Ordem de coleta e o painel do fluxo
Como registrar o pedido de recolhimento da carga (remetente, origem, entrega, tomador e mercadoria) antes do CT-e, acompanhar cada coleta no Painel do fluxo (a coletar, no galpão, armazenada, faturada) e ligar a coleta ao CT-e e à carga armazenada.
Quando usar
Use quando o cliente pede para buscar uma carga - a coleta registra de onde ela sai, para onde vai e o que é, antes de existir o CT-e - e, todo dia, para ver em que pé está cada coleta no painel.
Antes de começar
- Módulo de transporte ativo (um administrador liga em Configurações Gerais > Recursos em teste)
Para que serve
A ordem de coleta é o pedido de recolhimento da carga: de quem ela sai (remetente), de onde, para quem vai, quem paga o frete e o que será transportado. Ela vem antes do CT-e e registra o que foi combinado com o cliente enquanto o documento fiscal ainda não existe.
Use a coleta para não perder o pedido entre o telefonema do cliente e a emissão do CT-e, para consultar o histórico de coletas de um remetente e, no Painel do fluxo, para saber em que pé está cada carga: ainda a coletar, no galpão, guardada na armazenagem ou já faturada.
Situações da coleta
| Situação | O que significa | Pode editar? |
|---|---|---|
| Aberta | Coleta registrada, ainda não atendida | Sim |
| Coletada | A carga já foi recolhida | Sim |
| Emitida (CT-e) | A coleta já virou CT-e | Não |
| Cancelada | A coleta não vai acontecer | Não |
Registrando uma coleta
- 1
Abra Gestão de Transporte > Ordem de Coleta e clique em Nova coleta.
- 2
Na aba Coleta, preencha Remetente, Cidade de coleta e UF, que são obrigatórios. Se tiver, informe o local, o agente, o custo, a data e a hora da coleta e a referência do cliente.
Aba Coleta: remetente, cidade e UF de coleta são obrigatórios - 3
Na aba Entrega, informe o destinatário, a cidade e a UF de entrega, o local, a previsão de entrega, o tomador e o tipo de frete.
- 4
Na aba Carga, informe Volumes ou Peso (kg), pelo menos um dos dois, e o que mais souber: cubagem, valor da mercadoria, espécie, produto transportado e os números (ou as chaves) das notas fiscais.
Aba Carga: volumes ou peso já bastam para salvar - 5
Clique em Salvar. A janela fecha e a coleta aparece na lista com o número dela.
| Campo | Aba | O que preencher |
|---|---|---|
| Remetente | Coleta | De quem a carga sai (obrigatório) |
| Cidade de coleta e UF | Coleta | Origem da carga (obrigatórios) |
| Agente de coleta | Coleta | O terceiro que executa a coleta, quando não é a própria frota |
| Custo da coleta (R$) | Coleta | Quanto a coleta custa; não pode ser negativo |
| Tomador (quem paga o frete) | Entrega | Quem será cobrado pelo frete |
| Tipo de frete | Entrega | CIF (remetente paga) ou FOB (destinatário paga) |
| Volumes e Peso (kg) | Carga | Informe pelo menos um dos dois |
| Notas fiscais | Carga | Os números ou as chaves das NF-e da carga. A chave permite ligar a coleta à carga armazenada pelo Ler chave |
Remetente, destinatário, tomador e agente são digitados como texto: não precisam estar no cadastro de pessoas.
Painel do fluxo: a coletar, no galpão, armazenada, faturada
No topo da lista, troque de Grade para Painel do fluxo. O painel mostra as coletas em quatro colunas, na ordem em que a carga anda, com o total de cada etapa em cima.
| Etapa | O que está nela |
|---|---|
| A coletar | Coletas abertas, ainda não recolhidas (de qualquer data) |
| No galpão | Coletadas que ainda não têm volume bipado na armazenagem |
| Armazenada | Coletas cuja carga tem volumes etiquetados ou endereçados na filial. O cartão mostra quantos volumes estão em casa |
| Faturada / expedida | O CT-e foi emitido, ou a carga já saiu da filial |
A etapa não é escolhida à mão: o Hap a deduz do que já está registrado - a situação da coleta, o CT-e ligado a ela e a carga da armazenagem. Nada se arrasta de uma coluna para outra. Cada cartão mostra o número da coleta, a data, remetente, destinatário e destino, a situação e a carga (declarada na coleta ou, quando existe, a carga da armazenagem com os volumes em casa). Clique no cartão para abrir a coleta.
