Regras de região e direcionamento do lead
O lead chega ao funil sem dono. Quando alguém clica em Direcionar lead no card, a regra de região do funil olha o CEP, o município, o DDD ou o estado e sugere o representante - e é nesse clique que o prazo de primeiro contato começa a contar.
Quando usar
Quando a equipe comercial divide os leads por território, em rodízio ou por quem está com menos trabalho, e você quer que o sistema diga para quem vai cada lead em vez de alguém decidir caso a caso.
Antes de começar
- Um funil de captação de leads, criado em CRM > Configurações > Modelos de funil comercial. É nele que o card tem o painel Prazo de atendimento e o botão Direcionar lead
- Os representantes cadastrados em Pessoas com a entidade Vendedor marcada
- Acesso às Configurações do CRM (administrador ou usuário principal)
Para que serve
Lead sem dono é lead parado. As regras de região dizem, em cada funil, qual representante deve atender o lead de cada lugar - por faixa de CEP, por município, pelo DDD do WhatsApp ou pelo estado - ou como dividir os leads entre várias pessoas.
O lead chega ao funil sem representante. A regra entra quando alguém abre o card e clica em Direcionar lead: ela sugere a pessoa, quem está na tela confirma ou escolhe outra, e é nesse momento que o representante recebe o lead e o prazo de primeiro contato começa a contar.
Como o lead chega até o representante
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O lead entra no funil de captação - pelo WhatsApp, por uma entrada de lead, por importação de planilha ou criado à mão. Ele nasce sem representante: na visão em lista do funil, a coluna Representante mostra não direcionado.
Visão em lista do funil de captação: a coluna Representante mostra não direcionado nos leads que ainda não têm dono e o nome do representante nos que já foram direcionados - 2
Abra o card. No painel Prazo de atendimento, à direita, aparece Lead ainda não direcionado e o botão Direcionar lead.
O painel Prazo de atendimento de um lead ainda sem dono, com o botão Direcionar lead - 3
Clique em Direcionar lead. A janela mostra quem a regra sugere e por quê: em Sugerido por aparecem o nome da regra, a região que casou e a forma de distribuir.
A janela Direcionar lead com a sugestão da regra e o campo Representante em branco - 4
Para seguir a regra, deixe o campo Representante em branco. Para mandar o lead para outra pessoa, escolha o nome no campo - a escolha manual vale mais que a sugestão, e a regra nem é consultada.
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Clique em Direcionar e avisar.
| O quê | Como fica |
|---|---|
| Representante | A pessoa sugerida pela regra ou a escolhida à mão |
| Dono do card | O usuário do ERP ligado ao representante. Se ele não tiver login no ERP, o card fica com o gestor |
| Gestor | O Gestor que acompanha da regra que decidiu. Na escolha manual a regra não entra, e o gestor da regra também não |
| Prazo de primeiro contato | Começa a contar neste momento, e os avisos seguem o Quando cobrar do funil |
Onde ficam as regras
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Abra CRM > Configurações > Regras de região.
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No topo, escolha o Funil. Cada funil tem as suas próprias regras: as do Leads Passivos não valem para o Prospecção Ativa.
Regras de região: o funil escolhido no topo, o resumo das regras, a explicação de quem vence e a lista com o editor ao lado - 3
Leia a faixa colorida logo abaixo do título. Ela resume, em uma frase, como o funil está.
| Mensagem | O que significa | O que fazer |
|---|---|---|
| Nenhuma regra cadastrada: todo lead deste funil é direcionado à mão | Ainda não há regra no funil | Clique em Criar a primeira regra |
| Nenhuma regra ativa: todo lead deste funil é direcionado à mão | As regras existem, mas todas estão desativadas | Abra uma regra e marque Ativa |
| O lead que chega só com nome e WhatsApp não casa com nenhuma regra | Falta a rede de segurança Todas as regiões | Clique em Criar rede de segurança |
| Regras ativas, com rede de segurança para o lead sem região (em verde) | Todo lead recebe uma sugestão | Nada a fazer |
Quem vence quando duas regras servem
Um lead de Maringá casa com a regra do município de Maringá e também com a regra do Paraná inteiro. Quem leva é sempre a região mais específica - não a cadastrada primeiro. A Ordem só desempata entre regras do mesmo nível, e vence o menor número.
