Orçamento anual x Realizado

Para que serve

A tela Orçamento anual x Realizado reúne num só lugar o planejamento do ano e o acompanhamento do que aconteceu. Você lança o orçado de cada conta financeira, mês a mês, e a tela traz ao lado o realizado que vem dos lançamentos do financeiro, com a diferença em reais e em percentual.

O orçado de um mês continua guardado depois que o mês fecha. Assim o que foi planejado nunca é trocado pelo realizado, e as duas informações ficam disponíveis para comparação.

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Como a grade é organizada

- No topo da grade fica o Fluxo de caixa: saldo inicial, entradas, saídas, resultado do mês e saldo final. O saldo dos meses que já passaram é o real das contas de caixa e bancos; o dos meses futuros é projetado com o orçado.

- Logo abaixo do saldo final, em itálico, ficam as linhas informativas Inadimplência do mês e Inadimplência acumulada. Elas não entram no resultado nem no saldo (veja a seção Inadimplência no fluxo de caixa).

- Depois vêm as seções Entradas e Saídas, com as contas do plano em árvore. As contas sintéticas somam as de baixo e se abrem e fecham pela setinha ao lado do código.

- Cada mês tem as colunas Orçado, Realizado, Diferença e %. Diferença ruim aparece em vermelho, e diferença boa em verde.

- No fim de cada linha ficam o Total do ano e o Acumulado até o mês atual.

- O cabeçalho de cada mês mostra a situação: fechado (com cadeado), em andamento ou estimado.

Filtros: ano, regime, empresa e centro de resultado

- Filtrar conta: digite parte do nome ou do código e tecle Enter.

- Ano: troca o exercício.

- Caixa (baixas) ou Competência: escolhe como o realizado é calculado. Em Caixa vale a data em que o dinheiro entrou ou saiu; em Competência vale a data de competência do título.

- Empresa e Centro de resultado: mostram o orçado e o realizado só daquela empresa ou centro. Em "Consolidado" a tela soma tudo.

Colunas, visões prontas e indicadores

- Completo, Compacto, Digitação e Comparar são combinações prontas de colunas. Digitação deixa só o orçado, para lançar com mais espaço.

- Em Colunas você liga e desliga cada coluna: Orçado, Realizado, Diferença, %, Comparação, Total e Acumulado.

- Indicadores mostra ou esconde a faixa de cartões acima da grade (resultado orçado, entradas e saídas realizadas, saldo projetado e o gráfico do mês). Esconder dá mais altura à grade, e a escolha fica salva no seu navegador.

Versões do orçamento

Cada ano pode ter várias versões. A versão vigente é a que alimenta o DRE gerencial e a Análise Financeira.

Criar uma revisão

Use Criar revisão quando o orçamento precisar ser refeito, por exemplo na revisão do segundo semestre. A revisão nasce como rascunho e não mexe na vigente até ser aprovada.

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   Clique em Criar revisão, na barra da versão.

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   Escolha como começar: - copiar uma versão existente; - copiar o realizado do ano anterior, com um percentual de reajuste; - em branco.

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   Dê um nome, informe o reajuste e o arredondamento, se quiser, e clique em Criar rascunho.

Aprovar

Com o rascunho pronto, clique em Aprovar e confirme. Acontecem três coisas:

- o rascunho passa a ser a versão vigente;

- a vigente anterior fica arquivada, disponível para comparação;

- na primeira aprovação do ano, o sistema congela o Original.

Renomear e arquivar

No botão de três pontos da barra da versão você renomeia a versão ou a arquiva.

Um rascunho que não vai ser usado pode ser excluído pelo administrador. Versões aprovadas nunca são excluídas.

Comparar versões

Em Comparar com…, escolha outra versão do ano, como o Original ou uma revisão anterior. A tela passa para a visão Comparar e mostra o orçado das duas versões lado a lado. Para sair, limpe a seleção no X.

Lançar o orçamento

Digitar e colar do Excel

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   Clique na célula de orçado de um mês aberto e digite o valor. Enter confirma e desce para a linha de baixo; Tab vai para o lado; Esc cancela; Delete zera.

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   Para lançar vários valores de uma vez, copie um bloco de células no Excel, clique na célula onde ele começa e cole com Ctrl+V. Meses fechados e contas sintéticas são pulados.

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   As alterações ficam marcadas e aparecem na faixa amarela, com Desfazer e Refazer. Nada vai para o banco até você salvar.

