Empresas, contatos, importação, duplicidade e grupo econômico
Onde ficam as empresas e os contatos do CRM, como trazer empresas e contatos por planilha com simulação antes de gravar, como o sistema decide que alguém já existe e como juntar matriz e filiais num grupo econômico.
Quando usar
Use quando precisar executar a rotina de Configurações no ERP.
Antes de começar
- Área Empresas do Painel de controle liberada para quem vai consultar, e pelo menos um funil visível para a pessoa
- Para importar - área Importar prospects liberada e a planilha em mãos (.csv, .xls ou .xlsx)
- Para mudar a chave de duplicidade - ser administrador ou gestor do CRM
- Para montar grupos econômicos - ser quem gerencia o CRM
Para que serve e quando usar
O negócio do CRM é sempre de uma empresa e de um contato. Este artigo mostra onde os dois ficam, como trazer a carteira de outro sistema por planilha sem duplicar cadastro e como o CRM decide que alguém "já existe".
Use na carga inicial (empresas e contatos antes dos negócios), sempre que o time reclamar de cadastro repetido e quando o cliente tem matriz e filiais que precisam ser vistas juntas.
Antes de começar
| Quem | O que pode |
|---|---|
| Quem consulta | Vê na lista Empresas e na pasta só os negócios dos funis que enxerga. Quem não vê nenhum funil não abre a pasta |
| Quem importa | Precisa da área Importar prospects liberada. Para importar negócios, também precisa poder criar negócio no funil de destino |
| Quem configura | A chave de duplicidade é alterada pelo administrador ou pelo gestor do CRM. Os grupos econômicos, por quem gerencia o CRM |
Na carga, a ordem é empresas primeiro e contatos depois: o contato só entra em empresa que já existe.
A lista Empresas
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Abra CRM > Painel de controle > grupo Vendas > cartão Empresas.
Lista Empresas: uma linha por empresa, com negócios em andamento, ganhos, responsável e última atividade - 2
No campo Buscar por nome ou CNPJ, digite parte do nome fantasia, da razão social ou os números do CNPJ e aperte Enter.
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Troque a ordenação, se quiser: Última atividade (o padrão), Maior valor em andamento, Maior valor ganho ou Nome (A-Z).
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Clique na linha para abrir a pasta da empresa.
| Coluna | O que conta |
|---|---|
| Em andamento | Negócios que não estão ganhos, perdidos nem concluídos |
| Valor em andamento e Valor ganho | Soma em reais. Negócio em outra moeda entra pela cotação dele; sem cotação, fica fora da soma |
| Ganhos | Quantidade de negócios ganhos |
| Responsável | O responsável do negócio em andamento mais recente |
| Última atividade | Ligação, reunião, nota, e-mail ou tarefa registrada por uma pessoa. Mudança de etapa e automação não contam |
A pasta da empresa
A pasta junta, num lugar só, tudo o que o CRM sabe da empresa. Abra pela lista Empresas ou, dentro de um negócio, pelo atalho Pasta da empresa do painel Contato & empresa.
No topo ficam o nome, a razão social, o CNPJ, a cidade e quatro indicadores: Em andamento, Ganhos, Perdidos e Última atividade.
| Aba | O que mostra |
|---|---|
| Negócios | Os negócios da empresa em todos os funis que você vê, com funil e etapa, situação (Em andamento, Ganho, Perdido, Descartado ou Concluído), responsável e valor. Clique na linha para abrir o negócio |
| Atividades | Ligações, reuniões, e-mails, notas e tarefas desses negócios. Mostra as 150 mais recentes |
| Propostas | As propostas desses negócios, com situação, resposta do cliente, valor e validade. Mostra as 150 mais recentes |
| Contatos | Os contatos da empresa: nome, cargo, e-mail e telefone. Só consulta |
| Campos | Informações a mais da empresa ou de um contato (porte, segmento, observações). É a única aba que se edita aqui |
Para guardar uma informação a mais, abra a aba Campos, clique em Adicionar campo, escolha De quem (a empresa ou um dos contatos), preencha Campo e Valor e clique em Salvar.
Contatos da empresa
O contato é criado e editado pelo negócio. A aba Contatos da pasta só mostra.
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Abra o negócio e, no painel Contato & empresa, clique em Trocar contato.
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Se o campo Empresa (Pessoa) estiver em branco, digite ao menos 2 caracteres e escolha a empresa na lista. Todo contato precisa de uma empresa.
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Se a empresa já tem contatos, eles aparecem no quadro Contatos já cadastrados nesta empresa. Escolha um para reaproveitar ou siga para criar outro.
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Preencha Nome, E-mail, WhatsApp e Cargo.
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Clique em Salvar contato. Aparece o aviso "Contato salvo.".
