Nota Fiscal de Entrada
Como lançar ou importar uma nota de entrada (XML ou manual), o que precisa estar cadastrado antes, a Natureza de Operação que decide se gera estoque e financeiro, cada aba do lançamento, o fornecedor que usa o mesmo código para várias cores ou tamanhos, o item de fornecedor novo que casa pelo código de barras do fabricante e o que acontece em Contas a Pagar e no Movimento de Estoque ao salvar.
Quando usar
Use para dar entrada de compras (XML do fornecedor), devoluções, remessas, complementos e qualquer nota recebida pela empresa, de qualquer modelo fiscal.
Antes de começar
- Empresa, fornecedor, produtos (com grupo, marca, unidade e tipo), CFOP e Natureza de Operação de entrada cadastrados
- Condição/forma de pagamento, transportador e conta financeira cadastrados
Onde isso vive no sistema
Toda entrada de nota fiscal vira um registro de movimento identificado como nota fiscal de entrada. Existem dois "sabores", e a diferença é como a nota chegou:
| Tipo | Quando se usa |
|---|---|
| Nota Fiscal | Lançada manualmente, sem vir de um XML de terceiro: entrada avulsa, remessa, complemento |
| Nota Fiscal de Terceiro | O caso clássico de compra: o XML da NF-e do fornecedor é importado, com chave de acesso e todos os dados do documento emitido por terceiro |
A tela Entradas > Nota Fiscal de Entrada é a listagem desses lançamentos: de lá você lança, importa, confirma e acompanha cada nota.
Cadastros que precisam existir antes de lançar
| Cadastro | Por que é necessário |
|---|---|
| Empresa | Quem recebe a mercadoria/serviço; define em qual CNPJ estoque e financeiro serão lançados |
| Fornecedor | No mínimo razão social, tipo de pessoa (Física/Jurídica) e município |
| Produto | Grupo, marca, unidade e tipo de produto definidos; sem isso o item não salva |
| CFOP | Código fiscal da operação, obrigatório em cada item |
| Natureza de Operação | A peça-chave: decide se a nota gera estoque e/ou financeiro |
| Condição / Forma de pagamento | Obrigatórios no cabeçalho para gerar as parcelas do financeiro |
| Transportador | Obrigatório no cabeçalho, mesmo "sem transportador" / frete próprio |
| Conta financeira / centro de resultado | Quando a operação gera título, conforme a natureza usada |
Configuração: bloqueio de duplicidade
Em Configurações > Configurações Gerais > Comercial > Nota de Entrada. É uma validação global, para toda nota de entrada lançada ou importada.
| Chave | Comportamento |
|---|---|
| Desligada | Não valida: a mesma nota pode ser importada/lançada mais de uma vez |
| Ligada | Impede lançar a mesma nota duas vezes, comparando Fornecedor + Número + Empresa |
Configuração: composição do custo de entrada
Em Configurações > Configurações Gerais > Financeiro & Fiscal > Composição do custo de entrada. Define o que compõe o custo do produto ao lançar uma nota (cadastro do produto e Movimento de Estoque), sem alterar o total financeiro.
A fórmula: custo unitário = (valor bruto - desconto + frete + impostos/acréscimos) / quantidade, com cada parcela rateada por item.
| Componente | Ligado |
|---|---|
| Desconto | Subtrai o desconto rateado por item: o produto entra com custo menor |
| Frete | Soma o frete rateado entre os itens: encarece o custo unitário |
| Impostos e acréscimos | Soma IPI, ICMS-ST, despesas acessórias, seguro e outros acréscimos do item |
O mecanismo que decide "gera ou não" estoque e financeiro
A decisão não é manual em cada nota: é herdada do cadastro da Natureza de Operação escolhida no cabeçalho. O cadastro fica em Configurações > Natureza de Operação, filtrando por Tipo "Entradas" (Compras, Devolução de venda, Retorno de mostruário, Remessa para industrialização, Compras sem estoque...).
| Chave | Desligada | Ligada |
|---|---|---|
| Gera Financeiro? | Nenhuma parcela é criada em Contas a Pagar; a nota entra só como registro fiscal/estoque | Cada parcela da aba Financeiro vira um título em Contas a Pagar |
| Não gerar estoque? | Comportamento padrão: os itens geram movimento de estoque | Os itens não geram saldo em estoque |
Onde fica a tela
No menu lateral, Entradas > Nota Fiscal de Entrada. A listagem tem quatro abas: Confirmada, Cancelada, Aguardando Validação e Notas emitidas para seu Cnpj. Para um lançamento novo, use Criar ou importe direto o XML do fornecedor.
