Cheques: cadastro, compensação e saldo
Como funciona a tela Financeiro > Cheques (próprio x terceiros), por que cadastrar não mexe no saldo e só Compensar mexe, o reflexo em Caixas e Contas, o saldo fracionado e o erro clássico de compensar um cheque já repassado.
Quando usar
Use sempre que a empresa emite cheques (próprios) ou recebe cheques de clientes (terceiros) e precisa controlar a carteira e o saldo bancário.
Antes de começar
- Contas bancárias cadastradas em Financeiro > Caixas e Contas (é uma delas o destino da compensação)
O que é o cheque no sistema
A tela Financeiro > Cheques é o cadastro e o controle de todos os cheques que passam pela empresa: os que você emite (Cheque Próprio) e os que recebe de clientes (Cheque de Terceiros).
O ponto mais importante, que resolve a maioria das dúvidas sobre saldo: cadastrar (ou apenas visualizar) um cheque não faz o dinheiro entrar ou sair do saldo bancário. O cheque só vira saldo real em Caixas e Contas quando você executa a ação Compensar.
- Fiel ao mundo físico: um cheque não é dinheiro em conta até ser descontado no banco; o sistema reproduz isso.
- Controle de carteira: cheques de terceiros ficam "guardados" no sistema até serem depositados ou repassados, como na gaveta da empresa.
- Evita saldo duplicado: sem a separação entre cadastro e compensação, o mesmo dinheiro poderia ser contado duas vezes.
A tela de Cheques: para que serve cada botão
| Botão / ícone | O que faz |
|---|---|
| Criar | Abre o formulário para cadastrar um cheque, próprio ou de terceiros |
| Ícone Excel | Exporta a listagem filtrada para .xlsx (conferir fora do sistema ou enviar à contabilidade) |
| Ícone PDF | Gera um PDF da listagem filtrada |
| Engrenagem | Configura quais colunas aparecem na grid e em que ordem |
| Gráfico | Painel resumido de cheques (totais e status) |
| Busca | Localiza pelo Emitente, Destinatário ou Número do Cheque |
| Filtro "Compensado" | Mostra só Compensados, só Não Compensados ou todos |
| Ícone | O que faz |
|---|---|
| Lápis | Edita o cadastro do cheque (valor, banco, datas) |
| Lixeira | Exclui o cheque. Cheques já usados em pagamentos ou recebimentos não devem ser excluídos; para desfazer uma compensação use "Remover Comp." |
| "..." | Menu com as ações da rotina: Clonar, Compensar, Remover Comp., Contas e Consultar |
O menu "..." de cada cheque
| Ação | O que faz |
|---|---|
| Clonar | Cria uma cópia do cheque; útil ao receber vários cheques parecidos (mesmo emitente ou banco) |
| Compensar | Registra que o cheque virou dinheiro: pede a Data da compensação e a Conta de destino. É o que movimenta o saldo em Caixas e Contas |
| Remover Comp. | Desfaz uma compensação feita por engano: apaga o lançamento em Caixas e Contas e devolve o cheque a Não Compensado |
| Contas | Mostra em quais documentos (Contas a Pagar e/ou a Receber) o cheque já foi usado; essencial para cheques fracionados |
| Consultar | Tela somente leitura com todos os dados, sem risco de alterar nada |
Cadastrando um cheque: próprio x terceiros
Clique em Criar na listagem. O formulário abre em blocos.
| Campo | O que preencher |
|---|---|
| Tipo (obrigatório) | O campo mais importante. Cheque de Terceiros = recebido de um cliente; Cheque Próprio = emitido pela sua empresa. Define se a compensação gera Entrada ou Saída |
| Cheque Compensado | Chave que marca o cheque como já compensado no cadastro. O recomendado é cadastrar como Não Compensado e usar Compensar quando o dinheiro realmente entrar ou sair, para Data e Conta ficarem certas |
| Número do Cheque (obrigatório) | Número impresso na folha; usado nas buscas e para identificar o cheque em Caixas e Contas |
| Valor do cheque (obrigatório) | Valor total |
| Data Emissão / Vencimento | Quando foi emitido e, se houver, a data prevista de depósito ou desconto |
| Emitente | Quem preencheu o cheque: um cliente (terceiros) ou a própria empresa (próprio) |
| Banco / Agência / Conta | Dados impressos no cheque, só para referência |
| Destinatário | Para quem o cheque foi ou será destinado (ex.: o fornecedor que recebe o papel) |
| Data de Compensação / Reapresentação | Preenchidas pela ação Compensar; Reapresentação registra quando um cheque devolvido voltou ao banco |
| Primeira / Segunda Alínea | Opcionais, para o valor por extenso |
A regra de ouro e o cheque próprio
Cadastrar ou visualizar um cheque não altera o saldo em Caixas e Contas; só Compensar altera. E o que a compensação faz, somar (Entrada) ou diminuir (Saída), depende do Tipo.
