Frota: cadastro de veículos e motoristas
Como cadastrar os veículos (tração e reboque, posse, eixos, proprietário e documentos com vencimento) e os motoristas (vínculo, CNH, toxicológico, liberação na gerenciadora de risco e comissão), como achar rápido quem está com documentação vencida ou vencendo, e como configurar os alertas da frota - quem recebe (Central e WhatsApp) e as travas do MDF-e.
Quando usar
Use quando precisar executar a rotina de Frota no ERP.
Antes de começar
- Módulo de transporte (TMS) ativo para a empresa
- Para cadastrar um motorista, a pessoa já cadastrada em Cadastros > Pessoas e marcada como Motorista
Para que serve e quando usar
A Frota guarda, num lugar só, os veículos e os motoristas da transportadora. É daqui que o MDF-e e o CT-e buscam placa, tara, eixos e o bloco do proprietário, sem redigitar tudo a cada documento, e é aqui que você enxerga quem vai parar por documento vencido: CRLV, seguro, tacógrafo, CNH ou exame toxicológico.
Use sempre que entrar um caminhão, carreta ou motorista novo, quando renovar um documento e, no dia a dia, para conferir vencimentos antes de escalar uma viagem.
Veículos: a lista
Abra Gestão de Transporte > Veículos. A lista mostra os veículos ativos com placa, código na frota, tipo, carroceria, posse, proprietário, eixos, km atual e a situação da documentação.
Os filtros no topo da lista:
| Filtro | O que mostra |
|---|---|
| Ativos | Todos os veículos ativos |
| Tração | Só cavalos e caminhões |
| Reboques | Só carretas e semirreboques |
| Com documentação vencida | Veículos com documento já vencido E com documento que vence nos próximos 30 dias |
A busca aceita placa, código na frota ou Renavam: digite e tecle Enter (ou clique em Pesquisar). Renavam, tara, capacidades, UF e rodado ficam escondidos por padrão; o botão de colunas mostra essas informações quando você precisar.
| Situação | Quando aparece |
|---|---|
| Vencido | Algum documento do veículo já venceu |
| Vence em breve | O vencimento mais próximo cai nos próximos 30 dias |
| Em dia | Todos os documentos com data vencem daqui a mais de 30 dias |
| Sem documento | Nenhum documento com data de vencimento cadastrada |
Cadastrando um veículo
- 1
Em Gestão de Transporte > Veículos, clique em Novo veículo.
- 2
Na aba Dados do veículo, preencha a Placa (obrigatória) e o Tipo: Tração (cavalo / caminhão) ou Reboque (carreta / semirreboque).
- 3
Preencha o restante que você tiver em mãos: Código na frota, Renavam, Tipo de rodado, Carroceria, UF de licenciamento, Nº de eixos, Tara (kg), Capacidade (kg), Capacidade (m³) e Km atual.
- 4
Na aba Posse e proprietário, escolha a Posse. Se for Agregado ou Terceiro, preencha o proprietário.
Ficha do veículo (clique na linha da lista): posse, documentação, plano de manutenção, pneus por eixo, últimas OS e alertas; o botão Editar abre o cadastro com as abas Dados, Posse e proprietário e Documentação - 5
Na aba Documentação, clique em Adicionar documento para cada CRLV, seguro ou tacógrafo, com o número e o vencimento.
- 6
Clique em Salvar.
| Campo | Por que importa |
|---|---|
| Código na frota | Vai como código interno do veículo no documento fiscal |
| Nº de eixos | Exigido pelo CIOT e pela compra de vale-pedágio. Sem ele, a cotação do vale para |
| Km atual | Base do custo por km. O fechamento da viagem e as leituras válidas de odômetro dos abastecimentos atualizam sozinhos |
| Tipo de rodado e Carroceria | Os mesmos códigos do MDF-e e do CT-e: são copiados para o documento |
| Posse | O que o sistema faz |
|---|---|
| Próprio | O documento fiscal não leva bloco de proprietário. Ao salvar, os campos de proprietário são limpos |
| Agregado | Exige Nome do proprietário, CNPJ / CPF e RNTRC. Inscrição estadual, UF e Tipo do proprietário (TAC, ETC ou CTC) são opcionais |
| Terceiro | Mesmas exigências do Agregado |
Documentos e vencimentos
Na aba Documentação de cada veículo, cada linha tem Tipo (CRLV, Seguro, Tacógrafo ou Outro), Número e Vencimento. Ao lado aparece a situação do documento, com a mesma regra da lista: Vencido, Vence em breve (até 30 dias), Em dia ou Sem data.
Para renovar, altere o Vencimento da linha existente e salve. Para tirar um documento, use o ícone de lixeira da linha e salve.
