Armazenagem de cargas na filial
Como controlar a carga de terceiros guardada na filial até a redistribuição - lançar a carga pela chave da NF-e ou do CT-e, gerar os volumes, imprimir as etiquetas, guardar em endereço, expedir e acompanhar as cargas paradas há 7 dias ou mais.
Quando usar
Use quando a carga de um cliente fica na filial esperando a redistribuição - a lista mostra há quantos dias cada carga está parada, antes que o cliente ligue.
Antes de começar
- Módulo de transporte ativo (um administrador liga em Configurações Gerais > Recursos em teste)
- A filial cadastrada como depósito em Cadastros > Depósito
- Para imprimir direto na impressora térmica, o PrintHap instalado no computador da filial (sem ele, sai um PDF)
Para que serve
A armazenagem controla a mercadoria de terceiros que fica guardada na filial até a redistribuição. Para cada carga, a tela mostra quantos volumes chegaram, onde cada um está guardado, por onde passou, se já tem etiqueta e há quantos dias a carga está parada.
Situações da carga
A situação da carga não é escolhida à mão: ela acompanha o que acontece com os volumes.
| Situação | O que significa |
|---|---|
| Em trânsito | Carga lançada, ainda sem volume gerado ou bipado |
| Armazenada | Os volumes estão na filial, guardados em endereço ou não |
| Em expedição | Parte dos volumes já saiu e parte ainda está na filial |
| Expedida | Todos os volumes saíram. A carga sai da lista do dia a dia |
| Cancelada | Cancelada pelo botão Cancelar carga. Também sai da lista |
Um volume também pode estar Em trânsito: ele saiu numa transferência para outro depósito e só volta a ser movimentado depois que a chegada for conferida (seção Transferindo volumes para outro depósito).
Volume avariado ou extraviado não segura a carga: ele não vai sair, então não impede que ela chegue a Expedida.
Lançando uma carga pela chave de acesso
O jeito mais rápido é colar a chave da NF-e (DANFE) ou do CT-e (DACTE) que acompanha a carga. O Hap procura o documento no que já conhece e preenche a carga sozinho.
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Abra Gestão de Transporte > Armazenagem e clique em Nova carga.
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Escolha a Filial (depósito) onde a carga fica. Com uma filial só, ela já vem escolhida. Com mais de uma empresa, escolha também a Empresa.
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Cole a Chave de acesso (44 dígitos) e clique em Ler chave. A Origem (NF-e ou CT-e) é reconhecida pela própria chave.
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Leia o aviso que aparece abaixo da chave: - "Dados de: CT-e do Hap", "NF-e da caixa de carga", "NF-e destinada" ou "ordem de coleta" - o Hap achou o documento e preencheu série, número, remetente, destinatário, destino, volumes declarados, peso e valor. Quando a chave está numa ordem de coleta, a coleta fica ligada à carga. - "Chave sem cadastro no Hap: preencha o que souber" - o documento não está no sistema. A carga é lançada do mesmo jeito, com o que você digitar. - "Esta chave já é a carga em [filial]" - a carga já foi lançada. Clique em Abrir carga existente em vez de lançar de novo.
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Confira ou complete Série, Número, Volumes declarados, Remetente, Destinatário, Município de destino e UF.
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Clique em Lançar carga. O detalhe da carga abre direto, pronto para gerar os volumes.
Carga sem documento eletrônico também existe: escolha a Origem "Sem documento eletrônico" e preencha os dados à mão. A chave é opcional.
A data de entrada é o momento do lançamento, e é dela que a coluna Parada há começa a contar.
Gerando e conferindo os volumes
No detalhe da carga, a aba Volumes mostra quatro números: Declarados (informados no documento), Bipados (conferidos no galpão), Ainda na filial e Sem endereço.
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Digite a quantidade em Quantos e clique em Gerar volumes (no máximo 500 por vez).
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Cada volume ganha um código próprio, no formato A seguido do número da carga e da sequência (por exemplo, A123-001), e nasce como Recebido.