O seletor 7 / 15 / 30 dias define a janela: coletas abertas entram sempre, coletadas entram se a data da coleta está dentro da janela, e qualquer coleta com carga viva na armazenagem entra também. Cada coluna mostra até 300 cartões; para o acervo inteiro, use a Grade.
Relação com o CT-e
No CT-e novo, o campo Ordem de coleta (ao lado das datas) busca a coleta pelo número, remetente ou destinatário. Ao escolher, o CT-e recebe remetente, destinatário e tomador da coleta que ainda estiverem vazios, e mostra a data, a origem e os volumes da coleta logo abaixo do campo.
Quando o CT-e é autorizado pela SEFAZ, a coleta recebe a chave de acesso dele e passa a Emitida (CT-e). A partir daí ela fica travada: a coleta que originou um documento fiscal não pode mais mudar, senão deixaria de bater com ele. A chave aparece na coluna CT-e da Grade, que nasce oculta; para exibi-la, use o botão Colunas.
A emissão do CT-e não exige a coleta: um CT-e sem coleta é emitido normalmente. A coleta só deixa de ser "No galpão" no painel se estiver ligada ao CT-e ou à carga armazenada.
Relação com a armazenagem
Quando a carga é lançada na Armazenagem pela chave de acesso (botão Ler chave), o Hap procura a coleta que cita essa chave - ou, para coletas vindas do sistema anterior, o número da NF-e com o mesmo remetente - e liga as duas. A coleta aparece na aba Documento da carga, e a carga aparece no cartão do painel, com os volumes em casa.
Encontrando coletas
Na Grade, os filtros do topo separam Todas, Abertas, Coletadas, Emitidas e Canceladas. A busca aceita o nome do remetente, do destinatário ou do tomador, e cada coluna tem o próprio funil. Previsão de entrega, tomador, peso, cubagem, valor da mercadoria e a chave do CT-e ficam em colunas ocultas, que você exibe pelo botão Colunas. Para abrir uma coleta, clique na linha.
Problemas comuns
- Ao salvar aparece "Informe o remetente da coleta." - o campo Remetente, na aba Coleta, é obrigatório.
- Ao salvar aparece "Informe a cidade e a UF de coleta." - preencha Cidade de coleta e UF na aba Coleta.
- Ao salvar aparece "Informe o peso ou a quantidade de volumes da carga." - preencha Volumes ou Peso (kg) na aba Carga; basta um dos dois.
- Ao salvar aparece "Selecione a empresa da coleta." - com mais de uma empresa e nenhuma marcada como principal, escolha a Empresa na aba Coleta.
- A coleta não salva e diz que já foi emitida em CT-e ou que está cancelada - coleta Emitida (CT-e) ou Cancelada é histórico e não se edita.
- Cliquei em Cancelar e a coleta continua Aberta - o botão Cancelar da janela só fecha sem salvar; ele não cancela a coleta.
- A coleta não aparece no Painel do fluxo - o painel mostra as abertas de qualquer data e as coletadas dos últimos dias (7, 15 ou 30). Coleta mais antiga fica na Grade; cancelada não entra.
- A coleta está em No galpão, mas a carga já foi guardada - a carga da armazenagem precisa estar ligada à coleta. Lance a carga pela chave de acesso (Ler chave) para o Hap fazer a ligação.
- O CT-e foi autorizado e a coleta continua Coletada - o CT-e não tinha a Ordem de coleta escolhida. Na próxima vez, escolha a coleta no CT-e antes de transmitir.