Iniciando o lançamento e importando o XML
| Campo | O que é / o que influencia |
|---|---|
| Modelo do Documento | Modelo fiscal (ex.: 55 - NF-e). Ao importar o XML o sistema identifica sozinho: NF-e (55), NFC-e (65), NF3e (66), NFCom (62) e NFS-e Nacional |
| Chave de Acesso | Chave de 44 dígitos; identifica a nota no Fisco e evita duplicidade |
| Situação | "Aguardando validação" (não conferida) ou "Confirmada" (validada, com efeitos aplicados) |
| Calcula Impostos? | Ligado, recalcula os tributos pelas regras fiscais cadastradas, em vez de só usar o digitado/importado |
Empresa, Natureza de Operação e fornecedor
- Selecione a Empresa: a empresa do grupo que recebe a mercadoria.
- Natureza de Operação: campo-chave, decide estoque e financeiro.
- Número da Nota / Série: conforme emitida pelo fornecedor.
- Data de Emissão / Data de Entrada: emissão pelo fornecedor e chegada da mercadoria; podem ser diferentes.
- Fornecedor: busca por nome fantasia ou CNPJ; precisa existir no cadastro.
Lançar os itens e conferir os totais
- Produto: precisa existir no cadastro; a coluna "Cadastrado?" mostra se o item do XML foi vinculado.
- CFOP: obrigatório em cada linha.
- Quantidade / Unitário / Valor Bruto / Valor Líquido: compõem cada item e alimentam os Totais.
- Valor Líquido (Totais): valor final da nota (Valor - Desconto); deve bater com a soma das parcelas da aba Financeiro.
Quando o produto controla lote e o item gera estoque, o painel do item mostra o bloco Controle de lote:
- Produto que aceita lote avulso: o lote é opcional. Escolha um lote existente, ou digite o nome e clique em Criar lote para um lote novo, ou deixe em branco - nesse caso o sistema cria um lote com número automático quando a nota confirmada lançar o estoque, e o bloco avisa antes.
- Produto que só aceita lote cadastrado: a escolha do lote continua obrigatória no item.
Fornecedor que usa o mesmo código para várias cores ou tamanhos
Alguns fornecedores mandam o mesmo código de produto para todas as cores e tamanhos e diferenciam cada variação só pelo código de barras (EAN). Quando o mesmo código aparece na nota com códigos de barras diferentes, ou já está relacionado a mais de um produto, o Hap reconhece cada linha pela variação dela:
- 1
Procura o relacionamento do fornecedor com aquele código de barras.
- 2
Se não achar, procura um produto da sua empresa com aquele código de barras, com ou sem zeros à esquerda (GTIN-12, GTIN-13 e GTIN-14 com zeros na frente são o mesmo código).
- 3
Se ainda assim não achar, a linha fica com "Cadastrado? Não", em vez de cair no produto de outra cor.
Para resolver a linha sem relacionamento:
- 1
Clique na linha com "Cadastrado? NÃO" e escolha Relacionar a um produto que já existe ou Cadastrar como um novo produto.
Escolha ao clicar na linha sem relacionamento - 2
Relacionar: na janela Fornecedor, o Código (do fornecedor) e o GTIN (o código de barras da variação, tirado da nota) já vêm preenchidos. Escolha o Produto daquela cor ou tamanho e clique em Salvar.
Janela Fornecedor: Código e GTIN da variação já preenchidos; falta só escolher o produto - 3
Cadastrar: o cadastro do produto abre com a descrição da nota, e o relacionamento com o fornecedor nasce com o código e o código de barras da variação. O campo Código de Barras/Gtin, na seção Estoque do cadastro, já vem com o código de barras daquele item da nota; confira, e se estiver em branco (a nota veio sem código de barras), informe o da variação.
Cadastro do produto aberto pela nota: campo Código de Barras/Gtin na seção Estoque
- O mesmo código do fornecedor pode ficar ligado a vários produtos, um por código de barras.
- Fornecedor que usa um código por produto: nada muda. O relacionamento de sempre continua valendo, mesmo que a linha venha sem código de barras ou com outro.
- Linha "SEM GTIN" de um código que tem variações fica sem relacionamento: não há como saber a cor ou o tamanho, então relacione na mão.
- Produto achado pelo código de barras aproveita a conversão de unidade (ex.: caixa com 12) do relacionamento desse mesmo produto, nunca a de outro produto.
Fornecedor novo ou item novo: o item casa pelo código de barras do fabricante
Na primeira nota de um fornecedor novo (ou de um item que esse fornecedor nunca mandou), nenhum item tem relacionamento com o código do fornecedor. Antes, todos ficavam com "Cadastrado? Não" e era preciso relacionar um por um, mesmo com o produto já cadastrado com o código de barras certo.
