Hap 360 - Notas de Entrada - nota, cupom, recibo e fatura pelo celular
Em Financeiro > Notas de Entrada, o Hap 360 mostra as NF-e que o robô trouxe e as notas lançadas no mês. Lançar nota lê a DANFE, o cupom, o recibo e a fatura (invoice em PDF também) e pergunta se a nota gera conta a pagar - não, foi no cartão; sim, em aberto; ou já pago. A nota vai com a foto para o pacote do contador.
Quando usar
Para dar entrada numa nota pelo celular - a compra paga no cartão, a fatura de um serviço, o cupom do posto, o recibo do estacionamento - e para resolver as NF-e que chegaram pelo robô de notas.
Antes de começar
- Hap 360 versão 3.19.0 ou mais nova.
- Permissão LANÇA TÍTULO FINANCEIRO (é ela que mostra o card Notas de Entrada).
- LavinIA habilitada e com créditos (a leitura da foto e do PDF usa a IA).
- Natureza de operação de entrada escolhida em Configurações Gerais > Nota de Entrada.
- Para buscar a NF-e pela chave - certificado digital da empresa no Hap.
Para que serve e quando usar
Notas de Entrada é o lugar do Hap 360 para dar entrada em nota. Ela serve para a compra que já foi paga no cartão, para a fatura de um serviço, para o cupom do posto e para o recibo do estacionamento: a nota entra no fiscal da empresa, com a foto, e vai para o pacote mensal do contador. A conta a pagar só nasce se você disser que sim.
Para lançar uma conta - boleto, conta de luz, fatura que ainda vai ser paga - use o Lançar conta do A Pagar (veja o link no fim).
Onde fica
No Hap 360, abra o módulo Financeiro. O card Notas de Entrada fica logo abaixo do A Pagar e diz quantas NF-e chegaram pelo robô e quantas notas foram lançadas no mês.
Chegaram e Lançadas
A tela tem duas abas:
| Aba | O que mostra |
|---|---|
| Chegaram | As NF-e que o robô de notas trouxe da SEFAZ e esperam a sua conferência. Toque numa para dar entrada. |
| Lançadas | As notas de entrada do mês, de qualquer origem (Hap 360, WhatsApp, robô de notas, ERP), com o fornecedor, o valor, o tipo e se gerou conta a pagar. As setas ao lado do mês trocam o mês. |
Quando há NF-e esperando, a tela abre em Chegaram.
Em Lançadas, a faixa Envio ao contador mostra a data do próximo envio automático (quando o envio ao contador está ligado na empresa). Cada nota tem um selo que diz o que aconteceu com o financeiro:
| Selo | O que quer dizer |
|---|---|
| Sem pagar · cartão | A nota entrou sem conta a pagar porque foi paga no cartão de crédito. |
| Sem pagar | A nota entrou sem conta a pagar (já lançada em outra conta ou outro motivo). |
| Conta a pagar | A nota gerou conta a pagar em aberto (com o número de parcelas, quando são mais de uma). |
| Paga / Parcial | A conta a pagar da nota já foi paga, toda ou em parte. |
Lançar nota
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Em Notas de Entrada, toque em Lançar nota. A câmera abre com a mira.
Lançar nota de entrada: a câmera lê o código de barras da DANFE e o QR code do cupom - 2
Escolha o jeito de ler a nota:
| Nota | Como ler | O que abre |
|---|---|---|
| DANFE (NF-e) | Aponte a câmera para o código de barras | A tela da NF-e pela chave (veja abaixo). |
| Cupom fiscal (NFC-e) | Aponte a câmera para o QR code e fotografe o cupom | A conferência, com a pergunta Gerar conta a pagar?. |
| Recibo | Tirar foto (a IA lê a nota) | A conferência. |
| Fatura ou invoice (inclusive em PDF) | Tirar foto ou Enviar PDF | A conferência, com o tipo Fatura. |
A conferência: cupom, recibo e fatura
A tela Dar entrada na nota mostra o que a IA leu: o tipo (Cupom, Recibo ou Fatura - um toque troca), o valor, o fornecedor, o número e a data. A foto ou o PDF fica anexado à nota e vai no pacote do contador.
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Confira o Fornecedor. Fornecedor sem CNPJ (como o do exterior) entra no fornecedor avulso, com o nome lido guardado na nota. Para usar o cadastro, toque em Fornecedor do cadastro e busque pelo nome ou CNPJ.
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Escolha a Conta financeira e, com mais de uma, a Empresa. Se a empresa usa centro de resultado, escolha o Centro de resultado.
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Responda Gerar conta a pagar? e toque no botão laranja. O texto do botão diz o que vai acontecer.
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Se algo foi lido errado, toque em Editar dados antes de confirmar.
| Resposta | Quando usar | O que acontece | Botão |
|---|---|---|---|
| Não, foi no cartão | Compra no cartão de crédito: a conta vem na fatura do cartão. | Só dá entrada na nota. Opcional: escolha o cartão, para conferir a fatura. | Dar entrada sem conta a pagar |
| Sim, em aberto | A nota vai ser paga depois (a prazo, boleto, faturado). | Cria a conta a pagar em aberto. O vencimento lido na fatura já vem preenchido. | Dar entrada e gerar o pagar |
| Já pago no caixa ou no banco | Pago na hora em dinheiro, débito ou PIX. | Cria a conta já paga. Escolha em Saiu de o caixa ou a conta do banco. | Dar entrada e lançar pago |
A resposta já vem marcada quando a nota diz como foi paga: cartão de crédito marca Não, foi no cartão; débito e PIX marcam Já pago com a conta do banco; dinheiro marca Já pago com o caixa; boleto marca Sim, em aberto.
