Faturar contratos: na tela, em lote ou com o robô
Um contrato pode ser faturado de três jeitos: um a um pelo painel de Faturamento, em lote pela aba Faturar, ou sozinho pelo robô. Os três geram a mesma coisa - título no Contas a Receber e, se você mandar, a nota de serviço. Este artigo mostra o wizard de faturamento campo a campo e como ler o painel do robô quando um contrato não cobra.
Quando usar
Use no fechamento do mês, quando precisar faturar vários contratos de uma vez, ou sempre que a pergunta for "por que o contrato do fulano não cobrou?".
Antes de começar
- Contrato ATIVO, com previsão de cobrança em aberto.
- Conta financeira definida no contrato ou no produto (no kit, em cada produto da composição) - sem ela o faturamento é recusado.
- Forma de recebimento definida no contrato (Dados > Cobrança). Com boleto, a conta de recebimento do contrato ou, em branco, a conta que ele já usa ou a única conta da empresa com convênio de boleto.
- Para emitir a nota junto, a nota de serviço precisa estar configurada na empresa.
Faturar um contrato é transformar a previsão do ciclo em cobrança de verdade: nasce o título no Contas a Receber e, conforme a configuração, a nota de serviço e o boleto. O que muda entre os três caminhos é quem aperta o botão - você, num contrato; você, em vários de uma vez; ou o robô, na hora marcada.
1. Faturar em lote, pela aba Faturar
Na régua de situação do grid, a aba "Faturar" lista os contratos com previsão vencendo até hoje. Marque os que quer cobrar e clique em Faturar em lote. O wizard abre com uma escolha obrigatória e cinco opcionais.
| Campo | Em branco significa | Para que serve |
|---|---|---|
| O que gerar | sempre enviado | Seguir o contrato usa a nota fiscal de serviço de cada um; Contas a Receber cria só o título; Nota Fiscal emite a NFSe junto. |
| Transmissão da NFS-e | herda do contrato | Aparece só com Nota Fiscal: gerar e transmitir, ou apenas gerar provisória. |
| Conta financeira | a do contrato; sem ela, a conta de venda de cada serviço (no kit, a de cada produto da composição, pelo percentual do kit) | Informada aqui, vale para o ciclo inteiro e resolve na hora a recusa por falta de conta, sem sair da tela. |
| Vencimento | herda do contrato | Data única para todos os títulos deste lote. |
| Forma de recebimento | herda do contrato | Troca a forma só nesta cobrança: a nota, a OS e o título saem com ela. Escolher a mesma forma do contrato é o mesmo que deixar em branco. |
| Observação | sem observação | Texto que vai no documento gerado. |
2. Faturar um contrato só
No grid, o ícone de Faturamento da linha abre o painel do contrato. Ali você fatura o ciclo atual, adianta cobranças futuras (informando quantos ciclos), muda a data da próxima cobrança e estorna um faturamento já feito. A seção "Opções do faturamento" tem os mesmos campos do wizard, valendo para aquele contrato. O estorno re-espelha o calendário: a previsão volta a ficar em aberto.
Forma e conta de recebimento
O contrato só fatura e só ativa com a Forma de recebimento definida em Dados > Cobrança: sem ela, o título nasceria sem forma e ninguém cobraria. Ficam de fora o contrato migrado do sistema antigo, o contrato de OS e o cobrado por assinatura no gateway.
Com Boleto, o boleto sai da Conta de recebimento (Dados > Cobrança):
- Conta escolhida: é ela que vale. Precisa ser uma conta ativa da empresa do contrato, e a lista mostra só as contas dessa empresa.
- Em branco: vale a conta que o contrato já usa; sem ela, a única conta da empresa com convênio de boleto. Se a empresa tiver mais de uma, o faturamento pede para escolher.
- Trocou a empresa do contrato: a conta volta para o padrão da empresa nova.
