Contrato no fechamento e assinatura eletrônica
Escreva o texto do seu contrato uma vez e o Hap o monta a cada fechamento com os dados do negócio. Depois, mande para assinatura de três maneiras: código de confirmação pelo WhatsApp, ZapSign ou Clicksign - e o link vai para o cliente pelo seu próprio número.
Quando usar
Use quando precisar executar a rotina de Configurações no ERP.
Antes de começar
- Módulo CRM e Gestor de Contratos liberados
- Para ZapSign ou Clicksign - conta sua no provedor e o token da API
Visão geral
A proposta resolve o preço. O contrato resolve o compromisso - prazo, suporte, treinamento, reajuste, rescisão. São dois documentos, e o segundo nasce no fechamento do negócio, nunca junto com a proposta.
O Hap monta o contrato a partir de um modelo seu: você escreve o texto uma vez, marca onde entram os dados do negócio, e cada fechamento gera o documento preenchido. Depois, o contrato vai para assinatura por uma ação explícita - e você escolhe como.
Sem configurar nada, nada muda. Quem não cadastra modelo continua imprimindo o contrato pelas cláusulas padrão do Hap, e quem não liga a assinatura continua no aceite pelo link (o cliente abre, confirma o nome, e o Hap registra data, IP e navegador).
As três formas de assinar
| Forma | Como funciona | Quando escolher |
|---|---|---|
| Aceite pelo link (padrão) | O cliente abre o link, confere o documento e confirma o nome. O Hap registra data, IP e navegador | Já atende a maioria dos casos e não exige contratar nada |
| Assinatura própria | Igual ao aceite, mais um código de 6 dígitos que vai para o WhatsApp ou o e-mail do cadastro do cliente. Sem o código, não grava | Quando você quer provar que foi a pessoa, e não só alguém com o link |
| ZapSign | O documento vai para a sua conta ZapSign, que carimba a trilha | Quando você já usa ou quer o carimbo de uma plataforma |
| Clicksign | Idem, na Clicksign | Quando o cliente reconhece e pede essa plataforma |
Escrevendo o seu modelo de contrato
- 1
Abra CRM > Configurações > Assinatura de contrato e, no quadro Modelos de contrato, clique em Novo modelo.
- 2
O nome do modelo vira o título do contrato: "Contrato de Licença de Uso" sai como "Contrato de Licença de Uso nº 1234".
- 3
Diga como as duas partes são chamadas no texto (CONTRATADA/CONTRATANTE, LOCADORA/LOCATÁRIA, LICENCIANTE/LICENCIADA). Esses rótulos aparecem dentro das cláusulas.
- 4
Escreva o texto. A formatação é simples e proposital:
O editor do modelo, com os campos disponíveis logo abaixo do texto - clicar num deles insere no fim - 5
Use os campos entre chaves para o que muda a cada contrato. Clique no campo na lista abaixo do editor para inseri-lo.
- 6
Marque Ativo e, se for o seu contrato principal, Usar como modelo padrão.
- 7
Salve.
| Você escreve | Sai como |
|---|---|
| Uma linha começando com ## | Título de cláusula |
| Uma linha começando com - | Item de lista |
| Linha em branco | Separa parágrafos |
| Linhas seguidas, sem linha em branco | Continuam o mesmo parágrafo |
Os campos que o Hap preenche
| Campo | O que entra |
|---|---|
| {CONTRATADA} / {CONTRATANTE} | Os rótulos que você definiu no modelo |
| {VIGENCIA} | O período de vigência do contrato |
| {FREQUENCIA} | Mensal, trimestral, anual |
| {VALOR_CICLO} | O valor de cada ciclo |
| {VALOR_IMPLANTACAO} | O valor da implantação |
| {VALOR_TOTAL} | O total do contrato |
| {FORMA_RECEBIMENTO} | Como o cliente paga |
| {FORO} | A comarca da sua empresa |
| Campo | O que entra |
|---|---|
| {ESCOPO} | O que está incluído |
| {NAO_INCLUI} | O que não está |
| {PRAZO_INICIO} | Quando começa e quando a recorrência passa a valer |
| {TREINAMENTOS} | Quantas sessões, de quantas horas, em que formato |
| {ATENDIMENTO} | Canais, dias e horário |
| {SLA} | Prazo de primeira resposta e de solução |
| {HORA_TECNICA} | Valor da hora adicional e quando se aplica |
| {VIGENCIA_CONDICOES} | Meses, renovação, aviso prévio e multa |
| {REAJUSTE} | Índice e mês |
| {LIMITES} | Os limites do plano (usuários, empresas) |
A ficha de condições é a mesma que a proposta mostra ao cliente - ela vem do modelo da proposta e o vendedor ajusta na hora de montar. O contrato guarda a cópia aceita: mudar o plano depois não reescreve o contrato que já foi assinado.
Ligando a assinatura eletrônica
- 1
Na mesma tela, marque Usar assinatura eletrônica nos contratos.
- 2
Escolha a forma de assinatura.
- 3
Para ZapSign ou Clicksign, informe o token da sua conta e o ambiente. Comece em Sandbox: lá o documento não tem valor legal e serve para você ver o fluxo inteiro.
- 4
Ainda para esses dois, copie a URL de webhook que a tela mostra e cadastre no painel do provedor. É por ela que o provedor avisa o Hap quando o cliente assina.
Com um provedor escolhido, a tela mostra a URL de webhook e o estado da integração - 5
Ajuste a validade do link (15 dias por padrão).
- 6
Salve.
