Fechamento do cliente - juntar os títulos, abater as devoluções e emitir uma nota só

Para que serve

Muitos clientes compram a prazo várias vezes no período e acertam tudo de uma vez. A tela Financeiro > Fechamento do cliente faz esse acerto numa tela só, de cima para baixo: você escolhe o cliente, confere o que entra (os títulos em aberto e as devoluções), decide se sai uma NF-e única com as vendas que ainda não têm nota e monta a cobrança. Um clique em Processar emite a nota, junta os títulos num plano novo e abre a relação de documentos para o cliente assinar.

A imobiliária (ou a construtora) que compra para obras de terceiros tem um caminho próprio: a nota de cada obra sai no nome de quem recebe a mercadoria, e a cobrança continua uma só, no nome da imobiliária. Veja "Imobiliária que compra para obras: uma NF-e por destinatário", mais abaixo.

1. Escolher o cliente

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   Abra Financeiro > Fechamento do cliente.

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   No campo Cliente, digite o nome, o CNPJ/CPF, o código ou o telefone e escolha o cliente na lista. Logo abaixo aparecem o nome, o documento e o código dele.

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   Confira "Documentos até": os títulos emitidos até essa data já vêm marcados. Os emitidos depois aparecem com o selo "Depois da data de corte" e podem ser marcados à mão.

O cliente marcado como imobiliária no cadastro aparece com o selo Imobiliária ao lado do código.

Achar pelo número do título, do pedido ou da nota

Quando o cliente chega com o número na mão ("vim pagar o pedido 11894"), não precisa procurar pelo nome:

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   Digite o número no campo "Nº do título, pedido ou nota" e clique em Buscar.

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   A tela carrega o cliente dono daquele número e destaca a linha do título, com uma faixa laranja à esquerda.

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   Se o número existe em clientes diferentes (por exemplo, o mesmo número de pedido e de nota), a tela mostra uma lista curta para você escolher qual é.

2. O que entra

O quadro 1 - O que entra é uma tabela só, como no sistema antigo: os títulos em aberto do cliente e, em vermelho, as devoluções (vales) como linhas negativas. O rodapé faz a conta: Documentos - Devoluções = Total do fechamento.

Marque e desmarque os títulos que entram. Quando o cliente tem títulos de mais de uma forma, os botões de Forma (Crediário, Boleto...) filtram a tabela.

As colunas Pedido e Vendedor mostram de qual pedido veio cada título e quem vendeu. A venda com local de entrega de obra mostra, embaixo do documento, o endereço da obra e quem recebe.

Título que o cliente já pagou em parte mostra o selo "Recebido R$ X de R$ Y" e continua fora do fechamento (veja o motivo abaixo). O grupo do fim da tabela diz quantos estão nessa situação, por exemplo "3 títulos não entram (1 com recebimento) - ver motivo".

Devolução trazida do sistema anterior, quando está ligada à venda de origem, mostra "Devolução da venda N" e acompanha a venda: marcou a venda, a devolução vem marcada junto, abatendo; desmarcou a venda, ela sai junto.

O vale da venda marcada já entra marcado, abatendo. Desmarque se o cliente vai ficar com o vale: a linha passa a dizer "Desmarcado: fica com o cliente." Vale de venda que não está marcada aparece desmarcado e pode ser marcado à mão.

Título que não pode entrar (boleto emitido, recebido em parte, já é um fechamento) fica agrupado no fim da tabela, em "N títulos não entram - ver motivo". Clique para ver o motivo de cada um na coluna Observação.

Dar a cada título o nome que o cliente reconhece

Cada título tem o botão Alterar, ao lado do documento. Use quando o cliente precisa achar cada documento na relação pelo número que ele conhece, por exemplo a nota, em vez de "Pedido 4200 - parcela 1/2".

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   Clique em Alterar no título.

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   Digite o nome no campo Nº do documento, por exemplo "NF 30612". A parcela continua sozinha.

   

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   Clique em Salvar documento. O nome novo aparece nesta tela, na relação de documentos e no Contas a Receber.