| Nível | Região | O dado do lead que a regra olha |
|---|---|---|
| 1 - vence todas | Faixa de CEP | O CEP do cliente cadastrado ligado ao card |
| 2 | Município | A cidade do card ou, se vazia, a do cliente cadastrado |
| 3 | DDD | O DDD do WhatsApp ou do telefone do card, ou do celular do cliente |
| 4 | Estado | O estado do card ou, se vazio, o do cliente cadastrado |
| 5 - a última | Todas as regiões | Nenhum: pega o lead que nenhuma outra regra pegou |
Uma regra pode ter várias regiões (por exemplo, o estado PR e o município de Maringá). Na disputa com as outras regras vale a região dela que casou de forma mais específica.
Criando uma regra
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Com o funil escolhido, clique em Nova regra.
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Em Nome da regra, escreva como a equipe chama aquele território, por exemplo Norte do Paraná.
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Em Como distribuir, escolha Representante fixo, Rodízio ou Menor carga.
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Escolha o Representante (no fixo) ou os Representantes (no rodízio e na menor carga). Quem não tem celular cadastrado aparece com o aviso sem WhatsApp ao lado do nome.
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Se quiser, escolha o Gestor que acompanha.
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Se a regra for só para alguns leads, preencha Só para estas fontes ou Só para estas campanhas.
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Em Regiões atendidas, escolha o tipo da região e digite o valor. Para mais de uma região na mesma regra, clique em Adicionar região. Ao lado de cada linha aparece a região do jeito que ela vai ser comparada, como Município MARINGA.
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Confira a Ordem, deixe marcado Ativa (participa do direcionamento) e clique em Salvar.
O editor da regra preenchido: distribuição em rodízio, gestor, filtros de fonte e as regiões atendidas
| Campo | O que preencher |
|---|---|
| Nome da regra | Obrigatório. É o nome que aparece na sugestão da janela Direcionar lead |
| Como distribuir | Representante fixo, Rodízio ou Menor carga |
| Ordem | Só desempata entre regras do mesmo nível. Menor número vence. A regra nova entra depois da última |
| Representante ou Representantes | Quem recebe os leads desta regra |
| Gestor que acompanha | Avisado junto com o representante. Vazio = usa o gestor do funil |
| Só para estas fontes | Vazio = vale para qualquer fonte de lead. Preenchido, a regra só pega lead daquelas fontes |
| Só para estas campanhas | Vazio = vale para qualquer campanha |
| Regiões atendidas | Obrigatório. A regra atende o lead que casar com qualquer uma delas |
| Ativa (participa do direcionamento) | Desmarcada, a regra fica guardada e não sugere ninguém |
| Opção | Quem recebe o lead |
|---|---|
| Representante fixo | Sempre a mesma pessoa |
| Rodízio | Alterna entre os representantes da lista, um lead para cada, na ordem |
| Menor carga | Quem tem menos lead em aberto neste funil |
| Tipo | Exemplo | Regra |
|---|---|---|
| Estado | PR | A sigla, com duas letras |
| Município | Maringá | O nome da cidade. Acento e maiúsculas não fazem diferença |
| DDD | 44 | Dois dígitos, de 11 a 99 |
| Faixa de CEP | 87000000 até 87099999 | Oito dígitos no início. O fim é opcional - em branco, vale só aquele CEP |
| Todas as regiões | sem valor | Pega o lead que nenhuma outra regra pegou |
Antes de salvar, a tela avisa o que não impede o cadastro mas merece atenção: um só representante no rodízio, o mesmo representante duas vezes na lista (ele receberia o dobro de leads), região repetida na regra e faixa de CEP com o fim menor que o início.
A rede de segurança: Todas as regiões
O lead de anúncio chega só com nome e WhatsApp: sem cidade, sem estado e sem CEP. A única pista de região é o DDD. Sem uma regra por DDD ou uma regra Todas as regiões, ele não casa com nada e a escolha volta a ser manual.