Agora, quando o item da nota não tem relacionamento nenhum com o fornecedor, o Hap procura o produto pelo código de barras (EAN) do fabricante que veio na nota. O item casa sozinho quando:
- o código de barras é de fabricante e válido (código interno da loja, como o de balança, não conta);
- existe exatamente UM produto ativo com esse código de barras. Com dois ou mais produtos ativos com o mesmo código, ou só com produto inativo, o item fica com "Cadastrado? Não" para você escolher.
Ao importar o XML, a tela avisa quais itens casaram assim: "1 item foi vinculado pelo código de barras do fabricante (o fornecedor ainda não tinha o vínculo): ... Confira antes de salvar." (ou "N itens foram vinculados", com a lista). Confira o produto de cada item listado.
Ao confirmar a entrada (a nota passa para Confirmada), o Hap aprende o relacionamento do fornecedor com o código do item e o código de barras. Da próxima nota desse fornecedor em diante, o item entra sozinho, mesmo que venha sem código de barras.
- O relacionamento aprendido nasce sem conversão (1 para 1). Se o fornecedor vende em caixa e você vende por unidade, ajuste a conversão no cadastro do produto (menu da linha do produto > Fornecedores).
- Relacionamento que já existia manda: o código de barras só é usado quando o fornecedor ainda não tinha relacionamento nenhum com aquele código.
Cadastrar como um novo produto: o que já vem da nota
Quando o produto ainda não existe, clique na linha com "Cadastrado? Não" e escolha "Cadastrar como um novo produto". O cadastro abre já com o que a nota traz:
- a descrição do item;
- o código de barras do item (cada item cadastrado leva o seu código: cadastrando vários produtos novos da mesma nota, um após o outro, o código do primeiro não passa mais para o segundo);
- o CEST do item;
- a unidade da nota, quando ela existe no seu cadastro de unidades (UN, CX, KG, PC...). Se a sigla da nota não existe no seu cadastro, o campo fica em branco para você escolher.
Financeiro: forma e condição de pagamento
- Gera Financeiro?: replica, na nota, a permissão de gerar título; precisa estar ligado e permitido na Natureza.
- Forma de pagamento: obrigatória com "Gera Financeiro?" ligado.
- Utiliza Condição de Pagamento?: ligado, as parcelas saem da condição cadastrada (30/60/90); desligado, libera "Quando?".
- Quando?: vencimento simplificado (ex.: "À vista") quando não se usa condição.
Conta financeira e pedido de compra
- Conta Financeira: conta bancária/caixa que paga a nota.
- Porcentagem / Valor e Adicionar Conta Financeira: rateio entre mais de uma conta; as porcentagens precisam fechar 100%.
- Pedido de compra: vincula a entrada a um pedido existente do fornecedor, dando baixa nele conforme os itens.
Transporte e outros totais
- Frete: modalidade (Sem Frete, Destinatário/FOB...), responsável pelo transporte para fins fiscais.
- Transportador: obrigatório mesmo em frete próprio.
- Placa / UF / Volume / Marca / Espécie: embalagem e veículo declarados.
- Peso Líquido / Peso Bruto / Valor Outros / Seguro / Desp. Acessórias: valores adicionais que compõem o total.
O que acontece ao salvar: Contas a Pagar
Ao Salvar, o sistema aplica as regras da Natureza. Com Gera Financeiro? ativo, um título nasce em Financeiro > Contas a Pagar, com Situação "Aberto", a Conta Financeira escolhida, o número da nota como Documento e o valor igual ao Valor Líquido.
Sem ação de financeiro na natureza, nenhum título é criado: a nota fica só como registro fiscal (e de estoque, se aplicável).
O que acontece ao salvar: Movimento de Estoque
Com Não gerar estoque? desligado, cada item gera um lançamento em Estoque > Gestão do Estoque > Movimento de Estoque. A coluna Entradas mostra a quantidade que entrou por produto; o custo é o calculado pela Composição do custo de entrada.
Situações da nota e ações em lote
| Situação | O que significa |
|---|---|
| Aguardando Validação | Lançada/importada, ainda não conferida (estado inicial da importação por XML) |
| Confirmada | Validada; efeitos de estoque e financeiro aplicados |
| Cancelada | Estornada; efeitos desfeitos |
No menu "..." da aba Confirmada: Clonar duplica o lançamento (compras recorrentes) e Contas a Pagar leva ao título gerado. Com notas selecionadas, Alterar conta financeira troca a conta em lote.