3. Nota e títulos

O quadro 2 - Nota e títulos aparece quando algum título marcado veio de venda que pode sair numa nota única (a venda a prazo do balcão, com o crediário fechado e ainda sem nota). Nele ficam as duas escolhas do Processar.

A linha da prévia resume a nota, por exemplo "NF-e de R$ 298,00 com 3 vendas - devoluções abatidas R$ 59,00". Clique em ver vendas para ver cada venda com "Entra" ou "Fica fora" e o motivo de quem fica fora.

O motivo também aparece na própria linha do título marcado, com o selo cinza "Fora da NF-e" (por exemplo "O crediário da venda não foi fechado." ou "Não é crediário do balcão"). O título marcado que não veio de venda do Hap (lançado à mão ou trazido do sistema anterior sem o pedido) mostra "Título sem venda do Hap (migração ou lançamento manual): não muda a nota.". Em todos esses casos o título continua na cobrança normalmente: só a nota não o leva.

Com "Manter como estão" a nota sai agora e a cobrança fica para depois. Quando o cliente vier pagar, escolha-o de novo: as mesmas vendas aparecem na tabela com o selo verde "NF-e N" na coluna Nota, o quadro Nota e títulos não aparece (elas já têm nota) e o Processar só junta a cobrança.

A loja decide se a nota única já vem escolhida: em Configurações > Configurações Gerais > Comercial > Venda Balcão Rápida, cartão "Nota única no fechamento do cliente" (vem marcado). Desmarcado, a tela abre em "Não emitir" e o operador ainda pode trocar.

Informações complementares da NF-e

Logo abaixo da prévia fica o campo "Informações complementares da NF-e", para o texto que precisa ir na nota, por exemplo "Fechamento de outubro - entregas conferidas pelo mestre de obras". Ele vai no campo de informações complementares da nota, depois da observação do pedido (até 2.000 caracteres), aparece na confirmação antes de gerar e, quando o fechamento emite mais de uma nota, vai em todas elas. O campo só vale com a nota escolhida.

Imobiliária que compra para obras: uma NF-e por destinatário

A imobiliária compra no balcão para várias obras, e cada obra é de um cliente diferente. A mercadoria vai para a obra e a nota tem de sair no nome de quem recebe (o cliente final da obra), mas quem paga é a imobiliária. O Fechamento resolve isso num Processar só: emite uma NF-e por destinatário e mantém uma cobrança só, no nome da imobiliária.

Uma venda é "de obra" quando as duas coisas acontecem juntas:

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   O cliente está marcado como imobiliária: no cadastro da pessoa, aba Cliente, marque "Imobiliária - compra para obras de terceiros" e salve.

   

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   A venda tem o local de entrega da obra, com quem recebe. No Balcão Rápido, ao salvar a venda de um cliente imobiliária, a tela pergunta "Para qual obra?" (veja o artigo da Venda Balcão Rápida).

No Fechamento, cada venda de obra mostra o endereço da obra e quem recebe, com o botão Remover cliente final. A compra da própria imobiliária (sem local de entrega) aparece sem essa linha.

No quadro Nota e títulos, a opção passa a dizer quantas notas vão sair, por exemplo "3 NF-e das vendas sem nota (uma por destinatário)", e a prévia mostra cada nota: o destinatário, a obra, as vendas e o valor.

Clique em ver vendas para conferir cada venda com "Entra". Com várias notas, o texto das Informações complementares vai em todas elas, e a tela avisa isso embaixo do campo.

A cobrança não muda: é uma só, no nome da imobiliária, com a soma de todas as vendas. A barra do rodapé resume as duas coisas, por exemplo "3 NF-e R$ 350,80 - Cobrança R$ 350,80 em 2x".

Ao clicar em Processar, a confirmação lista cada nota com o destinatário e o valor, o texto das informações complementares e o lembrete de que a cobrança continua uma só, no nome da imobiliária.

Depois de gerar, a faixa verde mostra cada nota com a situação na SEFAZ, e o histórico traz o fechamento com todas as notas. Cada nota é transmitida sozinha: se a SEFAZ recusar uma, as outras seguem autorizadas e a faixa diz o motivo da recusada.

