Faturas de frete: cobrar vários CT-e do cliente num documento só
Como montar uma fatura de frete com os CT-e autorizados de um cliente, por que um CT-e não aparece ou é recusado, o título a receber que a fatura gera e quando uma fatura pode ser cancelada.
Quando usar
No fechamento do período de cada cliente que é cobrado por fatura, e quando o cliente pede a composição de uma fatura.
Antes de começar
- Módulo de transporte ativo para a empresa
- CT-e autorizados, com o cliente como tomador (quem paga o frete)
- CT-e emitidos com Gera Financeiro desligado - o CT-e que gera financeiro já tem título próprio e não entra em fatura
Para que serve
A fatura de frete agrupa vários CT-e de um cliente num único documento de cobrança, como no ALS3. O total da fatura nunca é digitado: é a soma do frete dos CT-e escolhidos. Ao gerar a fatura, o sistema cria o título a receber do cliente no financeiro, e é por esse título que o boleto e o recebimento seguem.
A lista de faturas
Os filtros do topo mostram Todas, Abertas, Parciais, Pagas ou Canceladas. A busca procura pelo cliente ou pelo número da fatura, e cada coluna tem ordenação e filtro próprio. A lista exporta para Excel e PDF.
| Coluna | O que mostra |
|---|---|
| Fatura | O número ou o documento da fatura |
| Cliente | Quem paga |
| CT-e | Quantos CT-e a fatura tem |
| Valor total | A soma do frete dos CT-e |
| Saldo | O que falta receber. Em fatura cancelada fica em branco |
| Situação | Aberta, Parcial, Paga ou Cancelada |
| Vencimento | O vencimento do título |
As colunas Emissão e Pago ficam ocultas e podem ser ligadas pelo botão de colunas. Clique numa linha para abrir a fatura.
Gerando uma fatura nova
- 1
Clique em Nova fatura.
- 2
Em Dados da fatura, escolha o Cliente (tomador do frete) - a busca aceita nome, razão social ou CNPJ/CPF - e informe o Vencimento. Com mais de uma empresa, escolha também a Empresa. O Número do documento e a Observação são opcionais.
- 3
Em CT-e da fatura, ajuste o período Emitidos de e Até (vem com o mês corrente) e, se quiser, um número ou chave de CT-e. Clique em Buscar CT-e.
- 4
Confira a lista. Todos os CT-e que podem entrar já vêm marcados; desmarque os que não vão nesta fatura. Embaixo, a barra mostra quantos CT-e estão selecionados e o total.
Nova fatura: o cliente (tomador), o vencimento e o período dos CT-e; Buscar CT-e lista o que pode entrar e explica quando nada entra - 5
Clique em Gerar fatura. A fatura abre em seguida para você conferir a composição.
Que CT-e entram na fatura
A lista só traz CT-e que podem ser cobrados: autorizados na SEFAZ (os emitidos no Hap e os trazidos do ALS3), em que o cliente é o tomador, que não estão em outra fatura ativa e emitidos dentro do período. O CT-e de uma fatura cancelada volta a ficar livre.
Na hora de gerar, o sistema confere cada CT-e de novo, porque algo pode ter mudado entre a busca e o clique. O valor, o peso e as cidades de cada item são lidos do próprio CT-e, não da tela.
| Motivo | O que fazer |
|---|---|
| CT-e não autorizado | Transmita o CT-e e espere a autorização antes de faturar |
| O tomador do CT-e não é o cliente da fatura | Fature pelo cliente que é o tomador, ou corrija o Contratante do frete antes de transmitir |
| CT-e já está em outra fatura | Use a fatura existente; para refazer, cancele aquela fatura antes |
| CT-e já tem título próprio (emitido com gera financeiro) | Ele já é cobrado pelo título dele; faturar de novo cobraria em dobro |
| CT-e emitido por outra empresa | Gere uma fatura por empresa emitente |
Quando o sistema recusa algum CT-e ao gerar, nada é gravado: a tela mostra o motivo na linha de cada CT-e recusado e o botão Desmarcar os recusados. Desmarque e gere de novo.
O título a receber
Ao gerar a fatura, o sistema cria um título de contas a receber no financeiro, em nome do cliente:
- Valor: o total da fatura.
- Vencimento: o vencimento informado na fatura.
- Competência: a data em que a fatura foi gerada.
- Documento: o Número do documento informado; em branco, sai como FATURA e o número da fatura.
