Reuniões gravadas - Tactiq pelo Zapier, playbook de avaliação e alerta de palavra-chave
Como receber no negócio a transcrição das reuniões de venda (Tactiq pelo Zapier), avaliar cada reunião pelo playbook da equipe com a LavinIA, acompanhar a nota por vendedor e ser avisado quando uma palavra que importa é dita.
Quando usar
Use quando a equipe faz reunião de venda por vídeo e o gestor quer a transcrição no negócio, uma nota por reunião pelo playbook e um aviso quando uma palavra que importa é dita.
Antes de começar
- Ser administrador ou gestor do CRM (gera a chave da integração, liga os recursos e cadastra playbooks e grupos de palavras)
- Para receber pelo Zapier - uma conta no Zapier com o Tactiq conectado
- Para o playbook - a LavinIA configurada na empresa (Configurações > IA) e com crédito
- Para avisar o gestor da equipe - as equipes cadastradas em Equipes comerciais
- Para ver o relatório - a área Avaliação das reuniões liberada no Painel de controle
Para que serve e quando usar
A reunião de venda (Meet, Zoom ou Teams) é transcrita por um transcritor, como o Tactiq. O CRM recebe a transcrição e a coloca no negócio certo. A partir daí, três recursos trabalham sobre o texto:
- o playbook de avaliação: o gestor define o roteiro que toda reunião deve seguir, e a LavinIA diz, critério por critério, se foi atendido, com uma nota de 0 a 100;
- o relatório Avaliação das reuniões: nota média por vendedor e os critérios que a equipe mais deixa de atender;
- o alerta de palavra-chave: aviso quando uma palavra que importa é dita (o nome de um concorrente, "cancelar", "desconto").
Cada recurso tem a sua chave. Dá para usar só o alerta, só o playbook ou os dois.
Antes de começar
| O que | Detalhe |
|---|---|
| Quem configura | O administrador ou o gestor do CRM. Os outros usuários abrem as telas, mas só veem a lista |
| Conta no Zapier com o Tactiq | Só para receber a transcrição pelo Zapier. O CRM só recebe: a conta e o Zap são da empresa |
| LavinIA configurada e com crédito | Só para o playbook. Cada avaliação usa créditos da LavinIA. O alerta de palavra-chave não usa inteligência artificial e não gasta crédito |
| Equipes comerciais | Só se o alerta for avisar "O gestor da equipe do responsável" |
| Quem pede a avaliação pelo botão | Quem vê o negócio e tem permissão de usar a LavinIA |
| Quem vê o relatório | Quem tem a área Avaliação das reuniões no Painel de controle. Quem não tem lista de áreas vê tudo |
1. Receba a transcrição do Tactiq pelo Zapier
O passo a passo também está na própria tela, com o endereço pronto para copiar.
No CRM:
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Abra CRM > Painel de controle > grupo Atendimento > cartão Reuniões gravadas e clique na aba Integração.
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Clique em Gerar chave e segredo.
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Copie o segredo na hora e guarde: ele aparece uma vez só.
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Desça até o quadro "Tactiq + Zapier: passo a passo" e, no item URL, clique em Copiar para copiar o endereço.
No Zapier:
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Crie um Zap. No gatilho, escolha o aplicativo Tactiq com o evento "Meeting Transcript Is Ready". Conecte a sua conta do Tactiq e teste: o Zapier traz uma reunião de exemplo.
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Adicione a ação "Webhooks by Zapier" com o evento "POST".
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Em URL, cole o endereço copiado do CRM.
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Em Payload Type, deixe "json" (o "form" também funciona).
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Em Data, crie uma linha para cada campo da tabela abaixo. Na esquerda, digite o nome exatamente como está. Na direita, escolha o dado do Tactiq.
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Em Wrap Request In Array e Unflatten, deixe como o Zapier sugere.
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Em Headers, crie uma linha com o nome X-Hap-Chave e, no valor, o segredo que você guardou.
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Clique em testar a ação e confira a resposta na segunda tabela abaixo.