Venda de obra sem o cliente final: fica fora da NF-e

Para a nota da obra sair no nome de quem recebe, essa pessoa precisa estar cadastrada, com documento e endereço completos. Se no balcão foi digitado só o nome de quem recebe (ou ninguém foi informado), a venda aparece com o selo "Fora da NF-e" e o motivo. Ela continua na cobrança: só não entra na nota até você resolver.

Se todas as vendas marcadas estão nessa situação, o quadro Nota e títulos avisa "Sem nota única" e diz quantas vendas de obra ficam fora.

Informar o cliente final:

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   Na linha da venda, clique em Informar cliente final.

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   Busque e escolha o cadastro de quem recebe a obra. Se ele não existir, use "Cadastrar novo cliente" na lista: a NF-e exige documento e endereço completos.

   

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   Clique em Gravar cliente final. A linha passa a mostrar quem recebe, e a prévia da nota é refeita com a venda dentro.

   

Com uma venda só, a prévia diz em nome de quem a nota vai sair, com o endereço da entrega, e lembra que a cobrança fica no nome do cliente do fechamento. A confirmação repete as duas coisas antes de gerar.

Remover o cliente final (por exemplo, a pessoa errada foi escolhida):

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   Clique em Remover cliente final na linha da venda.

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   Confirme em Remover cliente final. Se a entrega continua em outro endereço, a venda volta a ficar fora da NF-e até você informar outro; a cobrança não muda.

   

Emitir a nota da obra no nome da imobiliária: quando não há como cadastrar quem recebe, quem tem a permissão "Fatura obra no nome do cliente (imobiliária)" clica em Emitir no nome da imobiliária. A venda entra na nota da própria imobiliária, com o selo "NF-e no nome da imobiliária" e o botão Desfazer, e o uso fica registrado no log. Sem a permissão, o botão não aparece. O administrador liga a permissão no cadastro do usuário, no quadro Financeiro das permissões.

Cliente que não é imobiliária, com entrega em outro endereço

A mesma regra vale para qualquer cliente, mesmo sem a marca de imobiliária, quando a loja tem ligado o recurso "Faturar no local de entrega (nota em nome de quem recebe)" (o administrador liga em Configurações > Configurações Gerais > Recursos em teste). A venda com entrega em outro endereço e quem recebe só digitado fica "Fora da NF-e", com o aviso "Quem recebe a nota desta venda não está no cadastro (só o nome foi digitado)". Ela continua na cobrança.

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   Clique em Informar cliente final e escolha o cadastro de quem recebe, como na venda de obra.

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   A venda volta para a nota, e a prévia mostra a NF-e no nome de quem recebe. A cobrança continua no nome do cliente do fechamento.

   

Com a permissão "Fatura obra no nome do cliente (imobiliária)", o botão "Emitir no nome de" e o nome do cliente leva a venda para a nota do próprio cliente. Nesse caso, remover quem recebe também exige a permissão.

4. Cobrança

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   No quadro 3 - Cobrança, escolha a Forma de recebimento, a Condição e o 1º vencimento.

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   Confira o quadro ao lado: Total do fechamento, A cobrar e a prévia das parcelas, calculada pela mesma regra que o sistema usa ao gravar e que o faturamento usa. A 1ª parcela vence no 1º vencimento escolhido; as outras seguem a condição: "Mensalmente" soma um mês (31/01, 28/02, 31/03), "Quinzenalmente" soma 15 dias, e condição com dia fixo cai no dia combinado a partir da 2ª parcela. Se a condição deixa parcelas vencendo no mesmo dia, a tela avisa ("A condição não espaça as parcelas...").

   

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   Para digitar vencimentos e valores à mão, clique em Editar as parcelas. Para voltar ao cálculo da condição, clique em Voltar para a condição.

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   Se precisar, abra Mais opções: Conta, Juros / acréscimo, Desconto, Taxa de cartório, Documento (nº da NF, opcional), Observação e "Emitir o boleto ao gerar". Recolhido, ele mostra ao lado o que está ligado dentro, por exemplo "Boleto ao gerar". O que foi digitado aqui volta a zero quando você troca de cliente e depois de processar, para não passar de um fechamento para o outro.

