Tarefas - várias pessoas e em cópia
Como funciona a tarefa enviada para várias pessoas - quem pegar primeiro faz, sair da tarefa, cada um faz a sua - e o que pode quem está em cópia.
Quando usar
Use quando precisar executar a rotina de Tarefas no ERP.
Antes de começar
- Tarefa criada com mais de um destinatário, ou com alguém em cópia
Visão geral
Na criação, quem manda a tarefa para mais de uma pessoa escolhe entre Quem pegar primeiro faz e Cada um faz a sua. Também pode colocar alguém em cópia. Aqui está o que acontece em cada caso, do lado de quem recebe.
Quem pegar primeiro faz
É uma tarefa só para o grupo. Ela aparece na Minha fila de todos, com o selo Compartilhada.
- 1
Quem vai fazer clica em Iniciar tarefa (ou Pegar pra mim). Essa pessoa vira a responsável: o prazo, os avisos e os números da equipe passam a contar para ela.
- 2
A tarefa sai da fila dos outros, e eles recebem um aviso dizendo quem assumiu.
- 3
Quando a responsável conclui, a tarefa encerra para todos - e os outros também são avisados.
| Ação | Quem pode |
|---|---|
| Iniciar ou pegar | Qualquer destinatário, enquanto ninguém assumiu |
| Concluir | Quem recebeu, quem assumiu, quem criou e o gestor |
| Cancelar | Só quem criou e o gestor (cancelar encerra para todos) |
| Transferir depois de assumida | Quem assumiu, quem criou e o gestor |
Não vou fazer: saia da tarefa
Se você recebeu mas não vai fazer, abra a tarefa e, no quadro Pessoas, clique no X ao lado do seu nome. Você sai do grupo e a tarefa continua com os outros. Se você era o primeiro da lista, a tarefa passa para o próximo.
Cada um faz a sua
Nasce uma tarefa para cada pessoa, ligadas entre si. Cada uma tem o próprio prazo, a própria conclusão e conta para quem fez.
Dentro de qualquer uma delas, o quadro Cada um faz a sua mostra o andamento do grupo: quem já concluiu, quem está pendente e o prazo de cada um. Clique no nome para abrir a parte daquela pessoa.
Em cópia
Quem está em cópia acompanha sem executar. A tarefa aparece na aba Em cópia do painel, com o selo Em cópia - e não na Minha fila.
Ao abrir, o painel avisa que você está em cópia. Abrir não marca a tarefa como lida para quem executa, e os botões de executar não aparecem.
Perguntas frequentes
| Pergunta | Quem pegar primeiro faz | Cada um faz a sua |
|---|---|---|
| Quando uma pessoa conclui, fecha para todos? | Sim. É uma tarefa só: ela termina para todos, e todos recebem o aviso | Não. Fecha só a parte de quem concluiu; as outras continuam abertas até cada pessoa terminar |
| Todos os destinatários executam? | Todos veem, mas executa só quem iniciar primeiro (o responsável). Quem não vai fazer sai pelo X | Sim. Cada pessoa executa a própria tarefa |
| Duas pessoas fazem ao mesmo tempo? | Não. É uma tarefa, com um responsável | Sim. As tarefas andam ao mesmo tempo, uma por pessoa |
| Como conta o prazo (SLA)? | Um prazo só, que conta para quem assumiu. Antes de alguém assumir, conta para o primeiro da lista | Um prazo para cada pessoa, e o resultado (no prazo ou vencida) conta para cada uma |
| Quem pode cancelar? | Só quem criou e o gestor, porque cancela para todos | Cada parte é uma tarefa comum: quem a recebeu também pode cancelar a dele |
Existe tarefa em cópia? Existe. Na criação, marque a pessoa em Em cópia. Ela acompanha pela aba Em cópia, recebe os avisos e pode comentar, mas não executa, não conclui nem cancela, e fica fora do prazo e dos números da equipe.
Problemas comuns
- A tarefa sumiu da minha fila - em Quem pegar primeiro faz, outra pessoa iniciou e assumiu. Você recebe um aviso dizendo quem assumiu; ela volta a aparecer para você quando for finalizada.
- Não consigo cancelar - em tarefa de várias pessoas, cancelar encerra para todas. Só quem criou ou o gestor cancelam.
- Assumi por engano - use Transferir ou Devolver ao criador. O X de sair não aparece para quem assumiu, porque a tarefa ficaria sem dono.
- Estou em cópia e não vejo Concluir - é o esperado. Quem está em cópia acompanha e comenta, não executa.