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   Clique em Salvar alterações ou tecle Ctrl+S. Se quiser, informe um motivo: ele fica no histórico de cada célula.

Replicar, distribuir e reajustar uma conta

No botão de três pontos de cada linha:

- Replicar um valor nos meses abertos: o mesmo valor em todos os meses que ainda aceitam edição.

- Distribuir um total anual: divide o total em partes iguais entre os meses abertos. Os centavos que sobram vão para o último mês.

- Reajustar em %: aplica um percentual sobre o orçado dos meses abertos, com a opção de arredondar.

- Histórico desta conta: todas as alterações da conta, em qualquer versão do ano.

Ações do mês

No botão de três pontos do cabeçalho de cada mês:

- Aplicar % em todas as contas do mês: reajusta o orçado do mês inteiro de uma vez.

- Copiar o orçado do mês anterior: repete no mês o orçado do mês anterior.

- Fechar o mês para edição: bloqueia o mês antes da hora, se for preciso.

Importar do Excel

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   Clique em Importar e depois em Baixar modelo. A planilha vem com as contas de lançamento e o orçado atual de cada mês.

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   Preencha ou ajuste os 12 meses de cada conta. Não altere as colunas IdConta e Codigo.

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   Escolha o modo: - Substituir pelos valores do arquivo (padrão): os valores da planilha passam a ser o orçado, e conta que não estiver no arquivo fica zerada nos meses abertos. É o modo certo para o modelo, que já vem preenchido. - Somar ao que já existe: soma o arquivo ao orçado atual. Use só com uma planilha que tenha apenas os acréscimos.

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   Arraste a planilha para a área indicada ou clique em Escolher arquivo, e depois em Conferir arquivo. A tela mostra quantas contas reconheceu, quantas células vão mudar e os erros, sem gravar nada.

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   Sem erros, clique em Gravar. Cada célula importada fica no histórico com o nome do arquivo.

Fechamento do mês

Os meses anteriores ao mês atual fecham sozinhos. O orçado deles fica preservado e as células deixam de aceitar edição. O mês atual aparece como em andamento, e os seguintes como estimado.

Para corrigir o orçado de um mês já fechado, um administrador usa Reabrir o mês no menu do cabeçalho e informa o motivo. Depois do ajuste, feche o mês de novo pelo mesmo menu. A reabertura e o fechamento ficam no histórico, com o motivo.

Histórico de alterações

O botão Histórico da barra da versão mostra cada alteração da versão:

- quem mudou e quando;

- o valor anterior e o novo;

- de onde veio a mudança (digitação, colagem, importação, reajuste, fechamento de mês, aprovação);

- o motivo informado.

Pelo menu de cada linha você vê o histórico só daquela conta.

Ver os lançamentos do realizado

Clique em qualquer valor da coluna Realizado para abrir os lançamentos que formam aquele número. A lista mostra data, documento, parceiro, empresa e conta, valor e situação. O total da lista é o mesmo número da grade. Numa conta sintética, a lista traz os lançamentos de todas as contas de baixo.

Inadimplência no fluxo de caixa

Abaixo do saldo final de caixa, duas linhas mostram quanto do a receber venceu e não foi pago. Elas aparecem só na coluna Realizado.

- No mês em andamento, as duas linhas contam o que venceu até ontem.

- No Total do ano, a inadimplência do mês é somada. A acumulada não se soma: o Total mostra o último mês com valor.

- No Acumulado, como nas outras linhas, entram só os meses já fechados: a inadimplência do mês soma esses meses, e a acumulada é a do último mês fechado.

- As linhas seguem o filtro de empresa e de centro de resultado da tela. Caixa ou Competência não mudam a inadimplência.

Clique num valor de inadimplência para ver os títulos que formam o número: vencimento, documento, cliente, dias de atraso, empresa, conta, forma de pagamento e valor em aberto. O total da lista é o mesmo número da grade.

A mesma inadimplência, com a grade mês a mês, a árvore por cliente e a lista dos títulos, fica na aba Inadimplência da Análise Financeira.

Exportar

No botão Exportar:

- Excel com a grade completa: orçado, realizado, diferença, totais e saldos.

- Excel só com as colunas visíveis: o que está na tela agora.

- PDF com o cabeçalho da empresa.

- Modelo para importação.

Tela cheia

O botão de tela cheia, ao lado de Exportar, coloca a grade sobre a janela inteira: o menu do sistema e os indicadores somem e sobra mais espaço para as contas. Para voltar, clique no mesmo botão ou tecle Esc.