Pagamento de frete pela Extratta: adiantamento, saldo, estadia e abono na viagem
Como pagar o motorista ou o proprietário do veículo pela Extratta direto na viagem - adiantamento, saldo do acerto, estadia e abono - com cartão, PIX ou depósito, na viagem do CIOT ou, sem CIOT da Extratta, numa viagem de pagamento própria criada pela primeira parcela.
Quando usar
Use quando a transportadora paga o frete do contratado (adiantamento antes de sair, saldo do acerto, estadia ou abono) pela Extratta, em vez de PIX ou dinheiro fora do sistema.
Antes de começar
- Módulo de transporte ativo (um administrador liga em Configurações Gerais > Recursos em teste)
- Conta da Extratta ativada para a empresa que emite o MDF-e, com o pagamento de frete liberado
- Viagem aberta em Gestão de Transporte > Viagens, com o veículo de tração e o motorista
- Modo Pela Extratta gravado em Configurações Gerais > Transporte > Pagamento de frete (Extratta)
Para que serve
O pagamento de frete pela Extratta (PEF) paga o contratado - o motorista agregado ou o proprietário do veículo de terceiro - direto da viagem, sem sair do Hap: o adiantamento que ele leva antes de sair, o saldo do acerto no fim da viagem, e as parcelas avulsas de estadia e abono. A Extratta carrega o cartão do contratado, paga na chave PIX dele ou só registra um depósito feito por fora.
Cada parcela paga vira um título no financeiro, já baixado na conta que representa o saldo da Extratta. Assim o que a Extratta debitou da sua conta aparece no Hap no mesmo dia, parcela por parcela.
Configurando
A configuração fica em Configurações Gerais > Transporte > Pagamento de frete (Extratta). Só administradores alteram.
- 1
Em Modo, escolha Pela Extratta. Em Manual, a aba não aparece na viagem e o frete é pago fora do sistema, como sempre.
- 2
Em Preferências, escolha a Forma padrão (Cartão, PIX ou Depósito) e a Conta da baixa no financeiro: a conta bancária que representa o saldo da Extratta no Hap. É nela que o título de cada parcela paga é baixado.
- 3
Marque Pagar ao enviar se a parcela deve sair paga no mesmo clique. Desmarcado, ela fica aberta na Extratta até alguém pagar pela aba.
- 4
Clique em Salvar.
| Forma | O que a Extratta faz |
|---|---|
| Cartão | Carrega o cartão Extratta do contratado. Sem cartão vinculado, a Extratta cria uma conta virtual para ele |
| PIX | Paga na chave PIX do contratado aprovada na Extratta. Sem chave aprovada, a Extratta recusa |
| Depósito | Só registra o pagamento na Extratta: o dinheiro sai por fora dela |
A forma padrão é só o que a aba traz preenchido: ela pode ser trocada em cada parcela. O cartão e a chave PIX do contratado são cadastrados na Extratta pelo botão Cartão e PIX na Extratta, no cadastro do motorista ou do veículo (artigo da frota).
Quem recebe
A Extratta paga o contratado da viagem, e o Hap diz na própria aba quem é:
| Situação da viagem | Quem recebe | Onde a parcela entra |
|---|---|---|
| O MDF-e anexado à viagem tem CIOT gerado pela Extratta | O contratado do CIOT | Na viagem da Extratta desse CIOT. Com mais de um CIOT, a aba pede para escolher |
| Sem CIOT da Extratta, veículo agregado ou de terceiro | O proprietário do veículo (CNPJ ou CPF do cadastro) | Numa viagem de pagamento própria, que a primeira parcela cria na Extratta |
| Sem CIOT da Extratta, veículo próprio | Ninguém | Bloqueado: a Extratta só paga terceiro ou agregado. Pague a comissão pela folha |
O texto logo abaixo de Pagar pela Extratta mostra o caso da viagem: "Viagem da Extratta do CIOT ... · a Extratta paga o contratado ...", ou "Sem CIOT da Extratta: a primeira parcela cria a viagem de pagamento na Extratta, em nome do proprietário ..., placa ...". Quando há algo que impede, o bloco fica travado com o motivo no lugar desse texto.
Enviando uma parcela
- 1
Abra a viagem em Gestão de Transporte > Viagens e vá à aba Pagamentos (Extratta). O número ao lado do nome da aba é a quantidade de parcelas vivas.
- 2
Em O que pagar, escolha a parcela (tabela abaixo). Adiantamento e Saldo do acerto trazem o valor pronto; Estadia e Abono pedem o Valor e aceitam uma Descrição.
- 3
Em Forma, confira Cartão, PIX ou Depósito.
- 4
Com mais de um CIOT da Extratta na viagem, escolha em CIOT (viagem da Extratta) onde a parcela entra.
- 5
Deixe Pagar agora marcado para pagar no mesmo clique, ou desmarque para a parcela ficar aberta na Extratta até alguém pagar depois.
- 6
Clique em Pagar pela Extratta (ou Incluir na Extratta) e confirme na janela.
| Opção | De onde vem o valor | Quando aparece |
|---|---|---|
| Adiantamento | Do adiantamento lançado na aba Adiantamentos, já descontada a retenção aplicada nele | Enquanto o adiantamento não tem parcela viva na Extratta |
| Saldo do acerto | Do acerto fechado na aba Acerto, só quando o saldo é a pagar ao motorista | Depois de fechar o acerto, enquanto o saldo não tem parcela viva |
| Estadia | Digitado | Sempre; pode repetir |
| Abono | Digitado | Sempre; pode repetir |
Um adiantamento com parcela viva na Extratta não pode mais ser removido na aba Adiantamentos: cancele a parcela antes.
