Tarefas - criar uma tarefa
Como criar uma tarefa com dono, prazo e checklist, e escolher como ela funciona quando vai para várias pessoas - quem pegar primeiro faz, ou cada um faz a sua. Inclui quem fica em cópia.
Quando usar
Use quando precisar executar a rotina de Tarefas no ERP.
Antes de começar
- Acesso ao painel de Tarefas
Visão geral
Tarefa é o combinado com dono, prazo e desfecho. Quem cria escolhe para quem vai, até quando, o que precisa ser feito (descrição e checklist) e, se for para mais de uma pessoa, como o trabalho se divide.
Use para tudo o que precisa de alguém responsável e de um registro do que foi feito: separar um pedido, ligar para um cliente, conferir uma nota, revisar um cadastro.
Criando a tarefa
- 1
No painel de Tarefas, clique em Nova tarefa.
- 2
Escreva um título que diga o que fazer (por exemplo, Separar pedido 4512) e, na descrição, o que a pessoa precisa saber.
- 3
Em Destinatários, marque quem vai fazer.
- 4
Se quiser alguém só acompanhando, marque em Em cópia (veja abaixo).
- 5
Se a tarefa é de um cliente, escolha em Cliente.
- 6
Ajuste o prazo na subaba SLA / Prazo, se o padrão da empresa não servir.
- 7
Na aba Checklist, liste os passos. Na aba Anexos, junte arquivos que ajudam a fazer.
- 8
Clique em Criar tarefa.
Formulário de nova tarefa com dois destinatários, a escolha de Com várias pessoas e o campo Em cópia
Com várias pessoas: escolha como a tarefa funciona
Quando você marca mais de um destinatário, aparecem duas opções:
| Opção | Como funciona | Quando usar |
|---|---|---|
| Quem pegar primeiro faz | Nasce uma tarefa só. Quem clicar em Iniciar assume e vira o responsável; ela sai da fila dos outros. Concluir encerra para todos. | O trabalho é um só e qualquer um do grupo pode fazer (atender um chamado, conferir uma carga) |
| Cada um faz a sua | Nasce uma tarefa para cada pessoa, com o prazo e a conclusão de cada uma. Você acompanha o andamento do grupo. | Todos precisam fazer a parte deles (ler um procedimento, conferir o próprio estoque, enviar o próprio relatório) |
Em cópia: quem acompanha sem fazer
Marque em Em cópia quem precisa saber que a tarefa existe, mas não vai executá-la - um gestor de outra área, o vendedor do cliente. Quem está em cópia:
- recebe aviso quando a tarefa é criada e quando é concluída;
- vê a tarefa na aba Em cópia do painel e pode ler e comentar;
- não inicia, não conclui, não cancela e não entra no prazo nem nos números da equipe.
Acompanhando o que você criou
As tarefas que você mandou para outras pessoas ficam na aba Criadas por mim. Os contadores do topo mostram quantas estão em aberto, iniciadas, vencidas e finalizadas.
Problemas comuns
- Não consigo salvar a tarefa - confira o título e se há pelo menos um destinatário. Se a empresa exige checklist ao criar, inclua pelo menos um item na aba Checklist.
- A opção Com várias pessoas não apareceu - ela só aparece quando há mais de um destinatário marcado e a tarefa não é do pool.
- Quem eu coloquei em cópia não aparece na lista de destinatários - é de propósito. Quem recebe a tarefa executa; quem está em cópia só acompanha. A mesma pessoa não fica nos dois.