Abastecimentos e tanque próprio
Como importar o relatório de abastecimentos da Gasola (prévia, confirmação e o título da carteira pré-paga), lançar abastecimentos de posto e do tanque próprio, entender o vínculo automático com a viagem e os alertas de odômetro, e controlar saldo e custo médio dos tanques do pátio.
Quando usar
Use quando precisar executar a rotina de Combustível no ERP.
Antes de começar
- Módulo de transporte (TMS) ativo para a empresa
- Veículos cadastrados na frota, com a mesma placa usada na Gasola
- Para gerar o título do lote - o fornecedor Gasola cadastrado como pessoa, uma conta financeira de despesa de combustível e uma conta bancária que represente a carteira pré-paga da Gasola
Para que serve e quando usar
A tela de Abastecimentos reúne todo o combustível da frota, venha de onde vier: o relatório da Gasola (abastecimentos pagos pela carteira pré-paga), os abastecimentos no tanque do pátio e os lançamentos avulsos de posto. Cada abastecimento é ligado sozinho à viagem do caminhão e vira despesa dela; o odômetro alimenta o km do veículo e o consumo.
Use toda vez que exportar o relatório da Gasola (diário, semanal ou mensal), sempre que um caminhão abastecer no tanque próprio ou em posto fora da Gasola, e quando comprar diesel para o tanque do pátio.
Como a tela é organizada
Abra Gestão de Transporte > Abastecimentos. No topo, o seletor Abastecimentos Tanques troca entre a lista de abastecimentos e o controle dos tanques próprios.
| Filtro | O que mostra |
|---|---|
| Todos | Todos os abastecimentos ativos do período |
| Gasola | Só os importados do relatório da Gasola |
| Tanque | Só os que saíram do tanque próprio |
| Manual | Só os lançados à mão (posto avulso) |
| Sem viagem | Os que não estão ligados a nenhuma viagem |
| Com alerta | Os que têm alerta de odômetro, valor ou placa |
| Cancelados | Os cancelados (ficam para histórico) |
O número ao lado dos filtros conta os abastecimentos ativos do período escolhido. O período (Este mês, Mês passado, Últimos 3 meses, Este ano ou Todo o período) fica ao lado da busca, que procura pela placa. No rodapé, Litros, Valor e R$/litro médio somam todo o período filtrado, não só a página.
Importando o relatório da Gasola
No portal da Gasola, abra o relatório de abastecimentos, escolha o período e exporte em CSV (XLSX também é aceito). Depois:
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Em Abastecimentos, clique em Importar Gasola.
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Clique em Escolher arquivo (ou arraste o arquivo para a área indicada). O sistema lê o arquivo e mostra a prévia.
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Na prévia, confira os quatro quadros do topo: Entram no lote, Litros (com a divisão por produto), Valor pago (com o período do arquivo) e Ficam de fora.
- 4
Use Todas, Entram no lote ou Erros e avisos para ler as linhas. A coluna Mensagens explica cada erro ou aviso.
- 5
Em Financeiro do lote, decida se o sistema gera o título na carteira (explicado abaixo).
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Clique em Importar N abastecimento(s).
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No resultado, confira quantos entraram, quantos foram vinculados a viagem e quantos ficaram pendentes. Clique em Ver abastecimentos do lote para ver só o que acabou de entrar.
| Situação | O que acontece |
|---|---|
| Novo | Entra no lote, com o veículo da frota |
| Sem veículo | Entra no lote, sem veículo e sem viagem: a placa não está cadastrada na frota |
| Já importado | Fica de fora: o número do abastecimento já existe, ou o mesmo abastecimento (placa, horário, produto e litros) já foi lançado por outra fonte |
| Duplicado no arquivo | Fica de fora: a linha se repete dentro do próprio arquivo. Vale a primeira |
| Erro | Fica de fora: placa, data, litros ou valor inválidos, ou registro de bloqueio que não é abastecimento |
O combustível do relatório é traduzido sozinho: Diesel S10 (inclusive o aditivado) vira Diesel S10, Diesel S500 vira Diesel S500 e Arla vira ARLA 32. Produto que o sistema não reconhece entra como Outro, com aviso na prévia.