A faixa no topo da tela diz se está pronto para usar ou o que falta. Ela é decidida pelo servidor, não pela tela - então o que aparece ali é o motivo real.
Fechando o negócio e mandando para assinatura
- 1
No card, use Fechar negócio. Gere o contrato como sempre.
- 2
Na mesma tela, preencha Dados do contrato: quem assina pelo cliente (nome, CPF, cargo, e-mail e WhatsApp). É esse nome que aparece no contrato e é para esse contato que o link vai.
O passo "Dados do contrato" aparece depois de o contrato ser gerado - 3
Confirme o fechamento.
- 4
Abra o contrato no Gestor de Contratos e clique em Enviar para assinatura.
- 5
O Hap então: - monta o documento pelo seu modelo; - congela o PDF e guarda um código de verificação dele; - cria o envelope no provedor, quando houver; - manda o link para o cliente pelo seu WhatsApp e pelo seu e-mail; - registra tudo no histórico do contrato. O diálogo mostra o provedor, o link e o resultado da entrega por canal
O que o cliente vê
O cliente abre o link sem login, lê o contrato e assina. No modo assinatura própria, ele pede o código, recebe no WhatsApp ou no e-mail dele e digita para confirmar. Nos modos com provedor, o documento está na plataforma e a assinatura acontece lá.
Depois de assinado, o contrato guarda duas coisas.
| O que | Para que serve |
|---|---|
| O PDF assinado | Com a página de log da plataforma quando houver. É o documento para arquivar e mandar ao cliente |
| O código de verificação | Quem receber o PDF confere por ele que aquele arquivo é exatamente o que foi assinado - nem uma vírgula depois |
A cópia do contrato aceito
O cliente fica com o contrato que aceitou, sem você precisar mandar nada.
- No aceite pelo link, assim que o cliente aceita, o Hap manda por e-mail a cópia do contrato em PDF, com o registro do aceite no fim (nome, data, hora e IP). A página do contrato confirma "Enviamos uma cópia do contrato para o seu e-mail" e passa a oferecer Baixar contrato aceito.
- Na assinatura própria e com ZapSign ou Clicksign, a cópia é o próprio documento assinado - o mesmo arquivo do código de verificação. Ele nunca é refeito: um PDF gerado de novo, mesmo igual a olho, não passaria na conferência.
Para mandar de novo (o cliente perdeu o e-mail, ou mudou de contato), abra o contrato no Gestor de Contratos e, no quadro do aceite, clique em Enviar contrato assinado. Se a cópia já saiu antes, a confirmação diz quando.
Cancelar, contra-assinar e conferir
| Ação | Quando usar |
|---|---|
| Cancelar link | O contrato mudou, ou o cliente desistiu. O link para de funcionar na hora e o documento também é cancelado no provedor |
| Contra-assinar | Depois de o cliente assinar, um clique registra a sua assinatura. A identidade vem do seu login |
| Histórico do contrato | Mostra a trilha: link gerado, enviado, aberto, código conferido, assinado, contra-assinado |
Nota sobre validade jurídica
Contrato entre empresas não exige certificado digital. A MP 2.200-2/2001 admite qualquer meio de comprovação aceito pelas partes, e o que sustenta a assinatura é a trilha: quem, quando, de onde, por qual canal foi confirmado, e a prova de que o documento não mudou depois. É exatamente o que o Hap guarda nos três modos - e, com ZapSign ou Clicksign, a plataforma carimba a trilha dela em cima disso.
Problemas comuns
- O botão "Enviar para assinatura" não aparece - a assinatura está desligada no workspace, ou o seu perfil não visualiza valores de contrato (o link expõe o contrato inteiro para quem não está logado).
- "O modelo usa campos que o sistema não sabe preencher" - o texto do contrato tem um campo entre chaves que não está na lista de campos disponíveis. Confira a grafia, ela é sensível a maiúsculas.
- "Antes de enviar, complete..." - falta a razão social, o CNPJ/CPF do cliente ou quem assina por ele. O envio recusa antes de gerar o documento, de propósito - contrato incompleto na mão do cliente é pior.
- O cliente diz que não recebeu o código - ele vai para o WhatsApp e o e-mail do CADASTRO, não para quem clicou no botão. É essa a proteção: quem tem o link não escolhe onde o código chega.
- "O prazo deste link terminou" - o link de assinatura tem validade (15 dias por padrão). Mande um novo pelo contrato.
- O provedor não confirmou o envio - a chamada saiu e a resposta não chegou. NÃO reenvie antes de conferir na conta do provedor, senão o mesmo contrato entra duas vezes lá.
- O cliente aceitou e diz que não recebeu a cópia por e-mail - a cópia vai para o e-mail de quem assina pelo cliente (Dados do contrato) ou, sem ele, para o e-mail do cadastro do cliente. Confira o e-mail e use "Enviar contrato assinado" no contrato.
- "O cliente não tem e-mail no cadastro" ao enviar a cópia - preencha o e-mail de quem assina ou o do cadastro do cliente. Ou mande ao cliente o link do contrato: a página tem o botão "Baixar contrato aceito".
- "A empresa não tem conta de e-mail de envio" - cadastre o e-mail de envio da empresa em Cadastro da empresa > E-mails. É dele que sai a cópia.
- A cópia diz "gerada com os dados atuais do contrato" - o contrato foi aceito antes de o Hap guardar a cópia do aceite. A cópia sai com os dados de hoje e avisa isso no próprio PDF, porque o contrato pode ter mudado depois do aceite.