Pasta da empresa - conversas, contratos e resumo, e a empresa dentro da conversa
Como ver na pasta da empresa as conversas do Atendimento e os contratos, ler o resumo do topo, e como quem atende enxerga a empresa e os negócios dentro da conversa e liga um contato a uma empresa sem sair do Atendimento.
Quando usar
Use quando precisar ver, na pasta da empresa, as conversas do Atendimento e os contratos dela, ou ligar um contato a uma empresa sem sair da conversa.
Antes de começar
- Área Empresas do Painel de controle liberada e pelo menos um funil visível para a pessoa
- Para a aba Conversas e o cartão Conversas abertas - o Atendimento no menu do usuário
- Para ver as conversas do chat do site - o Chat Online no menu do usuário
- Para a aba Contratos e projetos - o Gestor de Contratos ligado na empresa e no menu do usuário
Para que serve e quando usar
A pasta da empresa passa a mostrar, além dos negócios, as conversas do Atendimento com as pessoas daquela empresa e os contratos que ela tem. No topo, um resumo em cartões leva direto para cada lista.
No Atendimento, quem atende passa a ver de que empresa é o contato e quais negócios aquela empresa tem em andamento. E consegue ligar o contato a uma empresa sem sair da conversa.
Tudo é só consulta, menos o "Vincular a uma empresa", que grava um contato no cadastro da empresa. O que é a pasta, como abrir e as outras abas estão no artigo "Empresas, contatos, importação, duplicidade e grupo econômico", nos links.
Antes de começar
| Para ver | O usuário precisa de |
|---|---|
| A pasta da empresa | A área Empresas liberada e pelo menos um funil com negócio da empresa |
| A aba Conversas e o cartão Conversas abertas | O Atendimento no menu (Configurações > Usuário > Acessos) |
| As conversas do chat do site | O Chat Online no menu |
| A aba Contratos e projetos e o cartão Contratos vigentes | O Gestor de Contratos ligado na empresa e o item Gestor de Contratos no menu |
| Os blocos Empresa e Negócios em andamento na conversa | O Atendimento no menu |
Nada precisa ser ligado. As seções novas aparecem para quem já usa a pasta e o Atendimento, respeitando o que cada usuário já pode ver.
1. Leia o resumo no topo da pasta
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Abra CRM > Painel de controle > grupo Vendas > cartão Empresas e clique na empresa.
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No topo da pasta, leia os cartões.
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Clique num cartão para abrir a aba já filtrada.
| Cartão | O que mostra | Ao clicar |
|---|---|---|
| Contatos | Quantos contatos a empresa tem no cadastro | Abre a aba Contatos |
| Negócios em andamento | A quantidade e, embaixo, o valor em aberto em reais | Abre a aba Negócios no filtro Em andamento |
| Ganhos | Quantos negócios foram ganhos | Abre a aba Negócios no filtro Ganhos |
| Conversas abertas | Quantas conversas da empresa estão abertas no Atendimento | Abre a aba Conversas no filtro Abertas |
| Contratos vigentes | Quantos contratos estão vigentes | Abre a aba Contratos e projetos no filtro Vigentes |
| Última atividade | A data da última atividade registrada | - |
O número do cartão é o número de linhas da lista que ele abre.
Na aba Negócios há agora um filtro por situação: "Todos", "Em andamento", "Ganhos" e "Perdidos", cada um com a quantidade entre parênteses. "Descartados" aparece quando houver. O cartão "Perdidos", que ficava no topo, virou opção desse filtro.
2. Veja as conversas da empresa
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Na pasta da empresa, clique na aba Conversas, ao lado de Negócios. O número ao lado do nome da aba é o total de conversas da empresa.
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Use o filtro "Todas", "Abertas" ou "Encerradas". Cada opção mostra quantas conversas tem.
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Leia a linha: Contato, Canal, Última mensagem (com quem falou por último: o contato ou a equipe), Quando, Situação, Responsável e Negócio.
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Clique na linha. A conversa abre no Atendimento. A do chat do site abre no Chat Online.
| Situação | O que quer dizer |
|---|---|
| Aberta | A conversa está em andamento |
| Aguardando resposta | O contato escreveu e ninguém respondeu ainda. É a mesma fila "Aguardando" do Atendimento |
| Aguardando o cliente | A conversa espera um retorno do cliente |
| Encerrada | A conversa foi resolvida ou arquivada |
Uma conversa aparece na pasta em dois casos:
- ela está ligada a um negócio desta empresa (a oportunidade foi criada pela conversa, ou o negócio foi vinculado a ela); ou
- o número de quem escreveu é o celular ou o telefone de um contato da empresa (aba Contatos da pasta).