O título da carteira pré-paga
A Gasola funciona como uma carteira pré-paga: a empresa deposita crédito e cada abastecimento consome esse saldo. Para o financeiro refletir isso, marque Gerar título na Carteira Gasola e preencha:
| Campo | O que informar |
|---|---|
| Empresa | Aparece só quando há mais de uma empresa: a empresa do lote e do título |
| Fornecedor | A Gasola, cadastrada como pessoa |
| Conta de despesa | A conta financeira do combustível |
| Carteira Gasola | A conta bancária que representa a carteira pré-paga, onde o título é baixado |
| Centro de resultado | Opcional |
| Data da baixa | Vazio usa a data do último abastecimento do lote |
O sistema gera UM título de contas a pagar por lote, no valor pago de todos os abastecimentos importados, já baixado na conta da carteira. Os depósitos que a empresa faz na carteira são lançados como transferência da conta do banco para a conta da carteira. Assim, o saldo da conta da carteira no sistema pode ser conferido com o extrato do portal da Gasola.
Os campos já vêm preenchidos com o que foi usado no último lote que gerou título. Sem a marcação, os abastecimentos entram normalmente (viagem, consumo e odômetro) e o financeiro fica por conta de um lançamento manual.
Lançando um abastecimento de posto ou do tanque próprio
Os abastecimentos da Gasola entram só pela importação. Os demais são lançados à mão:
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Em Abastecimentos, clique em Novo abastecimento.
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Em Origem do combustível, escolha Manual (posto) ou Tanque próprio.
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Escolha o Veículo da frota. Se o veículo não é da frota, digite só a Placa: ele entra sem viagem.
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Escolha o Motorista, se souber.
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Informe a Data e a Hora. A hora importa: é por ela que o sistema acha a viagem.
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No posto, escolha o Produto; no tanque próprio, escolha o Tanque (o produto é o do tanque).
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Informe os Litros e o valor. No posto, preencha R$ / litro ou Valor total (R$): um calcula o outro. No tanque, o valor sai do custo médio do tanque, calculado ao salvar.
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Informe o Odômetro (km) e, no posto, Quem pagou.
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Na aba Posto e documento, registre o posto, o CNPJ, a NF-e do posto, a cidade e a UF, se tiver.
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Clique em Salvar.
| Opção | Efeito na viagem |
|---|---|
| Empresa (cartão / faturado) | A despesa entra no custo da viagem como paga pela empresa |
| Motorista (do bolso, volta no acerto) | A despesa entra no custo da viagem e é devolvida ao motorista no acerto |
Se o servidor encontrar algo estranho (odômetro, valor ou placa fora da frota), o abastecimento é salvo mesmo assim e o alerta aparece na tela e na coluna Alerta.
Importado da Gasola: o que ainda pode mudar
Litros, valor, data, placa, produto e posto de um abastecimento importado são o que saiu da carteira e ficam travados: mudar faria o lote não fechar com o extrato do portal. Continuam editáveis o Odômetro, o Motorista, Completou o tanque e a Observação. A viagem se ajusta pela aba Viagem.
Na aba Posto e documento do importado aparecem, só para consulta, o produto como veio no relatório, valor bruto e desconto, o fechamento na Gasola, o pagador no relatório, o CPF do motorista e o número do lote de importação.
O vínculo com a viagem
O sistema liga cada abastecimento à viagem do mesmo veículo cujo período cobre o horário do abastecimento: de 12 horas antes da saída até o retorno (viagem sem retorno ainda está em curso). O vínculo é feito na importação e ao salvar um lançamento.
