Passagem de bastão entre funis e os gatilhos de ganho e perda
Como fazer o ganho de um funil criar o negócio no funil seguinte (pré-venda para vendas, vendas para pós-venda, renovação) com os dois ligados, como usar os gatilhos Negócio ganho e Negócio perdido e como pausar uma automação sem tirar ela do ar.
Quando usar
Use quando precisar executar a rotina de Configurações no ERP.
Antes de começar
- Ter o funil de origem e o funil de destino criados, com as etapas
- Ter a etapa de ganho marcada no funil de origem
- Ter a tela Automações liberada no Painel de controle
- Para pausar e reativar uma automação, ser quem gerencia o CRM
Para que serve e quando usar
Na passagem de bastão, o ganho de um funil cria o negócio no funil seguinte: a pré-venda entrega para vendas, vendas entrega para o pós-venda, o pós-venda abre a renovação. Os dois negócios ficam ligados, e quem recebe enxerga o que aconteceu antes.
Tudo isso é uma automação com a ação Criar card em outro funil. Este artigo mostra como montar, o que o negócio novo herda, como a ligação aparece no card, os gatilhos Negócio ganho e Negócio perdido e o interruptor que pausa uma automação.
A montagem geral de automações (condições, demais ações, sequências) está no artigo Automações e sequências do CRM.
Antes de começar
| Item | Detalhe |
|---|---|
| Funis | O de origem e o de destino criados, com as etapas. No de origem, a etapa de ganho marcada |
| Campos extras | Para um campo adicional copiado aparecer no negócio novo, o funil de destino precisa ter o campo com a mesma chave interna |
| Contrato | Para usar a data do fim do contrato, a automação precisa gerar o contrato antes de criar o card |
| Quem pode mexer | Quem tem a tela Automações liberada no Painel de controle monta e publica. Pausar e reativar é só de quem gerencia o CRM |
Onde a passagem de bastão costuma entrar
| De | Para | Como costuma ficar |
|---|---|---|
| Pré-venda (SDR) | Vendas (Closer) | Responsável do novo negócio em Um usuário fixo, que é quem vai negociar. Copiar os campos adicionais da qualificação |
| Vendas | Pós-venda ou CS | Copiar o valor e os produtos. Desligar a Implantação no ganho do funil de vendas, para não nascer card em dobro |
| Vendas ou pós-venda | Renovação | Data da próxima ação pelo fim do contrato, com alguns dias de antecedência, ou pela data do ganho mais 12 meses |
Passo a passo: montar a passagem de bastão
- 1
Abra CRM > Painel de controle > grupo Automação > cartão Automações e clique em Nova automação.
- 2
Preencha o Nome (por exemplo, "Ganho na pré-venda cria o negócio em Vendas") e escolha o Funil base, que é o funil de origem.
- 3
Clique em Adicionar gatilho. No cartão Quando, em Disparo, escolha Negócio ganho. Em Funil do negócio, escolha o funil de origem.
Cartão Quando com o Disparo em Negócio ganho e o funil de origem escolhido em Funil do negócio - 4
Clique em Adicionar ação. No cartão Então, em Tipo de ação, escolha Criar card em outro funil.
- 5
Escolha o Funil de destino e a Etapa de destino. É nessa etapa que o negócio novo nasce.
- 6
Em O que o novo negócio herda, marque o que deve ser copiado: Copiar campos adicionais do negócio de origem, Copiar o valor do negócio e Copiar produtos/serviços vendidos (resumo). Se quiser os arquivos, marque também Copiar anexos do card de origem.
Ação Criar card em outro funil com o funil e a etapa de destino e as caixas de O que o novo negócio herda - 7
Em Responsável do novo negócio, escolha O mesmo do negócio de origem, Um usuário fixo (aparece o campo Usuário responsável) ou Sem responsável.
- 8
Em Data da próxima ação do novo negócio, escolha Nenhuma, Fim do contrato gerado do negócio ou Data do ganho + meses. Com uma data escolhida, preencha Dias antes; na data pelo ganho, preencha também Meses depois do ganho.