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Use os botões da linha de cada volume para registrar o que acontece com ele.
| Ação | O que faz |
|---|---|
| Guardar em | Registra em qual endereço o volume foi guardado e ele passa a Armazenado. Limpar o campo tira o endereço |
| Avaria | Marca o volume como avariado. Ele continua podendo ser movido |
| Expedir | Registra a saída: o volume deixa a filial e não aceita mais movimento |
| Trilha | Mostra por onde o volume passou |
Quando o número de volumes bipados é diferente do declarado, aparece um aviso ("Faltam X de Y volumes declarados" ou "Chegaram X volumes a mais"). O aviso nunca impede o recebimento: volume a menos é justamente o que precisa ficar registrado.
Imprimindo as etiquetas dos volumes
Cada volume tem uma etiqueta com o código de barras que o galpão bipa, o documento, o remetente, o destinatário, o destino, o endereço e o peso.
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Na aba Volumes, clique em Imprimir etiquetas.
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Em Quais volumes, escolha Faltam (os que nunca tiveram etiqueta), Todos na filial (reimpressão) ou Marcados (os que você marcou na caixa da linha).
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Em Layout, deixe Padrão do Hap (100x60 mm) ou escolha um layout seu do tipo "Etiqueta de Armazenagem", cadastrado em Configurações > Layout de etiqueta.
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Em Impressora, escolha a impressora térmica do PrintHap, ou deixe Gerar PDF para imprimir de qualquer computador.
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Clique em Imprimir ou em Gerar PDF. O PDF abre ao lado, uma página por volume.
A coluna Etiqueta da aba Volumes mostra a data da última etiqueta de cada volume. Reimprimir não cria volume novo: o código é sempre o mesmo.
Endereços da filial e Novo endereço
O seletor Guardar em lista os endereços cadastrados no depósito da filial. A filial que ainda não tem nenhum cria o primeiro sem sair da tela da carga:
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Clique em Novo endereço, no alto da aba Volumes.
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Digite a Descrição como está escrito na prateleira ("DOCA 2", "A-01", "FUNDO ESQ"). Corredor, Prédio, Nível e Lado são opcionais; sem descrição, o Hap monta o nome com eles.
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Clique em Criar endereço. Ele já aparece no Guardar em de todos os volumes.
O endereço entra no cadastro do depósito do ERP (Cadastros > Depósito) e vale também para o recebimento e para o celular. O endereço é sempre opcional: a filial que não endereça recebe e expede do mesmo jeito.
Onde está e trilha do volume
A aba Onde está mostra quantos volumes da carga estão em cada endereço da filial. Volume expedido não entra no mapa; os volumes ainda sem endereço aparecem contados à parte.
Na aba Volumes, o botão Trilha de um volume abre a aba Trilha com a história dele: data e hora de cada evento (Entrada, Endereçamento, Transferência de endereço, Saída, Avaria, Inventário), o endereço de destino, quem fez e se o registro veio do ERP ou do celular. A hora que vale é a do evento, e não a do envio: o volume pode ter sido bipado sem sinal e sincronizado depois.
A aba Documento reúne os dados da carga: origem, série e número, chave de acesso, remetente, destinatário, destino, filial, ordem de coleta (quando a chave veio de uma coleta), entrada e há quantos dias está parada.
Cargas paradas há 7 dias ou mais
A coluna Parada há mostra quantos dias a carga está na filial desde a entrada ("hoje" no dia do lançamento). O número ganha destaque de atenção a partir de 7 dias e destaque crítico a partir de 14: uma semana é quando o cliente começa a ligar, duas é quando a filial já perdeu o rastro do porquê. Esses destaques são só de leitura e não bloqueiam nada.
O filtro Paradas +7 dias, no topo da lista, traz só as cargas ainda na filial paradas há 7 dias ou mais: é o relatório diário da filial.
Os outros filtros separam Todas, Em trânsito, Armazenadas e Em expedição; a busca aceita chave de acesso, número, remetente ou destinatário, e cada coluna tem o próprio funil.
Transferindo volumes para outro depósito
Quando a carga vai da filial para a matriz (ou o contrário), os volumes saem numa transferência: eles ficam Em trânsito, o MDF-e de carga própria nasce como rascunho com as NF-e das cargas, e a chegada é conferida volume a volume no destino.
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Abra a carga e, na aba Volumes, marque os volumes que vão.