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Clique em Criar rede de segurança na faixa do topo. A regra nova já vem com o nome e a região Todas as regiões.
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Escolha o representante ou o rodízio e salve.
Quando a tela aponta um conflito
Se a mesma região estiver em duas regras ativas, aparece o quadro Regras disputando a mesma região. A mensagem diz qual regra vence (a de menor Ordem) e qual nunca recebe lead daquela região. Faixas de CEP que se cruzam também aparecem ali. Na lista, a regra afetada ganha a marca com a quantidade de avisos.
Não é um erro: o sistema decide sempre do mesmo jeito. Mas quase sempre é engano de cadastro. Escolha um dos caminhos: deixe a região em uma regra só, ou ajuste a Ordem para que vença quem você quer.
Simular um lead antes de confiar na regra
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Clique em Simular um lead.
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Preencha o que você sabe do lead: Estado, Município, CEP, WhatsApp / telefone e, se a regra filtra por isso, Fonte do lead e Campanha.
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Confira a linha O sistema vai procurar por: ela mostra o que a regra vai conseguir ler do que foi digitado. Um telefone sem DDD ou um CEP pela metade não viram região.
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Clique em Simular.
A simulação de um lead de Maringá: para quem iria, por qual regra e as regras que também casaram e perderam
O resultado diz para quem o lead iria, por qual regra e por qual região, e em Também casaram e perderam lista as regras que também serviam e perderam por serem menos específicas. Se o representante escolhido não tiver login no ERP, a tela avisa que o card ficaria com o gestor como responsável.
Desativar ou excluir uma regra
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Clique na regra, na lista.
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Para pausar, desmarque Ativa (participa do direcionamento) e salve.
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Para tirar de vez, clique em Excluir e confirme.
Regra que já direcionou algum lead não é apagada: ao clicar em Excluir, a confirmação oferece Desativar. A regra para de valer para leads novos e o histórico de quem decidiu cada direcionamento continua guardado. Regra que nunca direcionou ninguém é removida.
Problemas comuns
- O lead entrou e ficou sem representante - é o comportamento esperado. O card nasce sem dono e a regra só é consultada quando alguém clica em Direcionar lead no painel Prazo de atendimento do card.
- A janela Direcionar lead diz que nenhuma regra de região atendeu este lead - nenhuma regra ativa do funil casou com os dados do lead. Escolha o representante no campo e, para os próximos, crie uma regra para a região ou uma rede de segurança Todas as regiões.
- O lead de anúncio nunca recebe sugestão - ele chega só com nome e WhatsApp, então a única pista de região é o DDD. Crie regras por DDD ou uma regra Todas as regiões.
- A regra de faixa de CEP nunca casa - o CEP vem do cadastro do cliente ligado ao card. Lead que ainda não virou cliente cadastrado não tem CEP. Use município, DDD ou estado para esse lead.
- A faixa de CEP estreita perdeu para a faixa larga - duas faixas de CEP são do mesmo nível, então quem decide é a Ordem. Dê à faixa estreita um número de Ordem menor.
- Um lead de outro estado caiu na regra do meu município - a regra de município compara só o nome da cidade. Cidades com o mesmo nome em estados diferentes casam igual. Nesse caso use faixa de CEP.
- Mudei a regra e os leads antigos continuam com o representante anterior - a regra vale no clique em Direcionar lead. Ela não redistribui o que já foi direcionado.
- Direcionei à mão e o gerente não foi avisado - na escolha manual a regra não é consultada, e com ela não entra o Gestor que acompanha. Sem gestor no funil, a linha do tempo do card mostra Gestor comercial (não definido). Para o gerente ser avisado, deixe o campo Representante em branco e siga a regra.
- Cliquei em Excluir e a regra continua na lista, como inativa - ela já direcionou leads. Nesse caso a tela só desativa, para guardar quem decidiu cada direcionamento.
- O representante aparece na lista com o aviso sem WhatsApp - ele não tem celular cadastrado e não vai receber o aviso do lead. Veja a Prontidão do canal e cadastre o número.