao cancelar, os documentos são soltos e podem ser anexados a outra viagem.