Acompanhando as parcelas
A lista Parcelas na Extratta, logo abaixo do bloco de envio, mostra cada parcela com o tipo, o número de controle, a forma, a situação, a data do pagamento e o valor, e o total das parcelas vivas no rodapé. Quando a parcela foi paga e o título já foi baixado, a linha mostra Baixada no financeiro; quando a Extratta respondeu algo, a mensagem aparece abaixo da situação.
| Situação | O que significa | O que fazer |
|---|---|---|
| Incluindo / Sem confirmação | O pedido foi enviado e a Extratta ainda não respondeu | Não envie de novo. Clique em Atualizar ou aguarde: o sistema consulta sozinho |
| Aberta / Agendada | A parcela está na viagem da Extratta, sem pagamento | Clique em Pagar na linha quando for a hora |
| Paga | A Extratta pagou. O título foi gerado e baixado na conta configurada | Nada. Para desfazer, só pelo portal da Extratta |
| Bloqueada (gestor) | A Extratta segurou a parcela para aprovação no portal | Aprove no portal da Extratta e clique em Atualizar |
| Recusada | A Extratta não aceitou (chave PIX sem aprovação, proprietário mudou, limite) | Leia a mensagem, corrija e envie uma parcela nova |
| Cancelada | Cancelada na viagem da Extratta | Nada. O que for pago depois precisa de uma parcela nova |
Em cada linha: Pagar paga uma parcela aberta, Atualizar consulta a Extratta agora e Cancelar cancela a parcela na viagem dela. O servidor decide o que cada parcela aceita; o botão que não aparece é porque a ação não vale naquela situação.
Encerrando a viagem na Extratta
Quando há parcela e toda parcela viva já foi paga, aparece o botão Encerrar viagem na Extratta. Ele baixa a viagem lá: depois disso ela não recebe parcela nova. Use no fim da viagem, depois de pagar o saldo do acerto.
Cancelar viagem de pagamento aparece só na viagem de pagamento própria (sem CIOT da Extratta) e só enquanto não há parcela viva. Serve para a troca de caminhão depois da primeira parcela e para a viagem que foi desfeita.
Como fica no financeiro
| Parcela | Título no financeiro |
|---|---|
| Adiantamento | Contas a pagar em nome do contratado, baixado na conta da Extratta, com o centro de resultado da viagem (sem ele, o do veículo) |
| Saldo do acerto | Baixa o título do acerto, que já existia, na conta da Extratta |
| Estadia e Abono | Contas a pagar em nome do contratado, baixado na conta da Extratta |
A conta da Extratta no Hap funciona como a carteira dela: os depósitos que a empresa faz na Extratta são lançados como transferência da conta do banco para essa conta, e cada parcela paga sai dela. Assim o saldo da conta no Hap pode ser conferido com o extrato do portal da Extratta.
Problemas comuns
- A aba Pagamentos (Extratta) não aparece na viagem - o modo está em Manual. Um administrador troca para Pela Extratta em Configurações Gerais > Transporte > Pagamento de frete (Extratta).
- Aparece "A viagem não tem CIOT gerado pela Extratta" e nada pode ser enviado - o servidor da base ainda não tem a viagem de pagamento própria. Atualize a base ou gere o CIOT pela Extratta no MDF-e da viagem.
- O bloco Pagar pela Extratta está travado com um motivo em cima - a viagem de pagamento não pode ser criada. Os motivos mais comuns são veículo próprio (a Extratta só paga terceiro ou agregado), proprietário do veículo sem CNPJ ou CPF no cadastro e viagem sem veículo de tração. Corrija o cadastro e abra a viagem de novo.
- A parcela voltou como Recusada com "proprietário mudou" - o caminhão da viagem foi trocado depois da primeira parcela. Clique em Cancelar viagem de pagamento (só sem parcela viva) e envie a parcela de novo: a próxima cria outra viagem de pagamento em nome do proprietário atual.
- A parcela em PIX foi recusada pela Extratta - o contratado não tem chave PIX aprovada na Extratta. Cadastre a chave pelo cadastro do motorista ou do proprietário (botão Cartão e PIX na Extratta) e aguarde a aprovação, ou pague por Cartão.
- A opção Adiantamento não aparece em O que pagar - o adiantamento já tem uma parcela viva na Extratta. Veja em Parcelas na Extratta; para pagar de novo, cancele a parcela antes.
- A opção Saldo do acerto não aparece - o acerto ainda não foi fechado, ou o saldo é a favor da empresa (o motorista devolve), ou o saldo já foi enviado. Feche o acerto na aba Acerto; só o saldo a pagar vai para a Extratta.
- A parcela ficou em Incluindo ou Sem confirmação - a Extratta não respondeu. Não envie de novo. Clique em Atualizar na linha da parcela; o sistema também consulta sozinho.
- Cliquei em Pagar agora e preciso desfazer - pagamento feito só se estorna pelo portal da Extratta. No Hap, a parcela paga fica registrada e baixada no financeiro.
- O botão Encerrar viagem na Extratta não aparece - ele só aparece quando há parcela e toda parcela viva já foi paga.
- A parcela foi paga, mas o título não foi baixado no financeiro - não há Conta da baixa configurada. Informe a conta bancária que representa o saldo da Extratta em Configurações Gerais > Transporte > Pagamento de frete (Extratta) e baixe o título à mão.