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Publique o Zap.
| Digite este nome | Escolha do Tactiq | Precisa? |
|---|---|---|
| transcript | A transcrição completa da reunião | Obrigatório |
| meeting_id | O identificador da reunião | Recomendado: impede a mesma reunião de entrar duas vezes |
| title | O título da reunião | Opcional |
| date | A data e a hora de início | Opcional |
| meeting_url | O link da reunião (Meet, Zoom ou Teams) | Opcional: ajuda a achar o negócio |
| participants | Os participantes, com e-mail | Opcional: ajuda a achar o negócio |
| Resposta | O que quer dizer |
|---|---|
| 202 | A transcrição entrou. O campo sStatus diz VINCULADA (foi para um negócio) ou SEM_NEGOCIO (ficou na fila) |
| 200 | Esta reunião já tinha chegado. Nada foi duplicado |
| 401 | O segredo está faltando ou errado |
| 400 | Faltou a transcrição: confira o campo transcript |
| 404 | Endereço errado ou integração desativada |
| 429 | Mais de 300 reuniões em uma hora |
Como a reunião encontra o negócio
O CRM tenta, nesta ordem:
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o negócio informado pela integração;
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o marcador #card- seguido do número do negócio, no título da reunião (por exemplo "Demonstração #card-123");
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o link da reunião igual ao de uma reunião marcada pelo CRM;
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o e-mail de um participante que está em um único negócio aberto.
Fora disso, a reunião espera na aba "Reuniões sem negócio" da mesma tela. Em cada linha, preencha "Vincular ao negócio nº" e clique em Vincular. Ver texto mostra a transcrição e Descartar tira a reunião da fila.
Sem Zapier: cole a transcrição no negócio
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Abra o negócio e, no painel lateral Reuniões gravadas, clique em Adicionar.
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Na janela "Adicionar transcrição da reunião", preencha o "Título" e envie o arquivo (.txt ou .vtt, até 2 MB) ou cole o texto em "Transcrição".
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Clique em Registrar no negócio.
O alerta de palavra-chave e a avaliação pelo playbook valem do mesmo jeito para a transcrição colada.
2. Monte o playbook de avaliação
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Abra CRM > Painel de controle > grupo Atendimento > cartão Playbooks de reunião.
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Ligue o interruptor "Avaliar as reuniões pelo playbook nesta empresa". O rótulo vira "Ligado".
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Clique em Novo playbook.
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Preencha o "Nome do playbook" (por exemplo: Reunião de descoberta) e escolha o "Funil".
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Em "Etapas", escolha as etapas em que o playbook vale. Sem etapa escolhida, vale para todas as etapas do funil.
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Em Critérios, clique em Usar critérios sugeridos para começar com um roteiro de venda consultiva, ou escreva os seus com Adicionar critério.
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Em cada critério, preencha "Pergunta ou critério" (por exemplo: Perguntou sobre orçamento?), "O que conta como atendido" e o "Peso", de 1 a 5. A tela mostra quanto o critério vale dos 100 pontos da nota.
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Decida a chave "Avaliar sozinho quando a transcrição chegar". Ligada, toda reunião do funil é avaliada. Desligada, a reunião só é avaliada quando alguém clica em "Avaliar pelo playbook" no negócio.
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Deixe "Playbook ativo" ligado e clique em Salvar playbook. Aparece "Playbook salvo.".
A próxima reunião que chegar ligada a um negócio desse funil é avaliada em cerca de um minuto.
3. Veja a nota no negócio
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Abra o negócio e, no painel lateral Reuniões gravadas, ache a reunião.
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A reunião avaliada mostra o selo com a nota (por exemplo "Nota 83,3"), o nome do playbook e quantos critérios foram atendidos.
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Clique em Ver critérios. Abre a janela "Avaliação pelo playbook", com cada critério, o resultado (Atendido, Parcial ou Não atendido), o trecho da conversa, um comentário para o vendedor e o peso.
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Para refazer, clique em Reavaliar. A nota nova substitui a antiga.
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Em reunião que já estava no negócio antes de o playbook existir, clique em Avaliar pelo playbook.
| Resultado do critério | Quanto vale |
|---|---|
| Atendido | O peso inteiro |
| Parcial | Metade do peso |
| Não atendido | Nada |
A nota é a soma do que foi alcançado dividida pela soma dos pesos, vezes 100. Quem faz a conta é o sistema, não a inteligência artificial.
4. Acompanhe pelo relatório Avaliação das reuniões
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Abra CRM > Painel de controle > grupo Relatórios > cartão Avaliação das reuniões. Na tela dos playbooks, o botão Ver o relatório leva ao mesmo lugar.
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Escolha o mês e, se quiser, o funil, o playbook e o vendedor.
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Leia os cartões: Reuniões avaliadas, Nota média, Vendedores avaliados e Playbooks em uso.
- 4
No quadro "Por vendedor", veja Reuniões, Nota média e Menor e maior. Clicar no vendedor filtra por ele.