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Clique em Salvar no negócio. O contato já foi gravado no passo anterior; é o vínculo dele com o negócio que entra neste salvar.
Uma empresa pode ter vários contatos. A opção Gestor da empresa vale para o portal do cliente: o contato marcado vê todos os chamados da empresa, e não só os dele.
Base legal (LGPD) do contato
A base legal registra por que a empresa trata os dados daquele contato. Fica na mesma janela do contato, abaixo de Cargo e CPF.
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Abra o contato (negócio > Contato & empresa > Trocar contato).
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Em Base legal (LGPD), escolha o motivo. As opções são Consentimento, Legítimo interesse, Contrato, Obrigação legal, Processo judicial, Proteção da vida, Interesse público, Proteção do crédito, Consentimento recusado e Outra.
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Preencha a Data da base legal (não aceita data futura) e, se quiser, a Observação da base legal, com até 300 caracteres. Os dois campos só liberam depois de escolher o motivo.
Janela do contato com o quadro da base legal preenchido: motivo, data e observação - 4
Clique em Salvar contato.
Para apagar o registro, volte o campo para Não informada e salve: a data e a observação saem junto.
Importar empresas por planilha
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Abra CRM > Painel de controle > grupo Captação e marketing > cartão Importar prospects.
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Na janela de importação, clique no modo Empresas. O título muda para Importar empresas.
Janela de importação com os três modos - Negócios, Empresas e Contatos - e o botão Baixar planilha modelo - 3
Clique em Baixar planilha modelo. As colunas são Razão social, CNPJ, Telefone, E-mail, Cidade, UF, Endereço e Observação.
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Preencha a planilha e arraste o arquivo para a área Arraste a planilha ou clique para escolher. O sistema lê o arquivo e monta a prévia. Nada foi gravado ainda.
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Em Colunas do arquivo, confira o que o sistema reconheceu sozinho. Corrija a coluna errada ou escolha Não importar. A prévia é refeita a cada troca.
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Use os filtros Todas, Prontas, Duplicadas e Com erro e leia a coluna Situação: cada linha traz o motivo ao lado.
Prévia da importação: a coluna Situação mostra Pronta, Duplicada ou Com erro, com o motivo de cada linha - 7
Clique em Importar (o botão diz quantas empresas vão entrar). No fim, a tela mostra quantas foram importadas, quantas ficaram de fora e o motivo de cada uma.
Importar contatos por planilha
- 1
Na mesma janela, clique no modo Contatos. O título muda para Importar contatos.
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Baixe a planilha modelo. As colunas são Nome, Empresa, CNPJ, Cargo, E-mail, Celular e Telefone.
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Suba o arquivo e confira, em Colunas do arquivo, se Nome caiu em Nome do contato e Empresa em Empresa do contato.
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Leia a Situação de cada linha e clique em Importar.
O contato entra numa empresa que já existe. O sistema acha a empresa pelo CNPJ. Sem CNPJ na linha, acha pelo nome - e só quando um único cadastro tem aquele nome.
O que é considerado duplicado
| Modo | A linha é duplicada quando | Entra mesmo assim? |
|---|---|---|
| Negócios | O telefone, o e-mail ou o CNPJ/CPF é igual ao de um negócio do funil de destino, ou a linha se repete no arquivo | Só marcando Importar duplicados mesmo assim |
| Empresas | O CNPJ já existe no cadastro. Sem CNPJ, vale o nome (razão social ou fantasia), sem acento e sem pontuação | Nunca |
| Contatos | Já existe um contato com o mesmo e-mail na empresa. O telefone só decide quando um dos lados não tem e-mail | Nunca |
| Caso | O que acontece |
|---|---|
| Mesmo nome, outro CNPJ | Entra, com o alerta "Já existe uma empresa com este nome e outro CNPJ" |
| Mesmo nome de uma empresa cadastrada sem CNPJ, e a linha traz CNPJ | É duplicada. Complete o cadastro que já existe em vez de importar de novo |
| CPF, CNPJ inválido ou incompleto | Vem como Com erro. Este modo só importa pessoa jurídica |
| Arquivo sem coluna de CNPJ | A tela avisa que a empresa repetida só será reconhecida pelo nome |
Chave de duplicidade
A chave de duplicidade define quais dados dizem que o contato já existe e o que fazer quando ele chega de novo. Sem personalizar, nada muda: cada entrada segue a regra de sempre dela.
| Entrada | Como decide |
|---|---|
| Entradas de lead (RD Station, Google Ads, webhook) | O contato com negócio aberto no mesmo funil tem a conversão anotada nele. Vale o telefone; sem telefone, o e-mail |
| Contato salvo pelo CRM | Recusa outro contato com o mesmo e-mail na mesma empresa e oferece usar o existente |
| Importar negócios por planilha | Telefone, e-mail ou CNPJ/CPF igual no funil de destino marca a linha como duplicada |
| Importar contatos por planilha | Mesmo e-mail na empresa; sem e-mail num dos lados, o mesmo telefone |
Para personalizar:
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Abra CRM > Painel de controle > grupo Captação e marketing > cartão Chave de duplicidade.
