Contas a pagar pelo WhatsApp com a LavinIA - boleto, fatura, cupom e recibo
Mande para a LavinIA, pelo WhatsApp, a foto do boleto, da fatura, do cupom fiscal, do recibo ou do DANFE. Ela lê, mostra o resumo e pergunta o que fazer - no cupom, no recibo e na fatura sem boleto, se gera conta a pagar (1 em aberto, 2 foi no cartão, 3 já pago) - e só grava depois da sua resposta.
Quando usar
Fora do escritório, na hora da compra ou quando o boleto chega - para lançar sem abrir o Hap. Também para mandar o DANFE de uma compra e deixar a nota na fila Aguardando validação.
Antes de começar
- O WhatsApp da LavinIA liberado para a empresa (sem ele a tela mostra "Ainda não disponível nesta empresa").
- LavinIA habilitada e com créditos (a leitura da foto usa a IA).
- Permissão LANÇA TÍTULO FINANCEIRO no cadastro de acessos.
- Para cupom e recibo - a natureza de operação de entrada escolhida em Configurações Gerais > Nota de Entrada.
Para que serve e quando usar
Com o WhatsApp vinculado, você manda para a LavinIA a foto do documento - boleto, cupom fiscal (NFC-e), recibo ou DANFE - e ela lança no Hap. Nada é gravado sem a sua resposta: ela sempre mostra o resumo do que leu e pergunta antes.
| Você manda | O que ela faz | O que você responde |
|---|---|---|
| Foto do boleto (ou texto: fornecedor, valor e vencimento) | Mostra a prévia da conta a pagar. | SIM para lançar ou NÃO para cancelar. |
| Foto ou PDF de fatura ou conta sem boleto (invoice, fatura de serviço) | Mostra o resumo, com o vencimento lido, e pergunta Gerar conta a pagar?. | 1, 2 ou 3 (veja abaixo). |
| Foto do cupom fiscal (NFC-e) | Mostra o resumo e pergunta Gerar conta a pagar?. | 1, 2 ou 3 (veja abaixo). |
| Foto do recibo ou de notinha sem nota fiscal | Igual ao cupom. | 1, 2 ou 3. |
| Foto do DANFE (NF-e) | Busca a nota pela chave e põe na fila Aguardando validação. | Nada (com mais de uma empresa, ela pergunta qual). |
O cupom, o recibo e a fatura que entra só como nota vão para o fiscal como nota de entrada, com a foto, e vão no pacote mensal do contador.
Vincular o seu WhatsApp (uma vez)
- 1
No Hap, clique no seu nome, no canto superior direito, e em Segurança do acesso.
- 2
No quadro WhatsApp da LavinIA, clique em Vincular meu WhatsApp.
- 3
Do SEU celular, mande para o número da LavinIA a mensagem com o código que aparece (HAP- e seis números). Use Copiar o código para não errar. O código vale 10 minutos.
O quadro WhatsApp da LavinIA: a mensagem para enviar, o número da LavinIA e o tempo que falta para o código vencer - 4
Quando a mensagem chega, o quadro muda para Vinculado e mostra o número. Para trocar de celular, use Desvincular e vincule de novo.
Cupom, recibo e fatura: a pergunta 1, 2 ou 3
- 1
Mande a foto do cupom, do recibo ou da fatura (uma por vez). A fatura também pode ir em PDF.
- 2
A LavinIA responde com o resumo: o que leu (fornecedor, valor, data), como o documento diz que foi pago, como vai dar entrada (cupom NFC-e modelo 65 ou recibo, e a conta financeira) e a pergunta.
- 3
Responda com o número da opção. Se o documento diz como foi pago, ela já sugere a resposta.
| Opção | Quando usar | O que acontece |
|---|---|---|
| 1 - Sim, em aberto | A compra vai ser paga depois. | Dá entrada e cria a conta a pagar em aberto. Ela pergunta o vencimento, se você não mandar junto ("1, 10/11"). |
| 2 - Não, foi no cartão | Compra no cartão de crédito: vem na fatura. | Só dá entrada no documento, sem conta a pagar. |
| 3 - Já pago (caixa ou banco) | Pago na hora em dinheiro, débito ou PIX. | Dá entrada e lança a conta já paga, no caixa ou na conta do banco. |
| Você escreve | Ela entende |
|---|---|
| 1, sim ou em aberto | Opção 1. Com a data junto ("1, 10/11") ela não pergunta o vencimento. |
| 2, não, cartão ou crédito | Opção 2, foi no cartão. "2, já lancei" grava como já lançado em outra conta. |
| 3, já paguei ou pago | Opção 3. Se houver mais de um caixa ou conta, ela pergunta de onde saiu o pagamento. |
| 3, caixa ou 3, dinheiro | Opção 3 pelo caixa. |
| 3, banco, 3, pix ou 3, débito | Opção 3 pela conta do banco. |
| 3 e o nome da conta (ex.: 3 inter) | Opção 3 pela conta com esse nome. |
| cancelar ou desisto | Cancela. Nada é gravado. |
Na fatura sem boleto - a invoice de um serviço, a fatura de um fornecedor -, o resumo começa com Li uma fatura (conta sem boleto) e traz o vencimento lido. A opção 1 segue como conta a pagar, com a prévia e o SIM de sempre (mande a data junto, "1, 10/11", para outro vencimento). A opção 2 dá entrada só na fatura, sem conta a pagar - é a resposta da invoice paga no cartão. A opção 3 dá entrada e lança a conta já paga.