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No quadro "Critérios mais falhados" (um por playbook), veja quanto cada critério deixou de ser atendido.
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No quadro "Reuniões", clique na reunião para abrir o negócio e ver os trechos.
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Clique em Excel para baixar a lista das reuniões.
5. Cadastre os alertas de palavra-chave
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Abra CRM > Painel de controle > grupo Atendimento > cartão Alertas de palavra-chave.
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Ligue o interruptor "Verificar as reuniões gravadas nesta empresa". O rótulo vira "Ligado".
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Clique em Novo grupo.
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Preencha o "Nome do grupo" (por exemplo: Concorrentes). É o nome que aparece no aviso e no selo da reunião.
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Em "Palavras e expressões", escreva uma por linha.
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Em "Quem recebe o aviso", marque "O responsável pelo negócio", "O gestor da equipe do responsável" ou escolha "Outras pessoas".
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Deixe "Grupo ativo" ligado e clique em Salvar grupo. Aparece "Grupo salvo.".
Na próxima reunião que chegar ligada a um negócio, cada grupo que aparecer gera um aviso no sino do sistema e um selo vermelho na reunião, com o nome do grupo e a quantidade de vezes. Clicar no aviso do sino abre o negócio.
No negócio, no painel Reuniões gravadas, o botão "Ver o alerta" (ou "Ver os alertas", com a quantidade) abre a janela "Palavras-chave ditas na reunião", com cada ocorrência, o trecho e o momento da fala.
| Regra | Exemplo |
|---|---|
| Maiúscula e acento não fazem diferença | "ágil" e "AGIL" são a mesma palavra |
| Só casa a palavra inteira | "desconto" não acusa "descontos". Cadastre o plural e as variações |
| A expressão precisa aparecer inteira, nessa ordem | "cancelar o contrato" |
Como se comporta
| Assunto | Regra |
|---|---|
| Reunião repetida | Com o meeting_id mapeado, a mesma reunião nunca entra duas vezes. Sem ele, o CRM reconhece o reenvio pelo conteúdo: se o Tactiq refizer a transcrição e o texto mudar, entra de novo como outra reunião |
| Tamanho | O envio acima de 2 MB é recusado. A transcrição guardada vai até 200 mil caracteres, cerca de 3 horas de reunião |
| Volume | Mais de 300 reuniões em uma hora são recusadas |
| Momento da fala | Só aparece se a transcrição traz o tempo no começo de cada linha, como "00:12 Fulano: ..." ou "[00:12] Fulano: ..." |
| Reunião sem negócio | Fica na aba "Reuniões sem negócio" e só é avaliada e verificada depois de vinculada |
| Assunto | Regra |
|---|---|
| O que a avaliação faz | Só lê a transcrição e grava a nota. Não move o negócio, não cria tarefa e não envia mensagem a ninguém |
| Dados pessoais | Antes de ir para a LavinIA, e-mails, telefones, CPF e CNPJ, números longos e senhas são retirados do texto |
| Dois playbooks no mesmo funil | Dois playbooks ativos não podem valer para a mesma etapa. Um para todas as etapas mais um de etapa específica pode: vale o da etapa |
| Limites | Até 15 critérios por playbook e 50 playbooks por empresa |
| Reunião longa | É avaliada em partes, até 4. O que aconteceu em qualquer parte conta. Cada parte é uma chamada à LavinIA |
| Créditos | Cada avaliação usa créditos da LavinIA. Sem crédito, não avalia. Há um teto de 100 avaliações automáticas por dia; acima disso fica só o botão |
| Trecho mostrado | Só aparece o trecho que existe mesmo na transcrição. Quando a LavinIA não aponta um trecho válido, a tela diz isso |
| O que entra no relatório | A reunião entra pela data da avaliação. A reavaliada conta uma vez, com a nota mais recente. São até 1.000 reuniões por consulta, e a tela avisa quando corta |
| Vendedor do relatório | É o responsável pelo negócio na hora da avaliação |
| Quem vê o quê no relatório | Cada um vê só os funis e os negócios que o usuário dele enxerga. A tela avisa quando o recorte é parcial |
| Critério reescrito | A pergunta alterada aparece como outra linha no relatório: a avaliação antiga guarda o texto que foi avaliado |
| Assunto | Regra |
|---|---|
| Quantos avisos | Um aviso por reunião e por grupo, com o total de vezes e o primeiro trecho. Nunca um aviso por ocorrência |
| Por onde chega | Só no sino do sistema. Nada vai por WhatsApp ou e-mail e nada vai para o cliente |
| Reuniões antigas | O alerta vale para as reuniões que chegarem depois de o grupo existir. Mudar o grupo não verifica as antigas |
| Limites | Até 30 grupos e 50 palavras ou expressões por grupo, cada uma de 2 a 60 caracteres. A janela da reunião guarda as 20 primeiras ocorrências de cada grupo e mostra o total |
| Automação | Não existe gatilho de automação para palavra-chave dita na reunião. O aviso é só o do sino |
Problemas comuns
- O teste do Zap devolve 401: o segredo está faltando ou errado. Confira a linha de Headers: o nome é X-Hap-Chave e o valor é o segredo gerado na aba Integração. Se perdeu o segredo, gere outro e atualize a URL e o cabeçalho do Zap.