Cheque Próprio é o cheque do seu talão, usado para pagar fornecedores ou despesas. Ao marcá-lo como compensado, o sistema entende que a pessoa descontou o papel no banco, ou seja, o dinheiro saiu da sua conta: gera uma Saída na conta informada na compensação.
Cheque de terceiros: a compensação
Cheque de Terceiros é o que você recebeu de um cliente. Enquanto está apenas cadastrado (Não Compensado), o papel ainda está na carteira da empresa: o valor não é saldo real, mesmo que o cheque já tenha sido usado para pagar ou receber um título.
Quando o cheque é depositado e o dinheiro cai na conta, compense: "..." > Compensar, informando a Data da compensação e a Conta de destino.
Só nesse momento o sistema gera uma Entrada no Caixa/Banco selecionado. Enquanto não compensado, o cheque aparece em vermelho como Não Compensado e não soma no saldo.
O reflexo em Caixas e Contas
Depois de compensado, próprio ou de terceiros, o cheque aparece em Financeiro > Caixas e Contas, na conta de destino, com a origem "Compensação de cheque".
Cada linha mostra a data considerada (a Data de compensação), o documento ("Cheque nº ..."), a conta e se o valor entrou ou saiu. O cheque próprio (Saída) e os de terceiros (Entrada) aparecem lado a lado, com Conciliado = Sim: essa origem já nasce conciliada.
Cheque compensado não paga nem recebe contas
Um cheque só pode ser selecionado para baixar uma Conta a Pagar ou a Receber enquanto está Não Compensado. Depois de compensado, ele some das buscas de pagamento e recebimento.
A lógica: compensado, o papel já virou saldo na conta bancária e não existe mais como cheque disponível. A partir daí, a baixa deve ser feita pela forma "Conta Bancária" (Pix, transferência...), não por "Cheque".
O perigo de compensar um cheque já repassado
É comum receber um cheque de cliente e usar o mesmo papel para pagar um fornecedor, repassando antes de ele cair na sua conta.
Se você vincula esse cheque à baixa de uma Conta a Pagar (entregando ao fornecedor) e depois também clica em Compensar, o sistema lança o valor total como Entrada no seu saldo, mesmo o dinheiro tendo ido para a conta do fornecedor. Resultado: saldo do sistema maior que o real.
Saldo fracionado do cheque
Um cheque com valor maior que a conta a pagar ou receber funciona como uma "carteira" com saldo próprio: o mesmo cheque pode ser usado em mais de um título, e até nos dois lados (pagar e receber).
Use Contas, no menu "...": a tela mostra o Saldo a Pagar e o Saldo a Receber separados, e o valor já usado em cada documento.
Ajustando divergências com o extrato bancário
No início do uso do módulo é comum o saldo do sistema não bater com o extrato. Quase sempre são cheques de terceiros cadastrados e ainda aguardando compensação.
- 1
Pegue o extrato bancário real do período.
- 2
Em Financeiro > Cheques, use o filtro Compensado para listar os cheques de terceiros Não Compensados.
- 3
Compare cada um com o extrato: se o valor já caiu na conta, use Compensar com a data real do depósito e a conta correspondente.
- 4
Para conferir em planilha, exporte a lista para Excel.
Exportando a listagem de cheques para Excel, para conferir junto ao extrato bancário
Compensados os cheques que já caíram, o saldo do sistema se alinha ao do banco.
Resumo e boas práticas
- 1
Cadastre em Financeiro > Cheques > Criar, escolhendo corretamente o Tipo.
- 2
Deixe como Não Compensado enquanto o cheque está guardado ou sendo usado para pagar/receber diretamente.
- 3
Só use Compensar quando o dinheiro realmente entrar (terceiros) ou sair (próprio) da conta.
- 4
Depois de compensado, confira o lançamento em Caixas e Contas.
- 5
Use Contas, no menu "...", para saber em quais títulos um cheque foi usado.
- 6
Diferença entre sistema e banco: confira primeiro os cheques Não Compensados.
- Nunca compense cheque de terceiros repassado para pagar outra conta.
- Confira o Tipo antes de salvar; depois de usado, não deve ser alterado.
- Remover Comp. corrige compensação errada; nunca edite o lançamento em Caixas e Contas.
- Exporte para Excel sempre que comparar com o extrato.
Problemas comuns
- O saldo do sistema não bate com o extrato do banco - quase sempre são cheques de terceiros cadastrados e ainda Não Compensados; compare com o extrato e compense os que já caíram, com a data real.
- O cheque não aparece na busca do pagamento/recebimento - ele já está Compensado; cheque compensado não paga nem recebe conta. Se foi por engano, use Remover Comp.
- O saldo do ERP ficou maior que o do banco depois de compensar - o cheque de terceiros tinha sido repassado a um fornecedor; nesse caso não se compensa (o pagamento já registrou o destino). Use Remover Comp.
- Compensei com data ou conta errada - use Remover Comp. no cheque e compense de novo; nunca edite o lançamento em Caixas e Contas.