Motoristas: a lista
Abra Gestão de Transporte > Motoristas. A lista mostra nome, CPF, vínculo, categoria da CNH, a validade da CNH, a do exame toxicológico e a da liberação na gerenciadora de risco (coluna Gerenciadora até), e o percentual de comissão.
Os filtros do topo separam por vínculo: Ativos (todos), Funcionários, Agregados e Terceiros. A busca aceita nome, CPF ou número da CNH.
Nas colunas CNH até e Toxicológico até, a data vem acompanhada de um aviso quando exige ação: Vencido, Vence em breve (até 30 dias) ou Sem data. Documento em dia mostra só a data.
Cadastrando um motorista
O motorista é sempre uma pessoa que já existe no cadastro de pessoas. CPF, endereço e contato continuam lá; aqui fica só o que é de motorista.
- 1
Confira se a pessoa está cadastrada em Cadastros > Pessoas e marcada como Motorista.
- 2
Em Gestão de Transporte > Motoristas, clique em Novo motorista.
- 3
Em Pessoa, busque pelo nome e selecione.
- 4
Escolha o Vínculo: Funcionário, Agregado ou Terceiro.
- 5
Informe o % de comissão, o Nº da CNH, a Categoria, a data de CNH válida até e a de Toxicológico válido até.
Cadastro do motorista: vínculo, % de comissão, CNH e toxicológico, com os avisos de situação logo abaixo das datas - 6
Se o motorista passa por gerenciadora de risco, informe a Gerenciadora de risco (Buonny, Apisul, Opentech...) e a Liberação válida até.
Cadastro do motorista com a gerenciadora de risco: a Liberação válida até já passou e o aviso "Gerenciadora de risco: vencida" aparece ao lado dos da CNH e do toxicológico - 7
Clique em Salvar.
Abaixo das datas, os avisos resumem a situação: "CNH: em dia / vence em breve / vencida / sem data", o mesmo para o toxicológico e, quando há data de liberação, para a gerenciadora de risco.
Gerenciadora de risco
A liberação do motorista na gerenciadora de risco tem prazo, e o transporte para quando ele vence. Com a Liberação válida até preenchida, o motorista entra nos alertas da frota como qualquer documento: Vence em breve dentro do prazo de aviso, Vencido depois da data. Motorista sem data é "sem controle": não gera alerta nem trava.
Em Gestão de Transporte > Documentação, no segmento Motoristas, a coluna Gerenciadora de risco mostra a gerenciadora, a data e a situação de cada motorista.
Para impedir a transmissão do MDF-e com condutor vencido, ligue a trava em Alertas da frota (seção abaixo). A trava só recusa condutor com a data cadastrada e vencida; o MDF-e volta com o motivo e o nome do condutor, e basta renovar a liberação no cadastro e transmitir de novo.
Alertas da frota: quem recebe e as travas
Em Gestão de Transporte > Documentação, o botão Configurar abre os Alertas da frota. Só o administrador ou o super usuário altera; os demais veem.
- Veículos e motoristas nos alertas: por padrão só os próprios e agregados; terceiros ficam de fora para não fazer barulho.
- Avisar com quantos dias: o prazo do "Vence em breve", para documentos, CNH, cursos, apólices e gerenciadora.
- Trava do MDF-e: não transmitir com a apólice RCTR-C cadastrada e vencida.
- Gerenciadora de risco: não transmitir o MDF-e com condutor de liberação vencida na gerenciadora.
- Comprovante da viagem anterior: não transmitir o MDF-e com condutor que ainda tem canhoto pendente de uma viagem já fechada.
- Vínculo automático: todo dia, motoristas agregados e terceiros trocam de vínculo pelo número de viagens dos últimos 12 meses (agregado = mais de N viagens por ano; N é configurável, 12 por padrão). Funcionário nunca muda. Cada troca vira um aviso na Central de notificações.
- Raio da entrega (metros): até que distância do endereço do destinatário a baixa pelo app conta como "no cliente"; 0 desliga. Precisa do endereço do destinatário geolocalizado.
- Avisos por WhatsApp: os números dos gestores, com DDD e separados por vírgula. Todo dia, o mesmo aviso que vai para a Central de notificações sai também num texto por WhatsApp para cada número - uma linha por documento vencido ou vencendo. Vazio, o aviso vai só para a Central. Precisa do WhatsApp da empresa conectado no Hap.
O botão Receber eu, ao lado, inscreve o próprio usuário no aviso diário da Central de notificações.