Contrato com kit: a conta financeira sai dos produtos do kit
O kit (pacote de serviços montado no contrato) cobra como um item só, mas cada produto da composição tem a sua conta de venda no cadastro. Por isso o contrato com kit criado no Gestor de Contratos fatura sem pedir conta financeira - na tela, em lote ou pelo robô:
- Sem conta no faturamento nem no contrato: o valor do ciclo é dividido entre as contas de venda dos produtos do kit, pelo percentual de cada um no kit. Exemplo: kit de R$ 1.100,00 com "Link dedicado" (R$ 1.000,00) e "Suporte remoto" (R$ 100,00) - 90,91% vai para a conta de venda do link e 9,09% para a do suporte.
- Produto do kit sem conta de venda: o faturamento é recusado e a mensagem diz qual produto. Cadastre a conta de venda nele e fature de novo, ou preencha a conta no faturamento.
- Conta preenchida no campo Conta financeira do faturamento (ou no contrato): o ciclo inteiro vai para ela, sem divisão.
Estornar a cobrança de um ciclo
- 1
No contrato, abra a aba Faturamento e clique no ciclo faturado.
- 2
Clique em Estornar faturamento e confirme.
O estorno desfaz a OS e a cobrança e devolve o ciclo para Previsto. Ele confere as mesmas travas da tela de faturamento e, quando não pode estornar, diz o motivo:
| Situação do ciclo | O que fazer |
|---|---|
| Nota de serviço autorizada | Cancele a nota em Cancelamento da Nota Fiscal: o cancelamento já estorna o faturamento e reabre o ciclo. |
| Nota sendo transmitida ou aguardando a prefeitura | Espere a resposta e consulte a nota. |
| Título já recebido, boleto emitido, comissão fechada ou caixa fechado | Resolva o que a mensagem pede antes. Cancelar a nota não destrava nesses casos. |
Mudar a data ou o vencimento de uma cobrança
Quando uma cobrança precisa sair numa data ou vencer num dia fora da regra do contrato (ex.: fatura em 01/10 e vence em 06/12, e não 60 dias depois):
- 1
No contrato, abra a aba Faturamento e clique no ciclo, que ainda não pode estar faturado.
- 2
Clique em Mudar data ou vencimento.
- 3
Em Faturar em, ajuste a data do faturamento, se precisar.
- 4
Em Vencimento, informe o novo vencimento. Sem mexer nele, o vencimento segue a regra do contrato para a nova data.
- 5
Clique em Confirmar.
Faturar as parcelas juntas
Quando o cliente compra um serviço parcelado e quer a nota com todo o parcelamento (e não uma nota por mês), fature as parcelas de uma vez:
- 1
No contrato, clique em Faturar agora.
- 2
No serviço com duas ou mais parcelas em aberto, marque Faturar as N parcelas juntas.
- 3
Confira a lista das parcelas (número, vencimento e valor) e clique em Faturar as N parcelas.
Sai uma OS e uma nota com o parcelamento (quando o contrato emite nota) e um título no Contas a Receber para cada parcela, cada um no vencimento do seu ciclo. Na aba Faturamento, cada ciclo mostra "parcela k de N · faturadas juntas".
| Situação | O que acontece |
|---|---|
| Robô de faturamento | Nunca fatura junto: continua uma parcela por vez |
| Mensalidade | Não tem a opção: é só para serviço parcelado |
| Vencimento escolhido nas opções | Não vale: cada título vence no dia do seu ciclo |
| Estorno | Desfaz o faturamento inteiro: as N parcelas voltam juntas para a cobrança, nunca só uma |
| Parcela com título, PIX ou invoice já existente | O sistema recusa e diz qual parcela resolver antes |
3. Deixar com o robô - e ler o que ele fez
Com o faturamento automático ligado, o robô roda de hora em hora dentro da janela configurada. O botão "Robô de faturamento" abre o registro das passadas: quando começou, quanto durou, se foi o robô ou alguém pela tela, o status e o resumo. Clicar na linha abre o detalhe, com um item por ciclo de contrato, o motivo em português e o atalho para abrir o contrato.
