Funil de Pedidos - um card por pedido de venda, movido pelos eventos do ERP

Para que serve

Depois da venda, o pedido passa por várias mãos: o financeiro libera, alguém confere, a fábrica produz, a expedição carrega e o motorista entrega. O funil do tipo Pedidos põe cada pedido de venda num card que atravessa essas áreas, e o próprio ERP move o card quando a nota é autorizada, a expedição fecha ou a entrega é registrada.

No card ficam o prazo prometido, a ordem de produção, o frete, os documentos do ERP e os arquivos de cada fase (layout, fotos da separação, canhoto). E, se o pedido veio de um negócio, a origem e a Conferência com a engenharia.

Criando o funil

Em CRM > Painel de controle > Funis e etapas, clique em Funil em branco e escolha o tipo Pedidos. Ele já vem com as etapas Liberação financeira, Conferência, Aguardando material, Em produção, Pronto para embarque, Coleta/Frete, Em rota, Entregue e Pesquisa/Concluído (a última é Final, sem ganho nem perda). Renomeie, acrescente ou tire etapas como em qualquer funil e clique em Criar funil.

Nas etapas, você pode ligar abas opcionais (por exemplo, Financeiro na Liberação financeira), exigir aprovador ou arquivo para entrar (veja Portão da etapa, no artigo Funis e etapas) e escolher a mensagem ao cliente de cada etapa.

A aba Pedido do funil

Com o funil salvo, a aba Pedido configura como o card nasce e como ele anda. Ela salva no botão Salvar configuração do pedido, separado do Salvar funil.

Card do pedido

Um pedido vira um card só neste funil. O card leva o número, o cliente e o valor do pedido, e o título "Pedido N - Cliente". Se o pedido saiu de um negócio do CRM (pelo Fechar negócio), o card nasce com o negócio como origem.

Eventos do ERP movem o card

Para cada evento, escolha a etapa do card ou deixe Não move o card. As regras:

- Cada evento move o card uma vez só. Se alguém voltar o card à mão, ele não é empurrado de novo.

- O card só anda para a frente: nunca volta, nunca sai de etapa final e nunca entra em etapa de perda.

- O movimento aparece na linha do tempo do card. Mover à mão continua valendo.

Mensagens ao cliente

A última parte da aba liga o aviso ao cliente nas mudanças de etapa, a revisão das mensagens quando a previsão passa do prometido e o aviso de atraso. Veja o artigo Mensagens ao cliente com revisão.

Carga dos pedidos em aberto

O card nasce num evento novo do pedido. Os pedidos que já existiam quando o funil foi criado precisam da carga:

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   Na aba Pedido, salve a configuração.

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   Clique em Criar cards dos pedidos em aberto.

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   A prévia lista os pedidos que ainda não têm card neste funil, com o cliente e a etapa em que o card vai nascer (a etapa que os eventos já acontecidos levariam). Ajuste Pedidos emitidos desde e Limite de pedidos e clique em Atualizar prévia.

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   Clique em Criar N card(s) e confirme.

A carga segue os filtros do Card do pedido. Pedidos cancelados, entregues e finalizados ficam fora. Nenhuma mensagem sai ao cliente e nenhuma automação dispara: o card só ganha a anotação de que foi criado pela carga. Cabem até 2000 pedidos por vez; com mais, rode de novo para o restante.

O card do pedido

No quadro, o card mostra o número e o cliente, o valor do pedido, a etapa do pedido no ERP, Prometido com a data prometida ao cliente e, quando a previsão passa do prometido, Atraso de N dias.

Aberto, o card tem as abas Ficha, Produção, Logística, Mensagens ao cliente e Conferência, além das de sempre. No topo das abas do pedido ficam o número, o cliente, a data de entrada, a etapa no ERP, Abrir o pedido e Conferir com o ERP.

- Abrir o pedido - abre o pedido de venda no ERP.

- Conferir com o ERP - relê o pedido, a nota, a expedição e a entrega e aplica o que ainda não tinha movido o card. Se o card nasceu antes de o pedido ser ligado ao negócio, ele também passa a apontar para o negócio de origem.

Aba Produção

- Prazo - Previsão de término (quando a produção acha que termina) e Prazo prometido ao cliente. O prometido nasce da data de entrega do pedido. Ao mudar, informe o Motivo da mudança e clique em Salvar: tudo fica no Histórico do prazo e na linha do tempo.

- Ordem de produção - Abrir PDF mostra a ordem com cliente, números, entrada, data alvo, itens (com comprimento e peso quando o produto tem) e observações. Gerar e anexar ao negócio guarda o PDF nos arquivos do card, na categoria Ordens de produção.

- Layout e Ordens de produção - arquivos do card separados por categoria. Arraste ou clique em Escolher arquivo: o arquivo já entra na categoria certa.

Aba Logística

- Saldo a pagar antes do embarque - os títulos em aberto do pedido no financeiro.

- Frete e coleta - Frete (CIF, nós entregamos; FOB, cliente retira; ou Não definido), Transportadora, Motorista, Veículo / placa, Coleta agendada, Previsão de entrega e Observação da logística. Salvar grava e o Histórico da logística guarda as mudanças.

- Documentos do ERP - a NF-e, o MDF-e ou CT-e, a expedição e a entrega do pedido, com quem recebeu e o atalho Abrir no ERP.

- Arquivos - Separação (vídeo e fotos), Carregamento, Entrega (foto do motorista, canhoto) e Contrato de frete.

Mensagens ao cliente e Conferência

A aba Mensagens ao cliente mostra a fila de revisão e o histórico das mensagens do pedido (veja Mensagens ao cliente com revisão). A aba Conferência compara o pedido com a engenharia, quando o pedido nasceu de um negócio que passou pela engenharia (veja Funil de Engenharia).

Comprar material para vários pedidos

No quadro, com as ações em massa ligadas, marque os cards e use Montar lote de compra: o Hap soma o material que esses pedidos precisam e monta o pedido de compra. Veja o artigo Lote de compra de material.