Contas a pagar - a fila Aguardando validação e a entrada sem financeiro
A fila Aguardando validação reúne as notas e contas que chegaram sozinhas (robô de notas da SEFAZ, Hap 360 e WhatsApp) e precisam de uma conferência. Mostra como ler a fila e como dar entrada numa nota sem gerar conta a pagar - a compra paga no cartão de crédito, por exemplo.
Quando usar
Todo dia, na rotina do contas a pagar; quando o robô de notas trouxer uma NF-e paga no ato (cartão, dinheiro, PIX); antes do envio mensal ao contador, para nenhuma nota ficar de fora do pacote.
Antes de começar
- Permissão LANÇA TÍTULO FINANCEIRO no cadastro de acessos (sem ela o cartão Aguardando validação não aparece).
- Para as NF-e chegarem sozinhas - certificado digital da empresa e o robô de notas ligado em Configurações Gerais > Nota de Entrada, com a natureza de operação de entrada escolhida.
- Para escolher o cartão na entrada sem financeiro - o módulo de cartão de crédito com os cartões cadastrados (opcional).
Para que serve e quando usar
A fila Aguardando validação é a porta de entrada do contas a pagar. Tudo o que chega sozinho ao Hap - a NF-e que a SEFAZ registrou no CNPJ da empresa, a nota fotografada no Hap 360, a nota mandada para a LavinIA pelo WhatsApp - e não pôde ser lançado automaticamente para aqui, com o motivo escrito na linha.
Na fila você confere e confirma a conta, descarta o que não é da empresa ou dá entrada na nota sem gerar conta a pagar. Este último caso é o da compra paga no cartão de crédito: o abastecimento no posto, o almoço, o material comprado no balcão. A nota precisa entrar no fiscal e ir para o contador, mas a conta a pagar já vem na fatura do cartão - lançar de novo seria pagar duas vezes.
Abrindo a fila
No Financeiro > Contas a Pagar, a faixa de totais do topo mostra o cartão Aguardando validação, com a quantidade e o valor que esperam conferência. Clique nele. O cartão só aparece quando há algo na fila e para quem tem a permissão LANÇA TÍTULO FINANCEIRO.
De onde chegam as notas e contas
A coluna Origem diz quem trouxe o documento.
| Origem | O que é |
|---|---|
| Robô NF-e | A NF-e que a SEFAZ registrou para o CNPJ da empresa. O robô de notas busca de hora em hora e lança sozinho quando nada falta. |
| Foto no app | O que foi lançado pela câmera do Hap 360 - por exemplo, a NF-e lida pelo código de barras do DANFE. |
| A NF-e mandada para a LavinIA pelo WhatsApp (foto do DANFE). |
Lendo a tela
| Parte da tela | O que mostra |
|---|---|
| Chips | A situação: Pendentes (o que ainda precisa de você), Sem financeiro, Confirmadas e Descartadas. |
| Documento (filtro) | Só NF-e, só NFC-e / cupom ou só Recibo. |
| Coluna Documento | O tipo (NF-e, NFC-e, Recibo, Conta), o número e quando o documento chegou. |
| Pago no documento | Como a própria nota diz que foi paga: Cartão de crédito, Cartão de débito, Dinheiro, PIX, Boleto ou Outro. É ela que avisa que a conta pode já estar na fatura do cartão. |
| O que falta | Por que o documento não foi lançado sozinho: fornecedor sem cadastro, conta financeira, vencimento, nota paga no ato. O +1, +2 ao lado indica mais pendências. |
| Indicadores do topo | Quantos documentos esperam, o valor somado e quantas notas vieram sem vencimento (sem duplicata). |
Quando a lista passa de 100 documentos, a tela avisa "Mostrando os 100 mais recentes de N".
Dar entrada sem financeiro em uma nota
Use quando a nota é da empresa, mas a conta a pagar não deve ser criada: a compra foi no cartão de crédito, ou a despesa já foi lançada por outro caminho.
- 1
Na linha da nota, clique em Sem financeiro.
- 2
Em Motivo, escolha Pago no cartão de crédito, Já lançado em outra conta ou Outro. Quando a nota diz que foi paga no cartão de crédito, esse motivo já vem marcado.
O painel Dar entrada sem financeiro de uma nota: o resumo diz que a nota entra no fiscal e no pacote do contador e que nenhuma conta a pagar é criada - 3
Se a empresa usa o módulo de cartão de crédito, escolha em Cartão (opcional) em qual cartão a compra foi feita - ajuda a conferir a fatura depois.
- 4
Em Observação, escreva o que quiser deixar registrado (opcional). Fica no histórico do item.
- 5
Clique em Confirmar entrada.
A nota entra em Entradas como confirmada, sem título no Contas a Pagar, e o item vai para o chip Sem financeiro.
Em lote
- 1
Marque as caixas das notas na coluna da esquerda. A barra azul mostra quantas foram selecionadas e a soma.
Duas notas pagas no cartão selecionadas: a barra mostra 2 selecionadas e o valor, com o botão Dar entrada sem financeiro - 2
Clique em Dar entrada sem financeiro na barra.
- 3
Escolha o motivo (vale para todas), o cartão e a observação, se quiser, e clique em Confirmar entrada.
O painel do lote: os documentos selecionados, o motivo, o cartão opcional e a observação - 4
O Hap dá entrada uma nota de cada vez e mostra o resultado de cada uma. A que não pôde entrar mostra o motivo em vermelho; as outras seguem normalmente.
Resultado do lote: uma entrada feita e uma recusada porque a nota foi cancelada em Entradas - 5
Clique em Fechar. A fila é atualizada.
A NF-e Aguardando a SEFAZ
Quando alguém lê o código de barras de um DANFE no Hap 360 (ou manda a foto para a LavinIA) e a SEFAZ ainda não liberou o XML daquela nota, a chave fica guardada na fila com o selo Aguardando a SEFAZ. O Hap tenta buscar a nota de novo a cada hora, por até 30 dias. Quando o XML chega, a nota entra sozinha na fila, como qualquer outra.
Esse item não tem valor nem vencimento: não lance como conta e não dê entrada sem financeiro. Clique em Ver só para conferir a chave.
O histórico: o chip Sem financeiro
O chip Sem financeiro lista as notas que entraram assim, com o motivo de cada uma. É por aqui que se confere, no fechamento da fatura do cartão, quais compras entraram só no fiscal.
Problemas comuns
- A entrada sem financeiro voltou com "A nota está cancelada em Entradas: descarte este item da fila." A nota foi cancelada na tela de Entradas depois de chegar à fila. Ela não entra mais - abra o item em Validar e use Descartar.
- Voltou "A nota já foi confirmada em Entradas com conta a pagar (título N): confira o título antes.". Alguém confirmou a nota pela tela de Entradas e o título já existe. Confira esse título no Contas a Pagar; se a compra foi no cartão, trate o título por lá, conforme a rotina da empresa.
- Voltou "Esta nota espera o XML da SEFAZ e entra sozinha na fila: não lance como conta." O item é uma NF-e que ainda não tem o XML (selo Aguardando a SEFAZ). Espere - o Hap tenta de novo a cada hora e a nota entra na fila sozinha. Se não vier em alguns dias, descarte e lance pela foto.
- O botão Sem financeiro não aparece na linha. Ele só existe em item que tem nota (NF-e). Conta ou boleto sem nota não tem o que dar entrada - se não deve ser lançada, use Descartar. A NF-e Aguardando a SEFAZ também não tem o botão.
- Ao marcar Selecionar todos aparece "N documentos ficaram de fora". São os itens sem nota (conta ou NF-e esperando a SEFAZ) - eles não entram no lote.
- O campo Cartão (opcional) não aparece. Ele só aparece com o motivo Pago no cartão de crédito e quando a empresa tem cartões ativos no módulo de cartão de crédito.
- Voltou "Este item já foi resolvido por outra pessoa." Outro usuário confirmou, descartou ou deu entrada no item. Clique em Atualizar.
- Voltou "A resposta demorou demais: atualize a lista para conferir se a entrada foi feita." Clique em Atualizar - se o item sumiu dos Pendentes e está no chip Sem financeiro, a entrada foi feita.