Notas emitidas para seu CNPJ
Essa aba busca direto na Sefaz as notas que fornecedores emitiram tendo sua empresa como destinatário: o ponto de partida para localizar e importar uma compra ainda não lançada. Pesquisar Notas consulta por período; Buscar nota por chave localiza uma nota específica.
Relatório de Entradas de NF: coluna Modelo
No menu Relatórios, o Relatório de Entradas de NF lista as notas de entrada do período, com fornecedor, operação, valores e empresa. A coluna Modelo mostra o modelo do documento fiscal de cada entrada (ex.: "55 - Nota Fiscal Eletrônica", "00 - Outro"). Entradas antigas lançadas sem modelo ficam com a coluna em branco.
Para ver só um modelo:
- 1
Clique no ícone de Filtros avançados, ao lado da busca.
- 2
Em Campo, escolha Modelo; em Condição, deixe Contendo e digite o modelo, por exemplo 00.
Filtros avançados: campo Modelo, condição Contendo, valor 00 - 3
Clique em Aplicar filtro.
Relatório filtrado: só as entradas de modelo 00
Perguntas frequentes
- Por que escolher a Natureza de Operação antes de lançar? Porque é ela que decide, ao salvar, se a nota gera estoque e/ou título; a decisão é herdada do cadastro, não feita nota a nota.
- O que acontece se eu não informar o CFOP de um item? A nota não salva; o CFOP é obrigatório em cada linha.
- Para que serve "Obrigatório o cadastro dos itens?" Desligado, dá para dar entrada sem cadastrar os itens, quando o detalhamento produto a produto não é necessário.
- O sistema atualiza financeiro e estoque na hora do Salvar? Sim; é nesse momento que as ações da Natureza são aplicadas.
- Uma nota pode gerar estoque sem gerar financeiro (ou vice-versa)? Sim; as duas ações são independentes no cadastro da Natureza.
Problemas comuns
- A nota não salva - quase sempre é cadastro faltando: produto do XML com "Cadastrado? Não", CFOP vazio em algum item, transportador ou forma de pagamento sem preencher.
- A nota entrou duas vezes no estoque e no financeiro - ligue "Bloquear notas duplicadas" em Configurações Gerais > Comercial > Nota de Entrada (compara Fornecedor + Número + Empresa).
- Salvei e não gerou título em Contas a Pagar - a Natureza de Operação escolhida está sem "Gera Financeiro?" (ou a nota está com a chave desligada); as duas precisam permitir.
- O custo do produto ficou diferente do valor da nota - a Composição do custo de entrada (desconto, frete, impostos) muda só o custo do produto; o financeiro segue o valor líquido da nota.
- Uma cor ou tamanho do fornecedor ficou com "Cadastrado? Não", mesmo com as outras cores entrando - o fornecedor usa o mesmo código para várias variações e essa ainda não tem relacionamento nem produto com aquele código de barras. Clique na linha e relacione ou cadastre; da próxima nota em diante ela entra sozinha.
- Uma linha "SEM GTIN" ficou sem relacionamento - o código desse fornecedor tem variações e, sem o código de barras, não dá para saber qual cor ou tamanho é. Clique na linha e relacione ao produto certo.
- Ao relacionar aparece "O código ... já está vinculado ao produto ... para esse fornecedor" - já existe um relacionamento desse código com o mesmo GTIN (ou os dois sem GTIN) em outro produto. Confira se o GTIN da janela é o da variação certa; se o relacionamento antigo estiver errado, corrija-o no cadastro do produto (menu da linha do produto > Fornecedores).
- Apareceu "... foi vinculado pelo código de barras do fabricante (o fornecedor ainda não tinha o vínculo): ... Confira antes de salvar." - é aviso, não erro. O item da nota não tinha relacionamento com esse fornecedor e o sistema achou o produto pelo código de barras. Confira se o produto de cada item listado é o certo e, se a nota vem em caixa, fardo, dúzia, pacote ou kit, se a quantidade precisa de conversão para a unidade do produto.
- Item com código de barras ficou com "Cadastrado? Não", mesmo existindo produto com esse código - há mais de um produto ativo com o mesmo código de barras (o sistema não escolhe por você), o produto está inativo, ou o código da nota é interno da loja ou inválido. Clique na linha e relacione ao produto certo; da próxima nota em diante ele entra sozinho.
- A nota veio em caixa e o produto entrou com a quantidade da caixa - o vínculo que o sistema aprende pelo código de barras nasce sem conversão (1 para 1). Ajuste a conversão no cadastro do produto (menu da linha do produto > Fornecedores) e confira a quantidade da nota antes de confirmar.