Depois da escolha, ela pergunta só o que falta: a conta financeira (quando não deu para sugerir, ela lista as mais usadas), o centro de resultado (se a empresa usa), o vencimento (opção 1) ou de onde saiu o pagamento (opção 3). Responda com o número da lista ou o nome. No fim, ela confirma o número da entrada e diz em que mês a foto vai para o contador.
Exemplos de conversa
No WhatsApp cada informação vem numa linha; aqui elas aparecem juntas.
| Quem | Mensagem |
|---|---|
| Você | (foto do cupom do posto) |
| LavinIA | Li um cupom fiscal (NFC-e): Posto Rota Verde Combustíveis Ltda - R$ 202,22 - 24/10/2026. Pago com: cartão de crédito. Dou entrada como Cupom NFC-e nº 50217 (modelo 65) na conta Combustíveis e lubrificantes. Gerar conta a pagar? 1 - Sim, em aberto. 2 - Não, foi no cartão. 3 - Já pago (caixa ou banco). Sugestão pelo documento: 2 (foi no cartão de crédito). Responda com o número (ex.: 3, caixa) ou CANCELAR. |
| Você | 2 |
| LavinIA | Pronto. Entrada 4.521 registrada, sem conta a pagar (foi no cartão). A foto vai no pacote do contador de outubro. |
| Quem | Mensagem |
|---|---|
| Você | (foto do recibo) |
| LavinIA | Li um recibo (sem nota fiscal): Estacionamento Bom Lugar (sem CNPJ: entra no fornecedor avulso) - R$ 18,00 - 15/10/2026. Pago com: dinheiro. Dou entrada como Recibo (modelo 00 - Outro). Gerar conta a pagar? 1 - Sim, em aberto. 2 - Não, foi no cartão. 3 - Já pago (caixa ou banco). Sugestão pelo documento: 3 (caixa). Responda com o número (ex.: 3, caixa) ou CANCELAR. |
| Você | 3, caixa |
| LavinIA | Em qual conta financeira (plano de contas) lanço a despesa? 1) Estacionamento e pedágio 2) Combustíveis e lubrificantes 3) Alimentação e refeições |
| Você | 1 |
| LavinIA | Pronto. Entrada 4.522 registrada e paga pelo Caixa interno. A foto vai no pacote do contador de outubro. |
| Quem | Mensagem |
|---|---|
| Você | (foto do boleto) |
| LavinIA | Conta a pagar para lançar: Fornecedor: Distribuidora Água Clara Ltda. Valor: R$ 689,00. Vencimento: 05/11/2026. Conta financeira: Material de consumo. Boleto: código de barras lido. Responda SIM para lançar ou NÃO para cancelar. |
| Você | SIM |
| LavinIA | Lançado: título 7841, R$ 689,00, vence 05/11. |
DANFE (NF-e)
Mande a foto do DANFE. A LavinIA lê a chave de acesso e busca a nota na SEFAZ, pelo certificado da empresa. Com mais de uma empresa, ela pergunta antes "Para qual empresa é esta NF-e?" - a SEFAZ entrega a nota pela empresa que a recebeu.
A NF-e não vira conta direto: ela vai para a fila Aguardando validação, onde você confere e confirma pelo Hap 360 ou pela tela do financeiro. A resposta diz o que aconteceu: a nota já estava na fila, foi importada agora, já estava lançada ou a SEFAZ ainda não liberou o XML (nesse caso o Hap tenta de novo a cada hora).
| Quem | Mensagem |
|---|---|
| Você | (foto do DANFE) |
| LavinIA | Importei a NF-e nº 8812 de Ferragens Ponto Forte Ltda, R$ 1.284,90 para a fila Aguardando validação. Confira e confirme pelo Hap 360 ou pela tela Aguardando validação do financeiro. |
Problemas comuns
- A LavinIA respondeu "Seu usuário não tem permissão para lançar títulos financeiros". Peça ao administrador do Hap a permissão LANÇA TÍTULO FINANCEIRO.
- Respondi "não" e ela deu entrada sem conta a pagar. No cupom e no recibo, "não" é a opção 2 (não gerar a conta, foi no cartão). Para desistir sem gravar nada, escreva cancelar.
- Ela respondeu "Essa pergunta venceu (vale 2 horas) e nada foi registrado." A resposta chegou depois de 2 horas. Mande a foto de novo.
- Ela respondeu "Para registrar, responda por escrito." Respostas por áudio não valem para gravar. Escreva o número da opção.
- Respondi ok e ela repetiu a pergunta. Ok e confirmo não escolhem nenhuma opção. Responda 1, 2 ou 3.
- Ela respondeu "Não achei caixa nem conta bancária ativos nesta empresa para dar baixa". A opção 3 precisa de um caixa ou conta bancária ativos da empresa. Responda 1 ou 2, ou cadastre a conta no Hap.
- Ela respondeu "Esta empresa exige centro de resultado e não achei nenhum ativo". Cadastre o centro de resultado no Hap, ou responda 2 para dar só a entrada.
- Ela respondeu "Esse cupom já estava lançado". O mesmo documento já entrou antes. Nada novo foi gravado.
- No fim veio "A foto não foi guardada: anexe pela tela, se precisar." A entrada foi feita, mas a foto não ficou guardada. Anexe a foto na nota pela tela de Entradas para ela ir ao contador.
- Mandei a foto e a LavinIA não respondeu como de costume - o número não está vinculado. Confira em Segurança do acesso se o WhatsApp da LavinIA está Vinculado.