| Resultado | O que quer dizer | O que fazer |
|---|---|---|
| Faturado | A cobrança foi gerada. | Nada - confira no Contas a Receber. |
| Pulado | O contrato não autoriza o robô, já estava sendo faturado, ou não tinha previsão vencida. | Se for "nunca faturar automático", é o campo Robô de faturamento do contrato. |
| Falha | Faltou conta financeira, centro de resultado, ou a nota não foi gerada. | O motivo aparece na coluna Motivo. Corrija e fature pela tela. |
| Represado | O teto da passada foi atingido, ou o contrato tem mais ciclos vencidos que o limite. | Nada - entra na passada seguinte. Se for recorrente, aumente o limite. |
| Simulado | O robô está em modo simulação: registrou o que faria. | Confira e, quando estiver seguro, desligue a simulação. |
Problemas comuns
- O resumo diz "0 faturados, 3 pulados": pulado não é falha. O contrato está em dia (sem previsão vencida), fora de ATIVO, ou é cobrado por assinatura do gateway - nesse último caso o faturamento manual é bloqueado de propósito, porque duplicaria a cobrança.
- Todos os contratos falharam com "Informe a Conta financeira": o produto do contrato não tem conta de venda. Preencha o campo Conta financeira no próprio wizard e fature de novo - ele sobrepõe o que está no contrato. Também aparece no contrato com kit que mistura frequências (por exemplo, mensal e trimestral) ou que veio migrado do sistema antigo: neles a conta não sai dos produtos do kit.
- "Sem conta financeira de venda no produto: (nome do produto). Cadastre a conta de venda no produto ou informe a conta financeira no faturamento.": um produto da composição do kit está sem conta de venda no cadastro. Cadastre a conta de venda nesse produto e fature de novo, ou preencha a Conta financeira no faturamento - o ciclo inteiro vai para ela.
- O contrato sumiu da aba Faturar mas continua ativo: a série de cobranças acabou. Use Renovar para estender a vigência e gerar o próximo bloco - o aditivo não serve para isso, ele só mexe em previsões ainda abertas.
- O checkbox não aparece na linha: contratos com assinatura no gateway aparecem na lista (para você ver o que vence) mas não são selecionáveis.
- Faturei e o cliente não recebeu nada: o envio depende da chave "Enviar o recibo do faturamento por e-mail e WhatsApp" no contrato. O wizard nunca envia nada por conta própria.
- O robô faturou menos ciclos do que o contrato devia: é o limite de ciclos vencidos por passada. O que sobrou aparece como represado no painel do robô e entra na passada seguinte.
- "Escolha a forma de recebimento do contrato": o contrato está sem forma. Defina em Dados > Cobrança > Forma de recebimento e fature de novo.
- "A forma de recebimento é Boleto, o contrato não tem conta de recebimento e a empresa tem mais de uma conta com convênio de boleto": escolha de qual conta o boleto sai em Dados > Cobrança > Conta de recebimento.
- "A conta de recebimento do contrato não é uma conta ativa da empresa que fatura": a conta escolhida é de outra empresa ou foi desativada. Escolha uma conta da empresa do contrato.
- O estorno do ciclo foi recusado com "A nota fiscal N deste faturamento está autorizada": cancele a nota em Cancelamento da Nota Fiscal. O cancelamento já estorna o faturamento e reabre o ciclo.
- O estorno foi recusado por título recebido, boleto emitido, comissão fechada ou caixa fechado: resolva o que a mensagem pede antes. Cancelar a nota não destrava o estorno nesses casos.
- A linha do ciclo mostra "Pago": só aparece com o título recebido (baixado), com a data da baixa. Título em aberto continua como faturado, mesmo depois de salvo no Contas a Receber.
- O número da nota na linha do ciclo é o número oficial da NFS-e, o mesmo do Contas a Receber.