Régua de Cobrança

Visão geral

A Régua de Cobrança é uma ferramenta automatizada do HAP Tecnologia para gerenciar o ciclo de notificações de pagamento: ela envia lembretes antes, no dia ou após o vencimento, por E-mail e WhatsApp, sem que ninguém precise disparar cada mensagem manualmente.

Quando utilizar:

- Lembrar o cliente antes do vencimento (régua Preventiva), reduzindo esquecimentos e atrasos.

- Avisar sobre títulos vencidos em dias definidos após o vencimento (régua Reativa).

- Enviar o boleto em PDF anexado à mensagem, quando o título tiver boleto.

- Padronizar a comunicação de cobrança entre as empresas do grupo, respeitando feriados e fins de semana.

A tela da Régua de Cobrança tem quatro abas. Uma boa ordem de configuração é seguir a sequência abaixo:

Painel principal e indicadores

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   Acesse o menu Configurações > Finanças > Régua de Cobrança. A tela abre no dashboard principal, com os indicadores no canto superior direito, as abas de navegação logo abaixo e a lista de réguas.

   

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   Confira os indicadores do topo.

Enquanto nenhuma régua existir, a aba Regras exibe a mensagem "Nenhuma régua de cobrança cadastrada. Clique em Nova régua para começar."

Acompanhar os envios

Com as réguas em funcionamento, use a aba Painel para conferir o que foi enviado.

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   Escolha o Período (por exemplo, Últimos 30 dias) e o Status, e clique em Atualizar.

   

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   Veja a seção Indicadores, com o resumo dos envios do período selecionado.

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   Consulte Envios no período, a lista detalhada dos envios disparados pelas réguas.

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   Consulte Top clientes notificados, com os clientes que mais receberam mensagens no período.

Biblioteca de templates

Na aba Templates ficam os modelos de mensagem usados pelas réguas, separados em Templates de E-mail e Templates de WhatsApp. Use Novo template para criar um modelo do zero.

Ao lado da busca há o filtro por tipo. Os modelos com o selo Padrão Hap são classificados como Preventiva ou Reativa.

O sistema já traz modelos prontos, com o selo Padrão Hap, para cada momento da cobrança, por exemplo "Preventiva 3 dias antes" ou "Reativa 5 dias após". Cada modelo mostra o tipo (Preventiva ou Reativa) e o prazo em relação ao vencimento.

Ao abrir um template, o editor mostra a lista da biblioteca com o modelo selecionado ao lado.

Os campos são Nome, Tipo e Dias de referência, mais o Assunto do e-mail. Você pode alternar entre o modo Visual e o modo HTML do editor e usar os botões Fechar e Duplicar. No lado direito da tela de edição, a pré-visualização mostra, com dados de exemplo, como a mensagem aparecerá no dispositivo do cliente antes de você salvá-la.

Para personalizar a mensagem, use variáveis (tags): campos dinâmicos entre chaves duplas. O sistema preenche esses dados automaticamente para cada cliente e título no momento do envio. No editor, o botão Inserir variável (ícone {{ }}) ajuda a escolher a tag desejada.

Configurações globais de envio

Na aba Configuração de envio você define as regras de "etiqueta" e a parte técnica dos disparos. Elas valem para todas as réguas que estiverem usando a configuração global (veja Configuração específica da régua).

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   Em SMTP global, informe o servidor de e-mail que fará os disparos: E-mail, Servidor SMTP, Porta e Usuário, e clique em Configurar SMTP. Ele é usado por todas as réguas com "Usar configuração global" ativado. Cada régua ainda pode sobrescrever essa configuração com um SMTP próprio.

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   Em Calendário, escolha as opções: - Não enviar em feriados: considera o calendário cadastrado em Configurações > Feriado. - Não enviar em fins de semana: evita cobranças em sábado e domingo, útil para cobranças B2B com expediente comercial.

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   Defina a Estratégia em dia não-útil, que decide o que acontece quando o disparo cair em um dia não-útil.

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   Em Notificações de falha, escolha como ser avisado: - Notificar falhas no sino do header: quando a régua falhar, aparece um alerta vermelho no sino do ERP; ao clicar, abre o painel já filtrado. - E-mail extra para alertas (opcional): endereço que também receberá o aviso quando uma mensagem não for entregue.

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   Clique em Salvar configuração. Use Recarregar para descartar alterações e voltar aos valores salvos.

Como o Adiar trata cada caso:

- Se mais de uma regra da mesma régua caiu nos dias sem envio para o mesmo título (por exemplo, 1, 2 e 3 dias depois do vencimento num fim de semana prolongado), sai só a mais recente: o cliente recebe uma mensagem daquele título, não três.

- Na régua Preventiva, o lembrete adiado só sai se o título ainda não venceu. Um "vence amanhã" que chegaria depois do vencimento não é enviado.

- Com Não enviar em feriados ligado, o sábado e o domingo também ficam sem envio, mesmo com Não enviar em fins de semana desligado.

Criar uma nova régua: identificação

Na aba Regras, clique em Nova régua. A criação segue três etapas, que correspondem às abas do topo da tela:

Passo A: preencha a identificação na aba Geral.

Depois de preencher, use o botão Salvar régua.

Regras de envio

No Passo B você define o "quando" e o "como". Na aba Regras de envio, clique em Adicionar regra: abre-se o painel lateral Nova regra de envio, com as abas Agendamento, E-mail e WhatsApp. Crie uma regra para cada momento de envio desejado (por exemplo, 3 dias antes e 1 dia antes do vencimento).