Entram as conversas de qualquer canal: WhatsApp, Telegram, chat do site.
3. Veja os contratos e projetos
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Na pasta da empresa, clique na aba Contratos e projetos.
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Use o filtro "Todos" ou "Vigentes".
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Leia as colunas: Contrato (número e descrição), Situação, Vigência, Valor mensal, Origem e Assinatura.
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Clique na linha para abrir o contrato no Gestor de Contratos.
A aba lista os contratos do Gestor de Contratos em que a empresa é o cliente, inclusive o que nasceu de uma proposta do CRM. A coluna Origem diz de onde veio: "Gestor de Contratos" ou "Proposta do CRM".
| O que aparece | O que quer dizer |
|---|---|
| Assinado | O cliente assinou |
| Recusado pelo cliente | O cliente recusou |
| Aguardando assinatura | Foi enviado e o cliente ainda não respondeu |
| Link de assinatura vencido | O prazo do link passou |
| Não enviado para assinatura | O contrato nunca foi enviado. É o caso da carteira que veio de outro sistema |
A situação "Vigente" é o contrato ativo no Gestor de Contratos. As outras situações que podem aparecer são Suspenso, Aguardando ativação, Rascunho, Encerrado e Cancelado.
4. Veja a empresa e os negócios dentro da conversa
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Abra CRM > Painel de controle > grupo Atendimento > cartão Atendimento e abra uma conversa.
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No painel da direita, com os dados do contato, procure os blocos "Empresa" e "Negócios em andamento".
| Onde | O que aparece |
|---|---|
| Empresa | O nome (clique para abrir a pasta da empresa), o CNPJ, a cidade e de onde veio a ligação: "Pelo negócio desta conversa" ou "Pelo contato do cadastro" |
| Contato no cadastro | O contato da empresa que tem o número desta conversa. Se ainda não há, a tela diz "Este número ainda não é contato desta empresa." |
| Negócios em andamento | Até 8 negócios da empresa, com nome, funil e etapa, valor e responsável. O negócio ligado à conversa vem com o selo "Negócio desta conversa". Clique para abrir o negócio |
| Outras empresas | Se o mesmo número é contato de outras empresas, a tela avisa quais |
Quando a empresa tem mais de 8 negócios em andamento, a tela mostra quantos ficaram de fora e o atalho para ver na pasta da empresa.
5. Vincule o contato a uma empresa
Use quando o bloco Empresa diz "Este contato ainda não está ligado a uma empresa."
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No bloco Empresa, clique em Vincular a uma empresa.
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No campo "Empresa", busque pelo nome ou pelo CNPJ e escolha.
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Se a empresa não existe, clique em "Cadastrar uma empresa nova" e preencha "Nome da empresa". O "CNPJ" é opcional. Se o CNPJ já for de uma empresa cadastrada, o contato vai para ela.
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Se a empresa já tem contatos, aparece o campo "Contato": escolha quem é a pessoa ou deixe "Contato novo". Para contato novo, preencha "Nome do contato". O "Cargo" é opcional.
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Confira o número mostrado em "Número da conversa" e clique em Vincular. Aparece o aviso de que o contato foi vinculado à empresa.
O número da conversa fica gravado no cadastro como contato da empresa. A partir daí a conversa aparece na aba Conversas da pasta, o contato aparece na aba Contatos e o painel da conversa mostra a empresa e os negócios dela.
Quando a empresa já veio pelo negócio, mas o número ainda não é contato dela, o botão se chama "Salvar como contato da empresa". A janela é a mesma, sem a busca da empresa.
6. Filtre as conversas por empresa
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No Atendimento, no topo da lista de conversas, clique no campo "Empresa: todas".
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Digite o nome e escolha a empresa. A lista mostra só as conversas dela, entre as que você já veria.
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Limpe o campo para voltar a ver todas.
Como se comporta
| Assunto | Regra |
|---|---|
| O que cada um vê na aba Conversas | Só o que o usuário pode abrir no Atendimento. Fica de fora a conversa de departamento que ele não atende, a ligada a um negócio de funil que ele não vê e a conversa sem negócio de um canal que ele não atende. O rodapé da aba avisa quando um desses recortes vale |
| Telefone que liga a conversa | O celular ou o telefone de um contato, com DDD. O telefone geral da empresa não liga |
| Grupo e Telegram | Conversa de grupo e conversa do Telegram (que não tem telefone) só aparecem na pasta pela ligação com o negócio, e não têm "Vincular a uma empresa" |
| O que nunca aparece na pasta | Conversas bloqueadas, de tarefas e de desenvolvimento de produto |
| Valor mensal do contrato | É a mensalidade. Contrato só de implantação ou de serviço avulso aparece como "Sem mensalidade". Quem tem o perfil que oculta valores de contrato vê "Valor oculto" |
| Contrato vencido | Contrato ativo com a data de fim vencida continua vigente até ser encerrado ou renovado no Gestor de Contratos |
| Editar contrato | Não dá para editar nada pela pasta. Clique na linha e altere no Gestor de Contratos |
| Contato com dois números | Contato que já tem celular e telefone preenchidos não recebe o número da conversa. A tela pede outro contato ou um novo |
| Negócios na conversa | São só os que o usuário vê nos funis dele. Quem não vê nenhum negócio da empresa vê o nome dela sem o link da pasta |
| Valor em aberto | Em reais. Negócio em outra moeda entra pela cotação gravada nele; sem cotação, não soma |
| Passagem de bastão | O negócio que nasceu de outro da mesma empresa conta na quantidade, mas não soma o valor de novo |
| Empresa com muitos negócios | Acima de 300 negócios, a aba mostra os 300 mais recentes e avisa. Só nesse caso o número do cartão pode ficar maior que a lista |
| Filtro Empresa | Existe na lista de conversas do Atendimento. Não existe no Chat Online |
Problemas comuns
- A aba Conversas e o cartão Conversas abertas não aparecem na pasta: o usuário não tem o Atendimento no menu. Libere em Configurações > Usuário > Acessos.
- A conversa existe no Atendimento e não aparece na pasta da empresa: ela não está ligada a um negócio da empresa e o número de quem escreveu não é o celular nem o telefone de um contato dela. No Atendimento, abra a conversa e use Vincular a uma empresa.
- O telefone está no cadastro da empresa e a conversa não aparece: o telefone geral da empresa não liga a conversa a ela, só o telefone de um contato. Cadastre o número como contato, com DDD.
- Um colega vê a conversa na pasta e eu não: a pasta só mostra o que você pode abrir no Atendimento. Fica de fora a conversa de departamento que você não atende, a ligada a um negócio de funil que você não vê e a sem negócio de um canal que você não atende. O rodapé da aba avisa qual recorte vale.
- A aba Contratos e projetos não aparece: falta o Gestor de Contratos ligado na empresa ou o item Gestor de Contratos no menu do usuário. Sem um dos dois a aba não aparece, nem vazia.
- O valor do contrato aparece como 'Valor oculto': o seu perfil não visualiza valores de contrato. A tela avisa no rodapé.
- O contrato aparece como 'Sem mensalidade': é um contrato só de implantação ou de serviço avulso. A coluna Valor mensal mostra a mensalidade.
- A assinatura aparece como 'Não enviado para assinatura': o contrato nunca foi enviado para o cliente assinar. É o caso normal da carteira que veio de outro sistema.
- O botão Vincular a uma empresa não aparece na conversa: é conversa de grupo ou conversa sem telefone (Telegram). Nelas a empresa vem do negócio - crie a oportunidade pela conversa e escolha a empresa.
- Ao vincular aparece 'Este contato já tem celular e telefone no cadastro. Escolha outro contato ou cadastre um novo.': o sistema nunca apaga um número que alguém cadastrou. Escolha outro contato da empresa ou deixe Contato novo.
- Ao vincular aparece que a pessoa 'já está no cadastro desta empresa': o contato já existe. Escolha-o no campo Contato para gravar o número nele, em vez de criar outro.
- O nome da empresa aparece na conversa sem o link para a pasta: você não vê nenhum negócio dessa empresa nos seus funis. Peça a quem gerencia o CRM para conferir os seus funis permitidos.
- O número do cartão é maior que a quantidade de linhas da aba Negócios: a empresa tem mais de 300 negócios e a aba mostra os 300 mais recentes. A tela avisa.
- O filtro 'Empresa: todas' não aparece no Chat Online: o filtro só existe na lista de conversas do Atendimento.