Documentos de remessa e retorno: acompanhar a NF-e, emitir de novo, cancelar e corrigir
Cada remessa, retorno e troca vira um documento com os equipamentos e a NF-e. Aqui estão as situações do documento, como emitir a NF-e de novo, atualizar a situação da nota, ver a DANFE, cancelar uma remessa que não saiu e trocar o documento de um retorno cuja NF-e não vai sair.
Quando usar
Use quando uma remessa ficou reservada, um retorno ficou sem NF-e, a SEFAZ recusou a nota ou quando precisar achar o documento e a DANFE de uma saída ou volta de equipamento.
Antes de começar
- Locação por série ligada.
Toda saída e toda volta de equipamento é um documento: a remessa, o retorno e as duas metades da troca. O documento guarda os equipamentos, quem registrou, o documento fiscal e a NF-e. Eles estão em Serviços > Locação > Expedição de locação, na etiqueta Documentos, e também na aba Equipamentos de cada contrato.
Situações do documento
| Situação | Remessa | Retorno |
|---|---|---|
| Sem NF-e | A NF-e ainda não saiu ou foi recusada. Os equipamentos estão reservados. | A NF-e de entrada ainda não saiu. Os equipamentos já estão no parque. |
| Aguardando NF-e | A nota foi enviada e a SEFAZ ainda não respondeu. | O mesmo. |
| Confirmado | NF-e autorizada (ou sem nota): os equipamentos estão em campo. | NF-e autorizada, nota do cliente informada ou sem nota. |
| Cancelado | Remessa cancelada antes de sair: os equipamentos voltaram a ficar disponíveis. | Não existe: retorno não se cancela. |
Achar um documento
Na etiqueta Documentos, filtre por Remessas ou Retornos e pela situação. "Sem NF-e autorizada" junta os documentos parados por causa da nota - é a mesma conta da faixa amarela do Parque. A busca aceita o nome do cliente, o número do documento, do contrato, da NF-e ou a série de um equipamento.
O que dá para fazer no documento
| Botão | Quando aparece | O que faz |
|---|---|---|
| Emitir NF-e | Documento Sem NF-e, com NF-e própria e sem nota vinculada | Monta e transmite a NF-e de novo |
| Atualizar a situação da NF-e | Documento com nota ainda não confirmado | Lê a situação atual da nota e confirma o documento se ela foi autorizada (ou devolve para "Sem NF-e" se foi rejeitada) |
| DANFE | Documento com NF-e | Mostra a DANFE para imprimir ou salvar |
| Nota do cliente / sem nota | Retorno Sem NF-e, sem nota vinculada | Troca o documento do retorno para a nota de devolução do cliente (chave) ou sem nota; o retorno se confirma na hora |
| Cancelar remessa | Remessa que ainda não se confirmou e não é metade de uma troca | Cancela o documento e devolve os equipamentos reservados ao parque |
| Retorno / Remessa nº | Metade de uma troca | Abre a outra metade |
As séries na NF-e
A NF-e de remessa (e a de retorno própria) junta os equipamentos do mesmo produto e do mesmo valor numa linha, com as séries nas informações do item. Quando as séries não cabem no espaço de uma linha, a nota ganha mais linhas do mesmo produto - todas as séries vão impressas. A observação escrita na remessa ou no retorno vai para as informações complementares da nota, depois da identificação do documento e do contrato.
Problemas comuns
- O documento está "Sem NF-e" com a mensagem da SEFAZ: a nota foi recusada ou não chegou a sair. Corrija o que a mensagem aponta (cadastro do cliente, endereço, tributação da natureza) e clique em Emitir NF-e.
- O documento está "Aguardando NF-e" há muito tempo: clique em "Atualizar a situação da NF-e". Se a nota foi rejeitada, o documento volta a "Sem NF-e" com o motivo e pode ser emitido de novo. Se ela continua em processamento, confira a nota na tela de NF-e.
- "A NF-e deste documento está em transmissão": o cancelamento só é aceito com a nota parada. Espere a resposta da SEFAZ ou cancele a nota antes.
- "A NF-e deste documento já foi autorizada. Atualize o documento para confirmá-lo": clique em "Atualizar a situação da NF-e" - o documento se confirma e os equipamentos passam a constar em campo.
- A faixa vermelha "NF-e cancelada depois da confirmação" apareceu: alguém cancelou a nota de um documento já confirmado. O parque NÃO muda sozinho. Confira onde os equipamentos estão e, se for o caso, faça um retorno ou uma nova remessa.
- Não aparece a opção de cancelar um retorno: retorno não se cancela, porque os equipamentos já voltaram ao parque. Para a parte fiscal, emita a NF-e ou troque para a nota do cliente.