Na fatura que não diz como foi paga - a invoice de um serviço pago no cartão, por exemplo - nenhuma resposta vem marcada e o botão pede Escolha se gera conta a pagar. Assim, a fatura paga no cartão não vira conta a pagar por engano, em dobro com a fatura do cartão.
Cupom fiscal pelo QR code
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Em Lançar nota, aponte a câmera para o QR code do cupom. O Hap 360 avisa Cupom NFC-e lido pelo QR code.
O QR code do cupom lido e o botão Continuar (fotografar o cupom) - 2
Toque em Continuar (fotografar o cupom) e fotografe o cupom inteiro: a IA lê o fornecedor, os itens e como foi pago. Seguir sem foto leva só os dados da chave; Ler outro descarta a leitura.
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Confira a conferência como acima e responda Gerar conta a pagar?.
NF-e pela DANFE
A NF-e não precisa ser digitada: a chave do código de barras da DANFE basta para o Hap buscar a nota na SEFAZ.
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Aponte a câmera para o código de barras da DANFE (ou envie o PDF ou a foto da nota). Abre a tela da NF-e, com a chave.
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Com mais de uma empresa, escolha em Empresa que recebeu a nota a destinatária: a SEFAZ entrega a nota pelo certificado dela.
A tela da NF-e: a chave, a empresa que recebeu a nota e o botão Buscar a nota - 3
Toque em Buscar a nota.
| A tela diz | O que quer dizer | O que fazer |
|---|---|---|
| Essa nota já chegou pela SEFAZ | O robô de notas já trouxe a nota; ela está em Chegaram. | Toque em Abrir na fila e confira. |
| Nota buscada na SEFAZ | A nota foi baixada agora e entrou em Chegaram. | Toque em Abrir na fila para conferir e dar entrada. |
| Essa nota já está lançada | A entrada desta NF-e já existe. | Nada: toque em Concluir. |
| A SEFAZ ainda não liberou esta nota | A chave ficou guardada; o Hap tenta de novo a cada hora e a nota aparece em Chegaram quando chegar. | Aguarde. |
As NF-e que chegaram pelo robô
As NF-e que a SEFAZ registrou no CNPJ da empresa chegam sozinhas pelo robô de notas e aparecem em Chegaram. Toque numa para conferir: a tela mostra o aviso do que falta, o fornecedor, o total, os itens e a pergunta Gerar conta a pagar?, com as duas saídas lado a lado.
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Quando a nota diz que foi paga no cartão de crédito, Não, foi no cartão já vem marcado e o botão diz Dar entrada sem conta a pagar. Escolha o cartão, se quiser.
A NF-e paga no cartão: o aviso de nota paga no ato e Não, foi no cartão já marcado - 2
A outra saída é Sim, gerar o pagar, pelas parcelas da nota. Para outro motivo de não gerar a conta (já lançada em outra conta, por exemplo), toque em Outro motivo.
As duas saídas: Não, foi no cartão, com o cartão e o Outro motivo, e Sim, gerar o pagar - 3
Quando a nota vem com boleto (duplicatas), Sim, gerar o pagar já vem marcado, com as parcelas e os vencimentos da nota. Escolha a conta financeira e toque em Confirmar e lançar.
A NF-e com boleto: Sim, gerar o pagar marcado, a classificação e as parcelas da nota
NF-e que não é da empresa se descarta em Não é da empresa: descartar.
Problemas comuns
- O card Notas de Entrada não aparece no Financeiro. Ele aparece para quem tem a permissão LANÇA TÍTULO FINANCEIRO e no Hap 360 3.19.0 ou mais novo. Atualize o aplicativo pela loja.
- O botão diz Escolha se gera conta a pagar e não deixa confirmar. A fatura não diz como foi paga, então nenhuma resposta vem marcada. Escolha uma das três respostas.
- Apareceu "Isto é um boleto". Boleto é conta a pagar - toque em Ir para A Pagar. O boleto continua no Lançar conta do A Pagar.
- Apareceu "Este documento já estava lançado". A mesma nota já entrou antes (mesma chave, mesma foto ou mesmo fornecedor, número, valor e data). Nada novo foi criado.
- A fatura de um fornecedor do exterior entrou como fornecedor avulso. Ela não tem CNPJ. Para entrar no cadastro, toque em Fornecedor do cadastro e escolha (ou cadastre antes no Hap) o fornecedor.
- Apareceu "Configure a natureza em Configurações Gerais > Nota de Entrada." A empresa ainda não escolheu a natureza de operação de entrada. Peça ao responsável pelo Hap para configurar.
- Apareceu "Esta empresa exige centro de resultado." Escolha o Centro de resultado na conferência.
- No Já pago, a entrada foi recusada e nada foi gravado. O caixa escolhido está fechado ou a conta de origem não é da empresa do lançamento.
- A NF-e ficou como "A SEFAZ ainda não liberou esta nota". A SEFAZ ainda não entregou o XML. O Hap tenta de novo a cada hora e a nota aparece sozinha em Chegaram.