Parte de baixo da ação: Responsável do novo negócio em Um usuário fixo e a Data da próxima ação em Data do ganho + meses - 9
Clique em Publicar automação. Na lista, ela aparece com o selo Publicada e o interruptor em Ativa.
- 10
Se a automação cria o card que a implantação criaria, abra CRM > Painel de controle > cartão Comercial B2B e desligue a Implantação no ganho na linha do funil de origem.
O que o negócio novo herda
| O que | Quando vem |
|---|---|
| Cliente (empresa, nome e razão social) | Sempre. Se faltar no negócio de origem, vem do cadastro do cliente |
| Contato principal, telefone, WhatsApp, e-mail e CPF/CNPJ | Sempre |
| Origem, título e observações gerais do negócio | Sempre |
| SDR | Sempre que o negócio de origem tem SDR, ou está em funil com o papel SDR |
| Campos adicionais | Só com Copiar campos adicionais do negócio de origem |
| Valor | Só com Copiar o valor do negócio. A moeda vem junto. Sem marcar, o negócio novo nasce com valor zero |
| Produtos e serviços | Só com Copiar produtos/serviços vendidos (resumo). É o texto de produtos do negócio, não os itens da proposta |
| Anexos | Só com Copiar anexos do card de origem |
| Responsável | O que você escolher: o mesmo do negócio de origem, um usuário fixo ou ninguém |
| Data da próxima ação | Só se você escolher o fim do contrato ou a data do ganho mais os meses |
Com Copiar campos adicionais marcado, aparece Campos a copiar (opcional). Sem nenhuma linha, o sistema copia todos os campos adicionais com a mesma chave. Com linhas, copia só as chaves listadas: em cada linha você informa a chave no negócio de origem e, se for diferente, a chave no novo negócio. O botão Adicionar campo cria uma linha.
| Opção | Como a data é calculada |
|---|---|
| Nenhuma | O negócio novo nasce sem data |
| Fim do contrato gerado do negócio | O fim da vigência do contrato do negócio de origem, menos os Dias antes. A ação de gerar o contrato precisa vir antes desta na automação |
| Data do ganho + meses | A data do ganho do negócio de origem, mais os Meses depois do ganho (0 a 120), menos os Dias antes (0 a 365) |
Data que já passou vira hoje. Sem contrato ou sem data de ganho, o negócio novo fica sem data e o log da automação diz por quê.
Como a ligação aparece no card
O negócio novo ganha a aba Origem. Ela mostra o Negócio de origem com o número, a situação (Aberto, Ganho ou Perdido), o funil, a etapa, o cliente, o valor, a data de inclusão e a data do ganho. Abaixo vêm três blocos: Notas e atividades, Propostas e Conversas. O botão Abrir negócio leva ao negócio de origem.
| Onde | O que aparece |
|---|---|
| Negócio novo, aba Origem | O negócio de origem e, se houver, até duas origens anteriores (três níveis ao todo) |
| Negócio novo, linha do tempo | "Criado a partir do negócio #N pela automação", com o nome da automação |
| Negócio de origem, linha do tempo | O número do card criado, com o funil e a etapa em que ele nasceu |
| Relatório Ganhos com SDR e Closer | Quando o negócio novo é ganho, o SDR herdado aparece ao lado do Closer |
A aba Origem só existe em negócio criado a partir de outro. Quem não acessa o funil do negócio de origem vê só o vínculo, sem o conteúdo.
O negócio novo entra na etapa de destino como qualquer outro: as automações do funil de destino com o gatilho Card entrou em etapa disparam para ele. Para o caminho de volta existe a ação Avançar card de origem, que move o negócio de origem quando o negócio novo chega em uma etapa.
Passo a passo: os gatilhos Negócio ganho e Negócio perdido
- 1
Na automação, clique em Adicionar gatilho e, em Disparo, escolha Negócio ganho ou Negócio perdido.
- 2
Em Funil do negócio, escolha o funil. Em Qualquer funil, o gatilho vale para todos os funis, inclusive o de suporte (ganho é o chamado resolvido) e o financeiro (ganho é o título baixado). A tela avisa.
