Inventário de estoque
Como criar um inventário (depósito, contagem cega, código de barras, lista de produtos), lançar a contagem física, conferir os itens contados e aceitar a contagem para o sistema ajustar o saldo automaticamente.
Quando usar
Use sempre que houver suspeita de divergência de estoque, como rotina periódica (mensal, trimestral) ou antes de mudanças de processo que dependam do saldo correto.
Antes de começar
- Depósitos cadastrados
- Leitor ou coletor de código de barras, se a contagem for por leitura
O que é o Inventário
O Inventário é o processo de contagem física do estoque (matérias-primas e produtos acabados) usado para ajustar o saldo que o sistema calcula e fazê-lo bater com a realidade do depósito. Divergências entre o que o sistema "acha" que existe e o que está na prateleira normalmente só aparecem e se corrigem por um inventário.
Um inventário tem duas partes: o cabeçalho (a "sessão" de contagem, com as configurações escolhidas: depósito, contagem cega, leitura por código de barras...) e as contagens (os itens efetivamente contados, com quantidade, quem contou, quando e divergências). No fechamento, o sistema compara o contado com o saldo registrado e gera o ajuste de estoque automaticamente, para cima ou para baixo.
Parte 1: criando um inventário
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No menu lateral, acesse Estoque > Criar Inventário. A tela lista os inventários já criados (filtro por número, depósito ou empresa). Clique em Criar Inventário.
Menu Estoque > Criar Inventário: lista de inventários e botão para iniciar um novo - 2
Escolha as configurações do inventário. Cada opção muda a forma como a contagem será conduzida.
Tela de Configurações do Inventário, com todos os campos disponíveis - 3
Clique em Iniciar Inventário. O sistema mostra "Inventário criado com sucesso" e o registro aparece na listagem com a situação Contagem liberada.
Inventário criado, com a situação inicial "Contagem liberada"
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Selecione a Empresa (obrigatório) | Para qual empresa (CNPJ) o inventário será aberto; produtos e saldos considerados são dessa empresa |
| Depósito | Qual depósito será inventariado (Vendas, Matéria-Prima, Produção). Em branco, considera todos; prefira sempre um depósito específico |
| Realizar inventário por endereçamento? | Para depósitos com endereçamento obrigatório (ruas, prateleiras, posições): a contagem é por localização física |
| Realizar leitura por código de barras? | Contagem com coletor ou leitor; desligado, produto e quantidade são digitados na tela |
| Realizar inventário cego? | Quem conta não vê o saldo do sistema, só digita o que está vendo. Evita "ajustar a contagem para bater com o sistema" |
| Inventário a partir de uma lista de Produtos selecionados? | Conta só um grupo específico de produtos, para contagens cíclicas ou conferências pontuais |
| Informa Preço Un. de Custo? | Permite atualizar o custo durante a contagem; use com cuidado, o custo tem fluxo próprio |
| Informa Preço Un. de Venda? | Mesma lógica, para o preço de venda |
| Descartar estoque não contado? | Zera automaticamente, no fechamento, qualquer produto do depósito que não for contado |
As colunas da listagem (Número, Data/Hora, Depósito/Usuário/Empresa, Situação, Leitura por Cód. Barras?, Localização?, Inventário Cego?, Descarta Estoque?...) refletem as opções escolhidas.
Parte 2: realizando a contagem
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Acesse Estoque > Contagem de Inventário. A tela lista os inventários com contagem em aberto; clique no desejado.
Estoque > Contagem de Inventário: inventário com situação "Contagem liberada" - 2
A tela de contagem reúne os produtos do depósito e um bloco de lançamento no topo.
Tela de Contagem: grade de produtos e bloco de lançamento - 3
Pesquise o produto (nome, código ou referência) no campo Produto, informe a Quantidade física encontrada e clique em Realizar leitura.
Exemplo de lançamento: produto pesquisado, quantidade informada e leitura confirmada - 4
Repita para cada produto do depósito até terminar a contagem física.
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Contar por lote | Cada leitura ajusta o saldo de um lote específico, em vez do saldo geral; para depósitos com controle por lote |
| Produto (obrigatório) | Busca por descrição, código ou referência |
| Quantidade | Quantidade física encontrada; é o número lançado como contagem do item |
| Realizar leitura | Confirma o lançamento e move o item para "Contados"; com código de barras, também aciona o leitor |
Na grade, a coluna Situação mostra Disponível para contagem para o item ainda não lançado, e a coluna Quantidade mostra o saldo registrado no sistema (só visível quando o inventário não é cego).
A aba Contados, ao lado de "Contagem", reúne os itens já lançados na sessão; é onde se confere tudo antes de fechar. As colunas Leitura 1, 2, 3, 4 guardam cada lançamento feito para o mesmo produto, útil em conferências em etapas ou por mais de uma pessoa.
Parte 3: finalizando o inventário
Assim que o primeiro item é lançado, o inventário muda de Contagem liberada para Contando estoque na listagem de Estoque > Inventário. No menu de ações ("...") de cada linha, Ver contagem retoma o lançamento a qualquer momento.
Na aba Contados, três botões definem o destino da contagem:
| Botão | Para que serve |
|---|---|
| Aceitar Contagem | Confirma definitivamente e gera o ajuste de estoque; use só depois de revisar itens e divergências |
| Refazer Contagem | Limpa os lançamentos da sessão para recomeçar do zero, sem criar outro inventário |
| Cancelar Contagem | Encerra o inventário sem ajuste nenhum (aberto por engano, condições mudaram) |
Ao aceitar, a listagem mostra Contagem aceita: o ajuste de estoque já foi processado.
Reflexo no estoque
Aceita a contagem, o sistema gera a movimentação de ajuste e o saldo em Estoque > Gestão do Estoque passa a refletir o contado. No exemplo, o sistema tinha -1.000,00 unidades (quantidade negativa, sinal de divergência) e valor R$ 0,00; depois da contagem aceita, 300,00 unidades com valor de R$ 1.050,00.
| Situação | O que significa |
|---|---|
| Contagem liberada | Criado, sem item lançado; liberado para a contagem começar |
| Contando estoque | Pelo menos um item lançado; retomável por "Ver contagem" |
| Contagem aceita | Finalizado e confirmado; o ajuste já foi gerado e o saldo reflete o contado |
Boas práticas
- Prefira o inventário cego: evita o viés de "ajustar a contagem para bater com o sistema".
- Na primeira contagem de um depósito, deixe "Descartar estoque não contado?" desligado.
- Revise a aba Contados antes de Aceitar Contagem.
- Conte matérias-primas e produtos acabados, para o saldo de todo o fluxo produtivo ficar confiável.
- Use Refazer Contagem em vez de criar um novo inventário quando só os lançamentos precisam ser corrigidos.
Problemas comuns
- Itens esquecidos foram zerados no fechamento - a opção "Descartar estoque não contado?" estava ligada; na primeira contagem de um depósito deixe-a desligada.
- A coluna Quantidade não mostra o saldo do sistema - o inventário foi criado como cego; é proposital, para quem conta não "ajustar" o número ao sistema.
- A contagem ficou errada ou incompleta - use Refazer Contagem para limpar os lançamentos da sessão sem criar outro inventário.
- Aceitei a contagem por engano - o ajuste já foi lançado no estoque; corrija com um novo inventário ou com Movimento Manual.