Com o vínculo feito, o abastecimento vira uma despesa da viagem (Combustível ou ARLA), que aparece na viagem só para leitura: para alterar, altere o abastecimento. Se você já tinha lançado o mesmo diesel à mão na viagem (mesma data com folga de 1 dia, mesmo valor com folga de R$ 1 ou mesmos litros com folga de 1%), o sistema aproveita essa despesa em vez de lançar outra.
| Situação | O que significa | O que fazer |
|---|---|---|
| Automático | Ligado pela placa e pelo período da viagem | Nada |
| Manual | Ligado à mão pela aba Viagem. O vínculo automático não mexe mais nele | Nada |
| Sem viagem | Nenhuma viagem do veículo cobre o horário | Conferir as datas da viagem ou marcar que não é de viagem nenhuma |
| Ambíguo | Mais de uma viagem cobre o horário | Escolher a viagem certa na aba Viagem |
| Acerto fechado | A viagem do horário já teve o acerto fechado; a despesa não foi lançada | Reabrir o acerto e usar Buscar abastecimentos na viagem |
| Revisar (agregado) | O veículo é de agregado ou terceiro | Confirmar se o combustível é custo da viagem ou do dono do veículo |
Para ajustar à mão, abra o abastecimento (clique na linha) e vá à aba Viagem:
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Em Viagem do veículo, escolha a viagem. Viagem com acerto fechado aparece desabilitada: reabra o acerto antes.
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Clique em Vincular a esta viagem.
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Se o abastecimento não é de viagem nenhuma (manobra, caminhão parado), clique em Não é de viagem nenhuma.
Na própria viagem, o botão Buscar abastecimentos (em Despesas da viagem) refaz o vínculo automático de todos os abastecimentos do veículo no período da viagem. Use quando a viagem foi cadastrada ou teve as datas corrigidas depois de os abastecimentos entrarem, ou quando o veículo foi cadastrado na frota depois da importação. O vínculo manual não é tocado.
Alertas de odômetro e de valor
Cada leitura de odômetro é comparada com a última leitura válida do mesmo veículo. Só a leitura válida atualiza o Km atual do veículo e entra no cálculo de consumo; as demais ficam com um selo na coluna Odômetro e o motivo na coluna Alerta.
| Selo | O que significa |
|---|---|
| (sem selo) | Leitura válida: avançou o km do veículo |
| Regressão | O odômetro é menor que a leitura anterior. Quase sempre é erro de digitação |
| Salto | O odômetro avançou mais de 1.200 km por dia desde a leitura anterior. Quase sempre é erro de digitação |
| Pendente | Leitura em conferência durante a importação |
A mesma leitura repetida (diesel e ARLA na mesma parada) não é erro. Para corrigir um odômetro digitado errado, abra o abastecimento, corrija o Odômetro (km) e salve - vale também para os importados da Gasola.
O valor também é conferido: se litros x preço por litro não bater com o total (com folga de R$ 1 ou 2%, o que for maior), o abastecimento ganha um alerta. É só aviso: posto arredonda e o desconto da Gasola entra por fora.
Cancelando um abastecimento
Abra o abastecimento, clique em Cancelar abastecimento, informe o Motivo e confirme. O abastecimento sai da viagem, do consumo e do saldo do tanque, e continua na lista (filtro Cancelados) para histórico.
Tanques próprios
No seletor do topo, escolha Tanques. Cada tanque aparece num quadro com o saldo em litros, a barra de ocupação (quando a capacidade está cadastrada), o produto, o custo médio por litro, o valor em estoque e a situação: Em dia, Atenção, Saldo negativo ou Inativo. Clique num quadro para ver o extrato dele.
Para começar:
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Clique em Novo tanque, informe o Nome, o Produto e, se quiser, a Capacidade (litros). Salve. O saldo nasce zerado.
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Com o tanque selecionado, lance o diesel que já está nele com Ajuste de estoque: os litros medidos e o valor desse estoque. É esse valor que dá o custo médio inicial.
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A cada compra, clique em Lançar entrada: Data, Hora, Litros, Valor total (R$), Fornecedor, Número da NF-e e Chave da NF-e.