Na aba Agendamento, defina quando a mensagem sai.

Na mesma aba, "Para quem" decide quem recebe a mensagem daquela regra: Cliente (o padrão, a cobrança de sempre) ou Vendedor (a lista dos títulos dos clientes dele; veja "Aviso ao vendedor", mais abaixo).

Ative as abas E-mail e/ou WhatsApp conforme os canais que a régua deve usar. Em cada canal, a chave Disparo de e-mail ativo (ou Disparo de WhatsApp ativo) liga ou desliga o envio por aquele canal.

Canal E-mail: em Aplicar template, escolha um modelo da biblioteca. Ele preenche o assunto e o corpo da mensagem, que ainda podem ser ajustados para aquela regra.

Preencha o Assunto do e-mail (obrigatório), que também aceita variáveis. Use o modo Visual ou HTML e o botão Inserir variável, e confira a pré-visualização com dados de exemplo.

Canal WhatsApp: em Aplicar template, escolha um modelo de WhatsApp.

A mensagem é em texto puro, com variáveis e emojis, e o botão Inserir variável ajuda a montá-la. A formatação é simples: negrito e itálico são renderizados na pré-visualização.

Ao terminar, clique em Salvar regra (canto superior direito do painel) e, de volta à tela da régua, em Salvar régua.

Aviso ao vendedor: os títulos que vão vencer

Muita loja quer que o vendedor ligue para o cliente antes do vencimento. A regra com "Para quem: Vendedor" faz isso: ela pega os mesmos títulos que pegaria para os clientes (dias, empresa e formas de pagamento da régua), agrupa por vendedor e manda uma mensagem por dia para cada vendedor, com a lista dos títulos dos clientes dele. O cliente não recebe nada por essa regra, e o boleto não vai.

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   Crie uma régua só para o aviso, do tipo Preventiva, por exemplo "Aviso ao vendedor", e marque a empresa no quadro Empresas. O tipo vale para a régua inteira: a cobrança do cliente depois do vencimento fica numa régua Reativa, e o aviso ao vendedor antes do vencimento nesta régua Preventiva.

   

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   Em Regras de envio, clique em Adicionar regra. Na aba Agendamento, escolha Para quem: Vendedor, Quando enviar: 2 dias antes do vencimento, e o horário de envio. O quadro "Aviso ao vendedor" explica o que a regra faz.

   

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   Na aba WhatsApp, ligue o disparo e clique em "Usar texto de exemplo": a mensagem já vem com as variáveis do vendedor. Ajuste o texto e confira a pré-visualização.

   

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   Clique em Salvar regra. Na lista, a regra aparece com o selo "Para o vendedor". Depois clique em Salvar régua.

   

Na lista de réguas, a régua do aviso aparece separada da cobrança do cliente, com o tipo Preventiva, o canal e a primeira regra ("2 dia(s) antes").

Quem é o vendedor de cada título: o vendedor gravado no título; sem ele, o vendedor da venda que gerou o título. No título de um Fechamento do cliente, cada venda que está nele vai para o vendedor dela, e cada um vê só a parte dele.

Cobrar todos os vencidos do cliente numa mensagem só

A regra de sempre cobra o título no dia exato: "3 dias após o vencimento" manda a mensagem só para os títulos que completam 3 dias de atraso hoje. Título que venceu antes da régua existir, ou que caiu num dia em que o envio falhou, fica sem cobrança. Para a régua de inadimplência, a regra tem um segundo modo: "Todos vencidos há esses dias ou mais".

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   Numa régua Reativa, abra (ou adicione) a regra com "Para quem: Cliente".

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   Na aba Agendamento, em "Quais títulos", escolha "Todos vencidos há esses dias ou mais".

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   Preencha "Cobrar vencidos a partir de": a data de vencimento mais antiga que a régua deve cobrar (obrigatória).

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   Ajuste o ritmo: "Repetir a cada (dias, 0 = uma vez)", "Máximo de cobranças por título (0 = sem limite)" e "Máximo de clientes por dia (0 = sem limite)".

   

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   Nas abas E-mail e WhatsApp, use a variável "Lista dos títulos" na mensagem (botão Inserir variável), salve a regra e a régua.

   

Configuração específica da régua

No Passo C: por padrão, a régua usa as regras globais da aba Configuração de envio. Se você quiser que uma régua específica ignore as regras globais, usando, por exemplo, um e-mail de saída diferente, abra a aba Configuração de envio dentro da própria régua, desmarque Usar configuração global e defina ajustes exclusivos para aquele fluxo.

Ao concluir, clique em Salvar régua.

Pausar e retomar uma régua

Cada régua tem o interruptor Ativa / Pausada, no cartão da lista de réguas e no cadastro da régua. Pausada, ela não envia nenhuma mensagem: nem ao cliente, nem ao vendedor, nem de assinatura. O cartão mostra quem pausou e quando ("Pausada em dd/mm/aaaa por ..."), e canais, regras e empresas continuam como estavam.

Ao retomar, a régua não manda tudo de uma vez: no passo "Todos vencidos há esses dias ou mais", os atrasados saem aos poucos, respeitando o máximo de envios por título e o máximo de clientes por dia; nos passos de dia exato, quem completou os dias durante a pausa não recebe aquele envio. O passo a passo está no artigo "Régua de cobrança - pausar e retomar".

Dicas e boas práticas

Checklist antes de ativar uma régua: