Envio das notas de entrada ao contador - o robô mensal e o link de download
Todo mês, no dia e na hora que você escolher, o Hap manda ao contador, por e-mail e WhatsApp, um link com as notas de entrada do período - NF-e com XML e DANFE, cupons e recibos com a foto e uma planilha-resumo. O contador baixa tudo sem precisar de login.
Quando usar
Para parar de juntar notas à mão no fim do mês; quando o contador pede os XML e os comprovantes das compras; para reenviar o link de um mês ou cortar o acesso de um link já enviado.
Antes de começar
- Usuário administrador, ou as permissões Acessa central de integrações? e Acessa Integrações Contábeis? ligadas no cadastro do usuário (Configurações > Usuário, aba Permissões). Não depende do módulo Contábil.
- Para gerar o link e ver os documentos, também acesso a Nota Fiscal de Entrada.
- Para o canal e-mail - uma conta de e-mail da empresa configurada no Hap.
- Para o canal WhatsApp - o número de Notificações da empresa conectado.
Para que serve e quando usar
O Envio ao contador é um robô mensal. No dia e na hora que você escolher, ele junta as notas de entrada do período, monta o pacote e manda ao contador, por e-mail e/ou WhatsApp, um link para baixar tudo. O contador não precisa de login no Hap: abre o link, vê a lista e baixa um zip com tudo, a planilha-resumo ou nota a nota.
Entram todas as notas de entrada confirmadas da empresa, venham de onde vierem: a NF-e do robô de notas, a nota digitada em Entradas, o cupom e o recibo fotografados no Hap 360 ou mandados para a LavinIA no WhatsApp, e as notas que entraram sem financeiro (compra no cartão).
Onde fica a tela
O Envio ao contador fica nas Integrações Contábeis, junto da integração com o SIEG. Não depende do módulo Contábil: qualquer empresa pode usar.
- 1
Clique no seu nome, no canto superior direito da tela, e escolha Integrações.
O menu do usuário: em Conta, a opção Integrações - 2
Na página Integrações, clique em Abrir painel no card Integrações Contábeis.
O card Integrações Contábeis, entre as integrações liberadas para o seu usuário - 3
No bloco Envio ao contador, clique em Abrir Envio ao contador.
Integrações Contábeis: o bloco Envio ao contador com o botão Abrir Envio ao contador
Quem pode usar
O administrador acessa sempre. Para os demais usuários, o administrador liga as permissões em Configurações > Usuário: edite o usuário, abra a aba Permissões e, na seção Integrações, ligue as duas chaves abaixo. Depois clique em Salvar.
| Permissão | O que libera |
|---|---|
| Acessa central de integrações? | Abrir a página Integrações pelo menu do usuário. |
| Acessa Integrações Contábeis? | Ver o card Integrações Contábeis e abrir o Envio ao contador: configurar o robô, ver o próximo envio, o histórico e revogar links. |
| Acesso a Nota Fiscal de Entrada (aba Acessos) | Também é preciso para Enviar agora, Reenviar e Ver o link como o contador, porque mostram e entregam as notas. |
Configurar o robô
Abra o Envio ao contador (veja Onde fica a tela). Com mais de uma empresa, escolha a empresa no topo: cada uma tem a sua configuração.
- 1
Em Contador, preencha o Escritório, o Responsável (o nome que abre a mensagem), o E-mail e o WhatsApp com DDD.
- 2
Para mandar a mais gente do escritório, use Adicionar destinatário (nome, e-mail e/ou WhatsApp).
- 3
Em Quando enviar, complete a frase: Todo dia (1 a 31) do mês, às (horário), com as notas do mês anterior ou do mês atual até a véspera.
- 4
Deixe marcado Dia sem expediente: enviar no próximo dia útil, se quiser que fim de semana e feriado empurrem o envio. Mês que não tem o dia escolhido (31 em fevereiro, por exemplo) envia no último dia do mês.