- O teste do Zap devolve 400 com 'Falta a transcrição': o campo transcript não foi mapeado. Em Data, digite transcript na esquerda e escolha a transcrição completa do Tactiq na direita.
- O teste do Zap devolve 404: o endereço está errado ou a integração foi desativada. Gerar chave e segredo novos muda o endereço: copie de novo e atualize a URL do Zap.
- O Zap começou a devolver 429: chegaram mais de 300 reuniões em uma hora, sinal de Zap em laço. Pause o Zap e revise o gatilho.
- A mesma reunião entrou duas vezes: o campo meeting_id não foi mapeado e o Tactiq refez a transcrição com outro texto. Mapeie o meeting_id.
- A reunião chegou e não está no negócio: ela não casou com nenhum negócio e ficou na aba 'Reuniões sem negócio'. Informe o número do negócio na linha e clique em Vincular. Para as próximas, ponha #card- e o número do negócio no título da reunião.
- A reunião está no negócio e não aparece nota nem o botão Avaliar pelo playbook: o interruptor 'Avaliar as reuniões pelo playbook nesta empresa' está desligado. Quem liga é o administrador ou o gestor do CRM, na tela Playbooks de reunião.
- Ao avaliar aparece 'O funil deste negócio não tem playbook ativo para a etapa atual': falta um playbook ativo para o funil, ou o playbook que existe vale só para outras etapas. Crie um playbook sem etapa escolhida ou inclua a etapa.
- A tela dos playbooks avisa que a LavinIA ainda não está configurada nesta empresa: sem ela os playbooks ficam cadastrados, mas nenhuma reunião é avaliada. Configure em Configurações > IA.
- A reunião chegou há alguns minutos e a nota não apareceu: confira se o playbook está com 'Avaliar sozinho quando a transcrição chegar' ligado e se há crédito da LavinIA. Se a avaliação automática foi interrompida, ela não é refeita sozinha: clique em Avaliar pelo playbook no negócio.
- Num critério aparece 'A LavinIA não apontou um trecho da transcrição.': ela deu o resultado, mas o trecho que citou não existe na transcrição, então não é mostrado. O sistema só exibe trecho que está mesmo na conversa.
- Na janela Ver critérios aparece 'A transcrição é muito longa: o final dela ficou fora da avaliação.': a reunião passou do tamanho que a avaliação cobre. O que foi dito no fim não entrou na nota.
- Cadastrei 'desconto' e a reunião em que falaram 'descontos' não gerou alerta: o alerta só casa a palavra inteira. Cadastre o plural e as variações, uma por linha.
- O gestor da equipe não recebeu o aviso: 'gestor da equipe' é quem está como gestor numa equipe ativa de que o responsável pelo negócio faz parte. Sem equipe cadastrada em Equipes comerciais, ninguém é avisado por essa opção.
- Criei o grupo e as reuniões antigas não ganharam selo: o alerta vale para as reuniões que chegarem depois de o grupo existir. Mudar o grupo não verifica de novo as antigas.
- A janela dos alertas não mostra o momento da fala: o momento só aparece quando a transcrição traz o tempo no começo de cada fala (por exemplo '00:12 Fulano: ...').
- As chaves e os botões estão travados e a tela diz 'Só o administrador ou o gestor do CRM altera os playbooks. Você está vendo a lista.': entre com um administrador ou gestor do CRM. A mesma regra vale para os grupos de palavras.
- O relatório mostra 'Nenhuma reunião avaliada neste mês': troque o mês ou os filtros. A reunião entra no mês em que foi avaliada, não no mês em que aconteceu.