Agenda de entregas: encomendas por dia, por produto e aviso de pronta
A Agenda de entregas mostra as encomendas em aberto por dia de retirada e por produto, com o que já está pronto, em produção, a produzir ou atrasado. Dela saem o aviso de pronta por WhatsApp (um clique), a entrega e o romaneio. Veja as situações, os filtros e como o sistema decide o que está pronto.
Quando usar
Todo dia, para saber quem vem buscar, o que já pode ser entregue, o que está atrasado e a quem avisar que a encomenda ficou pronta.
Antes de começar
- Encomenda no balcão ligada (Configurações Gerais > Comercial > Encomenda no balcão em Ativo)
- Acesso ao menu Agenda de entregas liberado no cadastro do usuário (seção Acessos)
- Para o aviso de pronta, o WhatsApp de notificações da empresa conectado e o cliente com celular com DDD
Visão geral
A Agenda de entregas é o painel do dia a dia da encomenda. Ela mostra as encomendas em aberto agrupadas pelo dia em que o cliente vai buscar, com a situação de cada uma - se já está pronta, em produção, a produzir ou atrasada. Também mostra a visão por produto, para saber quantas peças de cada modelo, tamanho e cor ainda faltam entregar. De cada encomenda você avisa o cliente por WhatsApp, entrega e imprime o romaneio.
Abra em Relatórios > Agenda de entregas (o primeiro item do menu Relatórios).
1. Os números do topo
| Indicador | O que conta |
|---|---|
| Encomendas | As vendas com encomenda que passam no filtro |
| Peças a entregar | As peças que ainda faltam entregar (com o filtro de escola, só as peças daquela escola) |
| Prontas para retirar | As encomendas com tudo pronto |
| Atrasadas | As encomendas com a data de retirada já passada e ainda não entregues (fica em vermelho quando há alguma) |
2. Por entrega
É a visão que abre. As encomendas aparecem agrupadas pela data de retirada, com o dia da semana; a que não tem data fica em "Sem data".
Cada encomenda mostra:
| Parte | O que é |
|---|---|
| Venda, cliente e aluno | O número da venda, o cliente e, se informado, o aluno |
| Situação | A etiqueta colorida da situação (veja a tabela abaixo) e, quando passou do dia, a etiqueta Atrasada |
| OP | Os números das ordens de produção da encomenda |
| avisado | A data e a hora do último aviso de pronta enviado |
| Peças | Cada peça que falta, com quantas já estão prontas, por exemplo "2 x BERMUDA POLIEDRO 12/AZUL (1 pronta)" |
| Botões | Avisar pronta, Entregar e Romaneio |
Avisar pronta e Entregar não aparecem na encomenda entregue nem na que ainda aguarda pagamento. Avisar pronta só aparece quando há peça pronta. O Romaneio aparece sempre.
3. Por produto
Escolha Por produto no seletor do topo. A agenda passa a mostrar um bloco por modelo, com a escola, o total de peças e a primeira retirada, e uma tabela por variação (tamanho e cor) com A entregar, Prontas e Primeira retirada. É a visão para conferir o estoque de cada tamanho contra o que foi prometido.
4. As situações
| Situação | Quer dizer |
|---|---|
| Aguardando pagamento | A venda foi salva, mas o caixa ainda não recebeu. Não há ordem de produção nem reserva |
| A produzir | Paga, sem peça em estoque, e a ordem de produção ainda não começou |
| Em produção | Paga, sem peça em estoque, e a ordem de produção já está produzindo |
| X de Y prontas | Parte das peças já está em estoque para ela |
| Pronta | Todas as peças que faltam estão em estoque. Pode avisar e entregar |
| Entregue | Tudo foi entregue (aparece só com o filtro Entregues) |
| Atrasada | Etiqueta a mais: a data de retirada passou e ainda falta entregar |
5. Como o sistema decide o que está pronto
Pronta não depende da ordem de produção: é o estoque que manda. Para cada tamanho e cor, a agenda pega as peças que existem no depósito de onde o PDV vende, tira as que estão reservadas para outras vendas (que não são encomenda) e reparte o que sobra entre as encomendas pagas, pela data de retirada - a mais cedo primeiro; no empate, a venda mais antiga.
Se a peça entrou no estoque por outro caminho (uma sobra de produção, uma compra), ela também conta. Na entrega, porém, quem chega primeiro leva, desde que a peça exista - por isso uma encomenda pode voltar de Pronta para A produzir quando outro cliente busca antes.
6. Filtros
- 1
No período, informe as datas de retirada.
- 2
Na situação, escolha Em aberto (o padrão, tudo menos entregue), Atrasadas, Prontas, Prontas em parte, Em produção, A produzir, Aguardando pagamento ou Entregues.
A barra de filtros da agenda: período, situação, Escola (marca), Cliente ou aluno e Pesquisar - 3
Em Escola (marca), digite o nome da escola. A encomenda entra quando tem alguma peça daquela escola.
- 4
Em Cliente ou aluno, digite parte do nome. Não precisa de acento.
- 5
Tecle Enter ou aplique os filtros para atualizar.
7. Avisar que a encomenda está pronta
O aviso é sempre um clique do balconista: nunca sai sozinho.
- 1
Na encomenda, clique em Avisar pronta.
- 2
Confira a prévia: o texto que vai sair (o modelo da loja, configurado em Encomenda no balcão) e o final do celular do cliente.
Prévia do aviso de pronta: o final do celular do cliente, o texto da loja e a lista só com as peças prontas - 3
Clique em Enviar WhatsApp.
O aviso lista só as peças que já estão prontas. Se faltar alguma, ele diz "1 de 3" na peça pronta em parte e termina com "As demais peças avisamos quando ficarem prontas.". O envio fica registrado no histórico da venda, e a agenda passa a mostrar a data do aviso.
8. Entregar e imprimir o romaneio
Entregar abre a entrega da encomenda ali mesmo, com o que falta e o que há em estoque (veja o artigo Entregar a encomenda). Romaneio abre a segunda via, com o que já foi entregue e o que falta em cada peça.
Problemas comuns
- A tela mostra "A encomenda no balcão não está ligada" - ligue em Configurações Gerais > Encomenda no balcão. O link Abrir configuração leva direto para lá.
- A venda que acabei de fazer não aparece - a agenda mostra só encomendas de vendas salvas e não canceladas. Se ela ainda não foi paga, aparece como Aguardando pagamento; confira o filtro de situação e o período.
- O botão Avisar pronta não aparece - ele só aparece quando há pelo menos uma peça pronta para a encomenda e a venda já foi paga.
- O botão Avisar pronta aparece apagado - o cliente não tem celular com DDD no cadastro. Informe o celular no cadastro do cliente.
- Nenhuma peça desta encomenda está pronta ainda - o aviso só sai quando há peça em estoque para ela. Atualize a agenda depois da entrada da produção.
- O aviso desta encomenda acabou de ser enviado. Aguarde dois minutos para enviar de novo - é a proteção contra o clique duplo. Se precisar mesmo reenviar, espere os dois minutos.
- O WhatsApp não foi enviado - a mensagem traz o motivo devolvido pelo WhatsApp (por exemplo, número inválido ou o WhatsApp de notificações desconectado). A marca de avisado não é gravada; corrija e tente de novo.
- A encomenda estava Pronta e agora voltou para A produzir - outro cliente com a mesma peça veio buscar antes e levou a peça em estoque. Na entrega, quem chega primeiro leva.