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No quadro Regra desta empresa, marque Personalizar a chave de duplicidade.
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Em Quando o contato já existe, deixe Reusar o que já existe.
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Marque os campos que identificam o contato: E-mail, Telefone / WhatsApp (DDD + número, com ou sem o 9) e CNPJ / CPF. Basta um campo marcado bater para ser o mesmo contato.
Chave de duplicidade personalizada: os campos marcados e a tabela O que muda em cada entrada - 5
Leia a tabela O que muda em cada entrada: ela é reescrita a cada clique e diz o efeito em cada uma das quatro entradas.
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Clique em Salvar.
Para voltar ao padrão, desmarque Personalizar a chave de duplicidade e salve.
Grupo econômico: matriz e filiais
O grupo econômico junta a matriz, as filiais e as coligadas de um mesmo cliente. Ligado, a pasta da empresa ganha a visão do grupo inteiro e o Novo negócio avisa quando o CNPJ já é de um grupo.
Ligar o recurso e criar o grupo
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Abra CRM > Painel de controle > grupo Configuração e integrações > cartão Grupos econômicos.
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Ligue o interruptor Usar o grupo econômico no CRM. O rótulo vira Ligado.
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Clique em Novo grupo, preencha o Nome do grupo e, se já souber, escolha a Matriz. Clique em Criar grupo.
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Em Incluir empresa, busque cada empresa pelo nome ou pelo CNPJ e escolha.
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Clique em Sugerir filiais pela raiz do CNPJ. A tela lista as empresas cadastradas com a mesma raiz de CNPJ que ainda estão fora do grupo. Marque as que são do grupo e clique em Incluir selecionadas.
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Se ainda não escolheu a Matriz, escolha agora e clique em Salvar.
Painel do grupo econômico: nome, matriz e a lista Empresas do grupo com a coluna Papel
| Papel | Quando aparece |
|---|---|
| Matriz | É a empresa escolhida no campo Matriz |
| Filial | Tem a mesma raiz de CNPJ da matriz (os 8 primeiros dígitos) |
| Coligada | As demais empresas do grupo |
O papel é calculado pelo sistema. Ninguém digita.
O que aparece na pasta da empresa
Na pasta de uma empresa que está num grupo, o cabeçalho ganha um seletor com duas opções: Esta empresa e Grupo, com o nome do grupo e a quantidade de empresas.
Na visão do grupo, o resumo mostra quantas empresas há no grupo, a matriz, os negócios em andamento, os ganhos e a última atividade. As abas passam a ser Empresas, Negócios, Atividades e Propostas, somando todas as empresas do grupo. Continua valendo a regra dos funis: cada pessoa só vê o que é dos funis dela.
O aviso no negócio novo
Ao criar um negócio (botão Novo negócio), quando a empresa escolhida ou o CNPJ consultado já é de um grupo, a janela avisa.
| Aviso | Quando aparece |
|---|---|
| Esta empresa é a matriz do grupo econômico | A empresa escolhida é a matriz de um grupo |
| Esta empresa é do grupo econômico (com o nome da matriz) | A empresa está num grupo |
| Mesma raiz de CNPJ de outra empresa, do grupo econômico: pode ser filial | A empresa não está em grupo, mas outra com a mesma raiz de CNPJ está |
O aviso só informa. Nada é bloqueado: o vendedor decide se segue com o negócio ou se fala antes com quem atende o grupo.