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Os abastecimentos que saem do tanque são lançados na lista de Abastecimentos, com a origem Tanque próprio.
| Movimento | Como lançar | Efeito |
|---|---|---|
| Entrada | Lançar entrada, com litros e valor obrigatórios | Soma ao saldo e forma o custo médio. A mesma NF-e não entra duas vezes no mesmo tanque |
| Ajuste | Ajuste de estoque, com litros positivos (sobra ou abertura) ou negativos (perda apurada na medição) | Corrige o saldo. Sem valor, não muda o custo médio; com valor, entra como compra |
| Abastecimento | Novo abastecimento na lista, origem Tanque próprio | Tira do saldo pelo custo médio daquele instante |
| Item | Regra |
|---|---|
| Saldo | Entradas + ajustes - abastecimentos ativos. É recalculado a cada consulta e nunca é digitado |
| Custo médio | Média ponderada das entradas com valor. Tanque que zerou recomeça o custo pela próxima entrada |
| Custo do abastecimento | O custo médio do instante do abastecimento, congelado. Uma entrada lançada depois, mesmo com data anterior, não reescreve o custo de um abastecimento já feito |
Entrada lançada sem hora vale desde o início do dia, para todos os abastecimentos daquele dia. No extrato, escolha o período e confira Saldo de abertura, Entradas e sobras, Abastecimentos e perdas e Saldo no fim do período. Em cada linha, Cancelar desfaz uma entrada ou ajuste (pede o motivo) e Abrir mostra o abastecimento.
O tanque pode ficar com saldo negativo quando um abastecimento é lançado antes da compra: o sistema aceita e avisa "Saldo negativo: há abastecimento sem a entrada correspondente lançada.". Saldo acima da capacidade também gera aviso. Depois do primeiro movimento, o produto do tanque não muda. Inativar tira o tanque das listas de lançamento; o extrato e os abastecimentos que saíram dele continuam valendo.
Problemas comuns
- Na prévia aparece "Colunas não encontradas no arquivo: ...": o arquivo não é o relatório de abastecimentos ou saiu sem essas colunas. Exporte de novo o relatório de abastecimentos do portal da Gasola, em CSV, com Nº Abastecimento, Placa, Data, Combustível, Litros e Valor Pago.
- Ao importar aparece "O arquivo enviado não é o mesmo da prévia. Refaça a prévia antes de importar.": o arquivo mudou depois da prévia. Clique em Trocar arquivo e selecione o arquivo de novo.
- Aparece "Importação desfeita - o financeiro do lote não foi gerado: ...": o título na carteira foi recusado e, por segurança, nenhum abastecimento entrou. Corrija o que a mensagem indica (fornecedor, conta, centro de resultado) e importe de novo.
- Linhas com a situação Sem veículo na prévia: a placa não está cadastrada na frota. Elas entram mesmo assim (o valor saiu da carteira), sem veículo e sem viagem. Cadastre o veículo e depois clique em Buscar abastecimentos na viagem dele.
- O abastecimento ficou Sem viagem: nenhuma viagem do veículo cobre aquele horário. Confira a data de saída e de retorno da viagem e clique em Buscar abastecimentos nela, ou vincule pela aba Viagem do abastecimento.
- O abastecimento ficou Ambíguo: mais de uma viagem do veículo cobre o horário. Abra o abastecimento, aba Viagem, escolha a viagem certa e clique em Vincular a esta viagem.
- O abastecimento ficou com Acerto fechado: a viagem daquele horário já teve o acerto fechado e a despesa não foi lançada. Reabra o acerto e clique em Buscar abastecimentos na viagem.
- Ao salvar aparece "Este abastecimento já foi lançado (mesma placa, horário, produto e litros).": o mesmo abastecimento já existe, lançado à mão ou importado. Procure pela placa na lista antes de lançar de novo.
- Ao salvar aparece "A data do abastecimento está no futuro.": confira a Data e a Hora digitadas.
- Ao cancelar aparece "A despesa deste abastecimento está numa viagem com acerto fechado. Reabra o acerto antes de cancelar.": reabra o acerto da viagem, cancele o abastecimento e feche o acerto de novo.
- O tanque aparece com Saldo negativo: há abastecimento do tanque sem a compra correspondente lançada. Lance a entrada (ou um ajuste de estoque) com a data certa.
- Ao lançar a entrada aparece "Esta NF-e já deu entrada neste tanque.": a mesma nota já foi lançada. Confira o extrato do tanque.
- Não consigo alterar um movimento do tanque: movimento lançado não se edita. Cancele, informando o motivo, e lance de novo.