Prazo de primeiro contato e cobrança automática dos representantes

Para que serve

Lead quente esfria em minutos. O prazo de primeiro contato mede, para cada lead, quanto tempo o representante levou para assumir o atendimento - e, quando ele demora, avisa e cobra por WhatsApp o próprio representante e o gerente comercial.

O relógio começa quando o lead é direcionado (o botão Direcionar lead, no card) e para no check-in. Tudo se configura em uma tela só: CRM > Configurações > Prontidão do canal e cobrança. Ela responde três perguntas - quem da equipe consegue receber o aviso, se a cobrança está ligada, e quando cobrar.

Como o prazo funciona

Os funis criados pelos Modelos de funil comercial já nascem com esta régua. Ela pode ser mudada por funil, em Quando cobrar.

Os minutos são contados só dentro da janela em que o prazo corre (no modelo, de segunda a sexta, das 08:00 às 18:00). Um lead que chega às 17h50 não vence às 18h20: vence na manhã do dia útil seguinte.

Antes de ligar: confira quem recebe o aviso

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   Abra CRM > Configurações > Prontidão do canal e cobrança.

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   Leia a frase do topo. Em verde, Pode ligar a cobrança automática. Em vermelho, ela diz quantos representantes não recebem o aviso - ou que o número dos avisos está errado.

   

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   Desça até os números e a tabela de representantes. Deixe marcado Mostrar apenas quem tem pendência para ver só o que falta resolver.

   

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   Cadastre o celular de quem aparece com Sem celular e clique em Atualizar.

O celular vem primeiro do usuário do ERP ligado ao representante; se ali estiver vazio, do cadastro de pessoa. A coluna Vende hoje mostra Não para quem não vendeu nos últimos 12 meses - essa pessoa continua na lista, mas não pesa no veredicto.

Ligar e desligar a cobrança

O quadro Cobrança automática do lead mostra se ela está ligada ou desligada, e o botão ao lado muda o estado: Ligar cobrança ou Desligar cobrança. Ela nasce desligada e vale para todos os funis de captação da empresa.

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   Resolva as pendências até o topo dizer Pode ligar a cobrança automática.

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   Clique em Ligar cobrança.

A tela não impede de ligar com pendência - ela avisa. Com representante sem celular, o quadro mostra quantos não receberiam nada; cada tentativa que não sair entra como falha na linha do tempo do lead. Ligar assim é uma decisão legítima, mas precisa ser consciente.

Enquanto a cobrança estiver desligada, o sistema não cobra ninguém pelo atraso: os avisos da régua depois do direcionamento não saem. O prazo continua sendo contado e aparece no card.

Quando cobrar: a régua de cada funil

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   Na mesma tela, desça até Quando cobrar.

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   Se a empresa tiver mais de um funil de captação, escolha o funil no seletor à direita. Cada funil tem a sua régua.

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   Em O prazo corre, marque os dias da semana e preencha Das e Até no formato 08:00.

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   Em cada aviso, ajuste os Minutos, quem ele Avisa e Por onde sai. A Mensagem (opcional) pode ficar em branco.

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   Para mais uma cobrança, clique em Acrescentar aviso. Ela entra 15 minutos depois da última, para o gerente comercial, pelo WhatsApp. Para tirar um aviso, use a lixeira.

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   Clique em Salvar prazo.

   

A régua também salva e avisa, sem recusar, quando a janela tem menos de uma hora por dia e quando não existe aviso no minuto zero - aí o representante só fica sabendo do lead quando o prazo estourar.

O painel Prazo de atendimento, no card

Nos funis de captação, o card do lead tem à direita o painel Prazo de atendimento. Antes do direcionamento ele mostra o botão Direcionar lead; depois, o andamento do prazo.

Abaixo da etiqueta ficam o representante (Com fulano desde a data do direcionamento), o contador, a Próxima cobrança com data e hora, e o botão Dar check-in, que confirma o atendimento pelo próprio ERP.

A linha do tempo dos avisos

Em Avisos enviados, o painel lista cada tentativa de aviso: para quem foi, em qual papel, por qual canal e quando. O título mostra quantos saíram do total, e cada linha tem um ícone de enviado, falha ou pendente.

Um aviso que não sai nunca some: ele vira uma linha de falha com o motivo. Quando falta cadastro, o painel mostra também o alerta Um aviso não foi entregue por falta de cadastro.

O que conta como check-in

O check-in diz uma coisa só: alguém assumiu este atendimento. Ele não conclui o lead nem marca venda. O primeiro check-in vale - os seguintes não mudam a hora gravada, que é a que mede o tempo de resposta.

Marcar o lead como perdido, ou movê-lo para uma etapa de perda, para o prazo sem contar como atendimento - o painel mostra Encerrado.