- 3
No Negócio perdido, decida se marca Incluir os negócios descartados (descarte não é perda). Desmarcada, que é o padrão, o descarte não dispara.
- 4
Ainda no Negócio perdido, em Só por estes motivos (opcional), clique nos motivos que devem disparar. Os motivos vêm do funil escolhido. Sem nenhum marcado, vale para qualquer motivo.
Gatilho Negócio perdido com o funil escolhido, a caixa dos descartados e dois motivos marcados - 5
Leia a frase de resumo no fim do cartão. Ela diz, em uma linha, quando a automação dispara.
- 6
Monte as ações e clique em Publicar automação.
| Situação | Dispara? |
|---|---|
| Arrastar o negócio para a etapa de ganho ou de perda, no quadro | Sim |
| Trocar a etapa pela faixa de etapas do card e salvar | Sim |
| Botões Marcar como ganho e Marcar como perdido do card | Sim |
| Mover ou encerrar vários negócios pela ação em massa | Sim |
| Outra automação mover o negócio para a etapa de ganho ou de perda | Sim |
| Ganho ou perda vindos do aplicativo do Força de Vendas | Sim |
| Baixa do título, no funil financeiro | Sim |
| Proposta convertida em pedido de venda com o negócio ainda aberto | Não |
| Chamado concluído pelo portal do cliente | Não |
| Ação Avançar card de origem levando o negócio de origem ao ganho | Não |
| Negócio que já nasce ganho ou perdido (importação, por exemplo) | Não |
| Descarte, com a caixa dos descartados desmarcada | Não |
| Ganho ou perda de antes da publicação, ou de quando a automação estava pausada | Não |
Passo a passo: pausar e reativar uma automação
- 1
Abra CRM > Painel de controle > grupo Automação > cartão Automações.
- 2
Na lista, encontre a automação. Só a automação publicada tem o interruptor; a que está em rascunho não roda e não precisa de pausa.
- 3
Desligue o interruptor. O rótulo ao lado muda de Ativa para Pausada e o selo da automação vira Pausada.
Lista de automações: as publicadas com o interruptor em Ativa e as que estão em Rascunho, sem interruptor - 4
Para voltar, ligue o interruptor. A automação volta a valer para o que acontecer a partir daquele momento.
| Momento | O que acontece |
|---|---|
| Ao pausar | Nada novo entra na fila até a automação ser reativada |
| Execuções que já estavam na fila | Terminam como Cancelada, sem rodar nenhuma ação e sem nova tentativa. O motivo fica em Logs e histórico |
| Execução que já tinha começado | Termina as ações dela. São segundos |
| Editar a automação pausada | Salvar ou publicar não reativa. A tela avisa que ela continua pausada |
| Ao reativar | Vale para o que acontecer dali em diante. O que aconteceu durante a pausa (ganhos, perdas, negócios que completaram os dias parados) não dispara |
| Execução cancelada | Não roda depois. Em Logs e histórico, o botão Reprocessar só aparece na execução que falhou, não na cancelada |
Pausar não é o mesmo que Salvar rascunho. O rascunho tira a automação do ar e, ao publicar de novo, conta como uma publicação nova. A pausa só para de enfileirar, sem mexer na automação.