- 5
Marque Avisar o financeiro 2 dias antes se ainda houver nota em Aguardando validação: quem cuida do financeiro recebe o aviso no sino para resolver a fila antes do envio.
- 6
Em Canais, marque E-mail, WhatsApp (pelo número de Notificações) ou os dois.
- 7
Em O que vai no pacote, marque os tipos de documento (veja a tabela abaixo) e, em Link vale por, escolha 30, 60 ou 90 dias.
- 8
Ligue o Robô ligado, no topo, e clique em Salvar.
| Opção | O que o contador recebe |
|---|---|
| NF-e de entrada (XML e DANFE em PDF) | O XML de cada NF-e e o DANFE em PDF. Já vem marcada. |
| NFC-e e cupons (foto e chave; XML quando houver) | A foto do cupom e a chave de acesso. A SEFAZ não entrega o XML do cupom a quem comprou; por isso vai a foto. Já vem marcada. |
| Recibos e documentos sem nota (foto ou PDF) | A foto ou o PDF do recibo, do estacionamento, da notinha sem valor fiscal. Já vem marcada. |
| Planilha-resumo (Excel) com todos os documentos | Uma linha por documento: tipo, número, fornecedor, data, valor e como foi pago. Já vem marcada. |
| NF-e de saída (XML) | O XML das notas que a empresa emitiu. Desmarcada no início. |
| NFS-e tomadas | As notas de serviço recebidas. Desmarcada no início. |
O próximo envio e a mensagem
O quadro Próximo envio, à direita, mostra a data e a hora do próximo envio, o período e quantas NF-e, NFC-e / cupons e recibos irão, com o valor de cada grupo. Se houver documentos do período ainda em Aguardando validação, aparece o aviso com o botão Resolver, que abre a fila.
O quadro Mensagem (e-mail e WhatsApp) mostra o texto que o contador recebe, com o nome do responsável, o período, a quantidade de documentos e a validade do link.
Enviar agora
Use para mandar antes da data, por exemplo quando o contador pede as notas no meio do mês.
- 1
Clique em Enviar agora. O botão fica apagado enquanto há alteração não salva.
- 2
Confirme em Enviar agora. Vai o período do próximo envio até hoje; o calendário continua como está.
A confirmação: o robô monta o pacote e manda o link pelos canais configurados - 3
O link aparece uma única vez no quadro Link do envio. Clique em Copiar se quiser mandar por outro caminho.
O link do envio com o botão Copiar e o aviso de que ele não aparece de novo
Ver o link como o contador
O botão Ver o link como o contador abre, dentro do Hap, a mesma página que o contador vê, com os documentos do próximo envio. O olho de cada linha de Envios anteriores faz o mesmo com os documentos daquele envio. Na prévia os downloads ficam desligados: nada é baixado nem registrado.
Envios anteriores: Reenviar e Revogar
Cada linha mostra o período, quantos documentos, a data, os canais, para quem foi e quem disparou (o nome do usuário ou Robô (calendário)). O selo diz a situação:
| Selo | O que quer dizer |
|---|---|
| Não baixado | O link vale e o contador ainda não baixou nada. |
| Baixado dd/mm | O contador baixou; a data é a do último download. Cada download fica registrado. |
| Expirado sem download | A validade passou e ninguém baixou. |
| Revogado | O link foi cortado pela empresa. |
| Na fila | O envio está sendo preparado. |
| Falhou | O envio não saiu; o motivo fica registrado. |
Reenviar manda um link NOVO, com os mesmos documentos daquele envio, pelos canais configurados. O link anterior deixa de valer na hora.
Revogar corta o acesso do link na hora: o contador deixa de abrir e baixar por ele. O botão só aparece enquanto o link ainda vale.
O que o contador recebe
A mensagem chega assim: "Olá, Márcia. Seguem as notas de entrada de outubro/2026 da Casa & Obra Materiais: 40 documentos. Baixe por aqui até 05/12/2026:" seguida do link.