Comissão e retenção no acerto
Os dados do motorista alimentam o acerto da viagem:
| Dado | Efeito no acerto |
|---|---|
| % de comissão | Vira o percentual padrão da comissão, calculada sobre o frete TOTAL da viagem (não só a ida). No acerto dá para usar outro percentual só naquela viagem |
| Vínculo Funcionário | Sem retenção na fonte: funcionário é pago pela folha |
| Vínculo Agregado ou Terceiro | O acerto mostra o bloco "Retenção na fonte (transportador autônomo)", com a opção de reter INSS, SEST/SENAT e IRRF daquele acerto |
A retenção nasce desligada, mesmo para agregado: quem marca "Reter INSS, SEST/SENAT e IRRF deste acerto" é o operador, junto com o contador. Os percentuais sugeridos (INSS 11% e SEST/SENAT 2,5%, sobre 20% do frete) podem ser alterados, e o IRRF é informado em reais. O passo a passo está no artigo de viagens e acerto.
Usando a frota no MDF-e e no CT-e
Com a frota cadastrada, os formulários do MDF-e e do CT-e ganham dois atalhos acima dos campos do veículo e do condutor:
| Atalho | O que faz |
|---|---|
| Buscar na frota | Procura por placa ou código na frota e preenche placa, tara, eixos, proprietário e demais dados do veículo |
| Buscar motorista cadastrado | Procura por nome ou CPF e preenche o condutor |
Os campos continuam editáveis: o atalho só evita a digitação. Na lista do atalho, o veículo pode aparecer com um aviso - "Documentação vencida", "Documentação vence em breve" ou "Sem proprietário cadastrado". É só aviso: o documento não é bloqueado, mas vale corrigir o cadastro antes de transmitir.
Problemas comuns
- Aparece a tela "Módulo de transporte não está ativo": o TMS está desligado para esta empresa. Um administrador liga em Configurações Gerais > Recursos em teste.
- Ao salvar o veículo aparece "Placa invalida. Use o formato ABC1234 ou ABC1D23.": a placa tem caractere a mais ou a menos. Digite só letras e números, no padrão antigo (ABC1234) ou Mercosul (ABC1D23).
- Aparece "Informe o nome do proprietario do veiculo" (ou o CPF/CNPJ, ou o RNTRC): o veículo está como Agregado ou Terceiro e o bloco do proprietário está incompleto. Preencha Nome, CNPJ / CPF e RNTRC na aba Posse e proprietário - o MDF-e e o CT-e exigem esses dados.
- Aparece "Ja existe um veiculo ativo com a placa ...": a placa já está cadastrada. Procure-a na lista de Veículos e edite o cadastro existente.
- Aparece "Renavam invalido. Deve ter de 9 a 11 digitos.": confira o número no CRLV. O campo pode ficar vazio.
- O veículo mostra "Sem documento" na coluna Documentação, mesmo com CRLV cadastrado: a situação considera só documentos com Vencimento preenchido. Abra a aba Documentação e informe a data.
- A pessoa não aparece na busca do novo motorista: a busca só lista pessoas marcadas como Motorista no cadastro de pessoa. Marque Motorista no cadastro da pessoa, salve e tente de novo. Se a opção Motorista não aparecer no cadastro de pessoa, fale com o suporte Hap.
- Aparece "... ja esta cadastrado como motorista": cada pessoa tem um único cadastro de motorista. Procure o nome na lista de Motoristas e edite o cadastro que já existe.
- Aparece "Percentual de comissao deve ficar entre 0 e 100.": o % de comissão foi digitado fora da faixa. Informe um valor de 0 a 100.
- Escolhi a pessoa errada no motorista e o campo Pessoa está bloqueado: depois de salvo, a pessoa não muda (trocar reescreveria a quem os acertos já foram pagos). Fale com o suporte Hap para corrigir o cadastro.
- A viagem não vai para Em rota (ou o motorista não consegue iniciar pelo app) e aparece "liberação na gerenciadora de risco vencida": a mesma trava da gerenciadora vale para o início da viagem. Renove a liberação no cadastro do motorista.
- O MDF-e voltou com "comprovante de entrega pendente de viagem anterior": a trava Comprovante da viagem anterior está ligada e o condutor tem canhoto pendente de viagem já fechada. Baixe os canhotos (app ou tela de Canhotos) ou desligue a trava.
- O MDF-e voltou com "liberação na gerenciadora de risco vencida": a trava da gerenciadora está ligada em Alertas da frota e a Liberação válida até do condutor já passou. Renove a liberação no cadastro do motorista (ou desligue a trava) e transmita de novo.
- Os gestores não recebem o aviso diário no WhatsApp: confira os números em Documentação > Configurar > Avisos por WhatsApp (com DDD) e se o WhatsApp da empresa está conectado no Hap. Sem número cadastrado, o aviso vai só para a Central de notificações.