   

5. Processar

A barra fixa no rodapé resume o fechamento numa linha, por exemplo "Nota R$ 298,00 - Cobrança R$ 298,00 em 2x". Se falta alguma coisa (cliente, documento marcado, forma, condição), é ali que a tela diz o quê.

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   Clique em Processar R$ 298,00 (o botão traz o valor da cobrança).

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   Leia a confirmação: ela diz o que vai acontecer, nesta ordem - emitir a NF-e e transmitir para a SEFAZ, juntar os títulos no plano novo, abrir a relação de documentos para o cliente assinar e, se marcado, emitir o boleto. Juros, desconto, taxa de cartório e documento preenchidos em Mais opções também aparecem nela.

   

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   Clique em Gerar fechamento.

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   Confira a faixa verde, por exemplo "Fechamento 93 gerado. NF-e 4 autorizada (3 vendas, R$ 298,00). Cobrança de R$ 298,00." O fechamento entra no histórico com a situação Em aberto.

   

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   A relação de documentos abre em seguida: imprima e colha a assinatura do cliente.

   

6. Fechamentos deste cliente

O histórico, no fim da tela, mostra os fechamentos do cliente com a situação. Em cada linha:

Imprimir: abre de novo a relação de documentos.

Promissórias: imprime uma nota promissória por parcela do fechamento.

Nº do documento: troca o nome dos títulos que o fechamento criou; cada parcela mantém o seu número.

Desfazer: desfaz o fechamento passo a passo (veja abaixo).

O fechamento feito com "Manter como estão" não mexeu nos títulos, então não tem relação, promissórias nem Nº do documento: só o Desfazer.

7. Desfazer um fechamento

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   No histórico, clique em Desfazer na linha do fechamento.

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   A janela mostra cada passo, com "Vai ser feito" ou "Não se aplica": boleto e recebimentos; cancelar a NF-e na SEFAZ (com a data da autorização e o prazo); estornar o faturamento sem saldo da nota; liberar as vendas para outra nota; e excluir as parcelas do fechamento, devolvendo os títulos para em aberto e o vale para o cliente.

   

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   Com nota, escreva o motivo do cancelamento da NF-e (mínimo de 15 caracteres; a SEFAZ exige) e clique em Cancelar a NF-e e desfazer. Sem nota, o botão é Desfazer fechamento.

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   O histórico passa a mostrar o fechamento como Desfeito, com a nota cancelada.

Fechamento com várias notas

Quando o fechamento emitiu uma nota por destinatário, a janela avisa no topo quantas notas serão canceladas, por exemplo "Serão canceladas 3 NF-e na SEFAZ: NF-e 7, NF-e 8, NF-e 9.", mostra o prazo de cada uma e o botão passa a ser "Cancelar as 3 NF-e e desfazer". Antes de cancelar a primeira, o sistema confere todas: se alguma não pode ser cancelada (fora das 24 horas, por exemplo), nada é feito.

As notas são canceladas uma a uma. Se a SEFAZ recusar uma delas no meio, o desfazer para ali: as vendas das notas já canceladas ficam livres, o resto não muda, e abrir o Desfazer de novo continua de onde parou. Se uma nota já cancelada deixou as vendas presas e outra nota não pode mais ser cancelada, a janela oferece "Liberar as vendas das notas já canceladas": ele só libera as vendas dessas notas para entrarem em outra nota, sem mexer no resto do fechamento.

Vendas fora do balcão sem faturamento

Se o cliente tem vendas que não vieram do balcão e ainda não foram faturadas, a tela mostra uma linha "Este cliente tem N vendas sem faturamento (fora do balcão)." com o botão Abrir. Ele abre o quadro Vendas sem nota e sem faturamento: Agrupar e faturar emite a nota dessas vendas, e Fechar crediário gera os títulos e baixa o estoque, sem nota. Resolva-as antes do fechamento: os títulos novos aparecem na tabela O que entra. Sem essas vendas, a linha não aparece.