O link abre a página Notas de entrada para a contabilidade, sem login: o nome e o CNPJ da empresa, o período, a validade, o resumo por tipo, o filtro e a lista com o que foi pago e os arquivos de cada documento.
Baixar tudo (.zip) traz todos os arquivos. No primeiro pedido o pacote pode ainda estar sendo montado: a página avisa "O pacote está sendo preparado; tente de novo em alguns minutos." e é só clicar de novo depois.
A Planilha-resumo (.xlsx) abre na hora, e os links da coluna Arquivos (XML, DANFE, Foto, Chave) baixam documento a documento.
Link vencido ou revogado mostra o aviso e pede um link novo à empresa:
Limites
Enviar agora e Reenviar somam no máximo 5 por empresa por dia; o envio do calendário não conta. O link vale 30, 60 ou 90 dias, conforme a configuração. Cada abertura e cada download ficam registrados para a empresa.
Problemas comuns
- Procurei o Envio ao contador em Configurações > Contábil e não achei. A tela mudou de lugar - agora fica no menu do usuário > Integrações > Integrações Contábeis, e não depende mais do módulo Contábil. Favoritos e links antigos continuam abrindo a tela.
- Não aparece o card Integrações Contábeis em Integrações, ou aparece "Seu usuário não possui permissão para acessar a Central de Integrações." Falta ao seu usuário a permissão Acessa central de integrações? ou Acessa Integrações Contábeis?. Peça ao administrador para ligar as duas em Configurações > Usuário, aba Permissões, seção Integrações.
- Ao abrir a tela, apareceu a mensagem de que seu usuário não tem acesso às Integrações Contábeis. Falta a permissão Acessa Integrações Contábeis? - peça ao administrador para ligar em Configurações > Usuário, aba Permissões.
- Apareceu "Para gerar o link do contador ou ver os documentos, seu usuário precisa de acesso a Nota Fiscal de Entrada (ou ser administrador)." Configurar o robô, ver o histórico e revogar não pedem; Enviar agora, Reenviar e Ver o link como o contador pedem também o acesso à tela Nota Fiscal de Entrada. Peça ao administrador para liberar em Configurações > Usuário, aba Acessos.
- Apareceu "Limite de 5 envios manuais por dia para esta empresa (Enviar agora e Reenviar) atingido." O Enviar agora e o Reenviar somam no máximo 5 por empresa por dia. Tente amanhã; o envio do calendário segue normal.
- Apareceu "O link foi criado, mas a mensagem não saiu". O e-mail ou o WhatsApp não saiu (conta de e-mail ou número de Notificações desconectado). O link existe - clique em Copiar e mande você mesmo ao contador; depois confira o canal.
- O envio aparece como Falhou no histórico. O motivo fica no envio (por exemplo, sem destinatário ou sem o endereço do Hap da empresa). Corrija a configuração, clique em Salvar e use Reenviar.
- O contador abriu o link e viu "Este link expirou". Passou a validade (30, 60 ou 90 dias). Use Reenviar no envio daquele mês - vai um link novo.
- O contador viu "Este link foi cancelado pela empresa". O link foi revogado. Use Reenviar para mandar outro.
- O contador viu "O pacote está sendo preparado; tente de novo em alguns minutos." É normal no primeiro download do zip - o pacote é montado em segundo plano. A planilha e os arquivos de cada nota abrem na hora.
- O contador viu "Link não encontrado". O endereço chegou incompleto (no WhatsApp ele às vezes quebra em duas linhas). Peça para copiar o link inteiro ou use Reenviar.
- Uma nota não está no pacote. Só entram as notas de entrada confirmadas, pela data de entrada. Nota ainda em Aguardando validação fica de fora - resolva a fila antes do envio.
- O botão Enviar agora está apagado. Há alterações não salvas na configuração - clique em Salvar primeiro.
- Troquei o e-mail do contador e o antigo continua baixando. Trocar o destinatário não corta os links já enviados. Use Revogar nos envios que ainda valem.