Como se comporta
| Assunto | Regra |
|---|---|
| Lista Empresas | Entram só pessoas jurídicas do cadastro com pelo menos um negócio nos funis que você vê. Negócio excluído não conta. São 50 empresas por página |
| Passagem de bastão | O negócio que nasceu de outro da mesma empresa conta na quantidade, mas não soma o valor de novo |
| Perdidos e descartados | O indicador Perdidos da pasta não soma os descartados. Eles aparecem ao lado, como "descartado(s), fora da conta" |
| Moedas | Na pasta, os valores vêm separados por moeda, sem conversão. Na lista, tudo em reais |
| Empresa sem negócio visível | A pasta só abre para quem gerencia o CRM |
| Contato repetido | Na regra padrão, é o mesmo e-mail na mesma empresa. O aviso enquanto se digita só existe na criação; na edição, um par que já era repetido continua editável |
| Usar o existente | Liga o negócio ao contato como ele está. O que foi digitado de diferente não é gravado, nem a base legal. A tela lista o que ficou de fora |
| Base legal | Não tem histórico de mudança, não serve de filtro de segmento e só aparece no contato do CRM. Contato importado por planilha entra sem base legal |
| Arquivo da importação | Aceita .csv, .xls e .xlsx de até 10 MB. O teto é de 500 linhas no modo Empresas e de 2.000 nos modos Negócios e Contatos. Acima disso o arquivo inteiro é recusado |
| Empresa importada | Nasce como cliente ativo no cadastro de pessoas, passa pelas validações do cadastro e não consulta a Receita |
| Gravação das planilhas de empresas e contatos | É feita de uma vez: se algo falhar, nada entra. Confirmar duas vezes o mesmo arquivo não duplica, porque a segunda vez já vê tudo como duplicado |
| Documento na planilha de contatos | Só a célula de CNPJ vazia cai na busca por nome. Preenchida com algo que não é um CNPJ válido, a linha é recusada |
| CNPJ com mais de um cadastro | Vale o único ativo. Com dois ativos, ou todos inativos, a linha é recusada: corrija no cadastro de pessoas |
| Caracteres fora do alfabeto latino | Letra de outro idioma ou símbolo colado de PDF é retirado do nome gravado. Nome só com esses caracteres é recusado |
| O que não segue a chave de duplicidade | O formulário do site (segura só o envio repetido em 10 minutos) e a importação de empresas (sempre pelo CNPJ ou pelo nome) |
| Chave personalizada | Vale na hora, para a empresa inteira e para as quatro entradas ao mesmo tempo. No contato salvo pelo CRM, CNPJ / CPF quer dizer o CPF do contato. Na planilha de contatos, CNPJ/CPF não identifica ninguém |
| Grupo econômico desligado | Desligar o interruptor não apaga nada: a visão some do CRM e os grupos continuam no cadastro |
| Grupo desativado | Não existe excluir grupo, só Desativar grupo. As empresas continuam ligadas a ele no cadastro. Para vê-lo de novo, marque Mostrar desativados |
| Matriz que sai do grupo | O grupo fica sem matriz até você escolher outra |
Problemas comuns
- A empresa que importei não aparece na lista Empresas - a lista só mostra empresa com negócio em funil que você vê. A empresa importada fica no cadastro de pessoas do ERP e entra na lista quando ganhar o primeiro negócio.
- A empresa existe e não aparece para um vendedor - ele não vê o funil dos negócios dela. A tela avisa "(só entram os funis que você vê)". Confira os funis permitidos dele.
- Não aparece o atalho Pasta da empresa dentro do negócio - o negócio não tem a empresa ligada. Clique em Trocar contato, escolha a empresa e salve o negócio.
- Ao salvar o contato aparece "Já existe um contato com este e-mail nesta empresa" - o contato já está cadastrado. Clique em Usar o existente. O que você digitou de diferente não é gravado; para mudar o contato, abra-o e edite.
- A linha da planilha de empresas veio "Com erro" com "O documento é um CPF" - o modo Empresas só aceita pessoa jurídica. Corrija o CNPJ da linha ou tire a linha do arquivo.
- A linha veio "Duplicada" com "Complete o cadastro dela em vez de importar de novo" - já existe uma empresa com o mesmo nome e sem CNPJ. Abra o cadastro dela e informe o CNPJ lá.
- A linha da planilha de contatos veio com "Empresa não encontrada" - o modo Contatos nunca cria empresa. Importe a empresa antes (modo Empresas) ou informe o CNPJ dela na planilha.
- A linha de contato veio com "Há 2 empresas com o nome ... Informe o CNPJ para dizer qual é" - o nome sozinho não decide. Preencha a coluna CNPJ da linha.
- O contato tem CNPJ na planilha e mesmo assim foi recusado - o Excel pode ter comido o zero da frente (13 dígitos) ou o documento é um CPF. Formate a coluna como texto e corrija o número.
- O arquivo inteiro foi recusado - passou do teto (500 linhas no modo Empresas, 2.000 nos outros, 10 MB). Divida a planilha em partes menores.
- Não consigo marcar nada na tela Chave de duplicidade - só o administrador ou o gestor do CRM altera. Os outros veem a tela travada.
- Personalizei a chave e os leads passaram a virar negócios repetidos - a opção Quando o contato já existe está em Criar novo mesmo assim. Volte para Reusar o que já existe.
- Liguei o grupo econômico e a pasta da empresa não mudou - a empresa ainda não está em nenhum grupo. Abra o grupo e inclua a empresa em Incluir empresa.
- Incluí uma empresa no grupo e a tela perguntou "Empresa de outro grupo" - ela já pertence a outro grupo. Só confirme em Mover para este grupo se ela deve mesmo sair do grupo atual.
- Não acho o botão de excluir o grupo - não existe. Use Desativar grupo. As empresas continuam ligadas a ele no cadastro; só a visão some do CRM.