Alertas do parque de locação e o relatório de equipamentos em campo
O que cada alerta do parque quer dizer e o que fazer com ele - contrato encerrado com equipamento no cliente, equipamento em campo sem contrato, devolução atrasada, contrato suspenso há muito tempo, remessa parada e manutenção prolongada -, o aviso diário no sino e o relatório de equipamentos em campo por cliente.
Quando usar
Use no acompanhamento diário ou semanal do parque, para cobrar devoluções, regularizar o que ficou para trás e conferir o que está com cada cliente.
Antes de começar
- Locação por série ligada.
- Para o aviso diário, estar na lista da Central de Notificações > Locação.
Os alertas apontam o equipamento que está fora do combinado. Eles são calculados pelo sistema e aparecem em três lugares: nos filtros do Parque de locação, na coluna Alerta de cada lista (com o mais grave primeiro) e no aviso diário do sino.
Os alertas, do mais grave para o mais leve
| Alerta | Quando aparece | O que fazer |
|---|---|---|
| Em contrato encerrado | Equipamento em campo num contrato encerrado ou cancelado | Buscar o equipamento e registrar o Retorno - ou baixar como extraviado/vendido |
| Em campo sem contrato | Equipamento com o cliente sem contrato (comum em carga antiga) | Descobrir o contrato certo; regularizar com retorno e remessa sem nota para esse contrato |
| Devolução atrasada | Passou a previsão de retorno mais a tolerância da configuração | Cobrar a devolução ou ajustar a previsão |
| Contrato suspenso há dias | Contrato suspenso há mais que os dias da configuração, com equipamento no cliente | Decidir: reativar o contrato ou buscar o equipamento |
| Remessa não concluída | Equipamento reservado há mais de um dia (a NF-e da remessa não saiu) | Abrir o documento e emitir a NF-e, atualizar a situação ou cancelar a remessa |
| Manutenção prolongada | Em manutenção há mais que os dias da configuração | Cobrar a oficina: concluir como disponível ou baixar como sucata |
Os prazos (dias de contrato suspenso, tolerância da devolução e dias de manutenção) ficam em Configurações Gerais > Locação por série.
Filtrar pelo alerta
No Parque de locação, a linha de alertas abaixo dos cartões mostra quantos equipamentos há em cada um. Clique no alerta para ver só esses equipamentos; clique de novo para tirar o filtro. O filtro de alerta combina com a busca e com a situação.
O aviso diário
Uma vez por dia, depois das 7h, o sistema confere o parque e, se houver algum alerta, manda um aviso no sino para quem está na lista de Configurações > Central de Notificações > Locação. O texto resume o quadro, por exemplo: "Parque de locação: 2 equipamentos em contrato encerrado; 1 equipamento em campo sem contrato."
Relatório de equipamentos em campo por cliente
Os botões Excel e PDF do Parque geram o relatório dos equipamentos com os clientes:
| Formato | Como vem |
|---|---|
| Agrupado por cliente (com a quantidade de equipamentos) e por contrato, com uma caixinha em cada linha para a conferência no cliente: série, produto, item do contrato, saída, dias fora e os alertas. Contrato que não está ativo aparece marcado. | |
| Excel | Uma linha por equipamento: cliente, contrato, item do contrato, série, patrimônio, produto, empresa, situação, saída, dias fora, previsão de retorno e alertas - para filtrar e cruzar à vontade. |
Sem filtro de situação, ele traz os equipamentos em campo; com filtro, traz o que a tela mostra - o título do relatório acompanha (por exemplo, "Equipamentos em manutenção"). O filtro de alerta também vale: filtrando "em contrato encerrado", o relatório vira a lista de cobrança de devoluções.
Problemas comuns
- Não recebo o aviso diário: confira se você está na lista de Configurações > Central de Notificações > Locação. O aviso só sai quando há equipamento em alerta, uma vez por dia, depois das 7h.
- O aviso diário chegou igual ao de ontem: é o mesmo quadro. O texto só muda quando a situação do parque muda.
- O equipamento aparece em "devolução atrasada" mas não tem data: ele tem previsão de retorno. Veja ou apague a previsão na ficha do equipamento.
- O alerta "remessa não concluída" não some: a remessa do equipamento está esperando a NF-e há mais de um dia. Abra o documento e emita, atualize ou cancele.