Como se comporta
| Assunto | Regra |
|---|---|
| Tempo do ganho | O gatilho Negócio ganho dispara em até cerca de 20 segundos depois do ganho |
| Tempo da perda | O Negócio perdido espera mais 15 segundos, para o motivo e o tipo (perda ou descarte) serem registrados |
| Quantas vezes | Uma vez por ganho ou por perda. Salvar o negócio de novo não repete. Reabrir e ganhar ou perder de novo dispara de novo |
| Teto por negócio | A mesma automação dispara no máximo 3 vezes para o mesmo negócio em 24 horas. É o freio de duas automações que se realimentam |
| A partir de quando vale | Só para o que for ganho ou perdido depois de a automação ser publicada ou reativada |
| Fechamento antigo | Ganho ou perda com mais de 6 horas não dispara. É o que deixa de fora o negócio que chega já fechado por importação |
| Muitos de uma vez | Até 100 disparos por automação a cada conferência. O restante entra nas conferências seguintes |
| Motivos do Negócio perdido | Até 30 motivos marcados. A comparação ignora acento e maiúscula. Com motivo marcado, a perda sem motivo não dispara |
| Conferência na hora de executar | Antes da primeira ação, o sistema confere de novo. Negócio excluído, reaberto, que virou descarte ou trocou de motivo termina sem rodar ação, com o motivo no log |
| Sem duplicar | A mesma execução nunca cria dois negócios, mesmo em nova tentativa |
| Etapa de destino apagada | Se a etapa escolhida deixar de existir, o negócio novo nasce na primeira etapa do funil de destino |
| Responsável fixo | Precisa ser um usuário ativo da empresa. Se não for, fica o responsável do negócio de origem |
| Somas | Na pasta da empresa e na lista de empresas, o negócio herdeiro conta, mas não soma o valor de novo quando o negócio de origem está na mesma lista |
| Quem pausa | Só quem gerencia o CRM. Automação em rascunho não tem pausa |
Problemas comuns
- "Ganhei o negócio e o card não nasceu no funil seguinte: confira se a automação está Publicada e Ativa, se o funil do gatilho é o funil do negócio e se o ganho aconteceu depois da publicação. Em Logs e histórico, procure a execução pelo número do negócio e leia o que aconteceu."
- "A cada ganho nascem dois cards para o mesmo cliente: a Implantação no ganho do funil está ligada e a automação também cria o card. Desligue o interruptor na tela Comercial B2B, na linha do funil de origem."
- "O negócio novo veio sem valor, sem os campos adicionais ou sem os produtos: esses três só são copiados quando a caixa correspondente está marcada em O que o novo negócio herda."
- "Marquei Copiar campos adicionais e o campo não apareceu no negócio novo: o campo extra é por funil. Ele só aparece se o funil de destino tiver um campo com a mesma chave. Crie o campo no destino com a mesma chave, ou use Campos a copiar para dizer a chave de destino."
- "O negócio novo ficou sem a data da próxima ação: com Fim do contrato gerado do negócio, a ação de gerar o contrato precisa vir antes desta na automação, e o contrato precisa ter fim de vigência. Com Data do ganho + meses, o negócio de origem precisa ter data de ganho. O log da automação diz o motivo."
- "O Closer do relatório ficou igual ao SDR: o negócio foi criado com O mesmo do negócio de origem em Responsável do novo negócio e ninguém trocou o responsável antes do ganho. Escolha Um usuário fixo na automação."
- "A aba Origem mostra 'Negócio #N em um funil que você não acessa': o seu usuário não vê o funil do negócio de origem. O vínculo aparece, o conteúdo não. Quem gerencia o CRM libera o funil em Usuários do CRM."
- "O gatilho Negócio perdido não disparou: o negócio foi descartado e a caixa Incluir os negócios descartados está desmarcada, ou o gatilho tem motivos marcados e a perda foi por outro motivo, ou sem motivo."
- "O gatilho Negócio ganho não disparou: o ganho veio de um caminho que não dispara (proposta convertida em pedido com o negócio ainda aberto, chamado concluído pelo portal do cliente, ação Avançar card de origem ou negócio que já nasceu ganho), ou aconteceu antes de a automação ser publicada ou enquanto ela estava pausada."
- "A automação disparou para chamados de suporte e títulos do financeiro: o gatilho ficou em Qualquer funil. Todo funil tem ganho. Escolha o funil em Funil do negócio."
- "Pausei a automação e uma mensagem ainda saiu: a execução já tinha começado quando a pausa chegou. Ela termina as ações dela. O que ainda estava na fila é cancelado."
- "Reativei a automação e nada do período pausado saiu: é o esperado. Reativar vale para o que acontecer a partir de agora. O que aconteceu durante a pausa não entra na fila, e a execução cancelada não roda depois."
- "Não consigo clicar no interruptor Ativa / Pausada: só quem gerencia o CRM pausa e reativa. Automação em rascunho não tem interruptor: publique primeiro."
- "Editei a automação pausada e ela não voltou a rodar: salvar ou publicar as alterações não reativa. Ligue o interruptor na lista."