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Clique em Transferir marcados. Escolha o Depósito de destino e, se já souber, a Placa do veículo e o Motorista (eles entram no MDF-e). O Município de destino é o fim do MDF-e: em branco, vale o município da empresa ligada ao depósito de destino (Cadastros > Depósitos, quadro Empresas).
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Clique em Registrar saída.
Transferir para outro depósito: o depósito de destino, o município de destino do MDF-e, a placa e o motorista; os volumes marcados saem em trânsito
O Hap registra a saída dos volumes, muda a carga para Em trânsito (quando todos os volumes foram) e gera o MDF-e de carga própria como rascunho em Gestão de Transporte > MDF-e, com as NF-e das cargas marcadas. Confira o veículo e o condutor no manifesto e transmita. Carga que nasceu de CT-e ou sem chave de NF-e entra na transferência, mas fica fora do MDF-e; o aviso aparece na hora.
Para acompanhar, use o botão Transferências no topo da lista de cargas: cada linha mostra de onde para onde, placa e motorista, quantos volumes, o MDF-e e a situação (Em trânsito, Chegada parcial, Recebida ou Cancelada).
Na chegada, abra a transferência e, para cada volume, marque Chegou ou Faltou (ou Depois, para conferir mais tarde). Clique em Confirmar chegada. O que chegou passa a ser do depósito de destino como recebido, sem endereço; o que faltou vira extraviado. Carga que chegou inteira muda de depósito; se só parte chegou, nasce uma carga irmã no destino com os volumes que chegaram, e a de origem continua com o resto. A foto da chegada pode ser anexada em Fotos e anexos.
Cancelando uma carga
Use Cancelar carga, no topo do detalhe, para uma carga lançada por engano. Confirme na janela que aparece. O registro continua existindo para consulta, e os volumes que já saíram não são afetados. Carga que já saiu inteira da filial não pode ser cancelada.
Problemas comuns
- O botão Transferir marcados está desligado: marque ao menos um volume na aba Volumes. Volume expedido, extraviado ou já em trânsito não sai.
- A transferência registrou, mas o MDF-e não foi gerado: nenhuma carga marcada tem chave de NF-e (carga de CT-e ou lançada sem chave). A transferência vale do mesmo jeito; gere o MDF-e à mão se precisar.
- Aparece "O MDF-e começa e termina em ..." - o Hap não achou a empresa do depósito de destino e usou a cidade da origem. Corrija o Final no rascunho do MDF-e antes de transmitir e, para as próximas, ligue o depósito à empresa da filial em Cadastros > Depósitos (quadro Empresas) ou informe o Município de destino na transferência.
- Quero mexer num volume e aparece "em transferencia para outro deposito": ele está em trânsito. Confira a chegada em Transferências (Chegou ou Faltou) ou cancele a transferência.
- O botão Lançar carga não habilita - escolha a Filial (depósito) e, se informou a chave de acesso, confira se ela tem 44 dígitos e é de NF-e ou CT-e (chave de MDF-e não vira carga).
- A lista de filiais vem vazia - não há depósito cadastrado. Cadastre a filial em Cadastros > Depósito.
- Ao ler a chave aparece que ela já é a carga desta filial - a carga já foi lançada. Clique em Abrir carga existente e gere os volumes nela.
- Ao gerar volumes aparece o limite de 500 - gere no máximo 500 volumes por vez.
- Aparece o aviso Faltam X de Y volumes declarados - chegaram menos volumes do que o documento declara. A carga fica recebida assim mesmo e o aviso registra a diferença.
- O seletor Guardar em está vazio - a filial ainda não tem endereços. Crie o primeiro em Novo endereço, na própria tela da carga.
- Ao imprimir aparece Todos os volumes desta carga já têm etiqueta - escolha Todos na filial para reimprimir; o código do volume é o mesmo.
- O PDF das etiquetas não abriu - o navegador bloqueou a janela ao lado; clique em Gerar PDF de novo ou use o link de download que aparece abaixo do visor.
- A impressora não aparece na lista - o PrintHap não está conectado neste computador. Gere o PDF e imprima por ele.
- O volume não aceita mais nenhum movimento - volume expedido já saiu da filial.
- A carga sumiu da lista - carga com todos os volumes expedidos, ou cancelada, sai da lista do dia a dia (use o filtro Todas).
- Não consigo cancelar a carga - carga que já saiu inteira da filial não pode ser cancelada.