Carga do parque: importar a planilha de equipamentos (implantação e inventário)
Como colocar o parque inteiro no sistema de uma vez - colar a planilha do Excel (ou abrir um CSV), simular e só então importar -, inclusive os equipamentos que já estão com os clientes, que entram em campo com um documento de carga sem nota. Rodar a mesma planilha de novo não duplica nada.
Quando usar
Use na implantação da locação por série, para trazer o parque que estava em planilha ou em outro sistema, e no inventário, para cadastrar o que foi achado.
Antes de começar
- Permissão "Pode ajustar o parque de locação" (Configurações > Usuários > Permissões).
- Produtos cadastrados para cada modelo de equipamento.
- Clientes e contratos cadastrados para os equipamentos que já estão em campo.
A importação cadastra muitos equipamentos de uma vez a partir de uma planilha. Ela sempre SIMULA primeiro: o sistema lê cada linha, acha o produto, o cliente e o contrato, e diz o que vai entrar, o que já existe e o que tem erro - sem gravar nada. Só depois de uma simulação sem erros o botão Importar grava.
As colunas
A primeira linha da planilha é o cabeçalho. Maiúsculas, acentos e espaços no nome da coluna não importam; colunas desconhecidas são ignoradas (a tela diz quais).
| Coluna | Obrigatória | O que colocar |
|---|---|---|
| serie | Sim | O número de série do equipamento |
| produto | Sim | Código do produto ou referência |
| situacao | Não | disponível (padrão), em campo, em manutenção ou baixado |
| cliente | Em campo | CNPJ/CPF ou código do cliente |
| contrato | Não | Número do contrato no Gestor de Contratos |
| saida | Não | Data em que o equipamento foi para o cliente (dd/mm/aaaa) |
| previsao | Não | Previsão de retorno (dd/mm/aaaa) |
| valor | Não | Valor do bem (1.234,56 ou 1234.56) |
| patrimonio | Não | Número de patrimônio |
| empresa | Não | Código da empresa dona; em branco, a empresa do contrato ou a principal |
| chave | Não | Identificador da linha no sistema de origem (evita duplicar em cargas repetidas) |
| motivobaixa | Não | Para os baixados: VENDIDO, EXTRAVIADO, SUCATA ou OUTRO |
| observacao | Não | Texto livre, vai para o cadastro do equipamento |
Passo a passo
- 1
No Parque de locação, clique em Importar planilha.
- 2
Cole as linhas copiadas do Excel, com o cabeçalho, ou clique em "Escolher arquivo CSV".
- 3
Confira a contagem de linhas lidas e as colunas ignoradas.
- 4
Clique em Simular. O resumo mostra quantos vão entrar, quantos já estão no parque e quantos têm erro; a tabela lista primeiro as linhas com erro e o motivo.
- 5
Corrija na planilha, cole de novo e simule até zerar os erros (ou aceite deixar as linhas com erro de fora).
- 6
Clique em "Importar N". Planilhas grandes vão em partes de 500 linhas, automaticamente.
O que acontece com cada situação
| Situação na planilha | Como entra no parque |
|---|---|
| Disponível | Disponível no depósito |
| Em campo | Em campo com o cliente (e o contrato, se informado), por um documento de "Remessa (carga)" sem nota, um por cliente e contrato, com a data de saída da planilha |
| Em manutenção | Em manutenção |
| Baixado | Baixado com o motivo da planilha |
Problemas comuns
- O botão Importar planilha não aparece: falta a permissão "Pode ajustar o parque de locação".
- "Produto não encontrado no cadastro": a coluna produto aceita o código do produto ou a referência. Confira se o produto existe nesta base.
- "Equipamento em campo precisa do cliente": a linha diz "em campo" e não tem cliente (ou o CNPJ/CPF não foi achado). Informe o CNPJ/CPF ou o código do cliente.
- "O contrato informado é de outro cliente" (ou "de outra empresa"): o número do contrato não bate com o cliente ou com a empresa da linha. Confira os dois.
- "Série repetida nesta planilha para o mesmo produto": a mesma série aparece duas vezes. Deixe uma linha só.
- A linha veio "Já existe": a série já está no parque para esse produto (ou a chave de origem já foi importada). Ela não é alterada - a importação nunca mexe em equipamento existente.
- "A importação parou no meio": uma das partes (lotes de 500 linhas) foi recusada. O que entrou antes está gravado; corrija o motivo e rode a planilha inteira de novo - o que já entrou vira "Já existe".