- Histórico: Fatura de frete e o número.
O número do título aparece no detalhe da fatura, em Título financeiro. O boleto, a baixa e a cobrança seguem pelo título, no financeiro. Se o título não puder ser criado, a fatura também não é gravada.
Consultando uma fatura
Clique numa linha da lista. O detalhe mostra o Valor total, o Pago, o Saldo, o Vencimento e o Título financeiro, e tem duas abas:
- Composição: os CT-e da fatura, com origem, destino, emissão, peso, frete e a situação do CT-e hoje. Se um CT-e foi cancelado depois de faturado, ele aparece como CANCELADO. Nas faturas canceladas, os CT-e aparecem como Liberado: voltaram a ficar livres para outra fatura.
- Acompanhamento: os eventos de cobrança registrados para a fatura (envio de boleto, promessa de pagamento, prorrogação). Nas faturas trazidas do sistema anterior, é o histórico de lá.
Situações da fatura
| Situação | O que significa |
|---|---|
| Aberta | Nada recebido |
| Parcial | Parte do valor recebida |
| Paga | Valor recebido por inteiro. Não pode ser alterada nem cancelada |
| Cancelada | A fatura foi desfeita, os CT-e voltaram a ficar livres e o saldo não é mais cobrado |
Cancelando uma fatura
- 1
Abra a fatura na lista.
- 2
Clique em Cancelar fatura. O botão não aparece em fatura Paga ou Cancelada.
Ao cancelar, a fatura passa para Cancelada, os CT-e dela voltam a ficar livres para outra fatura e o título a receber que ELA gerou é removido do financeiro.
| Situação | O que fazer |
|---|---|
| Fatura paga | Não pode ser cancelada |
| A fatura já tem valor recebido | Não pode ser cancelada: os CT-e seriam cobrados de novo pelo que já foi pago |
| O título da fatura já teve baixa | Estorne a baixa no financeiro e cancele depois |
| O título da fatura tem boleto emitido | Cancele ou baixe o boleto no financeiro e cancele depois |
| Fatura importada com título de outra origem | Cancele o título dela no financeiro e cancele a fatura depois |
Problemas comuns
- O CT-e não aparece na lista da Nova fatura - ele não está autorizado (provisório, rejeitado ou cancelado), o tomador dele é outra pessoa, ele já está em outra fatura que não foi cancelada, ou foi emitido fora do período. Confira o período (Emitidos de e Até) e o Contratante do frete do CT-e.
- O CT-e aparece cinza, sem poder marcar, com CT-e já tem título próprio - ele foi emitido com Gera Financeiro ligado e já é cobrado pelo título dele. Faturar de novo cobraria o frete em dobro.
- Ao gerar a fatura aparece que um CT-e não pode entrar, com o motivo na linha - algo mudou entre a busca e o salvamento (o CT-e foi cancelado, entrou em outra fatura ou teve o tomador alterado). Clique em Desmarcar os recusados e gere de novo.
- Aparece CT-e emitido por outra empresa - a fatura só cobra CT-e da empresa dela. Gere uma fatura por empresa emitente.
- Aparece A lista parou no limite de 1000 CT-e - estreite o período para ver os demais.
- O botão Gerar fatura fica cinza - falta o cliente, a empresa, o vencimento ou nenhum CT-e está marcado. O motivo aparece embaixo da lista.
- Apareceu A resposta demorou. Confira a fatura na lista antes de gerar de novo - a fatura pode ter sido gravada. Procure-a na lista antes de repetir.
- Ao cancelar aparece que o título da fatura já teve baixa - o cliente já pagou algo pelo título. Estorne a baixa no financeiro antes de cancelar a fatura.
- Ao cancelar aparece que o título tem boleto emitido - o boleto continuaria pagável no banco. Cancele ou baixe o boleto no financeiro antes de cancelar a fatura.
- Ao cancelar aparece que a fatura já tem valor recebido - fatura com recebimento não pode ser cancelada, porque os CT-e voltariam a ficar livres para cobrar de novo o que já foi pago.
- Ao cancelar aparece que o título não foi gerado pela fatura (fatura importada) - é uma fatura trazida do sistema anterior. Cancele o título dela no financeiro e depois cancele a fatura.
- Na composição, um CT-e aparece como CANCELADO - o CT-e foi cancelado depois de faturado. A fatura não se ajusta sozinha: cancele a fatura e gere outra sem ele.